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交通費精算の方法・エクセルテンプレート!オススメのシステム42選は?

交通費

面倒で時間がかかる交通費精算業務。どうにか楽に効率化できないか?
交通費申請書のエクセルテンプレートを使いたい!初めてだから書き方や作成方法がわからない

そんなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか?
交通費精算の業務は現場の営業マンも経理担当も面倒という声があがる業務ですよね。

本記事では、「そもそも交通費精算とは何か?」ということから「交通費精算を効率化する方法やオススメの交通費精算システム・アプリ」まで
を解説します。
はじめての方向けに、「交通費精算の方法」から「定期区間の会計処理」などよくある疑問にもお答えします。

これをみれば、交通費精算業務のすべてがわかる!ような包括的な記事となっています。ぜひご参考ください

 目次

そもそも交通費精算とは?

交通費精算とは、従業員が電車や自動車で移動した際に発生した費用を、会社が立て替えるための手続きをいいます。

従業員の立場としては、自分がとりあえず支払ったお金を会社から返してもらわなくてはなりませんから、経理担当者は金額の間違いなどが発生しないように細心の注意を払って処理を行いましょう。

一方で、会社の立場としては、領収書などの証憑書類が完備されていない交通費精算は、会社の経費として処理できないことを理解しておかなくてはなりません。

税法上、会社が損金処理した交通費については、すべて支払先や支払の内容を証明する証憑書類が完備されていなくてはならないためです。

もし、こうした証憑書類が存在していないにもかかわらず、交通費を会社経費として処理していることが発覚した場合、税務調査によって多額の追徴課税を課せられてしまう可能性があります。

現場の従業員から交通費精算の申請があった際には、領収書等の証憑書類が備えられているか、業務に関連しない出費を経費として処理しようとしていないかといったことを厳しくチェックしなくてはなりません。

交通費申請書の無料エクセルテンプレート!書き方やポイントを解説!

交通費精算書

営業担当者などの現場従業員に提出してもらう交通費申請書は、後日に税務調査などが行われた際に、交通費の経理処理方法が適切であることを証明するための証拠資料となります。

そのため、交通費申請書には、経費処理した交通費と業務の関連性を証拠立てる以下のような情報を記載することが必要です。

  • 申請者の氏名と押印
  • 所属している部署
  • 交通費を支出した日付
  • 利用した経路
  • 利用した交通機関の名称
  • 支出した金額
  • 領収書(存在しない場合はその旨を記載)
  • 申請書の通しナンバー

交通費精算のための申請書作成については、以下の記事で無料のテンプレート紹介と合わせて解説していますから、参考にしてみてください。
また、テンプレートファイルもダウンロードできます。

参考記事:【無料】交通費精算テンプレート!書き方やポイント、注意点を徹底解説!

また、経費精算や旅費精算用のテンプレートは下記ページをご覧ください

参考記事:経費精算書テンプレートが無料!書き方や注意するポイントを紹介!

交通費とは?課税・非課税の判断基準を解説

交通費や通勤手当には「非課税限度額」というものがあることをご存知でしょうか?

例えば、公共交通機関を利用する場合、15万円以下は非課税となり、むやみやたらに高額な通勤手当は支給できないルールとなっています。
また、電車やバスで移動するか、車やタクシーで通勤するかによっても課税上限額が異なります。

これらの知識は、通勤手当の社内規定を作成する際に必須となります。
以下の記事では、通勤交通費にかかる所得税の課税・非課税についての判断基準についてくわしく解説していますので、参考にしてみてください。

通勤交通費の課税と非課税のちがいは?見分け方や基準のポイントを公開

交通費精算の方法は2ステップだけ!初めてでも簡単にできる

交通費精算業務は、大きく分けて「営業部員など、現場従業員の申請書作成業務」と、「経理部員による会計ソフトへの入力作業」という2つのステップで行われます。

以下では、初めて交通費精算業務を行う方向けに、具体的な業務の進め方について解説いたします。

ステップ① 申請書の作成業務

まずは、営業部員など現場従業員の申請書作成業務からです。
ここでは、「どのような支出を行ったのか」について、後日の証拠となるよう網羅的な情報を残しておくことが大切です。

支出した交通費を会社の経費として処理するためには、その支出が業務に関連することが証明できなくてはなりませんから、そのための情報を証拠として残しておくというわけです。
領収書があれば良いですが、公共交通機関では領収書の受け取りが難しいケースがほとんどですから、支出をしたその日のうちに申請書を作成しておくのが理想的です。

ステップ② 会計ソフトへの入力作業

現場従業員から交通費精算の申請書が経理スタッフに提出されたら、その内容を確認しながら経理スタッフが会計ソフトへの入力作業を行うことになります。
入力時には、「この支出は果たして業務と関連のある支出なのか?」を常に念頭に置いて処理を行いましょう。

もしプライベートな支出と疑われるものについては、申請書を提出した従業員に支出の詳細を確認するとともに、満足な説明が受けられない場合には清算を拒否することも選択肢に入れなくてはなりません。
なお、申請書データと同期する機能がある会計ソフトを使えば、こうした入力作業は自動的に処理することが可能となります。

煩雑な入力作業を劇的に効率化することが可能となりますから、ぜひ導入を検討してみてください。

営業マンの交通費精算に対する3つの不満・課題

交通費の生産を頻繁に行う必要がある営業部門スタッフの中には、「面倒な交通費精算業務にかける時間はできるだけ減らして、一見でも多くのお得意先を訪問したい…」というニーズをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。

営業部門スタッフが交通費精算に対して持ちがちな不満・課題としては、以下のようなものが考えられます。

  • 課題① 経理部門スタッフとの連携がうまくいかない
  • 課題② 訪問先や用途を忘れてしまい、申請書作成に非常に手間がかかる
  • 課題③ 定期区間の計算が面倒

以下では、それぞれの課題についての対処方法について解説いたします。

課題① 経理部門スタッフとの連携がうまくいかない

交通費の申請書を提出するたびに、経理部門のスタッフから差し戻しをされる…ということにストレスを感じている営業部門のスタッフは少なくありません。

経理としては申請書に不備がある場合には会社の経費として認めることができませんから、差し戻しを行うことはやむを得ません。

一方で、毎回同じ理由で差し戻しをしているのに、そのことについて改善を行おうとしないことも問題があります。

不備を出したほうの責任、と言ってしまえばそれまでですが、ミスをなくすことには経理スタッフ側にもメリットがあることですから、共通の問題として認識して解決策を講じるべきです。

具体的には、申請書作成のフォーマットをわかりやすく作成することと、現場部門で入力する申請書作成システムと、経理部門が会計入力作業を行う会計ソフトの同期ができるようなシステムを導入することが考えられます。

課題② 訪問先や用途を忘れてしまい、申請書作成に非常に手間がかかる

交通費精算の申請書には、支出した交通費に関する訪問先や用途の詳細を記載しなくてはなりません。

通常、交通費精算は数週間に1回あるいは1か月に1回程度の期間で行うことが多いですから、交通費精算を行う時点では支出の内容を忘れてしまっている…ということが往々にして起こります。

支出を行うたびに申請書の作成作業を済ませておけばよいのはわかっていても、忙しさにかまけてなかなか思うようにいかないということもあるでしょう。

対策としては、ICカードの利用履歴をそのままデータとして使えるシステムを導入することが考えられますので、検討してみてください。

課題③ 定期区間の計算が面倒

自宅と勤務先の定期区間がある場合、交通費精算時にはその区間の交通費は控除して申請書を作成しなくてはなりません。

この定期区間の控除計算は、場合によっては非常に計算がめんどうになることもあります。

定期区間の控除計算は、クラウド型の経費精算システムを導入すれば、すべて自動的に処理できる可能性があります。

定期区間の控除計算を効率化するための方法については、以下の記事を参考にしてみてください。

面倒な交通費精算・定期区間計算を1分で完了できる!アプリを紹介

経理担当の交通費精算に対する3つの不満・課題

上では現場の営業スタッフが交通費精算業務に抱きがちな不満・課題について見ました。

一方で、交通費精算を処理する側の経理スタッフ側の不満として、以下のようなことが考えられるでしょう。

  • 課題① チェック・確認に時間がかかる
  • 課題② 交通費の不正受給が多い
  • 課題③ 定期区間の計算が面倒

それぞれの課題について、順番に対処法を見ていきましょう。

課題① チェック・確認に時間がかかる

第一に、交通費精算のために提出された申請書類をチェックし、手入力で会計ソフトに入力していく…という作業は非常に業務負担が大きくなってしまうことがあげられます。

その為の対策としては、ICカード(またはモバイルアプリ)から参照できる交通費の利用履歴と、会計ソフトとを同期できる経費精算システムを導入することが考えられます。

ICカードとの同期が可能な経費精算システムについては、主要6社の価格や機能を徹底比較しているこちらの記事を参考にしてみてください。

ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較

課題② 交通費の不正受給が多い

本来はプライベートな支出であるにもかかわらず、そうした支出を業務上の交通費として清算を行おうとするケースが少なからずあります。

こうした不正受給については、その手口についてよく理解するとともに、経費精算システムの導入によって物理的に不正な手段を用いることができないように対策を講じることが必要です。

交通費の不正受給を防止するための具体的な方法については、こちらの記事で解説しています。

経費精算の不正を会社員の24%が経験済み?よくある原因と対策を解説

課題③ 定期区間の計算が面倒

従業員が通勤定期を利用できる区間については、交通費としての支出から控除しなくてはなりません。

本来は支出していない定期区間を水増しして交通費を清算することは、典型的な不正受給な手口として利用されますから、これを防止する手段を講じておかなくてはなりません。

具体的には、ICカードとクラウド型経費精算システムを同期することにより、定期区間の控除計算を自動化してしまうことが考えられます。

導入のための具体的な方法については以下の記事で解説していますので、検討してみてください。

面倒な交通費精算・定期区間計算を1分で完了できる!アプリを紹介

交通費の領収書を紛失・なくしてしまったら?対処法を解説

電車やバスなどの公共交通機関でも、領収書の交付があるケースが少なからずあります。

こうした領収書を紛失してしまったような場合には、交通費精算は行うことができなくなってしまうのでしょうか。

結論から言えば、領収書を紛失してしまった場合にも、交通費精算によって支払ったお金を会社に補填してもらうことは可能です。

具体的には、以下のようなステップによって交通費精算を行いましょう。

  • 経理部員に会社規定を確認してもらう
  • 出金伝票を用いて
  • 領収書以外の交通費支出を裏付ける証拠資料を添付して提出する

要点は、支出した交通費が業務に関連するものであることを証拠づけられれば問題ということです。
そのためのもっとも強力な証拠が領収書ですが、証拠として認められるのは領収書だけではないというわけですね。

領収書を紛失してしまった場合の交通費精算の具体的な方法については、以下の記事で解説していますから、参考にしてみてください。

新幹線交通費精算の領収書なしの時の対処法は?紛失の時にやるべきこと!

交通費精算を効率化・楽にする3つの方法とは?

交通費精算に関する業務を効率化するための具体的なポイントとして、次の3点が重要といえます。

  • 方法① ICカードリーダーを活用する
  • 方法② モバイルSuicaを活用する
  • 方法③ 経路駅名自動入力、定期区間自動控除をつかう

それぞれの項目について、順番に解説いたします。

方法① ICカードリーダーを活用する

SuicaやPasmoといった交通系のICカードは、ICカードリーダで読み取りを行うことによって、自動的に利用履歴をデータとして取り込むことができます。

こうした機能を使えば、経路や金額の入力を手作業で行う必要がない分、ミスの発生を防ぎつつ業務効率を格段に高めることが可能となります。

以下の記事では、ICカードリーダと連携する機能を持つ交通費精算システム6つについて、機能や価格を比較しています。

ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較

方法② モバイルSuicaを活用する

従業員の交通費支払の手段として、モバイルSuicaの利用を導入することも交通費精算業務の効率化に重要なポイントです。

モバイルSuicaは、スマートフォンをかざすだけで電車改札を通すことができるアプリで、実際に支払いをするときに非常に便利です。

また、ICカードリーダを使わなくても経費精算ソフトとの同期作業を行うことができますので、交通費精算業務も非常に簡単に行うことが可能となります。

モバイルSuicaを活用して交通費精算業務を行う方法については、こちらの記事でくわしく解説していますので、参考にしてみてください。

モバイルsuicaで交通費・経費精算を劇的に「楽」にする方法

方法③ 経路駅名自動入力、定期区間自動控除をつかう

交通費精算業務が煩雑(はんざつ)になる原因として、経路として用いた駅名や定期区間の控除計算が面倒であることがあげられます。

こうした面倒な入力作業についても、交通系ICカードと経費精算システムを同期することによって自動入力が可能となります。

特に、Dr.経費精算を使えば、一度訪問したことのある場所については、入力も自動で行ってくれますから、さらに効率的に交通費精算業務を進めることができるでしょう。

こうした方法については、以下の記事で解説しています。

改札機を通る様子SUICAなどICカードで交通費精算を効率化する3つの方法とは?

交通費精算システム・アプリを徹底比較!【利用シーン毎】

無料で使えるお手軽なものから本格的な社内導入作業が必要なものまで、交通費精算システムにはさまざまなものがあります。

以下の各記事では、用途に合わせておすすめの交通費精算システムを比較していますので、導入を検討される際にはぜひ参考にしてみてください。

無料で使える交通費精算システム・アプリ8選

無料で使うことができる交通費精算アプリ8種類をご紹介。

有料ソフトの無料プランのサービス内容も紹介しています。

電車「無料」で使える交通費精算アプリ・システム8つをランキング形式で紹介

スマホ利用に強みをもつ交通費精算アプリ・システム8選

交通費精算業務の業務コストを削減するためには、現場従業員との業務連携が非常に重要です。

スマホアプリを使うことができる交通費精算アプリのうち、おすすめの8ソフトを料金・機能・下面飲みやすさ別に徹底比較しています。

改札機を通る様子スマホ利用が便利な交通費精算アプリ8選【体験談付き】

モバイルSuica対応の交通費精算システム・アプリ4選

交通費資産システムの中には、IC乗車アプリの利用履歴との連携が可能なものがあります。

電車移動による交通費の発生が大部分を占める場合、導入によって業務コスト削減に大きな威力を発揮することができるでしょう。

こちらの記事では、JR東日本のモバイルSuicaに対応している交通費精算ソフト4機種を紹介しています。

モバイルsuicaで交通費・経費精算を劇的に「楽」にする方法

交通系ICカード連携に対応の交通費精算システム・アプリ6選

近年の経費精算系システムでは、交通系ICカードとの連携は必須の機能となっています。

こちらの記事では、交通系ICカードに対応済みの経費精算システム主要6機種について、月額費用・対応端末・利用方法の3つの側面から詳細比較しています。

ICカード連携機能をもつ交通費精算システム6社を完全比較

交通費精算だけではなく、立替経費精算・出張経費精算もできるシステム42選

こちらの記事では、現在日本国内で流通しているほぼすべての経費精算システム・アプリを機能別に紹介しています。

機能や価格についてわかりやすくまとめた比較表も無料ダウンロードできますので、ぜひ参考にしてみてください。

【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

交通費精算の業務を効率化した企業事例2選

交通費精算の業務を改善することができれば、経理スタッフの労務コストを大幅に削減で斬る可能性があります。

以下では、交通費精算業務の改善に成功した2つの企業事例を紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

経費申請書の修正や会計ソフト入力作業の簡素化に成功した事例(ピュアリアルエステート株式会社)

従来、「営業スタッフが社内のExcelシートに経費入力を行い、その資料をもとに経理スタッフが月に一度清算業務を行う」という形で交通費精算業務を処理していたピュアリアルエステート株式会社様(収益不動産のコンサルティング業:従業員40名)

営業スタッフの申請書記載漏れが多く、経理スタッフの業務負担が非常に大きいという不満があったところ、Dr.経費精算を導入することによって業務効率が大幅に改善されたといいます。

Dr.経費精算の会計ソフトとの連携機能により、会計知識のないスタッフでもミスなく交通費申請を行えるようになりました。

紙の資料からの入力作業が必要なくなった分、経理スタッフ側の人的ミスも大幅に減少し、これまで2~3日かかっていた業務が数時間で処理できるように。

導入後のチャット・電話・メールによるサポート体制にも非常に満足というお声をいただいています。

他社システムと比べてDr.経費精算はダントツだった(ピュアリアルエステート株式会社)

スマホアプリがあるシステム導入によって社内の経費精算への意識が変わった(株式会社ファンコミュニケーションズ)

Dr.経費精算の導入前は、営業スタッフが手入力したExcel資料を紙印刷し、それを上長が確認した後に経理による会計ソフト入力作業を行っていた株式会社ファンコミュニケーション様(アドネットワーク事業をはじめとする広告業:企業規模512名)

Dr.経費精算では現場従業員がスマホアプリから経費精算を行うことができるため、社内での経費精算業務への意識が大きく変わりました。

領収書保存に関するルールを簡素化したことによって、現場の上長も積極的にシステム導入に協力してくれたといいます。

経理部門としても電子帳簿保存法に対応したいというニーズがあり、ペーパーレス化を進めていくうえでのメリットを実感していただくことができました。

初期のシステム導入についてもBearTailのオペレータの協力のもと、スムーズに完了できたという感想をいただいています。

交通費精算が圧倒的に楽になり、システム導入の効果を実感!(株式会社ファンコミュニケーションズ)

よくある疑問① 寄り道をした場合は最短ルートの金額のみを請求すべき?

「会社で義務付けられた研修会場に電車で行き、帰りに寄り道をしたので交通費が少し高くなってしまった」というような場合は、研修会場に行くまでに必要となる最低限の金額だけを清算すべきです。

前述の通り、支出した交通費を会社の経費として精算できるのは、その支出が会社の業務と関連している場合のみです。

「わずかな金額だから…」と容認してしまいたくなる気持ちはわかりますが、慢性的にこうした交通費精算を行ていることが発覚してしまうと、会社の経理業務そのものに対する信頼性が揺らぎかねません。

経理スタッフは心を鬼にして、こうした申請書提出に対しては修正を求めなくてはなりません。

よくある疑問② SuicaなどICカードにチャージをした場合は?

上述の通り、交通費精算を行うためには、行先や経路の詳細を証拠として残さなくてはなりません。

そのため、ICカードにチャージを行った際には会計処理は行わず、後日に現場従業員から交通費の清算が行われた際に会計処理を行うのが正しいでしょう。

もし、従業員側からICカードチャージのための支出を早めに回収したいと申し出があった場合には、補填をしても問題ありませんが、その場合には仮払金勘定を用いて処理するのが適切です。

なお、ICカードの場合は利用履歴をデータとして会計ソフトに抽出することも可能ですから、こうした機能を交通費精算業務に取り入れることも検討してみてください。

よくある疑問③ 半分プライベートのような支出について交通費精算してもいい?

参加が義務付けられている初詣にいった場合の交通費のように、プライベートと仕事の境界があいまいな支出が発生することも少なくないでしょう。

(会社による義務付けではなく、業務チームで自主的にいっているものであるようなケースでは、「会社に交通費精算しないように」と上長から指示されることもあるかもしれません)

参加が義務付けられた行事であればそれは通常業務とみなしても問題ありませんから、本来であればこうした支出も交通費精算すべきです。

しかし、会社の慣習としてこうした支出は交通費精算しない、という暗黙の了解がある場合にはあえてことを荒立てるのが適切かどうかは慎重に判断しなくてはなりません。

多くのケースでは、一従業員が単独で従来の処理方法と異なる処理方法を選択するのは難しいですから、権限のある上長を巻き込んで本来とるべき処理方法を問題提起していく必要があるでしょう。

外資企業の方必須!交通費精算業務で役立つ英語フレーズ

交通費精算を英語で言うことはできますか?
交通費精算は「 transportation expenses reimbursement」といいます。

他にも「交通費申請書 = transportation expenses report」や「経理部 = accounting department」のように、交通費精算時に日本語で当たり前のように使っている言葉でも、英語表現がすぐに浮かばない言葉がたくさんあるかと思います。

下記の記事では、日常業務でよく使う交通費精算にまつわる英文を営業担当・経理担当べつにそれぞれ5つずつ紹介します。

交通費精算は英語で 「transportation expenses reimbursement」 その他覚えておきたい英文10選 !