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経費精算は振込にし、小口現金を廃止すべき2つの理由とメリット

経費精算は小口現金による精算をされていますでしょうか?そろそろ振込に変更したいとお悩みではありませんか?

また社内の立替経費精算をキャッシュレスにしたいと思われていませんか?

小口現金には多くのデメリットがあるため、立替経費は今すぐ振込による精算へ変更するべきです。
その理由はずばり2つです。

①経理担当者の仕事を効率化します。
②盗難や紛失のリスクを減らし、営業マンの業務効率化につながります。

本記事ではそれらの理由について詳細に解説していきます。

そもそも、小口現金による精算とはどのようなものなのでしょうか?

日常的な備品代や細かい支払いに対応できるよう手元に少額の金額をおいて、支払いにあてます。このような現金を「小口現金」と呼びます。

多くの企業では社内に多額の現金を置いておくことを通常しません。それは、盗難や紛失などを防ぎ、また売上や給料の支払いは預金口座によって取引記録を残しているためです。

小口現金により立替経費の精算を行うことは業務量を多くし、盗難や紛失の危険を増やすという意味でも改めるべきです。

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経費精算を振込にし、小口現金を廃止すべき2つの理由

多くの企業で行われている小口現金による立替経費精算ですが、欠点が多く存在します。具体的には時間・手間がかかるという点と盗難や紛失の危険の2点です。

デメリット1 経理担当者の負担が大きい

事務担当者は毎回社員の要請に答えて小口現金からお金を取り出し、処理する必要があります。

また、現金を引き出すために記録を付ける必要があり、このような細かい処理は小口現金の残高がずれる原因にもなります。
たった100円の備品代の立替経費精算にあたっても、小口現金から100円を取り出し、その内容を出納金に書き込むという手間が発生します。

また、当然一日の終りに残高を数えて、会計帳簿と金額が一致しているか確認する必要があります。現金があうまで帰宅することができません。

金額が合わない場合、もう一度数え直したり、領収書とチェックしたりと、僅かな額のためにどれだけの時間を費やしたのかと心当たりがある経理の方も多いのではないでしょうか

このような細かい作業ですが、100円の経費精算の処理に経理担当が5分間かかったとします経理社員の月給が40万円であるなら約200円のコストが発生してしまいます。

経理担当者の声
「弊社では経理担当者が各従業員のデスクを周り、1週間に1度現金の入った封筒を手渡しし、受領印をもらっていました。また、小口現金の残高のチェックに時間がかかっており、現金があわないため残業しなければいけないということも多くありました。」

デメリット2 盗難や紛失の危険

小口現金による精算方法では、現場での現金管理には紛失や盗難のリスクも排除できません。

さらに現場の営業マンにとってもわざわざ経理担当者を捕まえて、精算を頼むという作業に手間を感じている人は非常に多いです。

特に外出が多く、会社に戻らないことも多い人にとっては月1回小口現金から精算を頼むということも多いのではないでしょうか

そのため小口現金から振込へ変更することは営業担当者にとっても、経理担当者にとってもメリットが多いでしょう。

詳細については下記記事もご参考ください。

小口現金を廃止する3つの方法!メリット・デメリットを丁寧に解説!

小口現金から振込に変更する2つのメリット!方法は?

小口現金精算には欠点があるということがわかりました。では、振込に変更するとどのようなメリットがあるのでしょうか?
具体的には下記の2つのようなメリットがあります。

1、経理担当者の業務が効率化、残業時間の縮小
2、盗難などのリスク

小口現金から振込による精算へ変更すると以下のような業務フローへ変わります。

<振込における業務フロー>

①仮払い申請書に仮払い金、内容、日付などを記入

②申請書に領収書を添付

③締め日と提出期限を決め、経理部門に提出

④毎月1回特定の日に、経理部門が振込による精算をおこなう。

小口現金から振込に変更する2つのデメリット

もちろん振込に変更すると上記のような良い点が多くあるのですが、欠点もいくつか存在します。具体的には精算までのタイムラグや振込手数料が発生するということです。

デメリット1、精算までのタイムラグが発生する

小口現金の精算の場合はその場で精算がされていました。しかし、振込へ変更すると月1回もしくは会社の定めた一定期間ごとの精算となります。そのため、支払いを受け取るまでにタイムラグが発生してしまします。

特に、立替経費精算が多い営業マンにとっては死活問題であるため、反対が予想されます。

しかし、残業代や毎月の給料は月1回の精算です。毎日その日払いということはありません。それを考えれば、ルールとして立替経費精算は月1回と決めて、ルール化すれば問題なく運用できる企業が多いです。

デメリット2、振込手数料がかかる

立替経費精算を新たに振り込む場合、振込手数料が発生します。しかし、給与と一緒に振り込む運用を取れば、追加の手数料は発生しません。

また、それが難しい場合でも立替経費精算用の口座を一括で作成し、同一支店から振り込むことで手数料を節約するという方法もあるようです。

小口現金から振込へ変更する際、経費精算システムの導入をすべき2つの理由!

従来の小口現金精算から振込による精算へ変更するには経費精算システムを導入することが最もおすすめです。その理由を2つお伝えします。

1、全銀データが自動作成できるので振込が一気に楽になる

多くのクラウド型経費精算システムは全銀データの作成を自動で行うことが可能です。そのため、全銀データファイルをインターネットバンキングサイトにアップロードするだけで振込処理が完了します。

そのため、小口現金から現金を取り出して記帳へ記録したり、銀行まで走るような手間が発生しません。

◆ 三井住友銀行における全銀データアップロード

http://www.smbc.co.jp/hojin/eb/web21/debut/service/img10.html

2、もちろん仮払いも従来どおり行うことが可能。

従来の小口現金精算から振込へ変更すると社内で反対がでる恐れがあります。もちろん、仮払い精算の手続きも変わらず行うことが可能です

また、Dr.経費精算を使えば仮払い精算も効率化することが可能です。Dr.経費精算では事前申請への経費の紐付け仮払い後の差額計算が自動でされます。

例えば、2万円分の仮払いを受け取った場合、1万9000円分経費を使い、レシートを受領したため1000円分返金するという作業を自動で行うことが可能です

振込へと移行するにあたり、小口現金はもう突然しないというと社内の反対が多いかと思います。また、経理部の都合だけを考えていると思われる可能性もあります。

しかし、経費精算システムを導入し、経費精算業務全体を変更し、変えることで現場の営業マンの社員の業務も改善することができるため、振込への移行もスムーズに行うことが可能です。

経費精算システムを導入した際の振込の具体的な導入フローは?

経費精算の振込タイミングは月に1回が基本

振込のタイミングは月に1回が一般的です。下記のような手順で行っている会社が多いです。

<振込までの4つのステップ>

①仮払い申請書に仮払い金、内容、日付などを記入

②申請書に領収書を添付

③締め日と提出期限を決め、経理部門に提出

④毎月1回特定の日に、経理部門が振込による精算をおこなう。

 

企業によっては振込を月2回にしているケースもあります。その都度、小口現金から取り出して精算するという方法をやめることで経理部門の業務に効率化となります。また、現金管理による不正やミスをなくすことができるため、社内ガバナンスという観点からも進めるべきです。

経費精算の振込は給与と一緒におこなう

振込口座は給与口座と同じ口座へ振り込むケースが一般的です。給与と一緒に振り込むため、振り込む作業の手間はほとんどかかりません。

しかし、従業員によっては給与の口座とは別々に支払いを希望するケースがあるようです。その場合は会社が立替経費精算用の口座を作成し、その口座へ振り込みます。

経理担当者が行う具体的な手順

クラウド型経費精算システムを使う場合、具体的には下記の手順のように行います。ここではクラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の例で説明いたします。

ステップ① 経費申請の承認が終わったものを一覧として表示する。従業員名や部署で検索が可能


ステップ② 全銀データ作成ボタンを押すと、ファイルをダウンロードすることができる

 

ステップ③ ダウンロードした全銀データをインターネットバンキングにアップロードすると支払いが完了

 

 

経費精算を振込へ変更する際に生じる2つの障害とその乗り越え方

1,社員の反対

やはり社員によっては従来のやり方にこだわる方も多いでしょう。また、振込のサイクルが遅くなることで現金をすぐに受け取れないという声も多くあるようです。
しかし、振込への変更は社員自身にとっても大きなメリットがあります。糊付けや申請書への手書きの必要がなくなり、彼らの業務も効率化されるためです。

2,経営陣の承認

社内で承認が取れるでしょうか?この点に関しては経理の業務だけが効率化するということだけを強調してもあまり説得力はないでしょう。

経営陣は会社全体としての利益を見ています。そのため、経理部門だけではなく、営業部門やサポート部門などのコストもカットでき、社内ガバナンス体制も強化されるということを伝え、会社全体としてもメリットがあるということを伝えれば経営陣も納得するでしょう。

まとめ

この記事では立替経費精算の業務において小口現金精算から振込に変更するべき理由をまずお伝えしました。振込による精算には時間・手間の削減や管理体制の強化というメリットがありました。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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