おすすめ経費精算システム

【働き方改革】経費精算の時間を50%減らして生産性を上げる方法

デロイトトーマツコンサルティングによるレポート「働き方改革の実態調査2017」によると、86%の企業が働き方改革の一貫として残業時間の見直し、また62%の企業が業務の見直しを行っています。 

皆さんの中にも残業時間の短縮をKPIとして設定されている方もいらっしゃるでしょう。

多くの企業で経費精算サービスを利用し、経費精算に関わる時間を短縮させる動きがあります。経費精算サービスを利用すると従来よりも50%の時間で関連業務が終わります。残業時間が減ることに加え、営業担当者の「手続きが面倒くさい」「差し戻されるのがイライラする」経理担当者の「会計システムへの入力が面倒くさい」「現場が締め切りを守ってくれない」というイライラも解決するため、両者の精神の余裕も生まれます。

そこで今回は、経費精算サービスがどれほど業務時間を減らすのか、各種サービスの解説をしていきます。

経費精算業務に関する働き方改革とは?

働き方改革は2016年より安倍政権内閣が主導として行われている政策です。無意味なサービス残業や非効率な業務をなくすことで、業務の生産性を高めるというものです。
それでは経費精算業務においてはどのようにあてはまるのでしょうか?

経費精算業務はアナログな部分が残っている部分です。月初月末の経理部の残業は80時間~100時間/月になることも経理部の仕事は月末や決算発表前といった繁忙期になると、過労死ラインを余裕で超える長時間残業をしなくては仕事が終わりません

これら多くがITの力で解決できるものです。そのため、クラウド型経費精算サービスによる経費精算業務が効率化が強く期待されています。

 

今、経費精算業務における働き方改革が叫ばれる3つの理由

1,残業時間の抑止

電通の新入社員の過労死事件をきっかけに各社で働き方の見直しが進んでいます。また、長時間のサービス労働に対する世間の批判も大きくなっています。

そのような背景において、短い労働時間で従来と同様の業績を出すために、効率のよい働き方を企業の経営陣は模索しています。

参考 「働き方改革」で回り始めるガバナンス日経ビジネスONLINE

また、残業時間を減らし働きやすい職場を作ることは従業員の離職率の低下、パフォーマンスの向上にも繋がります。
かつてなく「働き方改革」や「残業時間の抑制」が叫ばれている今だからこそ、経費精算業務の改善をする必要があります。

2,法律の改正

2017年に電子帳簿保存法の要件が緩和され、領収書のスマホ撮影および原本の破棄が可能になりました。

領収書やレシートの糊付け、原本の管理に手を焼いていた方は多いのではないでしょうか?
今後は領収書をデータ化して保存可能、また電子帳簿保存法に対応していれば原本保管が必要なくなったことにより大きく業務生産性の向上が後押しされます。

従来は電子保存の要件が厳しく、多くの企業では対応することができませんでした。しかし、この度の改正でようやく実務レベルで業務の効率化がはかれる緩和がされました。

クラウド型経費精算サービスの中にはスマホで領収書を撮影すると内容が自動入力されるサービスがあります。Dr.経費精算がその一例です。(電子帳簿保存法へ対応しています。)

このようなサービスを使うことにより以下のような業務フローが可能となります。

①受領したレシートをDr.経費精算のアプリで撮影

②金額や日付、支払い先が自動入力(オペレーターにより入力されます)

③申請ボタンをクリックすると経費申請が完了

④原本破棄

このように従来とは比べ物にならないほど、業務の効率化が実現できます。

3,慢性的な人材不足

日本は少子高齢化が進み、慢性的な人材不足へ進みます。2060年には労働人口はピーク時(1995年)の半分以下になるという推測がされています。

働き手が少なくなる中で、従来と同じような方法で業務をしていれば競争力は間違いなく下落します。労働者1人あたりの生産性を高める工夫をすることが不可欠です。

◆将来の労働人口(生産年齢人口)の推移グラフ

※引用:国立社会保障・人口問題研究所HP

 

このような状況では真に将来を憂う企業だけが経費精算システムの導入を真剣に検討しています。
これらの理由により今までは現場レベルであった不満が、経営陣自ら改革しようという動きが出てきています。

政府もクラウド型経費精算ツールによる「働き方改革」を後押し

働き方改革を実現するためのツールを導入する企業には補助金を交付することで政府も企業の働き方改革を強く後押ししています。その一例がIT導入補助金です。

IT導入補助金とは

IT導入補助金とは、中小企業の生産性の向上を目的として経済産業省が企業に対して交付する補助金です。

企業の働き方改革を促す ITツール(ソフトウェア、サービス等)を導入する際に、政府が導入費用の一部を負担する制度です。
クラウド型経費精算サービスの多くはこのIT導入補助金の対象となっているため、クラウド型経費精算ツールを導入する際には補助金を受け取ることが可能です。

ただし、補助金の額や対象となる企業は異なりますので注意が必要です。

 

経費精算システムの導入が「働き方改革」につながった3つの事例

過労死ラインを超えるほどの残業をしないと終わらない経理部の仕事を経費精算システムはどのように解決するのでしょうか。
本章では3つの代表的な事例を取り上げ、経費精算業務の改善によってどのように働き方改革が実現されたかを解説いたします。

交通費精算にかかる手間が従来の1/10へ

 ▶最も時間のかかる交通費精算の入力を自動化することができます。

 交通費精算の入力には単純さがつきまといます。スケジュール帳を見ながら、経路を検索し、金額を調べ、申請書に記入する。

 そのため、外回りの営業など忙しい人にとっては必要事項を記載すること自体が面倒ですし、勤務時間内に経費精算を行うことができず残業せざるを得ないこともしばしばあります。それにより現場から経費申請が期日までに届かないこともしばしばあります。

クラウド型経費精算を使うと、駅名を入力するだけで経路と金額を自動表示します。また、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードやモバイルSuicaの利用履歴を自動的に経費登録することができます。そのため、交通費精算による入力の手間が大きく削減できます。

目視によるチェックからプログラムによる自動チェックへ

 ▶経理担当者が一つ一つ間違いがないか調べていた業務を自動化することができます。

 経理部は申請された経費が正しいかどうか、不正利用ではないかを確認する作業もしなくてはなりません。しかし、そもそも定められたフォーマット通りではない経費申請もあるため、それらの再入力を依頼しなくてはなりません。このように確認作業は一回で終わらず延々としなくてはいけないのです。

 しかし、経費精算システムはそもそもシステムがフォーマット通りではない申請を受け付けないため、人間が確認作業を行う必要がありません。

手作業の入力業務がなくなった

 ▶従来手動で行っていた入力作業を自動化することができます。

 既に会計ソフトを用いて仕分け作業をパソコンで行っている企業も多いでしょう。しかし、会計ソフトに数字を打ち込むのは人間ですから、間違いもおきますし、そもそも長時間パソコンに向かい続けるので疲れます。

(競合資料のファイルに入っているFreeeの資料のような、どこまでが経費精算システムの範囲で、どこまでが従来の会計ソフトの範囲なのかを示す図があるとよい)

 しかし、会計ソフトではなく経費精算システムですと、経費が申請されると自動で仕分けや部ごとのデータ分析まで行ってくれますので、入力する必要がありません。

 

働き方改革を実現するクラウド型経費精算サービス3つ+比較表

経費精算システムによって日頃の煩雑な作業から解放されることは十分伝わったと思います。それではどのような経費精算システムがあるのでしょうか。また、それらの中から適切なサービスをどのように選べばよいのでしょうか。

下記に代表的なクラウド型経費精算の機能をまとめた表を掲載します。必要な機能やニーズがひと目でわかるようになっています。

◆ クラウド型経費精算サービスの価格・機能比較表

Dr.経費精算 〜レシート撮影自動入力機能が強みの経費精算サービス

モバイルSuica連携、Suica連携、駅名入力などがついたクラウド型経費精算システム。
iPhoneアプリとAndroidアプリを備えており、見やすい画面とわかりやすい操作性が強み。また、英語での交通費検索にも対応。英語で駅名の検索が可能

  • 長所:レシートをスマホ撮影すると正確な自動入力がされる。クレカやSuicaとの連携機能
  • 短所:スマホでレシートを撮影すると中身が自動入力される機能がついているため料金が高めです。
  • 料金:980円/ユーザー

公式HP:https://www.keihi.com/

 

楽楽精算  〜業界最安値の月額費用と豊富な導入実績が強みの老舗サービス

1500社以上で導入実績をもつクラウド型経費精算システム。クラウド型経費精算システム市場でトップを走るリーディングカンパニーです。
管理者側に嬉しい機能が多く含まれており、カスタマイズ要素も豊富です。

  • 長所:業界最大手で導入への安心感。カスタマイズ要素や管理側の機能が豊富
  • 短所:スマホアプリがないため、スマホからの使用が困難。また画面が複雑で、使いにくい
  • 料金:月額400円〜

公式HP:https://www.rakurakuseisan.jp/

ジョブカン経費精算 〜勤怠管理サービスとの連携に強みをもつ経費精算サービス

  • 長所:勤怠管理システムなど他サービスとの連携機能が強み。価格が強み
  • 短所:経費入力や交通費の入力の手間が軽減されない
  • 料金:400円/ユーザー

公式HP:https://ex.jobcan.ne.jp/

まとめ

経費精算システムによって生産性向上、つまり残業時間を減らせることについて解説してきました。そもそも人間は単純作業には向いていません。機械ができることは機械にまかせましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。



こちらの記事では国内の経費精算システム42個を紹介し、貴社へぴったりのサービスをご紹介しております。

交通費精算から立替経費、旅費精算まであらゆる経費精算業務の課題を解決します。
もしよろしければ、ご覧ください。記事はこちら