おすすめ経費精算システム

「経費精算とは?」という方のために5分でわかる徹底解説

経費精算と聞くと、面倒などといったマイナスのイメージを抱く方も多いのではないでしょうか。

レシートや領収書を逐一もらい、一定期間保管し、払い戻しまでに多くの時間がかかります。経理担当はレシートや領収書などの内訳まで詳細に誤りなく記録する必要があり、申請者・経理担当共に負担が大きい業務です。しかし、経費精算は会社には付き物であり、金銭が絡むため、責任感も伴うものです。

こうした負担を軽減するために注目されているのが経費精算システムの導入です。これまでの手作業での業務に経費精算システムを導入することで素早く正しい経費精算が行えます。

今回は、経費精算とはどういった業務なのかに続き、これまでの手書きでの申請から、デジタル化することで業務をスムーズに行える方法を紹介します。

経費精算とは

経費精算とは、仕事をする上で誰もが関わってくる業務の一つです。会社の業務のために立て替えた費用を項目ごとに分け、その経費を社員に戻すという経理業務の一連の流れを指します。

社員が営業活動中に必要となった、交通費や出張費、交際費などの支払いが一般的に「経費」と呼ばれます。会社によって独自のルールがあるものの、一般的にはレシートや領収証が必要となり、承認が得られて初めて払い戻しされます。

しかし、定義が曖昧なため、不正が発生するリスクも否定はできません。また、漏れやダブりなどが生じる可能性もあり、申請者だけでなく、管理をする経理の負担にもなっています。

項目としては、

・交通費・接待交際費・消耗品費・福利厚生費、、、など様々な項目があり、会社によってそれぞれの項目の使用頻度は異なります。

経費精算業務ってどんなお仕事?

経理業務とは、会社に関わりのある活動を数字化し、管理するお仕事です。日々の記録を数字で見られるようにすることで、会社の現状を正確に把握することができます。

その中でも経費精算業務は、会社の業務に必要となるお金を経費として管理します。社員が立て替えをする場合も多々あり、それぞれの内訳や金額を正確に記録しておくことが求められます。

経理業務は日次・月次・年次ごとなどに応じて分けられ、大きく下記の3つの分けられます。

日次決算

日々のお金が関わってくる業務を記録します。現金、預金の管理に加え、帳簿や伝票の記入なども行います。

・月次決算

一ヵ月単位でのお金の動きを管理します。売掛金の請求や、取引先や社員の給与を支払います。通常は、月末の資金状態を月次貸借対照表に、その月の資金の動きを損益計算書に記載されます。

・年次決算

年度末の決算業務は、決算表を作成し、税金や保険料、年末調整など多岐にわたるため、非常に負担が大きいです。

ここでは3つの時間軸での決算業務について触れました。

日次決算業務を効率的にすることで、月単位でも年単位でもズレなく、正しい決算が行うことに直結します。日次決算における些細なミスから取り返しがつかない事態に陥り、企業経営に影響を与えます。このため、企業にとってミスが起きにくく手短にこなせる決算業務の仕組みを構築することは非常に重要なことです。

経理担当者として求められる仕事は?スキルは?

会社の経費を正確に管理することが求められます。経費として提出された領収証やレシートに不備はないか確認し、精算金額が正しいかや、社内のルールが守られているかなど、細かい注意を払わなくてはなりません。

確認後、経費として使用を認められた場合にのみ、支払い担当者とデータを共有し、社員に経費を払い戻しをします。

また社員から申請された経費以外にも、小口精算や預金管理、売上・入金確認なども業務として行います。利益のバランスを把握し、分析や表の作成など、会社の経営に深く携わる業務です。

経理の業務として、経費の処理や管理をするため、簿記のスキルが必要となってきます。また財務知識もあるに越したことはありません。

一般的な経費精算業務フローはどういうものか?

・紙やExcelでの業務フロー

①レシートや領収書の回収(紛失の可能性あり。)

②Excelに内訳を記載(手書きで非常に手間がかかる)

③上長に確認

④許可が下りる(承認までのプロセスが長い)

⑤精算が完了

 

・経費精算システム導入後の業務フロー

①申請者は領収書の写真を撮影すると、内容が自動入力される。

②経費の金額や勘定科目によって自動的に正しい承認フローを選択し、申請がされる。

③スマートフォン上で経費申請、承認をすることができる。上長は承認ボタンをクリックすると、承認が完了。

④承認がすべて終わると、全銀データや会計ソフト用ファイルを出力できる。

 

経費精算に伴う手間

紙やExcelで経費を処理している会社が60%を超えています。しかし、手入力のため、申請時に記入漏れなどの入力ミスが起こりやい上に非常に手間がかかり、非効率的です。

・申請者側からの手間

経費精算をする際には申請側の負担も多く、課題としては大きく分けて以下の3つが挙げられます。

  1. 申請するのに時間がかかる点です。
    紙での申請の場合、プリントアウトを繰り返し、経理の承認を得るため申請書を直接手渡しする必要があります。
    またその場合は、出張中でも一時帰社し、その日の経費申請を行わなければならない会社もあり、移動コストを考えると手間もかかり、無駄な時間が発生します。
  2. レシートや領収書を正確に保管しなければならない点です。
    経費として証明されなければ、自費扱いとなってしまいます。度重なる領収書等が混ざってしまったり、紛失してしまったりすることが起こると、経費として払い戻しされないことも起こりえます。
  3. 経費精算の申請期限切れになってしまう点です。
    日々の業務に追われることにより、経費精算をすることを怠り、申請期限切れとなってしまうケースも起こり得ます。その場合は、最終的には自己負担となってしまう可能性がでてきます。また、期限内に申請をしようとする結果、残業時間内に経費申請業務をする社員もでてきます。

・経理側からの手間

申請者が不満を抱えているのと同様に、経理側での負担も大きくなっています。その中でも課題視されている3つの点を紹介します。

  1. 提出される経費申請の金額不備が多いことです。
    手書きの場合、入力ミスや必要事項の空白、勘定科目の間違いなどがよく起こる不備として挙げられます。また、請求された交通費がそもそも正しいのかなどを確認する必要もでてきます。その際には、経路と金額があっているかを確かめるために経路検索をしなければなりません。このように、すべての申請を一つずつ細かく確認し、金額があっているか確かめる必要があります。一つの申請に対して確認することは簡単ですが、もし従業員数が1000人規模になってくると、提出される紙ベースの経費申請をチェックするのに膨大な時間がかかります。経理部の人数が少ない場合だと、4~5営業日を使って確認作業をしている会社も少なくはありません。
  2. 小口現金の処理の手間がかかることです。
    経費として先に渡される現金のことを小口現金と言います。小口現金のデメリットとしては、毎回経理担当の人が一定の現金をそれぞれに配布し、確認をしなければなりません。申請者側としては、自分のお金を使う必要がないため、急な業務出費にも対応しやすい点で好まれますが、現金だからこそ、管理が複雑になってしまいます。
  3. 締め日までに経費を営業マンが提出してくれないことが多々あることです。
    経理担当内でも締め切りはあります。申請の確認にも時間がかかるため、社員には締め切り期限を守ってもらいたいものの、同じ会社のメンバーであることもあり、期限を守れない人が出てきます。

経費精算システムを導入すべき4つのメリット

従来の経費精算方法では、手間がかかりすぎる上に記入ミスなどのリスクが高く、改善の余地が大いにあります。こうした背景から経費精算システムを使用する企業が増え、上述した面倒な作業に要する時間を大幅に削減することができ、本業務に割り当てることで、仕事の効率化を促すことが可能となりました。

導入するメリットを更に詳しくみてみましょう。経費精算システムにも沢山種類はあるのですが、先日「有吉弘行のダレトク!?」で紹介された「Dr.Wallet」で話題となった、レシートで撮るだけで家計簿がつけられるのと同じように、「Dr.経費精算」では、レシートから経費精算の申告が可能となっています。今回はこちらのシステムについてみてみましょう。

①レシートを撮るだけで簡単申請

これまでの手書きでの経費精算システムから、写真を撮り、送るだけだというとてもシンプルな経費精算システムを導入する会社が増えてきました。

②いつでもどこでも申請可能

スマホを使用することで、帰社する必要もなく、申請者の好きなタイミングで申請が可能となります。これにより時間に融通がきき、ストレスも軽減されるでしょう。

③領収書の紛失を防ぐ

レシートや領収書を溜めて保管する必要性がなくなったため、紛失のリスクを減らします。これにより、泣く泣くの自費払いを経験することを防げるでしょう。

④電子マネーとの連携

交通費を経費申請する際、ICカードや切符などでは領収証を貰い忘れることが多く、また貰うためにも手間がかかってきます。しかし、Suicaとの連携システムを活用することで、自動的に交通費が経費申請されます。そして何より、今まで経路検索と確認作業に時間を取られていた経理の負担も減り、なおかつ不正もなくなります。

また、50を超えるクレジットカードにも対応しており、情報を自動取得してくれるので、スムーズに申請が可能になります。

導入時に気をつけるべき3つの点

業務に変化をもたらすということは、何かしらのデメリットはつきものです。

①社員教育

インフラとしてシステムを導入するのにも時間がかかるものの、もっと大変なのは、社員への共有です。今までの慣れ親しんだシステムから、全く新しいやり方に変わるため、ついていけない社員も出てきます。更にデジタル化に苦手意識がある方や、慣れていない方への教育には時間がかかる可能性もあります。

②コスト

導入費にも継続費にもコストはかかってきます。会社規模によっては、導入コストが効率化した時間コストを上回ってしまうリスクも否定できません。導入する際は、必ず相談し、導入によって得られる利点を考えた上で決めましょう。

③サポート

導入するシステムはサポートが充実しているでしょうか?

 

最後に

導入の際には少し手間がかかるかもしれませんが、導入後に全社員の生産性が上がり、負担やストレスが少しでも軽減するならば、長期的に見た際にいい投資となるといえるでしょう。

少しでも気になった方は資料請求(無料)で、ひとまず考えてみるのもいいかもしれませんね。経費精算の時間が半分以下となっている導入事例もあり、各企業の生産性が上がっているのは間違いないでしょう。

紙の経費精算から卒業し、小口現金をなくし、より無駄のない働き方をすすめていきましょう。



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