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経費精算とは?システム導入のメリット・デメリットを解説!【徹底比較】

経費精算とは、社員が営業活動によって使ったお金を会社が支払うことです。経費精算の中にも交通費精算や出張旅費精算、小口精算など様々な種類があります。

また、経費精算はすべての社員が関わる作業ですが、非常に負担が大きい業務です。
本記事では、経費申請から承認、経理担当者の手間や課題を解説します。

そこで、こうした負担を軽減するために注目されているのが経費精算システムの導入です。これまでの手作業での業務に経費精算システムを導入することで素早く正しい経費精算が行えます。導入には当然メリット、デメリットがあります。

今回は、経費精算とはどういった業務なのかに続き、これまでの手書きでの申請から、デジタル化することで業務をスムーズに行える方法を紹介します。

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 目次

経費精算とは?

経費精算とは、社員が営業活動によって使ったお金を会社が支払うことです。

一般的に「経費」とは、社員が営業活動中に必要となった、交通費や出張費、交際費などの支払いを指します。精算にあたり、レシートや領収証が必要となり、社内や上長の承認が得られて初めて申請者へ払い戻しがされます。

まずは、社員がお金を立て替えることから「立替経費精算」とも呼ばれます。
経費精算と言っても、その中には様々な種類があります。

①小口精算

小口精算とは、社内の小口現金からそのまま現金を取り出し、経費を社員に支払うことです。一般的に、経費精算は給与と一緒に振り込みますが、小口精算を行っている企業も多くあります。
しかし、こうした小口精算は非常に手間がかかる作業で、現金の計算間違いなどが頻繁に発生します。

参考記事:小口現金を廃止する3つの方法!メリット・デメリットを丁寧に解説!

②交通費精算

交通費精算とは、電車やバス、タクシーなどの交通費の経費精算を指します。
交通費精算はルートなどを検索し料金を調べ、定期区間分の料金を控除して申請します。

参考記事:交通費精算とは?交通費精算を効率化する3つの方法

③旅費精算

旅費精算とは、海外や国内の出張にかかる経費精算です。
出張にて発生した、新幹線代、航空券代、ホテル代、日当代などが主な対象となります。

出張が多い人にとっては領収書やレシートが多くたまり、手間になることが多いようです。

参考記事:出張・旅費精算を効率化する方法から領収書紛失時の対処法まで徹底解説

経費精算業務ってどんな仕事内容?流れは?

経理担当者の業務内容

社員が営業先を訪問した際に発生する交通費や会食にかかる支出などは「経費」とよばれ、会社が費用を負担します。

社員が立て替えをし、その後、会社から社員に支払うことを経費精算の業務と呼びます。そのため、経費それぞれの内訳や金額を正確に記録しておくことが求められます。

経理担当者の具体的な業務としては、営業担当から提出された経費精算書や交通費精算書の内容をチェックし、
入力項目や支出の用途などを確認することです。

確認後、そちらの経費を社員に振り込み、会計システムにおいて仕訳の入力をすることが一連の業務内容となります。

営業担当向け!経費申請の業務内容

経費精算業務において営業や申請書側の仕事内容は、その月に使った交通費や経費を正確に申請書に記入し、
経理担当や上長に提出することです。

そのため、利用した経費を記録しておくこと、領収書をきちんと保管しておくこと、社内規定に合わせて申請を行うことが重要です。
承認フローや経費申請の締切については各社のルールを確認しましょう。

「精算」と「清算」の本当の違いとは?

しばしば、経費精算が経費清算と書かれているのを見かける方もいるのではないでしょうか?
結論から言えば、「経費精算」をつかうのが正しいです。

清算は、借金や資産の清算というような形で使われます。詳細は下記記事をご覧ください。

参考記事:「精算」と「清算」の使い分けってあるのでしょうか?

経理担当者として求められる仕事は?スキルは?

会社の経費を正確に管理することが求められます。経費として提出された領収証やレシートに不備はないか確認し、精算金額が正しいかや、社内のルールが守られているかなど、細かい注意を払わなくてはなりません。

確認後、経費として使用を認められた場合にのみ、支払い担当者とデータを共有し、社員に経費を払い戻しをします。

また社員から申請された経費以外にも、小口精算や預金管理、売上・入金確認なども業務として行います。利益のバランスを把握し、分析や表の作成など、会社の経営に深く携わる業務です。

経理の業務として、経費の処理や管理をするため、簿記のスキルが必要となってきます。また財務知識もあるに越したことはありません。

経費申請・精算のやり方は?一般的な業務フローを解説

一般的な経費申請や精算の業務の流れは下記のようなステップを経ます。

ステップ①:経費申請書に利用した経費や交通費を手作業で記入

ステップ②:Excelに内訳を記載、領収書を糊付けの上提出(手書きで非常に手間がかかる)

ステップ③:上長に提出、承認作業

ステップ④:許可が下りる(承認までのプロセスが長い)

ステップ⑤:精算が完了、経理担当が内容について手作業でチェック、会計システムや各種関連システムにデータ連携

経理担当者の3つの手間

紙やExcelで経費を処理している会社が60%を超えています。しかし、手入力のため、申請時に記入漏れなどの入力ミスが起こりやい上に非常に手間がかかり、非効率的です。

申請者が不満を抱えているのと同様に、経理側での負担も大きくなっています。その中でも課題視されている3つの点を紹介します。

①提出される経費申請の金額不備が多い

手書きの場合、入力ミスや必要事項の空白、勘定科目の間違いなどがよく起こる不備として挙げられます。また、請求された交通費がそもそも正しいのかなどを確認する必要もでてきます。その際には、経路と金額があっているかを確かめるために経路検索をしなければなりません。このように、すべての申請を一つずつ細かく確認し、金額があっているか確かめる必要があります。一つの申請に対して確認することは簡単ですが、もし従業員数が1000人規模になってくると、提出される紙ベースの経費申請をチェックするのに膨大な時間がかかります。経理部の人数が少ない場合だと、4~5営業日を使って確認作業をしている会社も少なくはありません。

②小口現金の処理の手間がかかる

経費として先に渡される現金のことを小口現金と言います。小口現金のデメリットとしては、毎回経理担当の人が一定の現金をそれぞれに配布し、確認をしなければなりません。申請者側としては、自分のお金を使う必要がないため、急な業務出費にも対応しやすい点で好まれますが、現金だからこそ、管理が複雑になってしまいます。

③締め日までに経費を営業マンが提出してくれない

経理担当内でも締め切りはあります。申請の確認にも時間がかかるため、社員には締め切り期限を守ってもらいたいものの、同じ会社のメンバーであることもあり、期限を守れない人が出てきます。

経費申請で発生する3つの手間

経費精算をする際には申請側の負担も多く、課題としては大きく分けて以下の3つが挙げられます。

①申請するのに時間がかかる

紙での申請の場合、プリントアウトを繰り返し、経理の承認を得るため申請書を直接手渡しする必要があります。またその場合は、出張中でも一時帰社し、その日の経費申請を行わなければならない会社もあり、移動コストを考えると手間もかかり、無駄な時間が発生します。

②レシートや領収書の保管が手間

経費として証明されなければ、自費扱いとなってしまいます。度重なる領収書等が混ざってしまったり、紛失してしまったりすることが起こると、経費として払い戻しされないことも起こりえます。

③経費精算の申請期限切れになってしまう

日々の業務に追われることにより、経費精算をすることを怠り、申請期限切れとなってしまうケースも起こり得ます。その場合は、最終的には自己負担となってしまう可能性がでてきます。また、期限内に申請をしようとする結果、残業時間内に経費申請業務をする社員もでてきます。

経費申請を承認する際の2つの手間

①承認にハンコが必要で、毎回帰社しなければ承認ができない

紙やエクセルで経費申請の承認を行っている場合、ハンコやサインをしなければ承認ができません。
そのため、外出先から承認ができず、出張などで上長が社内にいない場合、経費申請作業が滞ってしまいます。
これにより、締め日に間に合わない、月次決算が遅延するという課題があります。

②中身のチェックが雑になりがち

上長は経費申請の承認作業を大量にかかえており、細かい交通費や経費の内容までチェックする時間がありません。
例えば、「池袋駅→東京駅の移動で340円」という経費申請がされた場合、金額まで毎回チェックしてられませんよね?

ちなみに、このような承認の手間はすべて経費精算システムやアプリで解決できます。

参考記事:SUICAなどICカードで交通費精算を効率化する3つの方法とは?

経費精算システムを導入すべき4つのメリット

従来の経費精算方法では、手間がかかりすぎる上に記入ミスなどのリスクが高く、改善の余地が大いにあります。こうした背景から経費精算システムを使用する企業が増え、上述した面倒な作業に要する時間を大幅に削減することができ、本業務に割り当てることで、仕事の効率化を促すことが可能となりました。

そこで経費精算システムを導入するメリットを更に詳しくみてみましょう。

メリット① レシートを撮るだけで簡単申請

これまでの手書きでの経費精算システムから、写真を撮り、送るだけだというとてもシンプルな経費精算システムを導入する会社が増えてきました。

メリット② いつでもどこでも申請可能

スマホを使用することで、帰社する必要もなく、申請者の好きなタイミングで申請が可能となります。これにより時間に融通がきき、ストレスも軽減されるでしょう。

メリット③ 領収書の紛失を防ぐ

レシートや領収書を溜めて保管する必要性がなくなったため、紛失のリスクを減らします。これにより、泣く泣くの自費払いを経験することを防げるでしょう。

メリット④ 電子マネーとの連携

交通費を経費申請する際、ICカードや切符などでは領収証を貰い忘れることが多く、また貰うためにも手間がかかってきます。しかし、Suicaとの連携システムを活用することで、自動的に交通費が経費申請されます。そして何より、今まで経路検索と確認作業に時間を取られていた経理の負担も減り、なおかつ不正もなくなります。

また、50を超えるクレジットカードにも対応しており、情報を自動取得してくれるので、スムーズに申請が可能になります。

経費精算システムでおすすめはDr.経費精算です。
リテラシーが低い人でも使いやすい操作性や、領収書の撮影機能の精度が高いところが特徴です。

経費精算システム導入時の3つのデメリットとは?

業務に変化をもたらすということは、何かしらのデメリットはつきものです。

デメリット① 社員教育

インフラとしてシステムを導入するのにも時間がかかるものの、もっと大変なのは、社員への共有です。今までの慣れ親しんだシステムから、全く新しいやり方に変わるため、ついていけない社員も出てきます。更にデジタル化に苦手意識がある方や、慣れていない方への教育には時間がかかる可能性もあります。

デメリット② コスト

導入費にも継続費にもコストはかかってきます。会社規模によっては、導入コストが効率化した時間コストを上回ってしまうリスクも否定できません。導入する際は、必ず相談し、導入によって得られる利点を考えた上で決めましょう。

デメリット③ サポート

導入するシステムはサポートが充実しているでしょうか?
実はよくある導入の失敗パターンが、使い方がわからないという従業者の声がたくさんでる、担当者がマニュアルを読み込まなければいけないということです。
実は導入後、ベンダーのサポートがどれくらいうけられるかということも重要な判断となってきます。

経費精算システム導入後の業務フロー

経費精算システム後の業務フローは下記のようになります。

ステップ①:申請者は領収書の写真を撮影すると、内容が自動入力される。

ステップ②:経費の金額や勘定科目によって自動的に正しい承認フローを選択し、申請がされる。

ステップ③:上長に承認依頼が送付され、承認ボタンをクリックすると、承認が完了。

ステップ④:承認がすべて終わると、経理担当に流れ、全銀データや会計ソフト用ファイルを出力できる。

経費精算システム全42社を徹底比較!おすすめサービスも!

経費申請や経費精算の業務が非常に面倒ということは理解いただけたかと思います。
そこで、経費精算システムを利用することがおすすめです。

しかし、経費精算システムは日本国内に42社もあることをご存知でしょうか?
そこで、下記記事では、全42社の特徴や価格を比較し、サービス間の違いが簡単にわかるようになっています。

また、システム間の機能や価格の比較表も掲載しておりますのでぜひご覧ください。

参考:【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

しかし、42社もシステムがあってはどれを選んでよいかわからない。
そんな方もいるのではないでしょうか?

下記の記事では社内の課題に合わせてシステムを選ぶ方法、おすすめのシステム診断
を行っています。
こちらをお読みいただければぴったりのサービスを選定することが可能です。

参考:3つの社内の課題に合わせた経費精算システムの選び方

経費精算に必須の電子帳簿保存法の最新事情

電子帳簿保存法という法律をご存知でしょうか?
電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、領収書の電子化、経費精算業務のペーパーレス化において非常に重要な法律です。

実はその電子帳簿保存法は2016年と2018年に大きな改正が行われており、規制緩和が一気に進みました。
具体的には下記の5つの項目が改正されています。

①スキャン機器の緩和
②原本の破棄が可能に
③上限金額の撤廃
④データの内容の制約
⑤小規模事業者の特例

詳細については下記記事で詳しく説明しておりますので、ぜひご参考にしてみてください。

参考:【2018年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された5つのことご存知ですか?

最後に

導入の際には少し手間がかかるかもしれませんが、導入後に全社員の生産性が上がり、負担やストレスが少しでも軽減するならば、長期的に見た際にいい投資となるといえるでしょう。

少しでも気になった方は資料請求(無料)で、ひとまず考えてみるのもいいかもしれませんね。経費精算の時間が半分以下となっている導入事例もあり、各企業の生産性が上がっているのは間違いないでしょう。

紙の経費精算から卒業し、小口現金をなくし、より無駄のない働き方をすすめていきましょう。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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