おすすめ経費精算システム

「仮払い」にはもう困らない!便利な方法と3つのメリットとは!?

営業をしていると毎回の立て替えが大変になってきますよね。出張がある場合は尚更です。そんな時に使われるのが「仮払い」ですが、仮払金受け取り後の経費精算が面倒だと感じられている人も多いのではないでしょうか。

「仮払い」は経費精算の中でも課題視されがちですが、実は簡単に申請が出せます。

今回はいかにして仮払金の精算方法をにできるのかをご紹介します。是非参考にしていただいて、業務ストレスの軽減と本業務の効率化に役立っていただけたら幸いです。

経費精算方法

経費精算とは、業務のために立て替えた費用を項目ごとに振り分け、従業員に払い戻す流れをのことを言います。会社によって異なるものの、レシートや領収証に記載されている金額が経費として捉えられます。しかし申請した金額の全てが経費として見なされるわけではなく、承認が得られて初めて経費となります。

詳細不要かつ予め手渡しされる、仮払金

仮払いとは、企業側が予め金銭を手渡しすることを指します。正確な金額が分からないときに使用されることが多く、概算金額で支払われます。

勘定項目としては、取引を含む営業活動で必要となる可能性のある金銭を支給した際、経費上で処理する時に用いります。利益を生み出す為の必要経費として捉えられ、支給されています。

そのため、決済時に困りがちです。例えば、通帳などから仕訳をする際には、詳細が分からず、正確なデータが残らない他、不明な経費申請がでてくる可能性があります。

仮払金をその場その場でしっかり記録せぬまま放置すると、取引内容を調べるときに不確実かつ時間コストが余計に取られ、大きな負担となりえます。

仮払金は、一時的に振り分けられているものであり、取引内容を確定することで、実際の費用として扱われるため、金額の内訳を正確にしなけばなりません。

仮払金の2つのメリット・5つのデメリット

「仮払い」にもメリットとデメリットがあります。

・メリット

そもそもなぜ仮払金が頻繁に使われるのでしょうか。

①用途用量が不明な場合でさえ、会社のお金を使うことができます。

 

まとめて最後に調べ、適切な科目に修正することができます。

使用前と使用中で仮払金は比較的に楽に使えるようです。

・デメリット

頻繁に使われる「仮払い」ですか、実はデメリットも沢山あります。よく問題視されている5つの点を挙げてみました。

①一般的に申請者が概算金額を見積もるため、申請された金額が適切なのか見極める必要があります。

 

②手元に現金として金銭があるため、贅沢をする従業員がでてくる可能性があります。贅沢をするだけではなく、私的用に使い込む従業員もでてくるかもしれません。

 

③銀行での格付査定の際、不利になります。決算書上の仮払金が経費として判断されると、純資産金額からマイナスされます。

 

④金額の見積もり、用意、用途の確認、払い戻し、不足分の支払いなどを行う必要があります。そのため、時間と余計な手間がかかってしまいます。

 

⑤仮払金として使用し、詳細の記録を怠ることから、決済時に正しく勘定項目が振り分けられなくなります。

いかがしょうか。会社にとっても、経費担当者にとってもマイナス点が多いように感じます。仮払いによる目先の楽さを重視してしまうと、後で負担がのしかかってくるかもしれません。

仮払金での一般的な注意事項

日々の経費精算処理を怠らず、正確に記録しておくことが一番の解決策です。そうすることで、決算時には漏れがなくなり、正確に使用用途が記録されるでしょう。そして、決算時には、理想である「仮払金」=0の状態にしましょう。

また、仮払金の規定を整え、会社で共有しておくこともお勧めします。こうすることで私的利用をする人が減り、経理担当側としても勘定項目の振り分けが楽になるはずです。

実費払い?メリットとデメリット

一方で、実際に立て替えて支払った領収書やレシートでの精算方法を「実費払い」と言います。

・メリット

既に従業員が支払っており、数字に不正の余地がなく金額が正しい点が経理担当・会社側のメリットとして考えられます。

・デメリット

立て替える必要があるため、従業員に金銭的な負担がかかります。特に出張での大きな金額の場合や、急に必要となる経費が繰り返される場合では、社員の手が回らなくなってしまうリスクが出てきます。

また、どんなに小さな金額でも領収書を保管し、提出しなければなりません。交通費などでは特に面倒な体験をされた方が多いのではいでしょうか。

解決策1!経費精算システムの導入とその5つのメリットのご紹介

毎回正確に記録する必要性は頭でわかっていても、実際に習慣化つけていくのは難しいかと思います。

そこでおすすめなのが、経費精算システムの導入です。これまでの手書きの仮払い申請書やExcelでは、申請者・管理者と共に作業が多く、負担になりやすいです。また、金額増しなどといった不正も働きやすい環境だったのではないでしょうか。しかし経費精算システムでは不正を防ぎ、作業時間も短縮してくれます。今回はDr.経費精算についてみていきます。

・Dr.経費精算がおすすめな理由


①社内ルールを自由に設定できます。日当手当や、宿泊費の条件が設定できるため、逐一申請・確認をせずとも、申請者に常に正しいフローを提供します。

②概算金額である仮払金ですが、実際に使われた内訳や金額が一目瞭然となります。差額が分かりやすいため、ミスが減少されます。そして、決算時には仮払金0を目指しやすくなります。

③Suicaやクレジットカード自動所得してくれるため、申請者側も記入することなく、実際に使用した金額と内容をそのまま申請できます。そのため、管理側が確認する手間も省かれます。

④スマホで写真を撮るだけなので、出費の度にいつでも場所を選ばずに申請可能となりました。このため、仮払金の内訳の記録を放置することが減るでしょう。また、写真がDr.経費精算上にデータとして保存されます。特に長期出張の際には、管理が楽になります。

⑤外貨も対応しているため、海外出張の際でも安心して使えます。

経費精算システムを導入することで、仮払金の問題点の多くが解消されるのではないでしょうか。もちろん、仮払金だけでなく普段の経費精算の際にも便利となっています。

経費精算を使った仮払いの3つの活用事例

経費精算システムを導入するメリットは感じていただけたでしょうか。しかし新しい制度に変更することに不安を抱く方もいらっしゃるかもしれません。そこで、クラウド型経費精算システムをつかった仮払いの活用事例を3つ紹介します。

ここではクラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使った例を紹介いたします。実際に見てもらうと、いかに申請が簡単にできるのかがわかっていただけるかと思います。

事前申請と経費を紐付ける

Dr.経費精算を使うことで、経費登録の際に自動的に対象の事前申請と自動的に紐付くため、大変効率的に経費精算ができます。

実際にDr.経費精算を使用した仮払いの申請方法をみてみましょう。仮払申請を出す際には事前申請を提出し、後日実際に使った経費を精算します。しかしその際には時間と手間がかかってしまいます。しかしDr.経費申請では紐づけすることが可能で、同時に精算することができます。

例)出張へ行く際に仮払いとして3万円を受け取り、事前申請を提出します。

 

Oの「申請」をクリックし、✈「事前申請」を選んでください。
②「事前申請内容」を自分で変更できます。

③次に「経費を作成」をクリックしてください。

④表示されたページから、内訳を記入できます。
また、領収書の画像も簡単に添付できます。

このように、提出した事前申請に対して購買費や交通費を経費として紐付けることができます。出張が多い従業員にとって一度の申請ですべてが完結できるため、便利さが実感されるのではないでしょうか。

仮払い金と実際に使った額の差額が表示される

仮払金を申請したものの、実際の金額とは差額がでてしまうことがほとんどです。しかしDr . 経費精算では、差額が自動で表示され、計算なしで常に正しい数字が確認できます。

例)
仮払金 4000円
実費  2388円
返金  1612円

このように、入力するだけで自動的に返金額が表示されます。

精算済みや仮払い済みなどステータスごとに一目瞭然

精算済みや承認済みなどステータスが一目でわかります。

その他の間違いやすい3つの勘定項目

~立替金~

立替金とは金銭債権の一つです。取引先や従業員などの関係会社が通常支払うべき代金を、会社が一時的に立て替えた時の金銭を「立替金」と言います。

立替金では会社の利益に直接関係ないものです。また、事前に使用目的が明確である点が特徴です。立替金は戻ってくるため、会社側の利息なしの融資だともいえます。

♦立替金の例

・従業員の労働保険や雇用保険の代行出費

・取引先の手数料の代行出費 etc…

債権なため、立替金が多くなり、回収の目途もたっていない場合は、キャッシュフローがうまく回っていないように思われてしまいます。立替金を用いる際は、最終的に確実に回収できるようにしておきましょう。

~仮受金~

仮受金とは、取引上で何らかの入金はあるものの、入金理由が明確ではない際に、一時的に使用する科目のことを言います。

♦仮受金の例
・内容不明の振り込み10万円

取引先によっては同時に複数の案件をやり取りすることがあります。その際に、どの案件での入金なのかが分からなくなり、入金処理中で金額や内容が合わないことが起こりえます。勘定項目記入のため、詳細がはっきりするまでは仮受金として扱います。

入金の用途がわからないまま放置すると危険です。先方としっかり確認をとっていきましょう。また、社内の請求管理を今一度見直すいい機会かもしれません。ミスや無駄なお金が流れないように注意を払っていきましょう。

~預り金~

取引先から一時的に預かったり、給料から天引きするお金のことをいいます。本人は返金されず、第三者に納付するものです。

♦預り金の例

・従業員の健康保険料などの社会保険料

・従業員の源泉所得税などの税金

預り金では税金など、第三者が絡んでくるため、支払期日を特に守らなければなりません。もし滞納してしまうと、延滞税や不納付加算税を負担しなければならないリスクも生じます。

また預かり期間が長い場合は、企業の資金として使用してしまい、経営が悪化してしまいかねません。預り金には手を触れず、必ず本来の用途に使用しましょう。

~前払金~

前払金とは、取引上での内金や手付金を、商品やサービスを受け取る前に支払う科目のことを言います。

♦前払金の例

・賃貸マンションの一年契約と支払い

・保険料の先払い etc…

貸方と借方の金額が必ず一致するようにしていきましょう。

まとめ

仮払金を含め、その他3つの項目についての理解が深まったでしょうか?一見複雑そうですが、日々の業務を怠らず正確に管理していくことで、間違いも負担もなくなるでしょう。

経費精算システムでは、その都度申請ができ、またデジタルで保存されるため、比較的簡単に金銭の管理ができるかと思います。経費精算に割かれていた時間をより効果的な時間に変換してみるのもいいかもしれませんね。

これを機にシステム導入を考えてみてはいかがでしょうか。



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