おすすめ経費精算システム

領収書レシートはスマホ撮影して経費精算するべき理由

領収書・レシート撮影機能のついたサービスを探していませんか? 経費の入力が面倒と感じている方は多いのではないでしょうか?

2016年の電子帳簿保存法緩和に伴い、電子化した領収書データによる保存が認められ、レシート原本の破棄が可能となりました。

クラウド型経費精算システムを使えば、レシートをスマホ撮影するだけで内容が自動入力されるため、もう紙やエクセルに金額を手入力したり、領収書の糊付けは一切必要ありません。

レシート撮影機能をもつ経費精算システムは数多くありますが、サービス選定においては下記の4点を特に気をつけるべきです。

・OCR入力かオペレーター入力か
・レシートのデータ化精度・時間
・電子帳簿保存法への対応有無
・スマホ対応の有無・画面の見やすさ

本記事では、領収書レシートのスマホ撮影の現状とそのメリットを解説し、対応サービスおよびその選び方をお伝えします。

領収書レシートのスマホ撮影・保管による経費精算が可能に!

2016年に電子帳簿保存法が要件が緩和され、領収書レシートのスマホ撮影による電子化保存が認められました。

1998年に施行されたこの電子帳簿保存法の対象となるのは、当初作成から処理まで一貫してPCで作成された帳簿類のみであり、スキャナ保存が認められていませんでした。

しかし、2005年の法改正により、国税関係書類のスキャナ保存制度が導入されました。しかし、要件が厳しく、書類も限定的であったため申請件数が少なくとどまっていました。

具体的な条件としては、下記のようなものがあり実運用ではとても活用できないものでした。

・スキャナはデジタルカメラやハンドスキャナ等対象外
・電子署名が必要
・決算関係書類や契約書、領収書は対象外

この後、2015年改正によって、以下の2点が大きく変わりました。

・領収書や契約書もスキャナ保存法の対象化
・デジタルカメラやスマートフォンもスキャナとしての利用可

つまり、この改正で外出先でも領収書やレシートをスマートフォンで撮影して保存、経費申請ができるようになりました!

これで実際の現場においてもペーパーレスな経費精算業務を実現できるようになりました。

領収書レシートを撮影する2つのメリット

1,面倒な経費入力の手間がなくなる

レシートをスマートフォンのカメラで撮影するだけで内容が自動で入力されます。そのため、従来の領収書の糊付けや手書きで紙に記入する必要がありません。

経費精算システムの大きなメリットは経費の入力が非常に簡単になることです。

従来はレシートを見ながら紙に金額を書いたり、エクセルに金額を打ち込まなければいけませんでした。交通費の場合は行った場所から経路をインターネット検索し、金額を再チェックする手間があります。

月に何十枚とレシートがあると、それだけで財布が膨れ上がり、金額の入力も非常に手間でした。外回りの営業の人はレシートの処理だけで1日1時間ほど取られているケースもあります。

経費精算システムを使えば、これらの時間・手間が削減され、本来の業務に集中することができます。

2,レシート保管の必要がなくなり、ペーパーレス化を実現できる

電子帳簿保存法へ対応した場合、領収書やレシートの原本破棄が可能になります。

そのため、スマートフォンでレシートを撮影し、金額や日付などが入力されれば原本を破棄することができます。

従来はレシートや領収書の保管が非常に手間でした。従業員数が多い企業では領収書の保管のみで倉庫を借りるということもあり、それらの保管・管理コストは膨大でした。
また、営業マンが領収書を紛失した場合に経費の精算がされないという問題も発生していました。

すべて電子データで領収書を保管することにより管理体制が強化されるばかりか、レシートを見つけることも非常に容易になります。

領収書レシート撮影での経費精算業務の流れ

実際の流れを説明します。ここではDr.経費精算を使った例で紹介したします。

ステップ1 レシートを撮影すると、内容が自動入力される

OCR入力の場合、その場で自動入力され、オペレーター入力の場合レシートデータがオペレーターに送信され、一定時間後にデータ化が完了します。

◆Dr.経費精算アプリでのレシート撮影画面

ステップ2 下記のように撮影した領収書のデータ化が完了します。

下記画像のように金額や支払先、利用日といった情報がオペレーターにより代行入力されます。

 

ステップ3 上長に向けて経費申請をする

毎日つかったレシートをためて、月に1度まとめて経費申請を提出します

 

ステップ4 経理担当者が原本と突き合わせてデータが正常なのかを確認(電子帳簿保存法に対応している場合)

Dr.経費精算上で画像データを確認することができます。

また、従業員名や日付で検索をかけることができるので容易に突き合わせをすることができます。

 

ステップ5 その後、原本レシートを破棄が可能

電子帳簿保存法へ適応させるためには税務署への手続きが必要です。

Dr.経費精算ではそれらの手続きのコンサルティングサポートも請け負っております。ご気軽にお問い合わせください。

 

領収書レシート撮影機能をもつサービス選び方の4つのポイント

1,OCR入力ではなく、オペレーター入力があるところを確認

領収書レシートを撮影する際にはOCR入力とオペレーター入力の2通りがあります。しかし、導入する際は間違いなくオペレーター入力のシステムを選ぶべきです。

OCR入力とは、機械による自動入力です。そのため、読み取りの精度が悪く、結局手で修正しなければいけないという欠点があります。
また、手書きの文字が領収書に含まれていたり、カメラがぶれていて正確に撮影されていない場合、読み取り不可となります。

一般的にOCR入力の精度は60%と言われており、結局手入力で入力しなければいけないため業務が効率化する可能性は薄いです。

一方で、オペレーター入力という方法では人間のオペレーターがレシート画像を確認し、金額や日付を代わりに入力します。

手書きや特殊な形の領収書などあらゆるタイプの領収書・レシートを正確に読み取ることができるという特徴があります。精度は99%以上となり、入力間違いがないという長所があります。

2,レシートのデータ化時間や精度を確認

オペレーター入力の場合、確認すべきことはデータ化までの時間データ化の精度です。

オペレーター入力なのにも関わらず、入力間違いが多ければOCR入力と全く変わりません。

また、データ化までにどれくらい時間がかかるかということも重要なポイントです。
データ化に数時間や数日かかるようであれば、実際に使うことは中々難しいでしょう。24時間データ化を対応しているのか、また営業時間内のみのデータ化なのかも確認すべきです。

領収書を受け取る時間帯は夜間や夜遅い時間が多いため、そのような時間でも対応できるサービスを選ぶべきです。

3,電子帳簿保存法に対応していること

レシートのペーパーレス化も踏まえた運用を目指すならば、そのサービスが電子帳簿保存法に対応しているかを確認することが必要です。

電子帳簿保存法にはタイムスタンプが押されるか、サイズ要件などいくつかの要件が存在します。それらを満たしたサービスを選択することが重要です。

◆ 電子帳簿保存法の要件

4,スマホ対応の有無を確認

領収書およびレシートをスマートフォンで撮影するため、必然的にスマホから使いやすいサービスを選ぶべきです。

スマートフォンからレシートの撮影だけではなく、経費の申請や承認まで一連の業務をすべてできるのか?また、スマートフォンアプリは存在するのかという項目を確認しましょう。

また、スマートフォンから使えるという案内がされたとしても、実際には使いにくいケースも存在します。

そのため最低でもiPhoneとAndroidでアプリが用意されているか、スマホからでも経費の申請や承認が問題なくできるかはしっかり確認する必要があります。

例えばクラウド型経費精算システムである「楽楽精算」はスマホアプリがないため、スマートフォンからでもウェブブラウザから見る必要があります。

◆ 楽楽精算のスマートフォン画面

楽楽精算スマホ画面1 楽楽精算スマホ画面楽楽精算スマホ画面

 

比較として、競合サービスであるDr.経費精算のスマホアプリ画面を見ていきましょう。(Dr.経費精算はiPhoneおよびAndoroidアプリを備える)

◆Dr.経費精算 iPhoneアプリ画面

Dr.経費精算画面Dr.経費精算画面

領収書レシート撮影機能のあるシステムの機能比較表

領収書レシート撮影機能に大きなメリットがあることがわかりました。また、サービス選び方のポイントもわかりました。
では、どのようなクラウド型経費精算システムがあるのでしょうか?また、その違いはどのようなものなのでしょうか

下記が各システムの機能比較表となります。

領収書レシート撮影に対応している6つのシステム

1,Dr.経費精算

  • 長所:レシートをスマホ撮影すると正確な自動入力がされる。オペレーター入力による精度の高く迅速な入力が強み
  • 短所:スマホでレシートを撮影すると中身が自動入力される機能がついているため料金が高めです。
  • 料金:980円/ユーザー

公式HP:https://www.keihi.com/

お問い合わせ:https://www.keihi.com/contact/

2,HUE Expense

公式HP:https://www.worksap.co.jp/expense/

 

3,freee経費精算

スマートフォンのカメラで領収書を取り、たった4項目を打ち込むだけで経費申請をすることが可能な経費精算システムです。
さらに認証された経費を最短1クリックするだけで、会計ソフト「freee」に飛ばすことができますので、経費精算と会計処理が同時に行うことができます。

  • 価格: 1980円(3IDまで)から
  • 特徴:クラウドで煩雑な経費精算をオンラインでカンタンに終えることができ、そのまま帳簿付けを行うこともできます。

freee経費精算の評判・長所・短所に関する記事はこちらから

業界人が語る「freee経費精算」【評判・スマホアプリ・料金】

公式HP:https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

 

4,楽楽精算

 

  • 長所:業界最大手で導入への安心感。カスタマイズ要素や管理側の機能が豊富
  • 短所:スマホアプリがないため、スマホからの使用が困難。また画面が複雑で、使いにくい
  • 料金:月額400円〜
業界人が教える「楽楽精算」の評判

公式HP:https://www.rakurakuseisan.jp/

5,Merry Biz メリービズ

 

公式HP:https://merrybiz.jp/

Merry Bizはクラウド型経費精算サービスではなく、アウトソーシングサービスです。処理が面倒なレシートや領収書を封筒に入れて送付すると、代わりに処理してくれます。
会計ソフトの連携も問題なく可能です。経理スタッフを雇う必要がなく、面倒な入力作業が必要ないため今注目のサービスです。

領収書やレシートをまとめて郵送すると1週間以内にすべてがデータ化されます。領収書やレシートは返却されます。

  • 価格: 9980円から
  • 特徴:経費代行入力サービス(封筒に領収書を詰めてオペレーターが代行入力)

 

6,MFクラウド経費

 

MFクラウド経費精算は、対応クレジットカード数は125種(コーポレートカード含み)、対応電子マネーは15種になる経費精算システムです。また関連サービス「MFクラウド会計」に連携できますので、仕訳の証憑確認が簡潔にできます。

  • 価格: 500円/ID
  • 特徴:レシート撮影機能やモバイルSuica連携機能、モバイルアプリなど豊富な機能を備えたクラウド型経費精算システム

MFクラウド経費の評判・長所・短所に関する記事はこちらから

業界人が教える「MFクラウド経費」の評判

公式HP:https://biz.moneyforward.com/expense

結局、おすすめのサービスは?

ずばりおすすめのサービスはDr.経費精算です。

その理由はオペレーター代行入力による精度の高い入力とアプリ対応があること、電子帳簿保存法に対応した実績があることです。

レシートをスマホカメラで撮影すると、内容が自動入力され、入力間違いがありません。また、データ化も24時間365日対応しており、20分程度でデータ化が完了します。

実際に上場企業などで電子帳簿保存法に対応した運用の実績があり、電子帳簿保存法に関するノウハウを多く持っています。

まとめ

本記事では、領収書・レシート撮影の現状をお伝えし、そのメリットを紹介いたしました。

また、レシート撮影に対応しているサービスがたくさんあり、それらの違いを解説いたしました。ご参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。



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