おすすめ経費精算システム

旅費精算・出張精算システム7社を徹底比較!選び方のポイントは?

旅費精算・出張精算システムをお探しではありませんか?また、現在の経費精算業務を非効率と感じてはいませんか?

本記事では旅費精算・出張精算業務を効率化する方法をお伝えします。具体的には下記の4つの方法をお伝えします。

①出張日当を自動計算して提出する
②外貨入力で自動的に日本円に変換
③仮払い金精算や出張精算を楽にする
④レシート自動撮影機能やSuicaを使って経費入力業務を大きく楽にする

また、便利に使うことのできる旅費精算システム7社を紹介し、機能や価格を徹底比較します。

これを見れば、貴社にぴったりのサービスを必ずみつけることができます。なぜなら、すべてのサービスを徹底的に使い倒した業界人が紹介するからです。

その上で、貴社にあったおすすめのサービスを1つお伝えします。

旅費精算・出張精算システム7社の比較表

まず、はじめに下記表が旅費・出張精算システム7社の料金や機能を比較した表となります。ぜひご活用ください。

出張・旅費精算を効率化する4つの機能

複雑な社内ルールに合わせて日当を自動計算する

出張で日当がつく企業では出張ごとの日当計算が非常に手間になっているのではないでしょうか?

部署や役職、行き先などで金額がかわる複雑なルールを敷いている企業では社員ごとに正しい日当を計算するだけで大きな手間です。

クラウド型経費精算システムを使うと、日当フォームを会社ごとに自由に作成し、日当金額を自動計算することができます。
具体的には項目を選ぶと、その選んだ項目に応じて金額が計算されるというものです。フォームのカスタマイズや条件式を変更することももちろん可能です。

Dr.経費精算を使った日当計算の例

クラウド型経費精算システムであるDr.経費精算を使ってこの機能を説明します。
下記のように出張日当入力フォームを作成することができます。

例えば、この企業では役職や出張先、朝食回数や夕食回数などで日当金額が変わります。それらをユーザーが選択すると、計算式に基づいて出張日当が自動計算されます。

◆ある企業での出張日当の入力画面

 

裏側のシステムに下記のような計算式を入れられるようになっています。
そのため、社内の規定に合わせて会社毎に自由に計算式や条件を作成し、経費を作ることができます。

◆ 出張日当の計算式の例

海外出張精算にも対応

外貨にも対応しているため、海外出張における経費精算も安心です。外貨で入力すると自動的に日本円に換算して表示することができます。

システムによっては最新の自動為替レートを取得したり、自ら自由に為替レートを設定することができます。

Dr.経費精算を使った外貨入力の例

Dr.経費精算では自動為替レートを取得し、為替レートを自由に設定することもできます。また、外貨も非常に多くのものに対応しています。

下記画像のように香港ドルで入力すると、自動的に日本円に変換されます。レートを変更することももちろん可能です。

◆ Dr.経費精算における外貨入力の例

お使いの外貨が対応可能かどうかはページ最下部にあるフォームよりお問い合わせください。

 

仮払い金精算・出張事前申請

仮払い精算では下記の2点が重要なポイントです。

①出張事前申請への経費(交通費、物販費等)紐付けができるか
②仮払い金と実際に経費として使った金額の差額が表示されるか

まず①の紐付けに関しては、出張先でつかった立替経費精算や交通費を紐付け、どの出張でどの経費をつかったことがひと目でわかるようになります。
また、②の差額表示に関しては、実際に使った額と支給した額の差額が表示されるので残高処理のために電卓を打つ必要がありません。

Dr.経費精算を使った出張申請、仮払い申請の画面

立替経費精算および交通費精算を大きく効率化

クラウド型経費精算システムを使うと、購買費などの立替経費精算の入力、交通費精算の入力が非常に楽になります。

レシート撮影機能を使うと、スマホでレシートを撮影するだけで内容が自動入力されます。そのため、ユーザーが金額や日付を手入力する必要はありません。経費登録、申請、承認をスマホ、PCから行うことができるため、従来の業務を大きく効率化することができます。

詳細は下記記事をご覧ください。

◆レシート撮影機能に関する記事

領収書レシートはスマホ撮影して経費精算するべき理由

◆交通費精算の効率化に関する記事

Suicaで交通費精算を効率化する3つの方法とそのデメリット

 

クラウド型経費精算を使った旅費精算の一連の流れ

クラウド型経費精算を使った場合、出張・旅費精算は以下のような流れで行います。
Dr.経費精算を用いた例で紹介したします。

ステップ 1、出張する旨を記載した出張申請を提出します。

この際、管理側で目的地や期間など必要な項目を作成することができます(カスタマイズが可能)
申請者は必要に応じて仮払いや大まかにかかる金額を追記することもできます。

通常の旅費精算書のように出張の目的や用件、訪問先などを記載することができます。また、どこからどこまで、どういった移動手段で動いているのかわかるよう詳細に記入します。

 

ステップ2:出張先に立て替えた費用やかかった交通費を入力します。

このように領収書レシートをスマホで撮影すると内容が自動入力されます。

また、ステップ1であげた出張申請に紐づけることができます。

ステップ3 上長へ経費を申請、承認をもらう

出張が終わったら経費の申請ボタンを押して申請します。上長に承認依頼の通知がされ、経費の内容をチェックします。その後、上長が承認ボタンを押した後、経理に提出され精算を受けます。

旅費精算・出張精算システムの選び方の2つのポイント

ポイント① 出張精算や旅費精算にあったシステムなのか?

ほとんどのシステムは経費精算から交通費精算、旅費精算、出張精算まですべてを行えるサービスです。そのため、どうしても旅費精算の機能が薄い傾向はあります

そのため、旅費精算や出張精算のみ使うという場合はそれらに特化しているシステムを選ぶ必要があります。

逆に、旅費精算だけではなく、立替経費精算や交通費精算にも使いたいという場合は問題ありません。その場合も社内規定に合わせた運用ができるか?そのための機能が備わっているのかを確認しましょう。

ポイント② 実際につかってみて使いやすいサービスか?画面は見やすいか?

実際にサービスを使ってみることが重要です。サービスによっては、スマートフォンへのレスポンシブ対応がされておらずスマホから使いづらいケースがあります
無料トライアルを設けているサービスも多くありますので実際に触って感触を確かめてみることが重要です。

そのため、単純な機能比較ばかりをしてサービスを選ぶことはあまりおすすめできません。
機能としては存在していても実際に運用に乗るかどうかはわからないからです。

例えば日当計算機能に関しても、好きな項目を作成して、計算式を組めるのか?それともすでにある項目を動かして設定するのか
といったように実際にトライアルで触ってみたり、問い合わせなければわからないことも多くあります。

出張・旅費精算機能をもつシステム7社の長所・短所は?

Dr.経費精算

  • 長所:レシートをスマホ撮影すると正確な自動入力がされる。クレカやSuicaとの連携機能
  • 短所:スマホでレシートを撮影すると中身が自動入力される機能がついているため料金が高めです。
  • 料金:980円/ユーザー

参考URL:https://www.keihi.com/

らくらく旅費精算.net

参考URL:https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/

楽楽精算

参考URL:https://www.rakurakuseisan.jp/

  • 長所:業界最大手で導入への安心感。カスタマイズ要素や管理側の機能が豊富
  • 短所:スマホアプリがないため、スマホからの使用が困難。また画面が複雑で、使いにくい
  • 料金:月額400円〜

J’s NAVI NEO

  • 長所:旅費精算だけではなく、航空券や電車のチケット手配まで可能
  • 短所:出張・旅費精算に特化しているため、交通費精算やその他の立替経費精算には活用できない。
  • 料金:月額費用20,000円〜 

参考URL:http://www.jtb.co.jp/jsnavi/lp/

Traveler’s WAN

  • 特徴:オンプレミス型およびクラウド型で提供している旅費精算システム。電子帳簿保存法にも対応しており、交通費精算も可能です。

 

参考URL:https://www.hitachi-systems.com/ind/travelerswan/

ジョブカン経費精算

  • 価格: 1ユーザー400円から
  • 特徴:業界最安値の料金で利用でき、勤怠管理システムとの連携も非常に便利。また画面が見やすく、使いやすいがスマホアプリなし。
業界人が教える『ジョブカン経費精算』の評判

参考URL : https://ex.jobcan.ne.jp/

コンカー

『Concur』は、実は海外のサービスで、フォーチュン500の約50%の企業に利用されています。その「Concer」から、大企業向け経費管理ソリューション「Concur Expense」を、日本市場で正式リリースしました。またJordanの路線検索機能が備わっています。

  • 価格: 30000円から(経費レポート提出数ベース)
  • 特徴:クラウドシステムで経費精算に関する全ての情報を統合。経費分析など、経費精算管理の高度化を支援

参考URL : https://www.concur.co.jp/easy-expense

結局、どのシステムがおすすめなのか?

ずばりおすすめのサービスはDr.経費精算です。

その理由はオペレーター代行入力によりレシートを撮影するだけで内容が自動入力されること。

また、外貨に幅広く対応しておりニッチな為替でも対応可能なこと。日当計算機能を複雑にカスタマイズすることが可能ということが挙げられます。

度の高い入力とアプリ対応があること、電子帳簿保存法に対応した実績があることです。

レシートをスマホカメラで撮影すると、内容が自動入力され、入力間違いがありません。また、データ化も24時間365日対応しており、20分程度でデータ化が完了します。

実際に上場企業などで電子帳簿保存法に対応した運用の実績があり、電子帳簿保存法に関するノウハウを多く持っています。

 

まとめ

本記事では旅費精算を効率化する方法および出張・旅費精算の代表的なシステムをご紹介いたしました。

最後までお読みいただきありがとうございました。



こちらの記事では国内の経費精算システム42個を紹介し、貴社へぴったりのサービスをご紹介しております。

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