おすすめ経費精算システム

クレジットカードやコーポレートで経費精算をする3つのメリット

会社の業務に必要となった出費を計上することを経費精算といい、従来の方法では多大な労力を要して来ました。本記事では、クレジットカード連携機能をもつ経費精算システムを利用することで従来の経費精算にかかる労力が大幅に削減されるメカニズムと、システム導入後の様々なメリット・注意点などを紹介いたします。

クレジットカードで経費精算をするメリットは以下の3点です。
①カードからワンクリックで経費登録ができるため、経費入力の業務が楽になる
②小口現金の処理から脱却できる
③経費の水増し申請のような不正を防げる

その上で、コーポレートカードを利用するメリットやクレジットカード利用時のポイント・領収書の取扱いに関しても解説いたします。

最後に、クレジットカード連携機能をもつ代表的な経費精算システム5社を紹介します。

 目次

クレジットカードで経費精算をする3つのメリット

従来の経費精算業務では領収書の糊付けをしたり、申請書に手書きをしたりと経費を申請するまでが非常に手間でした。クレジットカードによる経費精算を行うと、経費の申請者の負担が非常に軽くなり、承認者や経理担当者も負担が軽減されます。

メリット① 経費の入力が容易になる

クレジットカードを経費精算システムに登録することにより、ワンクリックで経費としてクレジットカードから登録することが可能となります。そのため、申請書やエクセルへの記入の手間がなくなります。

従来の経費精算方法では、経費申請するまで領収書を保管しておかなければならなかったり(申請者)、その申請のミス・不正チェックや転記が大変(経理担当者)などの問題がありました。

しかし、クレジットカード 連携機能をもつ経費精算システムを導入することにより、上記の問題は一挙に解決されます。Dr.経費精算を用いて分かりやすく説明いたします。

Dr.経費精算を用いた場合のクレジットカード連携した例

Dr.経費精算でクレジットカードを登録すると、下記画像のようにカード利用履歴が表示されます。

「経費を登録」という緑のボタンを押すと、経費として自動的に登録することが可能です。
同様のことをコーポレートカードに関しても行うことができます。(精算対象外とすることも可能です。)

◆ Dr.経費精算 Web版のクレジットカード連携画面

nanacoなどの電子マネーやクレジットカードなど含め56種類以上のカードを登録することが可能です。また、モバイルSuicaにも対応しています。

以上のように、クレジットカードの利用履歴から「経費を登録」ボタンをクリックするだけで経費申請が完了するため、領収書の保管や、申請ミス・不正のチェック、データの転記全てが不要となります。

メリット② 小口現金の処理から脱却できる

まず、小口現金について簡単に説明いたします。

小口現金とは「経費として先に渡される現金」のことを言います。経費利用者が必要な時に会社の金庫からその都度お金を引き出すという方法なので、自分の財布から一時的に立て替える必要が無いという点では経費申請者は少し楽かもしれません。

しかし、経理担当者の負担は膨大なものとなってしまいます。経理担当者には1日の業務の終わりに、その日の小口現金の残高確認と帳簿記入業務があります。計算が合わない場合は出納記録を確認しなければならなかったり、非常に厄介な業務となります。

そこで、クレジットカード連携をもつ経費精算システムの導入を推奨致します。先述の通り、Dr.経費精算を利用するとクレジットカードで支払いシステム上で精算が完了されますので、小口現金は不要となり、上記の業務は全く必要なくなります。ぜひ導入をご検討ください。

メリット③ 経費の水増し申請などの不正を防止出来る

また、Dr.経費精算のクレジットカード連携機能を利用することで、経費申請の不正も防止出来ます。

領収書を用いた不正申請(書き足しによる金額改ざん・写しを作成することによる二重申請など)は、Dr.経費精算クレジットカード連携機能を利用することにより防止できます。クレジットカードとのシステム連携によってデータがシステム同士で連携し、自動で経費が取り込まれるため社員の手が介在できなくなる、というメカニズムです。

また、自動で取り込まれた経費を社員が編集した場合、アラートが表示されるため不正が防止されます実際に表示される画面を用いて具体的にそのメカニズムを説明します。今回の例では、ある社員がDr.経費精算を用いて経費を申請する際、クレジットカードで支払った金額「3220円」をシステム内で「5220円」と書き換えた場合を想定します。

まず、クレジットカードで支払った金額が編集されて申請された場合「自動入力経費が編集されています」というアラートが表示されます。

 

さらに編集履歴から金額の変更内容の詳細を確認できます。

 

これらの情報から判断し、金額が不正に編集されていると考えられた場合、下写真のように経費申請を取り下げることが可能です。

以上のメカニズムにより、クレジットカードで支払った金額の不正申請を防止することが出来ますし、経理担当者にとって面倒な作業であった不正のチェックも必要なくなります。

次の章では、クレジットカード連携機能をもつ経費精算システムを導入することによるデメリットを紹介いたします。

クレジットカードで経費精算をする2つのデメリット

デメリット① 精算までタイムラグが発生

クレジットカードでは実際につかった日と口座から引き落とされる日付にタイムラグが生じていまいますので残高の管理に多少の注意が必要です。

デメリット② 現金の流れが想像しにくく、使い過ぎてしまう

クレジットカードを介して支払いをしてしまうと、人によっては実際の現金のやりとりが想像出来ず、経費を無駄に使い込んでしまう社員もいるかもしれません。

クレジットカードでの経費精算で領収書は必要?また、領収書がない場合はどうする?

領収書の発行

一般的にはクレジットカードで支払った場合、会社の経費精算に領収書は不要となります。しかし、会社の内部規定によっては領収書の提出を求める会社もありますので、確認しておきましょう。

請求すればクレジットカードで支払いをした場合でも領収書を発行して貰えますが、ショップ側に発行義務はありませんので断られてしまう場合もあります。これは、カード会社を経由して金額が動いており、ショップ側に実際の現金の受領が無いためです。

税法上の領収書保管義務

領収書は税法上、7年間保存しなければならないと定められています。税務調査が入った際に経費に対応した領収書が保管されていないと、不正に経費として計上した疑惑をかけられかねません。しかし、上記のように経費をクレジットカードで支払った場合は領収書を受け取れない可能性もあります。そのような場合、領収書の代わりとして認められる書類が必要となります。

利用明細で領収書の代用が可能

税法上、領収書の代わりとして経費の出費を証明するには、以下の項目が必要となります。

(1)その書類の作成者の氏名又は名称、
(2)課税資産の譲渡等を行った年月日
(3)課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
(4)課税資産の譲渡等の対価の額
(5)その書類の交付を受ける者の氏名又は名称

ショップやクレジットカード会社が発行する利用明細書には、一般的にこれらの項目が記載されています。すなわち、利用明細書で領収書の代用が出来ますので、大切に保管しておきましょう。

クレジットカードのポイントはどうする?

クレジットカードで支払うとポイントが貯まります。会社経費で得たポイント等については原則会社に帰属しますが、個人が利用しても違法となる訳ではありません。すなわち、ポイント利用についての会社内でのトラブルを回避するためにも、会社の内部規定でしっかりルールを決めておきましょう

 

以上、クレジットカード 連携機能をもつ経費精算システムの利用には注意点もありますので気を付けましょう。そのような場合の対策として、個人のクレジットカードを認めず、コーポレートカード(法人カード)による清算を推奨している企業もあります。

そこで、次の章ではコーポレートカード で経費精算をするメリットについて説明いたします。

コーポレートカードで経費精算をするメリット

メリット① 様々な特典あり

代表的なコーポレートカードであるアメックスを例に実際に提供されている付帯サービスを紹介いたします。

 

特典例① カード会員専用の旅行予約サイトの提供

ホテル、レンタカー、国際線航空券のオンライン予約が可能なカード会員専用の旅行予約サイトを提供しているため、出張の多い会社にとって便利。ウェブサイト内で直接メンバーシップ・リワード®のポイントを旅行代金の支払いに充当出来る。

特典例② 面倒な手続きは不要で、最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯される

出張の際、国際航空機のチケットやパッケージ・ツアーの代金をカードで支払うと、基本カード会員には傷害死亡・後遺障害保険金最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯される。

特典例③ ビジネス・カード会員限定イベントあり

カード利用者の人脈を広げることが出来る。

 

上記の特典例以外にもさまざまなサービスがありますので、ぜひあなたの会社に合った法人カードを導入しご活用ください。

 

メリット② キャッシュフローを把握しやすい

以下は、代表的なクレジットカードの締め日と支払い日をまとめた表です。

カード名締め日支払日
JCBカード       毎月15日締め翌月10日払い
オンカード               毎月10日締め翌月2日払い
楽天カード      毎月末締め翌月27日払い

 

ここで着目して頂きたいのは、カードによって締め日や支払い日が異なるということです。すなわちコーポレートカードという形で会社で使うカードを統一することで、支払い日が統一されキャッシュフローを把握しやすくなるという非常に大きなメリットがあります。

メリット③ 社員が立て替える必要が無い

会社の口座から現金が支払われますので、社員が立て替える必要が無くなるというのも大きなメリットです。これにより、個人では中々出来ない高額な出費も可能となります。

次の章では、コーポレートカードを使う際に注意しなければならない点について説明致します。

コーポレートカード(法人カード)で注意する点

注意点① キャッシング機能は無い

個人のクレジットカードとは異なり、法人の場合は貸し倒れリスクが大きいため、事業資金としてのキャッシングは出来ないようになっています。法人が事業資金を借りる際には「ビジネスローン」「法人カードローン」を利用することになります。

注意点② 個人的な使い方はしない

コーポレートカードを社員が個人的な用途で使わないように注意しなければなりません。明細の中に社員の私用の記録が入ってしまいますと、経理担当者が経費と各個人の利用を仕分け直すという無駄な手間が必要になってしまいます。コーポレートカードの私的利用は会社で徹底的に取り締まりましょう。

Dr.経費精算でカード連携した時の2つの便利な機能

①コーポレートカードとして登録した場合

Dr.経費精算では、お使いのクレジットカードを「コーポレートカード」として登録することが出来ます。コーポレートカードとして登録すると、精算対象外(=経費として使ったものの会社負担のため立替経費ではない)として経費登録されます。そのため、社員への精算対象からは自動的に外れ、会計ソフトのみにデータが連携されます。

登録方法

まず、Dr.経費精算ログインページ上の「カード連携」より「連携口座・カードを登録する」をクリックします。

次ページでコーポレートカードとして登録したいカードを選択します。

次ページの「コーポレートカードとして登録」にチェックを入れます。

その他の項目にも入力し、ページ下部にある「登録する」をクリックすることで、お使いのクレジットカードがシステム内でコーポレートカード として登録されます。

②カードの利用履歴とレシートデータを自動的に紐付けることができる

明細の経費登録を自動で行う」という機能について説明致します。通常のカード連携経費は「カード連携」に明細が登録され、そこから経費として使用したもののみを経費として「経費一覧」に登録する流れとなっています。しかしながらコーポレートカードでは、全ての明細を経費として申請する必要があるため、「カード連携」画面での経費登録をすることなく、直接「経費一覧」へ登録することができます

以下はその設定方法です。

下記画像内の「編集」アイコンをクリックします。

「明細の経費登録を自動で行う」にチェックを付けますと設定完了です。

③経費登録した明細と領収書データの自動統合機能

Dr.経費精算では、2の手順で経費に登録されたデータを、自動入力から登録された領収書のデータと自動的に統合することができます。先ほどの画面から「経費登録した明細を自動入力経費に統合する」にチェックを付けますと設定完了です。

※こちらの機能は日付、支払先、金額が完全一致しているもの同士を統合される仕様となっております。

最後に、Dr.経費精算をはじめとした、クレジットカード連携機能をもつ主要な経費精算システム5つを紹介いたします。

クレジットカード機能がついたシステム5つを比較

クレジットカードやコーポレートカードにより経費精算をすることに多くのメリットがあることがわかりました。それでは、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか?

また、それらのシステム間の違いはどのようなものなのでしょうか?
下記が代表的なシステム5つの価格や機能を比較した表となります。

◆クレジットカード機能がついた経費精算システム5社の比較表

Dr.経費精算楽々精算MFクラウド経費concur expenseジョブカン経費精算
月額費用980円400円900円レポート数ごとの課金体系400円
レシート撮影機能オペレーター入力OCR入力(iPhoneのみ)オペレーター入力オペレーター入力(他アプリと連動)なし
スマホ対応ありなしありありあり
Suica連携ありありありありあり
クレカ連携機能ありありありありなし
連携カード数48種類8種類142種類5種類なし
プライベート 利用の除外機能ありありありなし
カード明細の編集有無編集可能
編集された場合はアラートでお知らせ
編集不可なしなし

 

まとめ

以上、クレジットカード連携機能をもつ経費精算システムについて詳しく説明させて頂きました。是非あなたの会社に合ったシステムを導入し役立ててください。最後までお読み頂きありがとうございました!



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