おすすめ経費精算システム

「人材紹介業界」の経費精算のよくある課題とその解決方法

人材紹介業界で勤務していて、経費精算の業務に手間がかかっていると感じられたことはないでしょうか?
また、このような業界に従事していない方でも、日頃の経費精算業務を「もっと楽に効率化できないのか?」と思う方も多いのではないでしょうか?

本記事では、人材紹介業界の営業職ならではの経費精算事情をご紹介いたします。

また、クラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使って実際に現場で経費精算業務をどのように効率化したのかをご説明させていただきます。

人材紹介業界の営業では日中外出していることがほとんどで、クライアントの接待経費の立替、法人周りのための公共交通機関での移動、出張の仮払い申請の3点で経費精算業務に課題を抱えているケースが多くなっております。

こうした課題を、Dr.経費精算の持つ

・レシート撮影自動入力機能
・クレジットカードや電子マネー情報の自動取得
・経費精算のスマートフォン完結

の3つの機能を使うことにより経費精算にかかる時間を大幅に短縮することに成功しました。

また、Dr.経費精算は10名程度のスタートアップから従業員数千人を超える大手上場企業まで、様々な業種規模の会社で導入が進んでいます。

人材紹介業界における経費精算の3つの課題

人材紹介業界でも営業職は、特に立替経費精算がかさむ部署です。その理由は以下の3つです。

①クライアントの相談のための接待費用の立替
②公共交通機関で各所へ移動することが多い
③旅費精算のための仮払い申請

その理由を、詳細にご説明させていただきます。

クライアントの相談のための接待費用の立替が多い

中途採用などの案件は、候補者とCA(キャリア・アドバイザー)が、高級ホテルのラウンジやカフェで相談にのることもあります。また紹介が決まると企業の経営者や人事と、または候補者と飲みに行く機会などもしばしばです。

公共交通機関で各所へ移動することが多い

RA(リクルーティング・アドバイザー)は、求人ニーズのある会社へルートセールスを行うために、何度も電車に乗って営業に行くことが多いです。さらに、セミナーやイベントなどで営業することも多く、夜はパーティなどに顔を出すなど、顔を広げるために接待が増えます。

出張が多く、旅費精算・日当精算が大変

新卒、中途、派遣などエージェント型の営業体系ではあちこちでの出張が多くなります。新卒採用などでは候補者を集めるために地方インターンの必要もあり、それに伴う旅費の仮払い申請などを行う必要があります。

上記の課題を解決する3つの方法

このように人材紹介業界の営業職では多くの経費精算が発生しており、経費立替や交通費精算を効率化する課題がありました。

クラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使うと、これらの課題を以下の3つの方法で解決することができます。

①レシートを撮影するだけ。紙やエクセルに手入力の必要がない
②ルート検索で素早い交通費申請。さらにクレジットカードや電子マネー情報を自動取得
③仮払い申請はアプリで完結。さらに経費精算とも簡単に紐付け可能

それぞれについて詳細に解説いたします。

①レシートを撮影するだけ。紙やエクセルに手入力の必要がない

Dr.経費精算のレシート撮影機能を使うと、接待費などの立替経費精算が非常に楽になります。

具体的にはレシートをスマホで撮影すると、金額や日付といった項目が代行入力されます。そのためユーザーがレシートの項目を手入力する必要がありません。

OCR入力とは異なり、日本人のオペレーターがレシート画像を確認して代行入力しているので、手書きの領収書やぶれた領収書でも正確に読み取れることが強みです。また、入力の精度は99.9%以上となっています。

<Dr.経費精算を使った実際の流れ>

下記に実際のレシート撮影機能の流れを記載しています。

ステップ1 レシートを撮影すると、内容が自動入力される

OCR入力の場合、その場で自動入力され、オペレーター入力の場合レシートデータがオペレーターに送信され、一定時間後にデータ化が完了します。

◆Dr.経費精算アプリでのレシート撮影画面

ステップ2 下記のように撮影した領収書のデータ化が完了します。

下記画像のように金額や支払先、利用日といった情報がオペレーターにより代行入力されます。レシートを撮影してからデータ化が完了するまで30分〜1時間程度です。
また、データ化は24時間365日対応していますので、いつレシートを撮影しても大丈夫です。

 

ステップ3 上長に向けて経費申請をする

毎日つかったレシートをためて、月に1度まとめて経費申請を提出します

 

②ルート検索で素早い交通費申請。さらにクレジットカードや電子マネー情報を自動取得

Dr.経費精算を使うと、交通費入力が非常に楽になります。また、クレジットカードや電子マネーの利用履歴情報を自動取得をすることもできます。

Dr.経費精算では駅検索のエンジン「駅すぱあと」と連携しているため、出発地と行き先の駅を選ぶだけで、経路と金額を自動表示をすることができます

<Dr.経費精算を使った実際の流れ>

下記画像のように出発駅と到着駅の2点を入力すると、運賃や経路が自動入力されます。(定期区間がかぶっていた場合、料金が自動控除されます)
また、経路を変更することももちろん可能です。

◆Dr.経費精算の交通費入力画面

また、Suicaやクレジットカード、コーポレートカードの利用履歴を自動登録することができます。カード情報を登録すると、経費情報として利用履歴を登録することができます。更には、JRサーバー連携・駅すぱあと内蔵を機能として持っているため、ICカードをかざすだけで、料金計算も自動化されて表示します。

交通費精算を効率化する方法は下記記事もご参考くださいませ。

Suicaで交通費精算を効率化する3つの方法とそのデメリット

 

③仮払い申請はアプリで完結。さらに経費精算とも簡単に紐付け可能

仮払い精算では下記の2点が重要なポイントです。

①出張事前申請への経費(交通費、物販費等)紐付けができるか
②仮払い金と実際に経費として使った金額の差額が表示されるか

まず①の紐付けに関しては、出張先でつかった立替経費精算や交通費を紐付け、どの出張でどの経費をつかったことがひと目でわかるようになります。
また、②の差額表示に関しては、実際に使った額と支給した額の差額が表示されるので残高処理のために電卓を打つ必要がありません。

Dr.経費精算を使うと、仮払いに重要な上記2つのポイントを実現可能です。

<Dr.経費精算を使った出張申請、仮払い申請の画面>

まとめ

人材紹介業界の営業職では、RAによる法人へのセールスや、CAが採用の候補者を募るための出張時に多くの経費精算が発生しています。そのため、紙やエクセルによる運用では多くの手間と時間がかかっていました。

このような経費精算業務における課題をDr.経費精算で大きく改善することができることを紹介いたしました。

クラウド型経費精算システム【Dr.経費精算】をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの公式HPをご覧ください。

https://www.keihi.com/

最後までお読みいただきありがとうございました。



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