【2020年最新版】勤怠管理アプリは何がおすすめ?アプリのメリットを徹底解説!

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    タイムカードでのいわば伝統的な勤怠管理を行っている方は多いでしょう。ただタイムカードによる勤怠管理では、従業員の打刻時間の集計や管理、残業時間や休憩時間の計算に多くの時間と労力がとられ、頭を悩ませている人事、労務担当者は多いのではないでしょうか。

    しかし、時代は変わっています。近年のデジタル化の波は勤怠管理にも影響を与え、従来のタイムカードによる非効率な方法ではなく、スマホやPCのアプリケーションといった革新的な方法を提供しています。

    本記事では、そういったアプリによる革新的な勤怠管理についてその機能やメリット、実際に世にあるシステム、具体的な事例などを解説、紹介していきます。人事、労務担当の方必見の内容になっています。

    アプリによる勤怠管理システムとは

    アプリによる勤怠管理システムとは、従来の紙管理やエクセル管理といったアナログで効率性の乏しい管理業務をアプリ化したもので、従業員が各自のスマートフォンで自分のスタイルに合わせて勤怠管理を行い、人事、労務担当の管理者はそれらを集計し管理するだけで一連の勤怠管理を同一のシステム上で行えるようになります。

    スマートフォンに専用アプリをダウンロードするだけで、従業員は出退勤の打刻、直行申請、休暇申請、残業申請、シフト提出など、勤怠管理に必要な業務ができるようになります

    勤怠管理をアプリ化することで一連の勤怠管理フローを同一のシステム上で管理することができるため、集計ミスを防ぎ、未打刻や残業時間の超過などのトラブルを未然に防ぐことができるため大変おすすめです。

    機能性は?

    アプリ対応の勤怠管理システムのメリットは、なんといってもやはり従業員の打刻や各種申請が各自のスマートフォンでできることでしょう。それによって、リモートワーク等、自社オフィスとは異なる場所で働く方にとって、自分のスマートフォンがタイムカードの代わりとなるので、どこでも打刻や直行直帰申請をすることができ、後日申請書を上げる必要もなくなります。

    また、管理者側にとっても承認業務や、従業員の未打刻の確認などがスマートフォンによってリアルタイムでおこなえるようになるため、従業員、管理者の双方にとって大変便利なシステムといえるでしょう。

    費用はどれくらい?

    アプリ対応勤怠管理システムは実際、いくらかかるのでしょうか。
    多くのアプリ対応勤怠管理システムの初期費用は無料となっています。しかし、月額料金が従業員の人数によって決まるため、自社の規模に合致した価格グレードでシステムを比較する必要があります。

    導入するシステムによって差はありますが、平均的に従業員が100人以上の場合1人あたり200円~と比較的安い金額で利用することが可能です。

    アプリ対応の勤怠管理システムのメリット

    業務時間とコストの削減

    タイムカードによるアナログな勤怠管理は、タイムレコーダーやカードの固定費用といった金銭的なコストだけでなく、人事や労務担当者がタイムカードから集計し毎月エクセルに手入力するという膨大な時間的コストもかかります。

    アプリ対応の勤怠管理を導入することで金銭的なコストだけでなく、管理者の無益な時間をも削減することができ、本来注力すべき業務にその時間を充てられるようになります。組織全体の生産性を上げるためにもアプリ対応による勤怠管理は非常に有益なことがわかります。

    業務効率の向上

    クラウド上で勤怠管理を行うシステムを導入することで、従業員が各自のスマホで打刻するたびに、自動で勤怠データがクラウド上に保存され、集計作業た残業時間や休憩時間の計算まですべて自動でやってくれます。

    また手入力による勤怠管理にかかる時間は従業員の数に比例するため、多くの従業員を抱える会社ほど、アプリによる勤怠管理システムの導入によって削減される業務時間は多く、多大なメリットを享受できます。

    不正打刻の防止と勤務時間の適切な管理

    タイムカードや手書きの出勤簿による勤怠管理は、同僚に代わりに打刻してもらうなどの不正打刻のリスクが存在します。また、自社オフィス外で仕事を行う場合、残業時間や休憩時間の管理が難しく、正確な勤務時間を把握することが困難です。

    アプリ対応の勤怠管理のなかには、スマホのGPS機能によって位置情報も管理することができるものがあるため、オフィス内外に関わらず、不正打刻を防ぎ、正確な勤務時間の把握、管理ができるようになります。

    残業時間超過の未然防止

    アプリ対応の勤怠管理システムによれば、正確な勤怠管理ができるようになります。さらに中には、残業時間が上限に達しそうな場合は、その従業員や管理者に向けてアラートを発する機能を持つものがあるため、残業時間が超過するのを未然に防止することができるようになります。

    アプリ対応の勤怠管理システム7選

    いままでは、勤怠管理アプリの一般的な機能や特徴を述べてきましたが、この章では実際に世に出回っている無料で使用可能な勤怠管理システムについて、その特徴やメリットを紹介していきたいと思います。

    スマレジ・タイムカード


    引用:TIME CARD

    本アプリの最大の特徴は、出退勤の際に自分の顔写真を撮影し、提出する機能だと言えます。これによって代理打刻等の不正打刻を防ぐことができる上、管理者は従業員の顔色等健康状態を把握することができます。

    またこのアプリ一つで、シフト作成や閲覧、時給設定、臨時出勤管理、給与計算など、管理者はこのアプリ1つで勤怠管理を行うことができるのもポイントです。比較的従業員数の少ない会社に有用なアプリであると言えます。

    他にも「アプリを起動→出退勤ボタンを押す」だけで勤怠管理ができるという非常にシンプルな操作性をもつことはメリットに挙げられます。

    残業時間や深夜時間を測定することも可能です。このシンプルで最低限の機能を持ち合わせているアプリは、自己管理用の勤怠管理アプリとして優れていると言えるでしょう。

    対応OS:Android

    勤務ろぐ Free

    勤務ろぐ Free
    引用:Google Play

    タイムカードと同様に、出退勤時にボタンをタップするだけで簡単に出退勤管理を行うことができるアプリです。特徴としては、事前にシフトを登録する必要がないため、勤務時間が変則的なアルバイトの方や、営業マンやフリーランスの方といったあまりオフィスに出勤する機会のない方向けのアプリであることが挙げられます。

    対応OS:Android

    タイムマネジメント型勤怠管理システム シュキーン

    引用:シュキーン

    このアプリの特徴は、タブレット端末などの親機を用意するだけで、モバイル端末やICカードなどの子機が近くを通過するだけで、出退勤の記録ができることです。また機能の1つに、「メンバーの働きすぎ把握」というものがあり、特定のメンバーが働きすぎてないか把握することができます。

    対応OS:Android ・iOS

     

    RedCardApp

    引用:App Store

    このアプリの特徴は、勤怠管理アプリとしては珍しくApple Watchに対応していることです。出退勤時にスマホを起動する必要がなくスマートに出退勤管理を行うことができるため、Apple Watchユーザーにとって必見のアプリとなります。

    留意すべき点は、このアプリは管理者とクラウド上で共有するアプリではなく、自分の勤務時間を把握したい方向けのアプリとなっていることです。しかし集計結果はPDF出力することができるため、残業時間の申請の際に証拠として、残業時間の集計結果を提出することができます。

    対応OS:iOS

    FastWorkLogプラス - タイムカードと勤怠管理 –


    引用:App Store

    こちらのアプリも、自分の勤務時間を把握したいという方向けの個人で出退勤管理を行うためのアプリとなります。特徴としては、毎月の締め日(1日、5日、10日、15日、20日、25日、月末)の設定ができる他、勤務情報の集計結果をメール送信できることが挙げられます。もちろん出退勤管理の基本的な機能もしっかり備えています。

    対応OS:iOS

    タイムシート – IS – 出退勤管理


    引用:App Store

    このアプリの最大の特徴は、多言語対応している点です。日本語、英語はもちろん、中国語、イタリア語、タイ語に至るまで23か国語に対応しています。チームに日本語を得意としないメンバーいる場合はこのアプリが非常に有用となります。操作性も、出退勤のボタンを押すだけというシンプルなもので使いやすく、集計結果はメール送信ができるため、管理者による管理も可能となります。

    対応OS:iOS

    アプリ対応の勤怠管理システムの注意点

    ここでは実際に勤怠管理アプリを導入するにあたり注意すべき点を4点解説します。

    業務形態にあっているか確かめる

    ひとえに勤怠管理アプリといっても、それらのアプリは無数に存在し、またそれらが持つ機能、特徴は多種多様で、自社の業務形態に適したシステムを導入することが必須となります。また、自社オフィスを持たない企業やリモートワークを行う会社員の増加が顕著になっている現在において、従来のアナログな勤怠管理が果たして自社の業態に適しているのか見直すことも重要となるでしょう。

    各従業員のスマホへのアプリ導入が本当に必要か考える

    アプリによる勤怠管理が便利だとはいえ、無暗にアプリに移行するのは早々であると言えます。アパレル業や飲食業といった店舗経営が主となる業界においては、直行直帰やリモートワークの必要がないため、各自のスマートフォンにアプリを導入し個々に勤怠管理を行うメリットはあまりないことが考えられます。

    各自のスマートフォンによる管理といった方法以外にも、店舗にタブレットを一台置き、各自がそれに直接打刻するといった方法もあるため、本当に個々のスマートフォンにアプリを導入する必要があるかは一考の余地があると言えます。

    費用面を考える

    アプリ対応の勤怠管理システムの多くは無料で配布されていますが、従業員の規模や使用頻度、利用できる機能によって料金が変動するものが多くあります。

    導入する前に、自社の規模とシステムの価格体系を照らし合わせて検討することが重要です。

    OS対応を考える

    残念ながらすべてのスマートフォン端末で利用できるシステムは多くありません。従業員の個人の端末をタイムカードとして使用する場合は、導入するシステムが従業員が持つスマートフォンのOSに対応しているか確認しましょう。

    アプリ対応勤怠管理システムの導入事例

    ITベンチャー

    オフィスに出社せず、直行直帰やリモートワークを行う従業員が多く、勤怠管理を各自に委ねていたが、人によって管理の精度に差が出てしまった。そこで勤怠管理アプリを導入したところ、オフィス内外に関わらず各自の勤務時間を正確に把握し管理することが可能となり、人件費の最適化ができるようになった。

    飲食店

    アルバイトの出退勤管理は各自の出勤簿で管理し締め日に提出させていたが、記入漏れや、提出忘れ、読み取れないといった事態がよく生じていた。勤怠管理アプリを導入してからは、大勢いるアルバイトの勤怠管理を楽に行えるようになった。

    出版関連会社

    タイムカードによる勤怠管理を行っていたが、従業員の増加と地方や海外の出張の増加によって管理が困難になった。アプリによる勤怠管理に移行してからは従業員がどこにいようとも勤怠状況の把握が楽になった。

    アプリ対応勤怠管理システムのまとめ

    このように、会社の業種や規模によっては、アプリ対応の勤怠管理によって享受できるメリットは、従来のアナログな勤怠管理よりもはるかに多いことはわかっていただけたと思います。手作業に費やしていた膨大な時間を削減し、本来注力すべき仕事に時間を費やすことを可能にすることが、デジタルを活用する目的であり、会社の生産性を高める最も基本的で重要な方法ではないのでしょうか。これを機に、アプリ対応の勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがですか?

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