勤怠管理システムをわかりやすく解説!【2020年最新版】

2019年4月の法律改正により、従来の勤怠管理に見直しが迫られています。今まで当たり前だったことが法律違反になり、裁判にまで発展しかねません。

そこで法律などの条件を満たす効率的な勤怠管理の方法である「勤怠管理システム」について、わかりやすく解説していきます

勤怠管理システムのメリット

勤怠情報の正確性の改善

勤怠情報が誤って記録されるのは、不正打刻やデータの転記ミスが主な原因です。勤怠管理システムでは、
PC、スマートフォン、ICカードなどで出勤・退勤時間を打刻することで、不正打刻を防ぎ、打刻記録は自動でデータ化されるため、手作業による入力ミスも起こりにくくなります

データの蓄積という強み

正確に記録された勤怠情報は集計され、よりわかりやすい形で、担当者や使用者に提示されます。記録を確認することで、コストがかかる部分や、人員が足りていない部分を発見でき、業務内容を効率化することができます。

またこの記録がリアルタイムで記録されたものであるという点も重要で、従来であれば月末などの勤怠情報を集計する時期までわからなかったことが、一目で確認できるようになります。

給与計算も自動化

残業代は、業務時間や雇用形態ごとに割増賃金を計算して支払わなければなりません。勤怠管理システムで記録されたデータをもとに、システム内で給与計算や明細の発行が円滑に行われます。

選べるサービス形態

クラウド型勤怠管理システムは、サービスごとにさまざまな特徴があります。自社のニーズにかなったサービスを選ぶことで、導入・維持にかかるコストを削減でき、また勤怠管理も効率化することができます。

法律への対応

2019年4月、労働基準法が改正され、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられ、これに違反すると罰則が科される場合もあります。

勤怠管理システムの多くは、改正された法律に対応しているため、より適切な勤怠管理が可能になります。

勤怠管理の方法

勤怠管理の代表的な方法には次のようなものがあります。

紙の勤怠表

勤怠表(勤怠管理表)は、1枚の紙に出勤・退勤時刻、残業時間や休日取得の情報についてまとめる方法です。基本的には自己申告であり、会社の規模が小さい場合などには有効でしょう。

しかし、不正申告が可能であり、長時間労働の温床になりやすいのも事実です。また、従業員の数が多く、雇用形態がばらばらであるような場合は、管理が煩雑になるため、勤怠表ではカバーしきれないこともあります。

タイムカード

タイムカードは、従業員が出勤時と退勤時にカードをタイムレコーダーに差し込んで、出勤・退勤時刻を記録する方法になります。低コストで操作も簡単なので、従業員の勤怠情報を記録するのに広く用いられています。

タイムカードによる勤怠管理は、タイムレコーダーの機能に大きく依存しますが、タイムレコーダーは出勤・退勤時刻しか記録できないものも多いようです。リアルタイムに記録できないことや、残業時間や休日出勤を記録できない場合があります。

Excel(エクセル)の勤怠表

エクセルによる勤怠管理には、打刻から管理までエクセルで行うものと、タイムレコーダーなどと組み合わせて行うものがあります。どちらの場合も導入コストは低く、無料で利用できるテンプレートがインターネット上にたくさんあるので、会社の規模や業務形態に合わせて管理の方法が選べるのが魅力です

エクセルによる勤怠管理はとても便利ですが、あくまで操作をするのは、従業員つまり人間です。集計ミスや不正な記録を行うことが可能であり、また働き方が多様になり、管理が複雑になると、勤怠管理も複雑になります。

3つの方法の注意点

平成29年1月、労働時間の適正な把握のため、使用者向けに新たなガイドラインが策定されました。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(以下、ガイドラインと表記)

このガイドラインで重視されているのは、勤怠管理で扱われる情報が「客観的な記録」であるかということです。自己申告にも条件が設けられ、先のどの方法で勤怠管理するにせよ、このガイドラインを参照し、適切な方法であるかを改めて検討する必要があります。

勤怠管理システムの機能とは?

それでは、勤怠管理システムは他の方法と比べてどこが魅力的なのでしょうか。

勤怠管理システムの機能には主に次のようなものがあります。

打刻機能

出勤・退勤時刻や休憩時間を正確に記録できます。また、営業職や現場の作業員の直行直帰の記録も行えます。

集計機能

煩雑になりがちな勤務時間の集計、深夜労働時間など、労働時間別に自動で集計できる場合もあります。集計データをもとに、業務内容や人員配置を効率化することもできます。

各種手続き

有給休暇や残業をシステム内で申請できます。休暇や残業の申請にかかる時間を削減することができます。

多言語対応

英語をはじめ、ほかの言語に対応したサービスも増えてきています。このような機能は勤怠管理システムの多くに共通する機能ですが、勤怠管理システムは多様であり、サービスごとに特徴があります。

シフト管理

人員の過不足を判定したり、シフト表が自動で作成されます。

勤怠管理システムの種類

自社開発システム

勤怠管理システムを自社内で開発できる場合には、自社開発システムでの勤怠管理が可能です。社外に情報が流出する危険が減り、社内のルール変更に柔軟に対応できます。

ただし、勤怠管理システムの開発・維持にはコストがかかり、自社開発システムを採用できるのは、この技術を有する企業や個人に限られます。

タイムレコーダー型の勤怠管理システム

紙のタイムカードの勤怠管理の方法を発展させたような勤怠管理システムで、出退勤の記録のみができるものになります。記録したものはデータとして抽出し、管理することが可能です。勤怠管理システムのなかでも、もっともシンプルなものだといえます。

打刻の方法にはICカードや指紋認証など様々あり、記録の精度を高く保つことができます。

オンプレミス型の勤怠管理システム

オンプレミス型は、自社で保有するサーバーにソフトウェアをインストールし、勤怠管理システムを構築します。

自社のネットワーク環境でシステムを構築・管理するため、セキュリティがより強固になります。ただし、初期費用は高くなりがちです。

自社でカスタマイズして、運用できることも魅力です。

クラウド型の勤怠管理システム

クラウド型はインターネットがつながる環境であれば、いつでもどこでも利用できる勤怠管理システムです。

オンプレミス型と比べて初期費用が安いため、コストが抑えられて、かつ簡単に導入できるという点から、クラウド型はもっとも一般的な勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システム選びで最初にすべきことは?

勤怠管理システムを導入する際、まずは従来の業務のどこを自動化したいのかを明確にします。

新しいシステムを使用する目的を明確にしたうえで、各種サービスの内容を検討し、用途や規模に合わせて、選ぶことが重要です。

誰にとって使いやすいのか

どの勤怠管理システムを導入するのかを選択する権限は、一般に使用者にあります。しかし、勤怠管理システムを頻繁に利用するのは従業員です。従業員にとってそのサービスは使いやすいものなのかは、サービス選びにおいて、最も重要な要素の1つです。

メーカーの対応

勤怠管理システムのサービスは、サポートの体制が整っているものも多いです。導入したあとに起こったトラブルにメーカーがどう対応してくれるのかも、サービス選びで考慮すべき点でしょう。

勤怠システムを導入するときに注意すること

担当者が関与できるゆとりの確保

勤怠管理システムは勤怠管理のほぼすべてを担うことができますが、なかにはイレギュラーな対応が迫られる場面もあります。とくに頻度の低い勤怠管理上の処理については、社内の人事担当者の操作で対応ができるようにしておくと、管理の負担が軽減します。

勤怠管理システムに関する社内教育

勤怠管理の方法を大幅に変える場合、従業員がスムーズに移行できるよう、社内教育を行うことが重要です。従業員が勤怠管理の方法についての理解が深まることで、のちのトラブルを防ぐこともできます。

まとめ

以上、勤怠管理システムの魅力や選ぶ際のポイントをまとめました。

今後も法改正などにより、状況が変化することが予想されますが、その都度勤怠管理の方法を見直し、適切な勤怠管理を実践していきましょう。

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