勤怠表とは?勤怠管理に必要な勤怠表の記載法・保管期間について解説!

勤怠表とは社員の勤怠状況をすべてまとめた書類のことを言います。勤怠表の詳細な記入ルールや保存期間などについて徹底解説します。

勤怠表とは

勤怠表について

勤怠表とは従業員の出退勤時刻や休日出勤、欠勤の情報などを記して表にまとめたものです。「勤怠管理表」と呼ばれることもあります。

勤怠表と混同されやすいものに「勤務表」というものがあります。
勤怠表が実際の勤務記録を記したものであるのに対し、勤務表は従業員の勤務の予定・スケジュールをまとめたものという点で両社は大きく異なります。

勤怠表に必要な項目

勤怠表に記入すべき項目には以下のようなものがあります。

  • 出勤・退勤時刻
  • 労働時間
  • 時間外労働時間
  • 欠勤日数
  • 早退や遅刻の回数
  • 有休日数/有休残日数

ここで押さえておきたいのは、勤怠表には決まった形式がないということです。
インターネット上には、勤怠表の用途別のテンプレートが多数存在し、また上記の項目が盛り込まれていれば、
それらを自由にカスタマイズすることができます。

給与計算における重要性

給与計算は勤怠表のデータをもとに行われます。
労働基準法第37条に基づき、時間外労働分の賃金は、割増賃金として支払う必要があります。
従業員の労働時間を正確に把握し、時間外労働時間に対して適切に給与を支払うために勤怠表は不可欠であり、
また適切に給与を支払ったことを示す根拠としても勤怠表は重要です。

勤怠表の法律上の取り扱い

記録を怠った場合

勤怠情報の記録は労働基準法第108条で義務付けられています。

第百八条
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。(記録の保存)
引用元:e-Gov 労働基準法

「賃金計算の基礎となる事項」とは、従業員の労働日数、労働時間、時間外労働、有給取得などの情報です。平たく言えば、勤怠管理で管理された従業員の勤怠情報のことです。この記録を怠ると賃金台帳調整義務違反となり、30万円以下の罰金が科せられます。

また勤怠記録を怠り、法律で定められた有給休暇が従業員に付与されなかった場合は、6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金に処せられることがあります。

保管を怠った場合

勤怠表の保存期間は労働基準法第109条で定められています。

第百九条
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。
引用元:e-Gov 労働基準法

「労働関係に関する重要な書類」の中には勤怠表も含まれるため、勤怠表は3年間の保存が義務付けられています。

その他の賃金台帳やタイムカードといった保存義務のある書類を3年間が経過しないうちに廃棄した場合は、30万円以下の罰金が適用される可能性があります。

勤怠管理表の各項目について

勤怠表(勤怠管理表)を作成する上で、いくつか重要な項目について解説します。

勤務状況の把握

勤怠管理において、労働者の勤務状況を示す出勤簿は非常に重要です。
これは、従業員の勤怠管理を把握するだけでなく、労働基準監督署のチェック対象書類となっており、慎重な記録・管理が必要です。仮に退職した従業員の記録であっても、3年間の保管義務があります。

残業時間とは

労働基準法において残業時間とは、「1日8時間・週40時間のどちらか一方を超えて働いた」かつ「使用者の指揮命令下に置かれていた」時間のことを指します。いわゆる「法定時間外労働」のことです。また、1日8時間・週40時間であっても、会社の定める所定労働時間を超えた場合は、法定内残業として扱われます。勤怠管理表では、残業時間を把握するだけではなく、賃金が発生するかどうか、またその金額はいくらになるかを簡単にわかるように集計することが必要です。

36協定とは

「36(サブロク)協定」とは、労働基準法第36条で定められた「時間外・休日労働に関する協定届」の通称です。
法定労働時間を超えて労働を従業員に命じる場合、労働組合などと書面による協定を結び、労働基準監督署への届け出が義務付けられています。とくに時間外労働の管理において、この協定に基づいた労働時間となっているかを確認する手段として、勤怠管理表は有効です。

雇用形態を考慮する

2019年4月以降、管理者の労働時間の把握も義務付けられました。また、正社員、派遣社員、パート、アルバイトなど、従業員の雇用形態にも種類があり、その違いを反映した勤怠管理が求められます。勤怠管理表は、そういった部分も一目見てわかるように記されていることが望ましいですね。契約内容の違いにも注意が必要です。

まとめ

勤怠管理表(勤怠表)が勤怠管理に果たす役割や、勤怠管理の内容について、解説しました。
手書きからエクセル、勤怠管理システムと勤怠管理の方法が発達していますが、把握しなければならない内容自体は大きく変化していません。適切に勤怠管理表を作成して、勤怠管理を正確に、効率的に行いましょう。

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