在宅勤務の勤怠管理の方法は?勤怠管理の方法や法律についてわかりやすく解説!

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    2019年の4月より働き方改革に関する法案が施工され、様々な境遇の社員を雇うため在宅勤務を導入する企業が増えています。

    労働時間の見直しにより今までの働き方が見直され、新しい働き方として在宅勤務が行われるようになりました。

    労働力人口が減少し人材確保が難しくなっていく中で、在宅勤務は労働生産性や採用力などの向上につながるとされています。

    また地方の中小企業では人材不足が深刻な状況であり、多くの人材を確保するために在宅勤務の実施は有効な手段となります。

    しかし在宅勤務の勤怠管理に何も手段を講じていなければ、会社は従業員がいつどこで働いているのか把握できません。

    今回はこのような在宅勤務での勤怠管理の方法についてお伝えします。

    在宅勤務とは何か

    そもそも在宅勤務とはどのような勤務形態なのか説明します。

    在宅勤務の勤務形態

    在宅勤務とは社外で働くリモートワークの一種で、リモートワークの中でも会社に出勤せず自宅で働く方法です。
    最近ではインターネットの普及もあり職種にもよりますが会社に出勤しなくても自宅で仕事ができるようになりました。

    社内勤務との違い

    仕事をする場所が会社ではなく生活を送る自宅で行われる点が異なります。
    また自宅には上司や部下もいませんので自分で仕事を進めることになります。

    在宅の勤怠管理で必要となる就業状況

    社内勤務と同様に勤怠管理で必要な就業状況について説明します。

    在宅の勤怠管理で必要となる就業の状況

    仕事の始業時間、就業時間、在籍などが必要となります。

    自己申告制

    在宅ですので勤怠管理で必要となる就業の状況は自己申告制となります。

    在宅勤務では労働基準法の規制あり

    在宅勤務とはいえ会社に雇われているので労働基準法が適用されます。

    労働時間の管理

    労働基準法に基づき、1日8時間、週40時間の労働という原則が適用されます。
    残業代や休日出勤手当も必要になりますので労働時間の管理は必要です。
    また例外として変形労働時間やフレックスタイムも導入も可能です。

    長時間労働の回避

    自宅で仕事をするのでオンとオフの区切りがつかず長時間労働となる可能性があります。
    それを防ぐためにも勤怠管理をしっかりと行うことが大切です。

    在宅勤務での勤怠管理の方法

    厚生労働省のガイドライン(「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」)には「使用者(企業)が自ら確認・記録すること」「タイムカード、ICカード等の客観的な記録によって確認・記録すること」が定められています。

    また会社は法律で定められた労働時間を守り、正しい賃金を支払えているかを管理しなければなりません。

    しかし自宅へのカメラ設置や就業員にGPSを装着させたりと行き過ぎた勤怠管理を行う訳にもいきません。度の過ぎた勤怠管理を行うと折角雇い入れた従業員が逃げた出しかねません。

    そのためには在宅勤務において正確な勤怠管理が行える環境をソフト面やハード面で整える必要があります。

    (1)ソフト面

    ①勤怠管理に関するガイドラインを作成します。
    ②在宅勤務にあたり勤怠管理ついてガイドラインを用いて従業員への教育を行います。
    ③従業員の健康管理のために休憩や休日を取得するよう指導を行う。

    (2)ハード面

    そのためには全従業員がもれなく正確に勤怠管理ができるような環境を整備しなければばりません。しかし既存のソフトウエアなどを組み合わせて勤怠管理を行うと巨額な投資は必要ありません。

    費用のかからない順にハード面での勤怠管理についてご説明します。

    ①電話により仕事の開始と休憩、そして終了の報告を会社に報告

    使い慣れており時間がかからないなどの便利さがあります。口頭のコミュニケーションには有効です。

    しかし相手が携帯に出れない時の再連絡など不便さもあります。また通話料を会社が負担した場合は通話料の負担が新たに発生し予算組も見直す必要が出てきます。

    ②eメールでの報告

    従来通りの方法であり会社の方針でこの方法もとることが可能です。しかし仕事をしていない時間がないかを確認することは難しいです。

    ③チャットツールやWeb会議ツールを用いた報告

    仕事の開始、休憩、終了などの報告のほか打ちあわせにも使えます。お互いの姿が見れるためコミュニケーション不足を回避できます。時間の把握が容易ですが、時間の記録を別途取っておく必要があります。

    ④手書きの勤務表を用いる

    日々の就業状況を勤務表に手書きし、締め日に会社へ勤務表を提出する。

    ⑤表計算ソフト(スプレッドシート)で作成した勤務表に就業状況を入力し自己申告させる。

    商業状況の一覧表をスプレッドシートに作成し会社と従業員で共有する。
    各自、就業に関する時刻を入力し、会社はスプレッドシートの内容を確認する。

    ⑥自社の勤怠管理システムを利用

    クライアントサーバーモデルのシステムを利用し従業員がサーバーに入れるようにする。

    ⑦他社のサービスを利用

    インターネットによるクラウドサービスを費用対効果の検証のもと導入する。
    サービスの内容と費用は提供する会社で異なるので調査の必要がある。

    ⑧セキュリティの強化

    インターネットを利用した勤怠管理では情報の漏洩に注意しなければなりません。
    在宅勤務ですと従業員ごとに仕事を行う環境が異なりますので会社は事前に調査と対応をする必要があります。

    (3)業務上の注意点社内勤務と異なり在宅勤務を行う場合にはいくつかの注意点があります。

    ①業務遂行状況管理

    在宅勤務だとお互いが見えない状況が多くなります。
    そのためスケジュール管理ツールやフロー図を作成し仕事の進み具合を把握しやすいようにします。

    ②査定について

    会社に出社する従業員と公平な取り扱いをしなければなりません。
    査定の方法は透明化し在宅勤務者に前もって十分な説明をします。

    在宅管理の勤怠管理のメリットデメリット

    在宅の勤怠管理では会社と働く人にそれぞれメリットとデメリットがあります。

    (1)会社のメリット

    ①社内勤務に関わる様々な経費を削減できる。
    ②柔軟な採用が可能になるので優秀な人材を確保できる。
    ③従業員を大事にしている先進的な会社としてブランディングできる。
    ④災害などの非常時でも事業分散できているので被害を少なくできる。

    (2)働く人のメリット

    ①育児・介護の状況でも勤務できる。
    ②通勤の混雑がないため時間を有効に活用できる。
    ③査定の基準に疑問を感じる。
    ④プライベートが充実する。

    (3)会社のデメリット

    ①従業員が仕事をしているか目視で監視が出来ない。
    ②就業時間の把握が難しい。
    ③仕事をしている体を装う人を見分けにくい。
    ④従業員を評価しにくい。

    (4)従業員のデメリット

    ①自己申告のため信ぴょう性が薄くなる。
    ②在宅は1人なのでコミュニケーション不足になり孤立感を受けやすい。
    ③社内勤務と違いタイムカードも就業システムも自宅にはないため就業時間の証明が難しい。
    ④いつでも働ける環境が整うので、かえって長時間労働を招く。

    在宅勤務の勤怠管理のまとめ

    在宅勤務を導入すれば働き方改革の推進につながり人材不足の解消や優秀な人材の確保にもつながります。さらに先進的な取入れを行うことで柔軟な働き方がしやすい職場環境を実現することも可能です。

    また、地方では雇うことのできない優秀な人材を得るチャンスも広がります。このようなメリットの多い在宅勤務を行うのに大切なのは正確な勤怠管理です。

    まず会社で在宅勤務の取り決めを行い、実際の運用に不備がないか確認したうえで勤怠管理を行います。今回、勤怠管理の方法についてご紹介しましたので、それぞれの会社に合った方法で実施してください。