電子帳簿保存法2020年改正のポイント【図解で丁寧に解説】

2020年度(令和2年度)の電子帳簿保存法改正によって、経費精算の在り方が大きく変わります。

電子帳簿保存法2020年改正のポイント

  • デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになる
  • キャッシュレス決済は領収書不要に
  • 2020年10月1日から施行
  • 経費精算のペーパーレス化がより一層進む内容となっています。

    この記事では、2020年度(令和2年度)電子帳簿保存法改正のポイントを図解でわかりやすく解説します。

    筆者は一部上場企業で経費精算業務に長く携わってきたので、今回の税制改正の大きな変化に注目しています。当記事が参考になれば幸いです。

    電子帳簿保存法2020年(令和2年)改正のポイント

    時間軸

  • デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになる
  • キャッシュレス決済は領収書不要に
  • 2020年10月1日から施行
  • 2020年度(令和2年度)税制改正大綱に盛り込まれた「電子帳簿等保存制度の見直し」のポイントは、キャッシュレス決済における証憑処理が完全ペーパーレス化ができるようになったことです。

    これまでは、経費のレシートをスマートフォンで撮影して保存する必要がありました。

    2020年度の税制改正でクレジットカードやSuica・Paypayなどで支払った場合には利用明細データの保存が認められるようになり、証憑の撮影・アップロードの手間もなくなります。

    図解で詳しく解説していきます。

    キャッシュレス決済で証憑処理がペーパーレスに

    電子帳簿保存法 改正 2020年 令和2年

    上の図が2020年度電子帳簿保存法改正の概要になります。

    キャッシュレス決済を利用した場合には、紙の領収書が不要になり、経理処理が完全ペーパーレス化できます。

    クレジットカードやSuicaなどの交通系ICカード、PaypayなどのQRコード決済を利用した場合にはデータが自動で会社のシステムに送られるため、従業員の経費処理も不要になります。

    クレジットカード・交通系ICカード・QRコード決済それぞれの利用明細データが領収書の代わりになるのです。

    なお、2020年度(令和2年度)税制改正大綱には下記の通り記載されています。

    電子帳簿等保存制度の見直し
    (国 税)
    国税関係帳簿書類の保存義務者が電子取引(取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいう。)を行った場合の電磁的記録の保存方法の範囲に、次の方法を加える。

    (1)発行者のタイムスタンプが付された電磁的記録を受領した場合において、その電磁的記録を保存する方法

    (2)電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含む。)において、その電磁的記録の授受及び保存を行う方法

    (注)上記の改正は、令和2年 10 月1日から施行する

    令和2年度税制改正の大綱より

    電子帳簿保存法2020年度改正による変化

    2020年度(令和2年度)の電子帳簿保存法改正前後における変化をもっと詳しく見ていきましょう。

    電子帳簿保存法 改正 2020年 令和2年

    上の図の通り、これまでは紙の領収書をいったんもらってスマートフォンなどで撮影もしくはスキャン、さらに不正防止のための「タイムスタンプ」を3日以内に付与する必要がありました。

    タイムスタンプとは、「その時刻に電子データが存在し、それ以降改ざんされていません」ということを証明する技術のこと。

    3日以内にタイムスタンプを押せなかった領収書は、電子データとして認められませんでした。

    一方、2020年の電子帳簿保存法改正後はクラウド上のデータなどで、ユーザーがデータの改変ができないもの(クレジットカードの利用明細のデータなど)はタイムスタンプは不要になりました。

    経費精算の自動化が容易になり、企業の生産性向上に役立つことが期待されています。

    電子帳簿保存法の改正のメリット

    2020年度税制改正は企業で働く人にとって次のようなメリットがあると考えられます。

  • 従業員・経理の経費処理の負担軽減
  • リモートワークの促進
  • 経費精算のミス防止
  • 紙の領収書をのりづけしたり、管理したりするなどの経費処理にかかる経理を含めたすべての従業員の負担が減ります。

    経費処理のために出社する、といったリモートワークを阻む仕組みも見直される機会になるでしょう。

    コロナウィルスの影響でリモートワークが一気に進んだ企業にとっては、経費処理を自宅でもすべて行えるメリットがあるといえます。

    また、これまでの経費精算はキャッシュレス決済であっても伝票入力は手入力、領収書もスマートフォンで撮影。

    人間が処理する以上、伝票の誤入力や写真が不鮮明で差し戻し、といったことが起こります。

    今回の電子帳簿保存法改正によって利用履歴から自動的に伝票を起こすシステムにすることで、ミスの防止に繋がります。

    不正利用や私的利用を防ぐ社内ルールの整備や運用方法などのハードルあるものの、それを乗り越えれば、経費精算はほぼ自動化できることになります。

    そもそも電子帳簿保存法とは?

    2020年度(令和2年度)の電子帳簿保存法改正について解説してきました。

    「そもそも電子帳簿保存法って何?」という方向けに、ここからは電子帳簿保存法の概要とこれまでの改正の経緯、電子保存をするための手続き・要件について説明します。

    帳簿や証憑をデータで保存できる

    電子帳簿保存法とはざっくり言ってしまうと、今まで紙での保存が義務だった税務関係の書類をデータ保存でもいいですよ、と認めた法律です。

    電子帳簿保存法は正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称で、1998年に制定された後、時代に合わせて改正されてきました。

    【電子帳簿保存法の改正の経緯】

  • 1998年:電子帳簿保存法施行。決算書データの電子保存が可能に
  • 2005年:e-文書法施行。スキャンによる電子保存が可能に
  • 2015年:3万円未満・電子署名などの条件が緩和
  • 2016年:スマートフォン撮影の画像も認められるように
  • 2020年:ユーザーが改変できないものはデータ保存が可能に
  • 2016年にスマートフォンで撮影した領収書などが電子データとして認められるようになり、大幅に規制が緩和されました。

    2020年はの改正はさらなる規制の緩和と言えます。

    電子帳簿保存法の概要

    電子帳簿保存法で認められているデータの保存方法は「電磁的記録による保存」「スキャナ保存」の2種類です。

    それぞれ、認められている書類の対象が異なります。

    電磁的記録による保存 スキャナ保存
    帳簿(仕訳帳・総勘定元帳など) ×
    決算書類(B/S、P/Lなど) ×
    その他国税関係書類(領収書、請求書、注文書など) 〇(発行分のみ)

     
    電磁的記録による保存とは、パソコンで作成したデータを保存することです。

    また、スキャン保存とは、紙で受け取った書類をスキャンしてデータ化して保存することです。

    厳密な決まりは国税庁の「電子帳簿保存法の概要」を確認してください。

    電子保存に必要な手続き

    電子帳簿保存を行うには、以下2つの手続きが必要です。

    電子帳簿保存のための手続き

  • 3か月前までに税務署に届け出
  • 「真実性の確保」「可視性の確保」のための社内準備
  • 電子帳簿保存を行うには所轄税務署の承認が必要です。

    「電磁的記録による保存」「スキャナ保存」それぞれに承認が必要で、別々に申請することもできます(どちらか1つだけ始めることも可)。

    申請書と添付書類を、電子帳簿保存を始める3か月前までに申請します。

    例えば4月1日から始めたければ、12月31日までに申請が必要になっています。

    申請書は国税庁「申請書様式」からダウンロードできます。

    「真実性の確保」「可視性の確保」とはそれぞれ以下の内容です。

  • 真実性の確保:データが改ざんされることはないか
  • 可視性の確保:誰でも確認できるデータか
  • 上記を担保するための詳しい条件は国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」に掲載されています。

    電子帳簿保存を始めるにあたっての実務としては、社内ルールの整備や帳簿の電磁的記録を行える会計ソフトの導入などが考えられます。

    電子帳簿保存制度を導入するための2ステップ

    では、あなたの企業で実際に電子帳簿保存制度を導入するためには何をしなければいけないのでしょうか?2つのステップに分けて説明していきます。

    ステップ1、税務署への申請手続きを行う

    電子帳簿保存法を適用するためには電子保存を開始する日の3カ月前までに税務署に対して以下の書類を提出する必要があります。申請後開始希望日までに税務署から連絡がない場合はみなし承認となり電子帳簿保存を開始することができます。申請書の様式は国税庁のページに記載されています。

    1. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類(及び契約書)
    2. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類
    3. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

    ステップ2、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する

    法改正によってスマホの撮影による帳簿保存が可能になりましたが、撮影した領収書等にはタイムスタンプを付与する必要があります。これを背景にして、これまで経費精算を電子化するシステムを提供してきた各業者はタイムスタンプ 局と連携して、スマホで撮ったレシート等に自動でタイムスタンプを付与し電子帳簿保存法に準拠した形で保存できるようなサービスを提案しています。

    ここではタイムスタンプを付与する機能を備えたいくつかの経費精算システムと連携しているタイムスタンプ 局を紹介していきます。

    1.Dr.経費精算

    クラウド型の経費精算システムであり、領収書をスマホで撮影するだけで内容が正確に入力されます。この領収書の入力はオペレーターが代行しており、1枚ずつ目視で行うため99.9%の正確性を誇っています。

    人が代行しているため、通常のレシートだけでなく、手書きの領収書も代行入力が可能!処理に時間がかかっていた領収書から解放されますね。

    詳細な資料をご希望の方はこちらより資料を無料ダウンロードすることができます。ぜひご活用ください。

    公式HP:https://www.keihi.com/

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    2.楽楽精算

    楽楽精算はクラウド型の経費精算システムではシェアNo.1!特に中小企業に人気で、初期導入費が10万円ほどの安さが決め手のようですね。

    1ユーザーごとの費用は安いのですが、システムの導入を依頼すると100万円以上かかったり、オプションを付けると料金が1.8倍になったりすることもあります。

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    3.MoneyForwardクラウド

    外部の他の経費精算システムと相性がいいMoneyForwardクラウド。

    スマホで領収書を撮影するとOCR入力で自動的に入力をしてくれます。このOCRは読み込み精度に不安がありますが、MoneyForwardクラウドはそれを補うためにオペレーターも入力補助をしていますね。

    しかし、交通費計算は駅名を入力する方法を採用しており、経路の選択ができません。交通系ICカードから直接読み取るやり方だと正確なのですが、駅名選択式は実際の支出金額と差額が生まれる可能性が高いですね。

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    4.ジョブカン経費精算

    業界最安水準のジョブカン経費精算。費用面から導入のしやすさがありますね。

    また、承認ルートが細かく設定できたり、確認を怠っている人にはアラート機能があったりと、経理にとって「あればいいな」という機能がついているのが特徴。

    しかし、領収書の撮影→読み込みには対応していません。そのため、従来通りに手入力で登録していく方法しかなく、業務の削減にはなりません。電子帳簿保存法に適応したシステムだけでなく、業務量も減らしたい方は別のシステムの導入をおすすめします

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    5.SAP Concur(コンカー)

    日本の大企業で採用されているのがコンカーです。日本国内で700社以上、全世界で4万社が導入しています。また、大手金融機関でも使用されており、高いセキュリティ性がうかがい知れます。

    独自のカスタマイズができるシステムであり、それらが必要な会社にはピッタリです。しかし、会社の規模が小さく、誰でも使えるようなシンプルな経費精算システムを求めている方には向きません。

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    6.Staple(ステイプル)

    SlackやOffice 365などのビジネスツールとともに使えるステイプル。交通系ICカードから直接読み込みができ、ステイプルカード(法人カード)で不正防止などに役立ちます。

    しかし、領収書の撮影方法はAIによる自動入力のため、都度都度入力を確認しなくてはならず、修正もすることでしょう。完全な業務量の削減には疑問が残ります。

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    電子帳簿保存法改正まとめ

  • デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになる
  • キャッシュレス決済は領収書不要に
  • 2020年10月1日から施行
  • 2020年度(令和2年度)電子帳簿保存法の税制改正によって、キャッシュレス決済の紙の領収書は不要になり、データのみの保存が認められるようになります。

    法人カードや会社用スマートフォンでの電子決済の利用など、私用と分けてキャッシュレス決済を行えば、経費精算の自動化が可能と言えます。

    今回の税制改正は、コロナウィルスの影響で広がったリモートワークを後押しし、企業の生産性向上に役立つと期待されます。

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