DXで経理業務の効率化と変革を~完全リモートワークができる経理へ~

DX(デジタルトランスフォーメーション)で経理業務の効率化し、変革する。

ペーパーレス化するだけではなく、業務に「変革」をもたらすことがDXの意味合いです。

コロナの影響で「決算を締められない」「紙の請求書や手形のせいでテレワークができない」と焦りを感じる経理の方は多いのではないでしょうか。

DXを取り入れた経理では、決算業務もほぼ自動化・テレワークで完結でき、経営層はボタン一つで知りたい数値を取り出すことができます。

この記事では、「経理とDX」について包括的に知りたい方向けの記事となっています。

筆者は上場企業の経理・財務担当として働いた経験があり、経理業務の現場の問題点について具体的に踏み込んだ内容を記事に盛り込んでいます。

経理・財務部門の方の今後の参考になれば幸いです。

DXとは何か?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、「IT技術の浸透で人々の暮らしをより豊かなものに変革する」というスウェーデンの大学教授が提唱した言葉です。

経済産業省はDXを推進するために特設ページを設けており、以下のように明言しています。

これまでの、文書や手続きの単なる電子化から脱却。IT・デジタルの徹底活用で、手続きを圧倒的に簡単・便利にし国民と行政、双方の生産性を抜本的に向上します。また、データを活用し、よりニーズに最適化した政策を実現。仕事のやり方も、政策のあり方も、変革していきます。

経済産業省「METI DX」

政府も日本におけるDX活用が進んでいないことに危機感を持ち、政府・企業のデジタル化を進めようとしていることが現れています。

DXという言葉は文脈によって様々な意味合いを持ちますが、この記事においては、経理財務の視点から「システム活用による運用プロセスのデジタル化」をDXとして扱います。

現状の経理業務の問題点

「日本企業の経理・財務部門のDXは進んでいるとは言い難い。」

この記事をご覧の皆様も感じていると思います。

日本CFO協会の調べによれば、「50%以上の経理財務プロセスがデジタル化・自動化されている」と答えた企業は14%にとどまりました。

経理財務プロセルのデジタル化・自動化の割合は?
DX 経理 デジタル化 割合

貴社の経理・財務部門でも以下のような問題を抱えているのではないでしょうか。

経理が現状抱えている問題点
  • 承認にハンコが必要
  • 請求書や領収書、手形などの紙の処理が多い
  • 仕事が属人化して他の社員にはわからない
  • Excelで個々に処理しているデータが多く進捗管理が難しい

日本の企業はまだまだ紙文化。

私自身も経理部門にいましたが、請求書や手形、小口現金の管理にはかなりの工数がかかっていたと実感があります。

また、以下のような複数の社内システムから出される数字を経理が統合し、調整する、という会社も多いです。

経理が統合する社内システムの例
  • 給与システム(人事)
  • 購買システム(購買部門)
  • 販売・受注システム(営業)
  • 入金システム(財務)

システムが複雑化してしまい、システムについての知識があるかどうかで経理の仕事ができるかが決まってしまう、仕事が属人的・ブラックボックスになってしまうという問題につながります。

経営層が使いたい数字をすぐに取り出せず、それぞれのシステムからデータを出して手作業で数値の集計が必要になり、リアルタイムでの数値の把握は夢のまた夢・・・。

決算の時にこそ経営層から「数値が知りたい」と依頼もくるので、決算業務が後回しになりどんどん残業時間も伸びる、というまさに負のスパイラル。

また、コロナの影響でリモートワークをしたくても、経理だけは出社せざるを得なかった、そんな企業も少なくありません。

DX 経理 リモートワーク コロナ

日本CFO協会の調べでは、決算業務に影響が出そうだと答えた企業は75%、リモートワークの実施中に経理が出社しなければならなかった企業は41%でした。

また、経理がリモートワークをしなかった企業では、紙の証憑・書類のデジタル化に対応していない企業が76%でした。

海外子会社で経理担当が出社できず決算作業が進まない、リモートではすべての決算業務が完了できない、監査法人との調整がつかないといった理由が挙げられています。

経理・財務部門のDXの遅れはコロナ禍で一気に表面化したと言えます。

DXで経理業務を効率化

経理 DX

DXで経理業務を効率化するとどうなるのかをイメージ図にしたものです。

経費精算から複数システムのデータまで自動で連携し、欲しいデータを欲しい状態ですぐに表示できるようになります。

完全在宅で決算処理が可能になり、リアルタイムで経営層が使いたい数字を表示できる状態です。

複数のシステムから自動的に数字を集計し、数字を有機的なつながりを持って表示できます。

「この数字出しといて」と言われて複数のシステムからデータを取り出して手作業で集計する、という業務は不要になります。

DXの意味するところは「変革」であり、単なるデジタル化にとどまりません。

今ある紙の書類をPDF化する。それだけでは当然DXは達成できず、経理・財務業務のプロセス全体をデジタル化し、経営に活かし、さらには企業が提供する価値を向上させて人々の暮らしを豊かにしていく。

ここまでがDXという言葉には含まれています。

DXによる経理業務の効率化の具体例

DXという言葉について経理業務との関係を見てきました。

この章からはDXによる経理業務の効率化について一歩踏み込み、具体的なプロセスと経理にもたらすものについて考察します。

経費精算業務のデジタル化

経理業務の運用プロセスをデジタル化する具体的な内容について、経費精算システム「Dr.経費精算」を例に見ていきます。

Dr.経費精算の主な機能は次の通り。

Dr.経費精算の主な機能
Dr.経費精算

スマートフォンで撮影された領収書のデータ化、交通系ICカードや法人カードのデータ連携、会計ソフトとのデータ連携が可能です。

Dr.経費精算を導入することで、経費精算業務のデジタル化が可能になり、経理には次の効果が見込まれます。

  • 紙証憑・小口現金の廃止で紙や現金の管理業務を削減
  • 経費精算の申請ミスが激減し確認業務の工数削減
  • 属人的業務の防止
  • Dr.経費精算には、他社の経費精算しシステムにはない2つの特徴があり、企業の経費精算業務のデジタル化を後押しします。

    それは、「領収書原本の回収・管理」「目視チェックで仕訳精度99.9%」

    電子帳簿保存は認可を受けても税務調査で紙の領収書を確認されることがあるので、当面の間は保管する必要があります。

    Dr.経費精算では、領収書をポストに投函すればOK。糊付けも不要で保管・管理も代行してくれるので社内から領収書を一掃できます。

    また、他社の経費精算システムではカメラで読み取った内容をもとに自動で仕訳。

    手書きの領収書などもあり、どうしても仕訳の精度は70~80%程度になってしまい、結局、経理で確認する必要があります。

    一方、Dr.経費精算では人が目で確認しているので精度が99.9%と高く、経費精算の業務工数を大幅に削減が可能になるのです。

    会社全体においては次のようなメリットがあります。

  • 生産性向上
  • 労働時間の削減
  • コンプライアンスの強化
  • 災害下での業務遂行
  • Dr.経費精算はスマートフォンからも経費精算が可能ですから、いったん会社に戻って経費精算をするという手間がなくなります。

    経費精算という労働集約的な業務から解放されて、営業は営業活動に専念でき、経理は経営層への経理的な視点からの提言など、より生産性の高い仕事に時間を充てられます。

    実際にDr.経費精算を導入した企業の例を挙げます。

  • 月に80時間、25万円、年間300万円コスト削減に成功(エキサイト株式会社)
  • 月に20時間の経費精算業務がほぼ0になり、差戻しも大幅減(株式会社ネットプロテクションズ)
  • Excelで管理していた経費精算が一気に楽に。営業部門からの評判も良い。(ピュアリアルエステート株式会社)
  • 詳しい導入事例は公式サイトからご覧いただけます。

    Dr.経費精算公式サイトはこちら

    DXが経理にもたらすもの

    経理の仕事は本来、会社の経営数値を活用して経営に役立てることのはずです。

    しかし現状では、経費精算と決算を締めるだけで疲弊し、また次の月の決算がやってくる。

    予算を立てることが目的になり、実績との比較・検証がなされていない。

    経理システムのエラーに振り回され、本質的な会計の視点からの議論がなされない。

    DXは単なる業務効率化にとどまらず、このような状況を変革させ、経理本来の仕事に集中させてくれるはずです。

    また、テレワークができるかどうかはコロナ禍における人材確保にも影響を及ぼします。

    エンワールドジャパンの調査によると、コロナによって「キャリア・転職への意識が変化した」と回答した方のうち、51%が「リモートワークが中心となる新しい働き方」を希望しています。

    また、30名の社員全員がテレワークをしている企業が中途採用を募集したところ、5名の枠に570人を超える応募があった(NHK「就活応援ニュースゼミ」)。

    このような事例からもわかる通り、コロナ禍において企業選びの基準の一つに「リモートワークができる」が入ることは想像に難くありません。

    人手不足の経理部門が優秀な人材を確保するためにも、DXは欠かせないといえます。

    DXを経理業務に取り入れる具体的なステップ

  • ステップ1:経理業務のペーパーレス化を進める
  • ステップ2:データ連携の自動化で決算業務を自動化へ
  • ステップ3:いつでも見たい数字を取り出せる状態に
  • 企業がDXを経理業務に取り入れる3つのステップを示しました。

    ステップ2までで決算を完全在宅にできる状態に、さらにステップ3ではデータを有機的なつながりを持って表示する状態にまですることが目標です。

    順番に解説していきます。

    ステップ①まずはペーパーレス化を目指す

    データの入力から承認まで、全てデータ化しペーパーレス化を行うのが第一ステップです。

    手形など取引先にも理解を求める必要がある部分は時間がかかりますから、社内のしくみ上の問題から手を付けていくと良いでしょう。

    先ほど紹介した経費精算などは良い例で、効果が目に見えやすく社内の人の協力も取り付けやすいはずです。

    ステップ②データの連携を自動的に行う

    複数のシステムの連携を自動で行うのがステップ2です。

    先ほども述べた通り、経理のシステムは給与システム、受注・販売システム、購買システムといった複数のシステムからデータを取り入れている会社が多いです。

    それらのデータを連携し、調整仕訳まで自動で入れることができると、仕訳伝票のきり忘れなどの人為的なミスを減らすことができます。

    システム上入力しなければならない調整仕訳などは属人化しやすく、引継ぎが漏れているとエラーになりやすいものです。

    決算業務ではデータ連携に複数の人が関わり、一つエラーがあると決算作業全体が止まるボトルネックが発生しがちです。

    管理者の立場からすると「どこまで決算処理が進んでいるんだろう」と常に不安になりながら、進捗管理を行うことになります。

    決算の作業を最大限自動化しておくことで、業務の属人化を防ぎ、さらに進捗管理もデータ化してタスク管理ができれば、決算チームとして業務を効率化できるのです。

    データの自動連携・調整仕訳を自動化できれば、経理の仕事は確認のみ。実質、決算の自動化が可能になります。

    ステップ③見たい数字をすぐに取り出せる状態に

    例えば・・・
    • 地域別の売上・利益の変化の推移
    • 部門ごとの前年度との経費の比較
    • 部門ごとの予算・実績の進捗状況

    こういった資料を作成するのにデータを複数のシステムから取り出し、見やすく整理して、グラフなどにまとめて経営会議の資料にする。ここに膨大な工数を割いていませんか。

    ステップ2のデータの自動連携ができていれば、必要なデータ基盤が整います。

    ボタン一つでリアルタイムの売上・利益・受注状況などのデータをグラフで表示される状態にできれば、経営層が見たい数字をいちいち経理に頼んでまとめ直してもらう必要もなくなります。

    経営層はリアルタイムで事業の問題点を把握でき、会計データを経営判断に役立てることができます。

    ここまでくれば、経理は決算処理、経費精算などの労働集約的な仕事から脱却し、経営戦略を担うことになるでしょう。

    DXと経理業務の効率化|まとめ

    経理・財務にDXを取り入れは、日本企業ではまだまだ進んでいません。

    管理部門への投資はコストとみなされ、現状で回っているならそれで良いと考えがちです。

    しかし、経済産業省が日本のDXの遅れを危惧しているように、世界では経理・財務業務にDXを取り入れて、経営に生かす取り組みが日々進められています。

    コロナ禍は経理・財務部門にDXの取入れを迫るきっかけになり、DXは業務の効率化にとどまらず、今後の企業にはなくてはならない考え方になるはずです。

    経理・財務部門においてDXを取り入れることで業務の効率化と生産性の向上、本来の仕事である経営への経理の視点からの提言に力を注ぐことができるでしょう。

    経費精算システム「Dr.経費精算」は経費精算のデジタル化を一気に進めることが可能です。。

    公式サイトでは、ペーパーレス化を実現するためのポイントをまとめた資料を無料ダウンロードでき、無料トライアルも受け付けています。

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