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出張旅費精算で使える英語フレーズ・例文集を一気に解説!

最近では幅広い場面で英語を使うようになってきました。自分は海外での業務や英語には無関係だと思っていた方も、日本で外国人と接する機会は多くなってきており、避けては通れないほどとなってきました。今では同期や部下が外国人という会社員も多くなってきています。これからも外国人と共に働くという傾向はますます強くなってくるのかと思われます。

経理担当の方だと外国人に経費精算のやり方を説明しなくてはなりません。日本人に教えるのにもひと手間かかりますが、日本語の通じにくい外国人に対しては更に困難になります。金銭が絡んでくるため、正確さを要しますが中々うまくいかずに困っている経理の方も多いのではないでしょうか。

今回はちょっとしたビジネス英語を経費の観点から紹介していきます。更に、複雑な英語対応をのシステムの力に任せてみるアイデアもご紹介していきます。

出張旅費精算の際に役立つ英単語5選

出張経費精算の際に使われやすい英単語を紹介していきます。

出張日当 daily allowance
仮払い金 advance payment
交通費 travel expenses
出張経費 Traveling expenses for business
立替経費 reimbursed expenses

出張旅費精算の際の英語例文6選

Aに出張旅費を請求します

・bill someone for traveling expenses

7月7日までに経費請求をしてください。

Please file an expense report by 7th of July.

Can you file an expense report for me?

この食事代は経費で落とせますか?

Shall I take care of this table as a business expenses?

この経費の利用目的はなんですか?

What purpose of this business expenses?

これは水増し経費請求かもしれない

It might be a fake invoice.

旅費精算をする際、昨日の為替レートを適用していいのか?

Should I use yesterday’s exchange rate for the business trip?

出張旅費精算を申請・提出するときの英語例文

先日の大阪出張にかかった経費です。申請いたします。

This is the business payment for Osaka trip last time. Please refer to the attachment for my submission of business expenses .

来月の出張のための仮払い金を申請いたします.

I would like to apply for an advance payment for a business trip of next month.

仮払い金を受け取りたいです。

I would like to receive an advance payment.

前日移動したため、宿泊費を受け取りたいです

I went to a business trip earlier so I would like to receive the accommodation expenses.

旅費精算用紙に記入する為の質問です。

There are questions to be filled in the expenses form.

「旅費を払い戻す」は refund or reimburse?

「会社はあなたに旅費を払い戻します」という一文をどう表現しますか?
まず「払い戻す」ですが、どの単語を使いますか?

・refund
・reimburse

という2つの点がよく悩み間違いやすい単語としてあげられます。

まず、結論から言うと”reimburse”が最適な単語です。立替払いに対して支払われる時に使われます。また、一般的に”refund”より会社内といったビジネス面で使われることが多いです。

一方で”refund”は、一度支払ったものを返金してもらう、一度支払ってもらったものを返却するという意味があります。ショッピングの際に購入した品物の返金を求める時は”refund”となっています。日本語に惑わされないように気をつけましょう。

「旅費」は英語でなんという?

また、「旅費」についてはいかがでしょうか。コストに関する単語はいくつか挙げられます。

Expenses:出費、費用、経費

e.g.) living expenses, school expenses

price:価格、値段

cost:費用

fare:運賃、料金

fee:授業料、入場料

などがあります。

日本語では似ているものの、英語としての差異は大きいです。単語を覚えるのではなく、単語の持つイメージやコンセプトをしっかりと身に着けるようにしましょう。

この2つの単語を踏まえて解答例をみてください。

 

Answer:

The company will reimburse the travel expenses to me.

I will be reimbursed the travel expenses from the company.

 

いかがでしたか?単語を知るだけで経費に関するビジネス英語も話せるようになりますね。機会をみつけては色々と試してみましょう!

出張旅費精算でつかえるメール文面例

次にメールでの文面を見てみましょう。

(例)○○会議に関わるtravel reimbursement を受けるために、飛行機の領収書を添付ファイルで送ります。

このメールを実際に考えてみましょう。

Dear Mr./Ms. ○○,

Good morning.

Hope you are keeping well.

I would like to receive the travel reimbursement for the ○○ meeting.

Please find a receipt for his plane ticket attached.

I look forward to your confirmation.

Sincerely yours,

○○

(解説)

Dear Mr. / Ms.  ○○,

まず宛名ですが、”Dear”が一般的に使われます。「親愛なる」と訳されるように丁寧で相手を尊敬したニュアンスがあります。また、名前はフルネームではなく、苗字を記入するようにしましょう。既に親しい場合でしたら”Dear Emily”のように下の名前でフレンドリーに書き始めるとGoodです。

タイトル欄には、

相手との立場にもよりますが、書き出し文に一文を加えると丁寧になります。

様々な表現方法がありますが、

I expect you are keeping well.

I hope you are doing well.

などを社内メールで使うのが好ましいです。

Please find a receipt for his plane ticket attached.

“attach”が添付を表す単語となっています。

また、”receipt”が領収書にあたります。英語ではレシートと領収書にそれほど区別をつけていないようです。

日本語なら「彼の航空券代の領収書を添付いたします。」ということですが、英語の定番の言い回しです。

I look forward to your confirmation.
(念のため「確認のご連絡をお待ちしております。」の一文を入れておくことにします。)

結語は、ビジネス場面のようなフォーマルな場合は

・Truly yours,/Sincerely yours, (アメリカ式)

・Yours truly,/Yours sincerely, (ヨーロッパ式)

で締めくくるようにしましょう。英語はイギリス英語とアメリカ英語が主流としてありますが、同じ英語でも表現の仕方は変わってきます。日本語で言う方言のようなものが、英語でも広く見られます。

メール全体としては、結論から書いていき、簡素でわかりやすい文を心がけていきましょう。

まとめ

いかがでしたか?普段使わない英語表現を多かったのではないでしょうか。これを機に沢山の英語の表現に触れていってください。
また、今回のように英語での対応に大変苦労される方もいらっしゃるかもしれません。インターネットから簡単に英文を探しやりとりをすることは可能ですが、手間や時間がかかってしまいます。
経費精算でしたらクラウド型の経費精算システムを導入してみるのもお勧めします。英語対応をしているシステムをあるので参考にしてみてください。
Dr.経費精算というシステムでしたらなら英語対応も可能です。レシートをスマートフォンから撮影し、そのまま送信することで複雑ややりとりはもちろん、不正などを防ぎ業務時間を削減できます。
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