【税理士監修】専門家から見るクラウド経費精算システムの選び方とは?

2020年4月7日に新型コロナウイルスに関連する緊急事態宣言が発令されましたが、感染拡大防止の観点から、世間ではオフィスへの出社の禁止、テレワークの推進が叫ばれるようになりました。

その時、判子やサインが必要になる業務の仕組みや、紙で届く請求書等の処理のために会社に出社しないといけない状況がどうしても発生してしまうということが問題になりました。

特に、紙を大量に扱う経理はテレワークがしづらい職種と言われることも多く、出社しないと回らないという業務の仕組みを改善することが各企業の大きな課題となっているところだと思います。

そこで今回は、テレワークの推進にも貢献してくれるクラウド経費精算システムについてご紹介させていただきます。

そもそもクラウド経費精算システムとは?

クラウド経費精算システムとは、従業員が立て替えた会社の経費を精算する際に、上長への申請や証憑となる資料(請求書や領収書など)との金額の一致などのチェック、上長による承認、会計ソフトへの自動連携などの一連の業務をクラウド上で効率的に行なうためのシステムです。

具体的には、文房具などの事務用消耗品費の精算、接待費用などの交際費の精算、通勤交通費の精算、出張旅費の精算などがあります。

クラウド上のシステムということで、実際に経費を立て替えた従業員が領収書の写真を撮影して申請書に紐づけで上長がそれをオンラインで確認できる仕組みや、クレジットカードや交通ICカードのオンライン明細と自動連携して半自動入力ができるなど、オンプレミスのシステムよりも便利な機能が充実しています。

クラウド経費精算システムを導入する5つのメリット

クラウド経費精算システムのメリットは大きく分けて5つあります。

クラウド経費精算システム導入のメリット

  • 経費を立て替えた申請者の事務作業の軽減
  • 承認者の承認作業の事務負担軽減
  • 経理部門の担当者の生産性向上
  • 書類の削減によるオフィス利用の効率化
  • 内部統制機能の向上
  • それでは詳しくみていきます。

    メリット1.経費を立て替えた申請者の事務作業の軽減

    クラウド経費精算システムの各種機能を使うことで、申請者の事務負担を大幅に軽減させることができます。

    たとえば、出張旅費の精算においては、交通系ICカードの記録を読み取ることで出発駅と到着駅がを自動で読み込ませることができますし、ホテルの領収書を写真撮影してクラウド経費精算システムに読み込ませると、OCR機能で日付や金額を自動で読み取ってくれます(場合によっては支払先の名称から費目までをも推測してくれます)。

    これらの機能を活用することで、書類に手書きする必要や、Excelに一から入力する必要が無いため、申請者の負担はかなり軽減されます。
    また、オフィスに行かなくても申請を出すことができるため、営業職などの外回りが多い方でも、「オフィスに戻る機会が無いのでなかなか精算できない」という事態にはなりません。

    メリット2.承認者の承認作業の事務負担軽減

    承認者もクラウド上で申請内容を確認し、間違っていなければ承認をすることができるので、わざわざオフィスに出社して紙の書類を見なくても経費の承認という業務を完結させることができます。

    メリット3.経理部門の担当者の生産性向上

    多くの会社では上長の他に、経理部門の担当者が経費申請の妥当性について二重チェックを行なっていることが多いと思います。書面で申請していた場合、経理部門には各部から大量の書類が届き、チェック担当者の机の上は書類で溢れているということも多かったと思います。

    クラウド経費精算システムを使うと、PC上で申請内容や領収書の写真等を確認することができますので、書類の処理という業務は無くなり、負担が軽減します。

    メリット4.書類の削減によるオフィス利用の効率化

    上述の通り、クラウド経費精算システムを用いると申請書類を打ち出す必要が無くなります。

    そのため、デスクの上を綺麗に保つことができ、業務の生産性を上げることができますし、書類を保存する書庫などのスペースも削減できるため、オフィス面積の削減も図れ、賃料の節約にもつながる可能性があります。

    空いたスペースで従業員の休憩所を設置するなどして、従業員満足度を上げる試みに使えたりもします。

    メリット5.内部統制機能の向上

    クラウド経費精算システムを使うことで、申請者、申請日付、領収書の写真データ、承認者、承認日付などが電子データとして残ることとなります。仮に不正な申請があれば電子記録として残ることとなりますので、不正な申請や横領への牽制に繋がります。

    また、書面での申請の際は判子さえあれば上長の承認があったとみなされ、上長の名前と同じ判子を買ってきて自ら承認欄に押印するなどして不正申請、横領をはたらくことができなくなります。

    また、税務調査の際も、クラウド経費精算システムで承認された経費だということであれば、不審な取引とはみなされないでしょう。税金を払いたくない会社は、利益調整のために、本来は会社の経費とはならないものを、会社の経費として記帳することで利益を圧縮し、それによって税額を下げようとします。

    この利益操作は期末日付近に行なわれることが多いのですが、クラウド経費精算システムできちんと申請日付等が電子的に残っていれば、不要な嫌疑をかけられることは少なくなるでしょう。

    会計・税務的な視点から見るクラウド経費精算システムの選び方

    クラウド経費精算システムを選ぶ際、以下のポイントが重要となります。

    【OCR機能・読み取り機能】の精度が高いか

    OCR機能というのは、画像データやスキャナで作成したPDFなど、文字が画像化されたファイルに文字認識処理を行なうことで、画像化された文字をテキスト化して再利用することができる機能のことを言います。

    クラウド経費精算システムではこのOCR機能を使うことが多くなります。領収書を読み取ることで、日付や金額は自動で読み取ってくれますので、自分で入力する必要が無くなります。

    OCR機能・読み取り機能が弱いとどうなる?

    ですが、このOCR機能も読み取り誤りをすることは多々あります。

    たとえば、金額欄に “10,000-” と書かれた領収書を読み取らせた場合、マークを数字の7と誤って認識し71万円と認識したりすることがあります。流石に1万円と71万円の違いであれば気づくでしょうが、細かい誤りは見逃してしまう可能性が高いです。

    このような細かい誤りに気付かずそのまま申請し、そのまま承認されている事例が多くあり、もしそれが税務調査の際に発覚した場合、全ての経費申請の正確性を疑われる可能性があり、調査の期間や範囲が拡大する可能性があります。

    各社の提供するOCR機能の精度は差があると言われています。OCR機能の精度が高いものを選び、誤りが起こらないようにすることが重要です。

    会計ソフトへの【自動連携機能】があるかどうか

    せっかくクラウド経費精算システムを導入するのであれば、最終の会計仕訳にまで自動で連携させることができるようなシステムを導入すべきでしょう。

    自動連携機能がないとどうなる?

    自動連携機能がなければ、せっかくクラウド経費精算システムで電子的に経費のデータを保存できているのに、それを一度Excelデータとして出力し、それを加工して会計システムに取り込む等していては業務の無駄も増えますし、会計データの精度も落ちることとなります。

    Excelデータとして出力して、それを定型の様式に加工する際にミスが起こる可能性がありますし、そこに手作業が介在することで不正な仕訳を入力することが可能となってしまいます。

    もしここで不正が起きてしまった場合、会計監査や税務調査において、当該クラウド経費精算システムで申請された経費についての信頼性が一気に崩れ、調査の期間や範囲が拡大してしまう可能性があります。

    まとめ

    今回はクラウド経費精算システムと、それを選ぶ際のポイントについてのご紹介でしたがいかがでしたでしょうか。
    テレワークの普及によりクラウド経費精算システムが数多くリリースされていますが、この記事を参考にして適切なシステムを選択してください。

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