交通費精算、ICカード使ってますか??
何かとめんどくさい経費精算、その中でも特に数の多い交通費精算、ICカードでやりたいけどどうすればいいのか…と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そんな方の為に今回は、どうすればICカードを使って交通費精算ができるのか、またどんなアプリを使えばいいの??をお伝えします。
ICカード連駅機能をもつ交通費精算システム6社を紹介しています。
目次
ICカードリーダー機能をもつ６つの交通費精算システム【比較表】
ICカードリーダー機能をもつ交通費精算システム大手６社を下記の気になる観点で比較してみました
Dr.経費精算 公式サイト：https://www.keihi.com/
Staple 公式サイト：https://staple.jp/landing/
ジョブカン経費精算 公式サイト：https://ex.jobcan.ne.jp/
楽楽精算 公式サイト：https://www.rakurakuseisan.jp
コンカー 公式サイト：https://www.concur.co.jp/
Dr.経費精算をはじめ、ジョブカン経費精算やハイ！経費、楽楽精算はPasoriの市販リーダーを利用することができます。
そのため、安価にICカード連携機能を利用することができます。
一方で、StapleではNFC対応のスマートフォンに直接Suicaをかざす形になります。
そのため、お使いのスマートフォンがNFC対応していない場合、利用することができません。
交通系ICカードリーダーを使う２つのメリット
ICカードリーダーはSuicaやPasmoなどの交通系ICカードの利用履歴を読み取ることができる機能をもつリーダーです。
これらのリーダーにSuicaなどのカードをかざすことで、利用履歴を自動で経費登録することができます。
メリット１，入力の手間＆ミスの削減
Suicaをカードリーダーにかざすだけで経路や金額が登録されるため、入力作業が劇的に楽になります。
これにより経路や金額、日付をワンクリックで経費登録ができるため、手作業での入力が必要ありません。また、駅名を入力すると経路およびかかった金額が自動で表示されます。
これらの機能により、自分のメモや領収書を見ながら利用区間や金額を入力する手間を省くことができます。運賃を調べる手間も必要ありません。
メリット２，経理担当者の確認作業の負担軽減
ICカードリーダーを利用することで、交通費の入力間違いや定期区間チェックの手間が減少します。
従来の交通費精算の課題は、数字の打ち間違いや定期区間のチェックに時間がかかることでした。
ICカードリーダーで利用履歴を直接経費として登録することで、定期区間が控除されて正しい金額が自動的に入力されます。
また、不正も防ぐことができます。よくある不正な経費精算が交通費を水増しして、申請したり、金額を改ざんして提出するものです。
利用履歴から自動的に正しい金額が入力され、金額を勝手に改ざんすることができません。また、編集すると履歴が残るため、水増し申請の防止になります。
ICカードリーダーによる交通費精算の方法｜３つのステップ
ICカードリーダーを利用した場合の交通費精算の業務の流れは以下のようになります。
- カードリーダーを従業員に支給or 部署の入り口などに配置
- 従業員がSuicaなどのICカードをリーダーにかざす
- システムに経費が保存され、申請ボタンを押すと、経理担当者に提出される
- 交通費の金額は正しいので、内容だけ確認して会計ソフトにデータ連駅、会計ソフトへのデータ連携もばっちり
下記の記事では交通費精算を効率化する3つの方法を紹介しています。
ICカードリーダーによる交通費精算以外にもモバイルSuicaやクラウド型経費精算システムを使った方法とそのメリット、デメリットを紹介しています。
SUICAなどICカードで交通費精算を効率化する３つの方法とは？
また、下記の記事では交通費精算のアプリを8社紹介しています。価格や機能をもとにした比較表を掲載しています。
そのため、必ず貴社にぴったりの交通費精算アプリを選ぶことができます。
スマホ利用が便利な交通費精算アプリ８選【体験談付き】
実際のICカードリーダーの手順
実際にはICカードリーダーをつかってどのような方法で交通費精算をすればよいのでしょうか？
今回はクラウド型経費精算システムである「Dr.経費精算」を使った例で説明いたあします。
ステップ① Suicaを読み取りリーダーにかざす
下記画像のようにICカード読み取り機能がついたタブレットにSuicaをかざします。
Suicaを専用タブレットにかざすと下記画像のようにSuicaの利用履歴を読み取ることができます。
また、プライベートで使った利用履歴や物販の選択を外すことが可能です。
読み取りリーダーに直接SuicaやPASMOなどのICカードをかざすため、すべての従業員が利用することができます。
ステップ② 利用履歴がリーダーに反映される
ステップ③ 経費精算システムに交通費情報が反映される
経費精算システム（Dr.経費精算）にも交通費データが反映されます。
ICカードをつかって交通費精算をする2つのデメリット
デメリット１，履歴が20件までしか登録されない
Suicaなどの交通系ICカードで保持される利用履歴は20件までです。
そのため、20件を超える前にICカードリーダーにSuicaをかざして経費登録しなければいけません。外出が多く、外回りが多い人にとっては少々大変かもしれません。
デメリット２ リーダーを持ち運ぶ手間がかかる
リーダーは多くの場合、持ち運ぶ手間がかかります。
また、リーダーを従業員全員に配布することは費用面からも現実的ではないため、オフィスや部署の入り口において利用する形となります。
外回りが多い従業員にとっては毎回タッチすることを面倒に感じる場合があります。
ICカードと現金で料金が異なる交通費精算は気をつける
疑問：切符とICカード料金に差額がある場合、どちらで精算をすべきか？
もしICカードで利用した場合はICカード分での料金を精算、切符購入で乗った場合は切符購入での精算が基本のようです。
業務上で私用のICカードを使って交通機関を利用した後の精算のことですね。業務上利用した交通機関の使用料の精算については、会社の経理関係の規程でその処理方法が決まっていると思いますが、仕事上の経費ですから、実費精算が当然であると思います。
ICカードを使うと使用料が安くなる場合でも、カードの作成や維持に費用が掛かるのでなければ、実費としてあなたの負担になっているのは割り引かれた金額だけですから、その精算しか受けられないと思います。
弁護士 竹下正己氏
https://www.news-postseven.com/archives/20150514_321581.html
対策① 社内でルールの統一をする
切符購入で乗ったか、ICカードで払ったかを毎回記入したり、確認することは非常に手間です。
そのため、どちらの料金を適用するか、社内で統一しておけばいいでしょう。
ほとんどの社員がICカードで電車やバスにのると予想されるため、ICカード料金で経費計上しておけば大丈夫です。
対策② Googleではなく、駅探で経路検索を行う
Googleでは切符の金額しか表示されないことに注意
Googleで経路を検索すると、ICカードによる料金ではなく、切符の金額が表示されます。そのため、それは気を付ける必要があるでしょう。
「ekitan 駅探」を使えば、ICカードの場合と切符の場合の料金を別々にみることができます。駅探の方を使いましょう
https://ekitan.com/transit/fare
まとめ
本記事ではICカードリーダーを利用した交通費精算の方法を紹介しました。
また、ICカードリーダー機能をもつシステムを紹介しました。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
参考記事：経費精算を効率化する方法！経費精算システム全42社を完全比較！
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