おすすめ経費精算システム

面倒な交通費精算・定期区間計算を1分で完了できる!アプリを紹介

毎回、交通費を経費申請する際に定期区間を控除するのが面倒! そんなお悩みを抱えた方はいらっしゃいませんか?

また、経理担当の方で、「定期区間が含まれた交通費申請が提出される」「定期区間と重複しているかチェックが面倒」という悩みを抱えていませんか?

実は、定期区間と重複した交通費を経費として請求されても支払いはしてはいけないと知っていますか?

また、定期区間分の交通費を経費申請することは典型的な不正経費申請の手法のため、毎回定期区間とかぶっているかチェックをすることが重要です。

しかし、そうはいってもなかなか従業員が守ってくれない、経理担当者が毎回チェックをすることも非常に大変と思われている方が多いのではないでしょうか

そのような悩みは、クラウド型経費精算システムを使ったり、無料の経路検索アプリを使うことで解決することができます!
本記事ではクラウド型経費精算システムである「楽楽精算」や無料アプリである「Yahoo!乗換案内」を取り上げ、業務を効率化する方法をお伝えします。

定期区間の交通費にまつわる申請者の3つの悩み

不正をして水増し分のお金を貰いたいというよりも、時間が限られており計算することが面倒だということが原因となって、不正申請をしてしまっている、
というケースが多いようです。

そのため、定期区間を自動で除外し、スムーズに交通費精算ができるシステムや方法があれば最善の解決策となりそうです。

いちいち計算し直すのがめんどくさい

定期区間を確認し直し、運賃から定期区間の差額を出すのには手間がかかります。今ではアプリなどもありますが、それでも大変です。

残業時間を交通費申請に使いたくない

残業をしている会社員の方も少なくないはずです。早く帰りたくても経費精算に追われて帰れないなんて辛いですよね。

交通費以外でも申請することは多いのに、一つ一つにそんなに時間をとっていられない

本来の業務にも時間が足りないほど日々働いているにもかかわらず、他の業務に時間をとられたくないと考える人も多いようです。電車運賃から定期区間を差し引いた額など、少額に感じてしまい、優先的に取りかかれない従業員がでてきます。

 

定期区間の交通費にまつわる経理担当の3つの悩み

経理担当は通常、一つ一つ駅名・金額・定期区間を確認して計算する必要があります。丁寧に確認している経理担当の方もいるかとは思いますが、詳細まで確認していない方もいます。

申請者の交通費申請の経路を再検索するのが面倒

申請者と同様に、確認や計算をするのが面倒だと感じられている人も多いはずです。

従業員一人一人の定期区間をまず確認し直さなければならないため、申請者よりも更に確認作業が増えています。

月末にまとめて経費申請をする従業員もおおく、ただでさえ経費精算の項目が多数あるため交通費精算だけに時間をとっていられないという事も挙げられます。

細かく言い過ぎたら従業員との関係性が悪化してしまう

確認作業をするということは、信頼していないということにも当てはまります。もちろん確認作業は業務の一環となっていますし、確認するからといって疑っているとは限りません。しかしもし不正が起こる可能性が0%であるとしたら、わざわざ確認をとる必要性は感じられないですよね。

あまりに細かくしつこく言われると、申請者側も気を悪くしがちです。経理担当にとっても同じことが言えます。変に波風をたてるなら、深く関わらないようにしようという気持ちにも陥りやすいです。

何度注意しても直してくれないため諦めている

不正が発覚した際は本人に確認し直す必要があります。月末など特に時間に余裕がない状態では不正を見逃してしまいがちです。

解決策① 無料アプリ「Yahoo!乗換案内」で定期区間を自動計算する

経費として申請する交通費には定期区間を控除した金額を申請しなければいけません。しかし、そうはいっても毎回定期区間とかぶっている料金だけを計算するというのは非常に面倒です。

実はあまり知られていない方法ですが、Yahoo! 乗換案内で定期区間を登録すると、経路を検索する際、自動的に定期区間を控除した金額を表示してくれます!

Yahoo! 乗換案内での定期区間の設定方法

では、どのように定期区間を設定することができるのでしょうか?

アプリを開き、設定画面から区間を設定することができます。詳細は下記画像を参照ください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(KATATEMAより引用

Yahoo! 乗換案内のアプリダウンロードはこちらから可能です。

いつもGoogle Mapなどを使って、交通費の計算をしている方は、「Yahoo!乗換案内アプリ」をぜひ使ってください!
交通費精算書に記入する時間を劇的に減らすことができます。

Yahoo!乗換案内

Yahoo!乗換案内
開発元:Yahoo Japan Corp.
無料
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解決策② クラウド型経費精算システムで定期区間を自動計算する方法

クラウド型経費精算システムを使うと、交通費を入力する際に、自動的に定期区間の料金を控除してくれます。

そのために、自ら経路を検索して金額を調べる必要がありません。

また、交通費を改ざんすると履歴がのこるため、不正経費申請の防止にも役立ちます。

楽楽精算を使って定期区間を登録してみる

今回は「楽楽精算」を使って交通費精算を行ってみます。

実際には、下記のような画面から定期区間を登録することができます。一度登録すれば、以後交通費を入力する際には自動的に定期区間が控除されます。

◆ 楽楽精算は「乗換案内Biz」と連携しているため、下記のように駅名を入力するだけで経路、金額が自動表示されます。

 

最近はクラウド型の経費精算システムを導入する会社が増えてきています。なんといっても経費精算が簡単になり不正も防いでくれます。

交通費精算を効率化する方法については下記記事もご参考ください。

モバイルSuicaや交通系ICカードリーダーを活用する方法を紹介しています。

Suicaで交通費精算を効率化する3つの方法とそのデメリット

クラウド型経費精算で交通費精算が効率化する!3つのメリット

メリット① 定期区間控除が自動的にされる

自分で計算をする必要がなく、自動的に定期区間が控除されます。また、多くのシステムでは駅探のようなサービスと連携しているため、駅名を入力するだけで経路や金額が自動表示されます。

メリット② Suicaなどの交通系ICカードの利用履歴の読み取り機能

クラウド型経費精算システムを使うと、Suicaなどの交通系ICカードの利用履歴を自動取得し、経費として登録することができます。

ICカードからデータをとってくるため、水増しすることはできません。実際に使用した駅名から選ぶことができるため、経理担当も安心して経費精算が行えます。経理・申請者の両方が行っていた確認と計算の時間が大幅にカットできます。

メリット③ スマホから簡単に

アプリに対応しているため、いつでもどこからでも申請ができます。

月末に焦る必要も、残業する必要もなくなりそうですね!

また、申請忘れを防ぐこともできるのでお勧めです。

もちろん、システムに導入には費用がかかりますが、定期区間の処理にかけていた時間を考えれば元はとれるのではないでしょうか。

楽楽精算の月額料金は1ユーザー400円ほどのため、100人の企業では月額料金が40,000円程度です。

交通費精算だけではなく、立替経費精算、旅費精算を効率化するということも考えればお得になる可能性もあります。

定期区間内の交通費を請求されても、精算は行わない

社員から定期区間と重複した経路を交通費として請求しても、精算は行ってはいけません。

先程説明させていただいたように、定期区間と重複した経路はすでに定期代として会社が負担しているため、2重請求にあたります。

あまりにもこのような申請が多い場合には以下の方法をとることが一般的です。

  • 就業規則にルールとして記載し、社員に定期区間分の料金を控除するよう周知する。
  • 経理担当者側で提出された申請に定期区間がかぶっていいないかチェックする。重複していれば、料金を控除する。

いずれにしても、定期区間分の料金を経費申請することは不正にあたりますので、放置せず徹底してなくすように努めましょう。

しかし、そう入っても定期区間を毎回調べることは営業側の社員にとっても、経理側にとっても非常に負担が大きいことです。
次に、定期区間チェックを楽にする方法をお伝えします。

定期区間と重複した交通費を経費として請求してはいけません!

はじめての交通費精算でやり方がわからない新入社員にありがちなことが「定期区間と重複した経路の交通費を経費として申請する」ことです。

これは不正経費申請にあたりますので、絶対にやってはいけません。

会社はすでに定期区間の料金を負担していますので、営業活動などで定期区間を通ったならばその分の料金を除外する必要があります。
それをしなければ、経費の二重申請となりますので、気をつけましょう。

実は、定期区間を経費申請することは典型的な不正経費の方法としてよく知られています。不正申請をしたことがある人の割合が実は半分を超えていたという調査報告があるほどです。

万が一不正申請がばれると、懲戒処分などといったペナルティを受けることになります。少額だからと言って不正申請をしてしまうと犯罪として扱われてしまう可能性がでてくるので充分に注意してください。

なぜ定期区間を含んだ交通費申請を請求してはいけないのか

多くの会社では福利厚生の一部として通勤手当が出されています。

定期区間も会社に交通費として申請をしてしまった場合は、経費の二重申請になるため、定期区間を引いた交通費を申請することが求められています。

会社によってルールはあるものの、原則としては最安ルートでいくのが一般的です。また、定期区間を通るルートがあった場合は優先的にそのルートを選ぶようにするなどといったことも求められます。

一見少額に見えても、会社の規模や頻度により多額な経費になってしまうため、従業員はそのことを念頭に置いた上で行動しなければなりません。

同区間内で社員が行動するために必要な経費を、会社側は既に支出しているため、これを指摘されれば、経費の二重計上という違反行為とみなされてしまうからです。

この場合、会社側が善意であろうと、経費の二重計上分について重加算税を支払わねばならなくなったり、経理がずさんな要注意企業としてマークされるリスクが生じます。(中略)

実は、もし従業員が「交通費を指定根拠に基づかない形で使用している」と言ってきたら、会社は従業員に対して、交通費の「不正受給」による返還請求さえ起こすことが可能です。

通勤手当は、あくまでも給与ではなく、会社が社員のために任意で設定し支出する非課税の費用だからです。

「節約社長」より引用

まとめ

定期区間で不正をしていませんでしたか?万が一見つかった時には言い訳ができないので、充分に気をつけて経費精算をしてください。

たとえ面倒だとしても確認作業を繰り返し、定期区間ではその分の交通費を控除するように意識しましょう。

 

簡単な方法としては経費精算システム導入の検討もいいかもしれません。不必要な業務を極限まで減らし、本来の業務に集中できるといいですよね。しかしその際には従業員の考え方も大切となってくるため、事前に話し合い、システム運営会社ともコンタクトをとっておくようにしましょう。



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