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もう嫌!小口現金を廃止して、仕事を楽にする3つの方法

小口現金の作業を思い出すと憂鬱になりませんか?
小口現金で管理していた頃は、「今日こそ現金が合いますように」と祈りながら作業を始めることも多々ありました。

日々「小口現金が合わない」せいで残業しなければならない、お悩みの方も多いのではと思います。
未だに小口現金による処理を行うことは、業務を非効率にしているだけではなく、不正や盗難、紛失の温床にもなるので、絶対にやめるべきです。

本記事では、
①小口現金の廃止のメリットやデメリット
②実現場でどのようにして小口現金を廃止するか具体的な方法
③社内の説得方法

までを徹底的に解説いたします。

小口現金の廃止により、経理業務は効率化され、業務負担や人件費が少なくなる上、不正や盗難のリスクもへるので小口現金の廃止には大きなメリットがあります。
では、どのようにしたら小口現金を廃止することができるのでしょうか?

小口現金を廃止するには3つの方法があります。
それぞれの方法に一長一短があり、それぞれの長所、短所を解説いたします。

「実際には小口現金を廃止したいと思っているが、なかなか踏み出せない」
「業務フローがどのようにかわるのかイメージできない」
「社内を説得できない」と思われている方はぜひこの記事を参考に、小口現金の廃止を検討してみてください。

小口現金を廃止する3つのメリット

メリット1 小口現金の残高チェックの手間がなくなる

小口現金があると、その都度、経理担当者が小口現金を出し入れし、入出金を出納帳に記録、現金を数えて出納帳の情報と照合というプロセスを毎回取らなければなりません。

一日の終りに残高を数えて、会計帳簿と金額が一致しているか確認する必要があります。現金があうまで帰宅することができません。
金額が合わない場合、もう一度数え直したり、領収書とチェックしたりと、僅かな額のためにどれだけの時間を費やしたのかと心当たりがある経理の方も多いのではないでしょうか

このような細かい作業ですが、意外と手間・時間がかかります。

たった100円の経費精算の処理に経理担当が5分間かかったとすると、約200円のコストが発生してしまいます。(経理担当者の月給が40万円の場合)

メリット2 小口現金の盗難や紛失、不正を防止することができる

現金を人の手で処理するほど、紛失や不正のリスクが高まるため、絶対に避けるべきです。

小口現金による処理をし、手作業で入力していると、現金があわないということも多々発生します。また、現場での現金管理には紛失や盗難のリスクも排除できません。

小口現金の廃止は、不正や盗難を未然に防止することができ、社内ガバナンスや管理体制の強化につながります。

メリット3 経理担当者と申請者の仕事が楽になる

<経理担当にとっての業務効率化>

毎回小口で管理するのではなく、従業員に経費として立て替えてもらい、まとめて経費精算で処理することにより、短い時間で効率的に仕事を終らせることができます。

小口現金に関しては、特に経理担当者の業務負担は非常に大きいものがあります。

小口現金があると、その都度、経理担当者が小口現金を出し入れし、入出金を出納帳に記録する、残高を出納帳の情報と照合するというプロセスを毎回取らなければなりません。

また、別の業務の途中でいきなり精算を頼まれて、作業を中断されるということもしばしば起こっています。

<申請者にとっての業務効率化>

現場の営業マンにとってもわざわざ経理担当者を捕まえて、精算を頼むという作業に手間を感じている人は非常に多いです。

特に外出が多く、会社に戻らないことも多い人にとっては、毎回経理担当者の元を訪れて、精算を頼むということは非常に非効率的です。

そのため小口現金から振込へ変更することは営業担当者にとっても、経理担当者にとってもメリットが多いでしょう。

 

小口現金を廃止する3つの方法とは?

方法① 立て替えて経費精算

  • メリット:小口現金の手間がなくなる
  • デメリット:経費精算申請書を記入したり、提出、承認することが面倒

社員に経費を立て替えてもらい、毎月1度給与と一緒に振込で精算をする方法です。

立替経費精算での具体的なフローは以下です。

ステップ1

社員に経費を立て替えてもらい、毎月一度精算書を作成し、領収書をつけて提出

ステップ2

上司および経理担当が領収書と照らし合わせて、内容をチェックする

ステップ3

承認されたら、月に1度給料と一緒に従業員へ振込で精算を行う

 

この方法のデメリットは経費精算申請書を記入したり、提出、承認することが面倒なことです。

しかし、経費精算システムの導入をすることで、それは驚くほど簡単になります。

また、別の方法として申請書をテンプレート化することがあげられます。これにより毎回の作成の手間などがなくなり、一度慣れれば驚くほど楽になります。

下記のような立替経費精算書テンプレートを作成し、提出してもらいましょう。

 

小口現金を廃止する場合、従業員に振込へ処理する形となります。

立替経費を振込で処理する方法、メリット、デメリットについては下記記事をご参考ください。

今年こそ「面倒な」小口現金を脱却し、振込による経費精算へ!

方法② コーポレートカード(法人カード)を利用する

  • メリット:会社決済なので立替経費の必要がない
  • デメリット:コーポレートカードの種類が多くなると管理が大変、請求が来るまでの時間差がある

コーポレートカード(法人カード)とは、金融機関が発行する会社名義のクレジットカードのことです。

会社決裁のコーポレートカードを発行し、社員へ配布します。
クレジットカードや銀行振込により取引を完了させ、極力現金による処理をしないようにしましす。

会社決裁のコーポレートカードを発行することにより、どの社員がなににお金を使っているか一元管理することができるので非常に便利です。

また、あらかじめいくらまでの決裁ならば承認なしでカードを使えるという社内ルールを明確にしておきましょう。

特に駐車場やレンタカー代など頻繁に発生する経費についてはコーポレートカードを使うことで非常に便利になります。

コーポレートカード(法人カード)を利用する場合の注意点

  • 社内でルールを規定する
    →いくらまでならコーポレートカードで使ってよいか事前にルールを定めておきましょう
  • 年会費、初期費用を確認する
    →クレジットカード会社によっては5000円〜数万円ほどの年会費がかかることがあります。

方法③ 高額になる場合は仮払いを併用する

  • メリット:高額な立替が難しい場合でも対応ができる
  • デメリット:仮払い申請書を記入したり、提出、承認することが面倒、小口現金の手間が残る

社員が個人的に立て替えることが大変な金額の場合は仮払いを行いましょう。

この方法により、小口現金の処理負担を少なくすることができ、社員による立替が難しい高額経費の処理も可能になります。

たとえば出張や展示会参加の場合は、事前に仮払金をわたし、事後に領収書と引き換えに仮払い金の過不足を精算するというものです。

ステップ1 社員に経費を立て替えてもらい、毎月一度仮払い精算書を作成し、利用目的などを記入して提出してもらう

ステップ2 上司もしくは経理担当者が中身を確認し、承認をする

ステップ3 承認がされた仮払い精算書に基づいて仮払い金の支払いを行う

この方法のデメリットは仮払い申請書を記入したり、提出、承認することが面倒なことです。
また、小口現金のやり取りは少なくはなりますが、依然として残ります

しかし、経費精算システムを使うことで、それは驚くほど簡単になります。

小口現金を廃止する3つのデメリット

小口現金を廃止することによるメリットは多くあることがわかりました。では、一方で廃止することのデメリットはないのでしょうか?

実際には、小口現金を廃止するデメリットはいくつか存在します。特に、申請者や承認者の立場の社員からは不満の声があがる可能性があります。

具体的には精算までのタイムラグや振込手数料が発生するということです。

デメリット1 精算までのタイムラグが発生するため、申請者は嫌がる

小口現金の精算の場合はその場で精算がされていました。しかし、振込へ変更すると月1回もしくは会社の定めた一定期間ごとの精算となります。そのため、支払いを受け取るまでにタイムラグが発生してしまします。

特に、立替経費精算が多い営業マンにとっては死活問題であるため、反対が予想されます。

しかし、残業代や毎月の給料は月1回の精算です。毎日その日払いということはありません。それを考えれば、ルールとして立替経費精算は月1回と決めて、ルール化すれば問題なく運用できる企業が多いです。

解決策
①出張など高額の立替になる場合は、仮払いをする(これだけでもかなり小口現金の手間は減ります)
②金額の大きい支払いが重なる場合は請求書を発行してもらう
③コーポレートカードの発行を検討し、現金でのやり取りをやめましょう。

デメリット2 振込手数料がかかる

立替経費精算を新たに振り込む場合、振込手数料が発生します。しかし、給与と一緒に振り込む運用を取れば、追加の手数料は発生しません。

また、それが難しい場合でも立替経費精算用の口座を一括で作成し、同一支店から振り込むことで手数料を節約するという方法もあるようです。

デメリット3 領収書の紛失のリスク

立替経費精算をする場合、従業員が領収書を保管しなければなりません。そのため、領収書を紛失したorどれが経費かわからなくなったということで経費の精算ができないということが発生する恐れがあります。

その点で従業員にとっては手間が増えるということはあるかもしれません。

しかし、従業員(申請者)にとっても経理担当者のもとにわざわざ出向いたり、上司の承認印鑑をもらうために帰社するという手間はかなりあるはずです。
そのため、一見手間が増えるようにみえるかもしれませんが、トータルでみればむしろ減るということもあるのです。

小口現金の廃止にはデメリットがあるが、経理業務はかなり楽になる2つの理由

1,経理業務は間違いなく効率化する

小口現金の引き出し、出納帳への記録、残高の確認などを考えると、小口現金を廃止することのメリットは非常に大きいです。

2,申請者や承認者も間違いなく楽になる

精算まで立替経費精算をしなければならないということで現場の申請者からは反対の恐れがあります。

しかし、ほとんどの従業員の立替経費の金額は月額せいぜい3万円未満です。

特に出張が多いという社員は例外かもしれませんが、ほとんどの企業において個人の立替経費精算の金額はごく少数なことが現実です。

小口現金を撤廃しても実際は負担にならないケースが多いですし、申請者も精算を受け取りに行く手間がなくなるため、メリットがあります。

小口現金を廃止した場合、切手は残る?

小口現金を廃止したい場合でも、残念ながら切手や収入印紙は残ってしまいます。

その場合は、立替経費精算書に記入をしてもらい、領収書を貼り付けて提出してもらいましょう。

また、日本郵便株式会社が運営する切手SHOPという通販サイトでは、切手やレターパックをクレジットカードで購入することができますので、クレジットカードを使用している場合は小口現金のやり取りが発生しません。

小口現金の廃止方法は?社内の説得方法は?

小口現金を廃止することに多くのメリットがあることはわかりました。

しかし、現状の方法をいきなり変えるのは社内の反対もあり、なかなか難しいですよね。

まずは、直属の上司に話を通して、小口現金の廃止を訴えかけてみましょう。また、経費精算システムについて話をきいてみると、どのようなメリットがあるか、業務フローがどう変わるのかをイメージしやすくことができます。



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