小口現金管理をグッと楽にする３つの方法！オススメのシステムも徹底比較
小口現金の管理で困っているという方はいらっしゃいませんか？
毎日、現金を数えて金額が合わないことが多々ある。そんなお悩みを抱えていませんか？
そんな方は小口現金精算の廃止を考えられてはいかがでしょうか？
小口現金の管理を廃止することは、経理業務を効率化するだけではなく、営業などの申請者を代表とする社内全員の業務を「楽」にします！
また、不正や盗難といったリスクも最小限に抑えることができます。
本記事では、小口精算を廃止する方法をお伝えし、小口現金の管理を大きく効率化することができるシステムを7つ紹介します！
各システムについて、料金や特徴、主な機能を紹介していますので、自社にぴったりのサービスを選ぶことができます。
目次
そもそも小口現金管理とは？
一般的な企業では、電車代や文房具代、備品購入のための細かい出費が毎日あります。
これらの細かい出費を毎回仕訳をして、会計ソフトに入力することは大変なので、少額の現金を用意しておきます。それを「小口現金」といいます。
経理担当者は従業員の立替経費の精算や備品購入など細かな日々の支払いに小口現金のお金を使います。お金を支払ったら、小口現金出納帳という帳簿に記録をつけ、毎日残高が帳簿と合うようにチェックします。
小口現金による管理を行う3つのデメリット
小口現金の管理を行う3つのデメリットを紹介します。結論から言いますと、経理担当者・営業マンの業務負担が大きいこと、盗難・紛失のリスクがあることです
デメリット1. 経理担当者の負担が大きい
小口現金に関しては、特に経理担当者の業務負担は非常に大きいものがあります。
毎回小口現金で管理するのではなく、従業員に経費として立て替えてもらい、まとめて経費精算で処理することにより、短い時間で効率的に仕事を終らせることができます。
小口現金があると、その都度、経理担当者が小口現金を出し入れし、入出金を出納帳に記録、現金を数えて出納帳の情報と照合というプロセスを毎回取らなければなりません。
一日の終りに残高を数えて、会計帳簿と金額が一致しているか確認する必要があります。現金があうまで帰宅することができません。
金額が合わない場合、もう一度数え直したり、領収書とチェックしたりと、僅かな額のためにどれだけの時間を費やしたのかと心当たりがある経理の方も多いのではないでしょうか
このような細かい作業ですが、意外と手間・時間がかかります。
たった100円の経費精算の処理に経理担当が5分間かかったとすると、約200円のコストが発生してしまいます。(経理担当者の月給が40万円の場合)
デメリット2. 盗難・紛失のリスクがある
現金を人の手で処理するほど、紛失や不正のリスクが高まるため、絶対に避けるべきです。
小口現金による処理をし、手作業で入力していると、現金があわないということも多々発生します。また、現場での現金管理には紛失や盗難のリスクも排除できません。
小口現金の廃止は、不正や盗難を未然に防止することができ、社内ガバナンスや管理体制の強化につながります。
デメリット3. 申請者(営業マン)にとっても業務負担が大きい
現場の申請者もせいぜい数百円の精算のために、小口現金から現金を受け取りに行くという作業に手間を感じています。
特に外出が多く、会社に戻らないことも多い人にとっては、毎回経理担当者の元を訪れて、精算を頼むということは非常に非効率的です。
そのため小口現金から振込へ変更することは営業担当者にとっても、経理担当者にとってもメリットが多いでしょう。
下記記事では、小口現金を楽にする方法を詳細に解説しております。
小口現金の管理を少しでも楽にする方法
小口現金の管理を楽にしたい！と言っても、いきなり小口現金の管理をやめると動きはじめるのは難しいですよね？
そんなときにオススメなのが、クレジットカードや法人カードを利用し、少しずつ経費精算をキャッシュレス化していくことです。
方法1. キャッシュレス化できる経費の項目がないか？を考える
まずは、小口現金帳を確認してみて下さい。そこで小口現金が使われている項目をキャッシュレス化できないのかを検討していくのです。
クレジットカードや請求書払いで可能な限り支払いをまとめてみましょう。
例えば、毎月定期的に購入している物品はないでしょうか？それはインターネットでクレジットカード決済で購入ができないでしょうか？
また、備品などは会社としてまとめ書いを行い、請求書払いに変更してもらいましょう請求書やクレジットカード、電子カードで決済できるものはなるべく切り替えてもらうようにしましょう。
方法2. コーポレートカード・クレジットカードによる経費精算を行う
金融機関が発行する会社名義のコーポレートカード(法人カード)を社員に配布し、立替経費はコーポレートカードで決裁してもらいましょう。
特に駐車場やレンタカー代など頻繁に発生する経費についてはコーポレートカードを使うことで非常に便利になります。
法人カードを利用するメリット、具体的な方法については下記記事をご覧ください。
方法3. 立替経費精算をして、振込による精算を行う
従来は小口現金で立替経費の精算を行っていたと思いますが、この機会に立替経費も振込に変えてはいかがでしょうか
社員に経費を立て替えてもらい、月に1度、立替経費申請書に使った金額や用途などを記入の上、領収書とともに提出してもらいます。
振込による精算へ変更する方法は下記記事もご覧ください。
小口現金の管理を楽にする上で気をつけるべき2つのポイント
小口現金の管理の効率化を進めている中で現状を維持したい・フローを変えたくないという勢力が必ずいます。それらの対策を紹介します
ポイント1. 社内のルールを整備する
どのタイミングで経費を精算するのか、精算方法は振込で行うのか、振込口座は給与口座と同じものにするのか、そうでないのか
等社内でルールを定めて、そのとおりに運用するようにしましょう。
また、立替経費精算のルールを定めて、承認フローについても全従業員、部署ごとに定めることが必要です。
もし、立替経費が高額な金額にになる場合は仮払いも併用しましょう。
ポイント2. 提案方法を工夫する、社内の理解を得る
もちろんいきなり小口現金を完全に撤廃していくことは難しいでしょう。
そのため、まずは少しずつ現金による処理からコーポレートカードや請求書による振込に変えていきましょう。
また、社内の人に小口現金から変えるメリットを理解してもらうことも重要です。
新年度の開始時や予算決定のタイミングで小口現金の廃止を話し合う場所を設けてみてはいかがでしょうか？
「実は面倒でやめたかった」と思っている方が意外と多く、協力が取りやすいかもしれません。
小口現金管理に特化したシステム3社を徹底的に解説
小口現金の管理に特化したシステムを紹介いたします。
1，db Sheet Client(株式会社ニューコム)
クラウド型の小口現金の管理に特化したデータベースシステム。Excelで管理している小口現金のデータを全てデータベースで管理することができます。
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公式HP：https://www.newcom07.jp/dbsheetclient/case/index8_1.html
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導入企業では、小口現金業務にかかっていた労力・時間を従来の50%以下に削減することに成功。
残業時間も削減され、営業経費の勘定科目別実績を把握するスピードも格段に早くりました。
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価格：100万円以上 500万円未満
メリット：小口現金の仕訳入力の自動化、経理業務の効率化
◆ db Sheet Client 小口現金管理システムの主な機能構成
公式サイトより引用
2，desknet’s NEO(株式会社NEO Japan)
カスタマイズした業務アプリを作成することができるツールです。小口現金管理アプリや小口現金精算入力アプリなどを作成することができます。
- 価格：1ユーザー400円〜
- 主な機能：小口現金管理、小口現金払い入力、小口現金精算入力およびステータス管理、残高自動算出
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◆小口現金管理アプリの画面例
公式HP：https://www.desknets.com/neo/appsuite/library/5126/
3，ビズトロメイト(株式会社HITACHI)
飲食業向けのASPサービスで現場の店舗で取扱う小口現金の管理ができます。簡単に店舗で利用する現金を管理することができます。
公式HP：http://www.bistromate.com/asp-bm/function/pettycash/
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ビズトロメイトの3つの特長
- 小口現金として入金・出金管理が可能
- 会計連動に必要となる項目の設定が可能(会計用勘定科目)
- 小口現金一覧は、PDF作成およびCSVデータ切り出しが可能
サポート機能
小口現金入力、小口現金承認・確定、確定データダウンロード
その他の主な機能
1.多種多様な項目を管理(入力)可能
日付、支払先、摘要、入金額、支払額、残高(自動算出)、勘定科目などの用途、振替店舗などの項目を入力可能
2.小口現金承認・確定
店舗で入力した小口現金データを、本部にて承認・確定を行えます。
3.確定データダウンロード
会計システムに連動したデータを出力することができます。
小口現金の管理におすすめのクラウド型経費精算システムを3社紹介
ここまでは小口現金の管理に特価したシステムをご紹介いたしました。
実は経費精算システムを導入することでも、小口現金の管理の手間を減らすことができるのです。
今回は小口現金の管理の負担を減らせるおすすめの経費精算システムを紹介いたします
1，Dr.経費精算
Dr.経費精算はクラウド型経費精算システムです。2016年にサービスを開始し、400社以上の企業でサービスが利用されています。
最大の特徴は、領収書やレシートをスマホのカメラで撮影すると内容が自動入力されることです。システムの裏側ではレシート画像を確認し、オペレーターが代わりに入力をしています。そのため、入力の精度が高いという特徴があります。
また、経理担当者の業務負担を軽減する機能も数多く備えており、不正経費申請や入力ミスを防ぐ経費アラート機能や会計ソフト連携機能を備えています。
そのため、高機能で見やすい画面の経費精算システムをお探しの方にはぴったりのサービスであると断言します。
詳細な資料をご希望の方はこちらより資料を無料ダウンロードすることができます。ぜひご活用ください。
◆Dr.経費精算の基本データ
- 主な機能：レシート自動撮影、Suica自動連携、クレジットカード自動連携、定期区間自動控除、会計ソフト連携、全銀データ作成、承認フロー設定
- 強み：正確な自動入力機能、はじめての人でも簡単に使える操作性・画面
Dr.経費精算の長所や短所、評判を詳しく解説した記事はこちらからご覧くださいませ。
2，経費BankⅡ(ケイヒバンク)
Suicaやクレジットカードからの自動データ入力機能をもつ経費精算システム
- 価格： 25000円(1~50ID)・10000円(月額追加ID利用料/50ユーザー単位)
- クラウド(ASP／SaaS)型の経費精算システムです。経費の申請から決裁、振込、仕訳の作成までの全てに対応。様々な補助機能で経理作業を効率化します。
- 経費Bankは、ご利用の会計ソフトに対応した、会計仕訳データの作成が可能です。
- 個人への経費精算と同様、振込み用のFBデーターを作成し、簡単に振込み作業を行うことができます。
- 入力をしていただいたデータがそのまま支払・仕訳になるため、経理担当者の作業を大幅に削減されます。
3，eKeihi(イーケイヒ)
サービス自体に15年以上の歴史があり、導入実績も1400社と豊富な経費精算システム
2015年5月11日に新サービス「eSeikyu(イーセイキュウ)」請求管理システムをローンチして、連携が取れるようになりました。
- 価格： 25000円から
- オンプレミスとクラウドの2種類から選択可能
- 請求書発行から入金管理まで一括でできることにより、業務の負担を大幅に削減できます。
- eKeihiは、スマートフォン、タブレットでご利用いただけるスマホ専用アプリを使うこともできます。
- 外出先からの交通費申請や承認などを、お手持ちのスマートフォンからお使いいただくことで、移動などの空いた時間を利用してより効率的な経費精算が行えます。
https://blog.keihi.com/5526
まとめ
今回は小口現金の管理について解説いたします。小口現金の廃止にはメリットがあり、廃止する方法も様々であるとご理解いただけたかと思います。
また、小口現金管理を大きく効率化できるシステムも取り上げました。こうしたシステムを導入することで、現場の生産性を向上させることもできます。
ご参考になれば幸いです。
『小口現金 廃止 手順』について詳しく知りたい方はこちら
「経費精算の入力ミスが多い・・」
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