おすすめ経費精算システム

【総務・経理】上司に経費削減を求められたときのアイデア22選

「今月も経費削減しないと」「上司に経費削減案を提出するように指示された」「経費削減案が思いつかない」

そんなお悩みを持っていませんか?
本記事では、総務と経理の方が「すぐに実行できる」経費削減のアイデアを紹介致します。

この記事を読めば、どの削減アイデアを採用すべきかが簡単にわかります。
また、経費削減案の提案書のテンプレートおよび書き方も紹介しています。そのため、社内や上司への報告資料をすぐに完成することができます!

経理部が今すぐできる経費削減アイデア12選

①領収書や請求書を電子化する

領収書や見積書、請求書など従来は紙で保管していたものを電子データ化することで多くの経費が削減できます。
従業員を多く抱える会社になると、領収書を保管するだけで倉庫を借りたりと保管には大きなコストがかかっています。

そんな企業では見積書や請求書を電子データ化として保管し、申請や承認をすることが可能です。
保管コストが抑えられるだけではなく、請求書業務が大きく効率化され、現場の仕事効率化にも繋がります。

また、経費精算においては領収書の破棄が認められています。
そのため、領収書を電子化し、破棄することが可能になり、ペーパーレスな経費精算業務が実現できるのです。

②法人カードの発行で振込手数料を削減

法人カードをつくる最大のメリットは振込手数料が削減できることです。

作成にあたっては審査があり、年会費を支払わければならないのですが、振込手数料に比べたら大きな金額ではありません。

特に、少額の経費精算のために振込をして手数料を払わなければ行けないのでは非常に無駄なコストですので、有効な施策です。

③不正な経費精算を防ごう

従業員が不正な経費精算を行い、お金を受け取っている可能性があります。

実際にビジネスマンの60%以上が経費精算の不正申請をしたことがあると答えたアンケートがあるほどです。

例えば定期区間の二重申請であったり、経費の割増といったことが代表例です。

ただ、これらの不正をチェックするにも多くの手間、時間がかかり、むしろコストとして増えてしまうケースがあります。

クラウド型経費精算システムを使うことで、余計なコストをかけずにそういった不正申請を未然に防ぐことができます。

その理由については下記記事をご覧ください。

サラリーマンの24%が経費不正経験者!?経費精算システムによる不正防止策

面倒な交通費精算・定期区間計算を1分で完了できる!アプリを紹介

④経理業務をアウトソーシングする

経理業務には単純な入力の作業は多いものです。これらの作業を経理の方にやらせているのは人件費の観点から非常にもったいないです。

また、経理は会計分野での知識量が要求されるため、経理担当者には大きな教育コストがかかっています。
そこで、人件費の観点化から経理業務のアウトソーシングを行うことで費用を抑えることができます。

こちらの記事でアウトソーシング会社をまとめておりますので、ぜひご覧ください。

また、アウトソーシングするまでもいかなくてもシステムを導入することで、経費削減を達成できます。

なぜなら、データ入力や会計ソフトへの転記作業といった単純作業を経費精算システムは自動的に行なってくれるからです。

参考:国内の経費精算アウトソーシング会社7社を全て【完全比較】してみた!

⑤経費精算システムの導入

実は経費精算システムを導入することで経費削減を実現することができるんです。
経費精算システムの導入によって、今まで3人がかりでやっていた経理業務が1人で1日でおわるようになります。

また、営業担当が2時間かかっていた経費の入力作業が10分でおわるようになります。
このようにシステムを導入することにより、残業代の削減、人件費の削減といったメリットを享受することができます。

過去の成功事例としては、経費精算システムを導入したことによって、各製造工程において、どの部分で多くの経費が発生しているのかが用意に分析できるようになり、そうしたデータを基に無駄を省いて経費削減に繋がっていったという事例があります。

下記の記事では経費精算システム導入のメリットから、代表的なシステムを比較して紹介しております。

参考:【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

⑥最短経路・最安の交通費を支給しているかチェック

交通費支給の際に気を付けるべき点は申請されたその経路が最短経路・最安経路であるか、ということです。
都市圏であれば電車を何路線か乗り継いで出勤することも多く、経路によっては値段に差が出てきます。
しかし、こういった不正交通費申請は額としては少ないのですが、従業員数が多くなるにつれて金額も大きくなっていきます。

⑦不必要な接待をなくす

営業社員の人数が増えれば増えるほど、営業社員による経費は増大していきます。
それに応じて、不必要な接待も増えてしまいます。

これも交通費と同様のことが言えます。無駄な交際費が増えると従業員の経費削減に対する意識が弱まる危険性もありますので、まずは今現在行なわれている接待が、どういった目的で行なわれているのかきちんとチェックするとともに、接待を行なう際には事前に上長への承認申請を必要とするなどの社内ルールの改定も視野に入れると良いでしょう。

⑧社用車は中古車に変更する

車は「減価償却費」として勘定され、資産と見なされれば税金がかかってくる。中古車にすることによってこの税金を節税することができます。詳しくはコチラ
しかし注意点として、頻繁に故障していては結局高くなってしまうこともあるので車選びは慎重に行いましょう。

⑨高速道路はETCを利用する

高速道路ではETC割引というものがあったり、通勤割引が存在します。特に郊外などに営業所などがあり、車移動が多い場合は初期投資に見合った経費削減が可能です。

⑩ハイブリッド車や電気自動車に切り替える

新しく車を購入する際に検討する際にはぜひハイブリッド車がおすすめです。。こういった環境に良い車は政府が後押ししている面もあり、税金が安くなるなどの特典があります。

⑪飛行機出張ではマイレージを活用しよう

飛行機を用いた出張などが多い会社の場合、マイレージを使うことは大きな経費削減につながります。カード名義は個人になるので規約を決めるなどきちんとした管理は必要だが、たまったマイレージで飛行機代を浮かせることが可能です。

⑫タクシーの使用を控える

電車やバスと比較してタクシーはかなり割高となっている。緊急事態以外はタクシーの使用を控えるように規定しよう。
また、タクシーを利用する場合には上長の承認を必須とすると、タクシーの無駄な利用が減り、経費の削減に繋がります。

総務が今すぐできる経費削減アイデア10選

①電話代を見直す

電話代削減において最も有効な方法は、固定電話をIP電話に切り替えることです。

IP電話とはインターネット回線を利用した電話です。IP電話に比べて固定電話は料金が安く、月額の料金が安いことが特徴です。

固定電話は距離に応じて料金も高くなることがありますが、IP電話ではそれはありません。

また、社用携帯電話のプランを切り替えることも有効です。営業マンに渡しているスマートフォンや携帯電話のプランを安いものに切り替える、もしくはIP電話を利用してもらうだけでもかなりの経費削減に繋がります。

IP電話とは従来の固定電話と異なりインターネットと同じ回線で通信する電話のこと。
まずメリットとして

・インターネットと同じ回線を使うため、従来であれば電話とネットで2本かかっていたネットワークコストが1つにまとめられる
・電話の管理が総務部であった場合、管理を情報部などに統合でき人件費削減につながる
・同グループ間(NTT,KDDIなど)の通話が無料となる

といったメリットがあげられます。

②不要な印刷を削減する

印刷費を削減するには、そもそも紙をなくす機会をへらすことが重要です。

例えば、社内の1時間の会議のために何十枚もカラーコピーをしていませんか?

その場合は、プロジェクターを導入したりパソコン上で資料を共有することで紙の印刷を控えるようにしましょう。

コピーや印刷にあたりモノクロ印刷をしている場合は1枚10円程度の費用がかかっています。社内の会議のために資料を全員分印刷したり、しているとあっという間に無駄なコストが発生しています。できる限り無駄な印刷物をしないようにしましょう。

また、コピー会社を変えることも有効な施策です。印刷機は維持に多くのお金がかかりますので、契約内容を定期的に見直すことが重要です。

やはりまず思いつきやすく、一番簡単で手軽にできる、紙やインクの無駄をなくすべきだろう。
具体的には
・社内の書類には裏紙を使う
・両面印刷や1ページに2枚印刷する。
・モノクロでよいものはモノクロにする。
・プレゼン資料などは事前にpdfなどで送信しておき、印刷しない。
・できるものはなるべくデータで扱い、わざわざ印刷しない

などのやり方がある。
最も簡単に、かつ皆が意識してできる削減であろう。
しかしこの削減には大きな注意点がある。
環境にはかなり良いが、コピー用紙は1枚1円以下なので実質削減効果はあまりないのだ。紙の無駄を減らすだけでは「経費節減」にしかならず、効果が出るほど削減は難しい。
会社として経費削減に取り込む場合は以下のことにも取り組むと効果があるだろう。

③中古コピー機を利用する

コピー機は新品を購入すると初期投資が高くなってしまうため、リースを使っている企業や個人事業主も多いだろう。この際にぜひ一度中古のコピー機を検討してみてほしい。初期投資や月額料金をかなり削減することができる。
ただし注意点として、中古は当然故障のリスクが上がることである。あまりにも修理費がかさめば経費削減の効果も小さくなってしまう。中古品は経費削減の効果は大きいが品質は良く確認しておくとよいだろう。

④カウンター料金を安くする

カウンター料金とは、印刷枚数ごとに払う料金のことで
モノクロ  : 2~3円/枚
フルカラー : 15~25円/枚
このような価格設定が多くなっています。この料金を払っていることでメーカーが無償でメンテナンスやインクの交換などを行ってくれるのだ。
しかし、この料金設定で資料を印刷していれば会議のたびにコピー代がかさみ、例えば月に4万円使っていれば年間50万近い維持費がかかっているということになります。数年すれば本体より高くなる計算となる、ここを削減することで1枚当たりの値段は微々たるものでも結果としては大幅な削減ができることになるのだ。
最近ではコピー機本体を買ってもらうためにカウンター料金が安くなっているところも多い。初期費用が多少高くてもカウンター料金の安い物を買うことで結果的に削減に繋がる

具体例)

モノクロ  : 2円/枚  →  1円/枚
フルカラー : 15円/枚  →  10円/枚
このようにカウンター料金を安くできた場合
・変更前

種類 枚数 単価 合計料金
モノクロ 4000 2 8000
フルカラー 3000 15 45000
合計 7000 53000

・変更後

種類 枚数 単価 合計料金
モノクロ 4000 1 4000
フルカラー 3000 10 30000
合計 7000 34000

毎月19000円の削減につながるため、年間で228000円の削減になる。
たかだか10円、15円と侮らずにカウンター料金にも目を向けよう!

⑤印刷し放題サービスを利用する

上記の単価を見るとカラーの単価がかなり高いことがわかるだろう。もし会社でカラーコピーを大量に使うことがある場合、印刷し放題などのサービスを使うことをおすすめする。
また、複合機とレンタルコピー機を併用することで、管理の手間やコストを大幅に削減できるようになる。

⑥ペーパーレス化を行う

ペーパーレス化を行うことによって印刷をするコスト、手間が削減できるかばかりか、保管、検索も非常に楽になります。

主にやり方は2パターンあり、
①書類を作成する段階から電子データとして作る
②紙媒体のデータをスキャナを使って電子化する

この2種類です。

当然①の方が紙をまったく使用しないためペーパーレス効果は大きいですが、PCに不慣れな方がいる場合業務に支障をきたす恐れがあります。②に取り組むだけでも紙の保管の手間やスペースがいらなくなるため②から取り組むのも手でしょう。

コピー用紙代やコピー機のインク代、その光熱費、書類の廃棄にかかる経費などを削減できます。
それだけでなく、上で述べたように管理代や人件費などの削減になるばかりか、

セキュリティが強化される(データ閲覧者を制限することが可能、パスワードが書けられる)

検索や共有が容易

スペース削減

などのメリットがあります。

⑦インターネット通信費の不要なオプションを見直す

インターネットを導入する際にはたいてい様々なオプションが存在する。しかし、実際は会社にとっては不要なものが多い。さらに最近では独立したサービス会社と契約した方が安い場合が多い。
以下は一例であるが、オプションがついている場合、外す・グレードを下げることも考えるとよい。

・VPN

インターネット上で不正アクセスを防止し、安全な通信を可能にする技術のこと
本社と支社などで通信やり取りをする場合、なるべくはつけた方が良い。
しかし、VPNには「インターネットVPN」と「IP-VPN」の2種類あり、前者の方がコストは低くなっている。よほどの機密事項でない限りはIP-VPNまではいらない場合が多いので、どちらを選ぶか再度考えるとよいだろう。

また、余談ではあるが、VPN以前に近年増加している無料Wi-Fiはかなり危険が潜んでいることを周知することの方が大事である。

・メールアドレス

独自のドメインなどとともにを使うことで社内にメールサーバーを設置し、社員のメール管理ができる
以前は無料メールツール(Gmailなど)にはセキュリティの問題があったが、近年は安全性もかなり向上しているため、よほどの機密を扱わなければ不要となるだろう。
またこれも、外部レンタルサーバーを借りることで無料で管理できる場合が多い。そちらも検討するとよい。

⑧インターネット乗り換え割引を利用する

インターネット契約は大抵2年縛りとなっているが、2年終わった後に他社に乗り換えると割引がつく場合がある。携帯電話の契約に似ているが、この割引をつかうことで経費を削減することができる。これらはプランによって大きく変わるが複雑であるため、良く調べるとよい。

⑨電話と同時加入を行う

近年ではインターネットの多くが電話回線を利用しているので、携帯電話やIP電話との併用でセット料金などがある場合が多い。同時に契約することで、より安くなるのだ。スタートアップなどの際には検討するとよいだろう。

⑩電気代を見直す

電気代を削減するには蛍光灯からLEDへの切り替えを検討しましょう

実はLED照明は、消費電力は蛍光灯の半分以下、一方で寿命は3倍以上もあるということはご存知でしたか?
蛍光灯から切り替えのコストは発生してしまいますが補助金制度を利用すれば意外と負担を少なく導入できる可能性があります。

また、社内で無駄な電気をつけないように意識付けを徹底しましょう。

例えばトイレや廊下、アキ会議室など人通りが多くない場所で電気がついたまま放置されているケースはありませんか?

無料でできる削減のアイデアですので、社内の意識付けを徹底しましょう

社内で承認される!経費の削減提案書を書く4つの手順

では、この事例をもとに上司に提出する用の経費削減案を書いてみましょう。
本章では経費削減案の書き方のポイントを解説し、その後、提案書テンプレートを紹介します。

最初に削減案のポイントを抑えることで、数倍早く質の高い提案書を書くことができます。

手順① 経費削減の目的を記載

年額いくらの経費削減をしたいのか、そもそもなぜ取り組む必要があるのか、なぜ経費削減が必要なのか?を伝える必要があります。

そもそも経費削減がなぜ必要なのかという疑問をもっている社員も少なくはありません。彼らの理解を得られるよう、自社にとって経費削減が必要なのかを具体的に示しましょう

手順② 具体的な削減方法とその根拠を記載

具体的に洗い出した経費削減の方法を最低でも3つ記載しましょう。

その際に、しっかり根拠を付け加えて、第三者がみても納得できるようにしましょう。

手順③ 具体的な実行の手順を書く

アイデア出しだけではなく、実際に実行できることが重要です。

具体的に担当者名を出し、誰が責任者としてどのような方法で実行するのかまで記載すると説得力がますでしょう。

手順④ 客観的な効果を明示

経費削減案によって年間で◯万円の削減が期待できるなどの定量的な効果を明示しましょう。

経費削減案のテンプレート例

下記のようなテンプレートを参考に作成すると容易に作れます。

https://template.k-solution.info/2015/12/_02_word_4.html

経費削減を実行するために社内メールの文面例

最後に、経費削減を実行に移すために、社内に周知する必要があります。

本章では、経費削減の周知をスムーズに行うための、社内メールの例文および書き方のポイントを紹介します。

社内メールの書き方のポイントは下記のとおりです。

①いかに経費削減が必要な課題かを述べ、社内(読み手)に課題を認識してもらう
②削減方法とその根拠を明示
③期待できる定量的な効果(年間数百万の削減が期待できる)
④具体的なお願いをかく

<メールの文面例>

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社員各位

お疲れ様です。〇〇部署の〇〇です。

経費の削減について皆様のご協力をいただきたくご連絡致しました。

弊社では東京オフィスだけで毎月700万円の電気代がかかっております。
実際に、社内の使われていない空き室や廊下でも電気がつけっぱなしになっていることが目立ちます。

そこで、社員の皆様には、今一度使われていない会議室のこまめな消灯をお願いしたいと思っております。

皆様の普段の意識次第で、電気代が毎月100万円程度も削減することができるという見込みが出ております。

お手数をおかけしますが、ご協力のほどどうぞよろしくお願いいたします。

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