おすすめ経費精算システム

失敗したくない方必見!経費精算システムの選び方の7つのコツとツボ

今まで経理担当が直接手を使ってやっていた業務が経費精算システムにより業務改善し、便利になるのはよくわかった。しかし何を基準に選べばいいのかよくわからない。。。営業マンの営業トークだけで選ぶのは、本当に良いのか。。。

今回はどのように選べば、自社にあった経費精算システムが失敗しないかを説明していきます。

経費精算システムの選び方はずばり下記の7つです。

①時代のトレンドに合わせてクラウド型経費精算システムを導入する。
②サービスのターゲットが自社にあっている
③会計ソフトなど他サービスとの連携力
④営業マンで判断する
⑤運営会社で選ぶ
⑥システムのセキュリティ・安全性
⑦信頼性

それぞれの項目に関して詳細に解説していきます。

①時代のトレンドをまず抑える

これから経費精算システムを導入・入れ替えを検討している方はクラウド型のシステムを選択するべきです。

経費精算を紙やエクセルやパッケージソフトで未だにやっている企業がありますが、時代はクラウドサービスです。
クラウドサービスでは、わざわざソフトをダウンロードしなくても、Webデバイスさえあれば、どこでもログインができ自由に使えます。かつ労力も紙やエクセルに比べたらかかりませんし、コストも既存のシステムに比べたらはるかに安いです。

また、領収書やレシートのスマホ自動撮影機能が備わっている、スマホ対応の経費精算システムを選ぶべきです。

ほとんどのビジネスマンがスマートフォンを所有しているこの時代にスマホから経費精算ができないということは考えられません。
サービスによってはスマホ対応がされておらず、スマートフォンから経費申請や経費精算をすることが十分にできないというものも多く存在します。

バックエンドのシステムは長く使うものですから、将来のことも見据えて、AndroidおよびiPhoneアプリが備わっており、スマホからも使いやすいサービスを選ぶべきです。

また、レシート撮影機能もわすれてはいけません。レシート撮影機能とは、スマートフォンでレシートを撮影すると金額や日付などの内容が自動入力されるものです。
2016年の電子帳簿保存法の要件緩和によりレシート電子化保存が認められたことにより、レシートを撮影して経費登録することや原本の破棄が可能となりました。

こうしたことから紙への糊付けをしなければいけないサービスや電子帳簿保存法へ対応していないサービスは導入すべきではありません。

↓ スマートフォンからの経費精算に関しては下記記事もご参考にください。

領収書レシートはスマホ撮影して経費精算するべき理由

②サービスのターゲットが自社に合っている

まずは導入しようとしているサービスの自社の従業員規模があっているかどうかです。そのサービスは大企業向けなのか、中小企業、ベンチャー向けなのかよく把握することになります。またサービスの導入実績が自社に近いものだと使いこなせる可能性がより高くなります。そもそも本当に自社に必要あるのか、社内の人達と一度しっかり話し合ってみるのもいいかもしれません。

なので導入する前に、

・今現状の経費精算にかかっている時間、予算を洗い出す。
・経理担当者がどのようなことで困っているのか。
・経費精算システム後にどのような成果を出せば成功と呼べるのか、目標をあらかじめ考えておく。

を整理しておくと、よりスムーズに導入できるでしょう。

③機能が独立系であるかどうか・他のサービスと連携ができるかどうか

経費精算だけではなく、その周りの会計周りの機能も付いた総合的なツールもたくさんありますが、機能が単一の方が使い勝手は当然よいでしょう。また自社に既存にあるシステムと連携できるとより便利なので、連携して導入ができるかどうかを確かめることも必須です。

特に会計ソフトや基幹システムとの連携は重要な点です。

会計ソフトと連携している場合、会計ソフト用に経費精算データを出力しワンクリックで会計ソフトへデータを引き継ぐことができます。
お使いの会計ソフトと連携しているかどうかは各運営会社にお問い合わせをしてみましょう。

④来訪してきた営業マンによる判断

来訪してきた営業マンの対応によっても見抜くことができます。良い営業マンと悪い営業マンの区別の仕方は次のようにできます。

○良い営業マン
・打ち合わせの最中は必ずメモを取る。
・会話の腰を折らず、最後まできちんと聞いてくれる。(営業マンにカウンセリング能力があるかどうか)
・サービスの販売ではなく予算や会社の状況を判断し、お客様の意見を尊重をしながら提案、アドバイスをしてくれる。
・経理・経費のことを熟知していて、わからないことがあれば期日を設けて必ず調べて回答してくれる。
・他のサービスを悪く言わず、礼儀、時間、期日を守る。
・自分と考えや相性があうかどうか。

○悪い営業マン
・専門用語や業界のことをほとんど知らない。
・予算のことを聞きだし、やたら契約を進めようとしてくる。
・メリットなど、サービスの自慢ばかりで、サービスの欠点をほとんど説明しない。
・お客様の不安をやたら煽ろうとしてくる。

契約を渋るとすぐに価格を値引いたり、調子の良いことばかり言う営業マンには要注意です。

⑤運営側の企業が自社のサービスをどのように使いこなしているのか

「医者の不養生」という言葉があります。サービス運営者は実際どのように使いこなしているのか。
よくある話ですが、経営コンサルティング会社が業績不振など、他社には偉そうなことを言っておいて自社の経営は、ままらないということがあります。

実際に営業マンが来た時にサービス運営者は実際にどのように自社にサービスを使いこなしているのか、
話を聞いてみると良いでしょう。

⑥セキュリティ・運用体制がしっかりしているかどうか

経費精算システムは導入したら終了ではなく、導入後以降が始まりと言っても過言ではありません。運営側のサポート体制が優れていば、もしサービスのことで少々トラブルが発生しても、すぐに対処ができます。電話の対応などをみてみるのもいいかもしれません。

さらにデティールを詰めたければ、次の項目を確かめると良いです。
・一見さんにも丁寧に対応してくれるか。
・担当者とのやり取りはメールなのか、チャットワークなどのコミュニケーションツールを使うのか、電話なのか。
・導入までの流れをきちんと説明してくれるかどうか。

またサービス運営会社がどのようなセキュリティ方針を出しているか、確認してみましょう。

⑦運営企業は信用・信頼できるか

自社のお金周りのデータを預けるので、当然ながら運営企業にも信頼・信用があるべきです。会社のことがメディアに取り上げられていたり、会社の求人を見て見ると明らかに通常企業とは違っていたり(ブラック企業…)。

お客様にもっとも接しているのは、会社の従業員になるので、従業員の満足度が結果的には 顧客満足度に直接リンクします。

会社の内部をしっかりみることがサービスの良し悪しを判断する要因になります。

ずばりおすすめの経費精算システムは?

すばりおすすめの経費精算システムはDr.経費精算です。

クラウド型サービスでiPhone・Androidアプリも備えています。また、レシート自動撮影機能やSuica履歴自動連携、会計ソフト連携、全銀データ自動作成など機能も豊富です。

レシートをスマホカメラにて撮影するとオペレーターが金額や日付といった項目を代行入力します。クレジットカード/電子マネーとも機能連携しています。そのため、経費精算にかかる入力の手間を削減することが可能です。

  • 月額利用料金:¥980/1ユーザー
  • 主な機能:レシート撮影機能、会計ソフト連携、モバイルSuica自動連携、コーポレートカード・クレジットカード自動連携、全銀データ作成、自動仕訳、不正経費利用を防ぐアラート機能、集計機能

まとめ

いかがでしたでしょうか?以上のポイントを踏まえて考えれば、経費精算システム導入に失敗することは可能な限り少なくなります。価格が単に安いから…知名度があるから…と思い簡単に選ばずにしっかり検討しましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。



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