最高評価の経費精算システム「Dr.経費精算」の詳細を見る

5分でわかる「ワークフロー」とは?おすすめ無料ワークフロー3選!

ワークフロー

「ワークフロー」聞いたことはあるし、なんとなく分かった気になってるけど、いざ説明してと言われると出来ないし今更聞くことも出来ない。。。
無料版もあるけれど、無料でどこまでカバーできるのかわからない。情報が溢れすぎてどの情報を参考にすれば良いのか分からない。

安心してください!ここで一緒にシンプルにかつ深く理解していきましょう。
本記事ではそもそもワークフローとは何か、無料で使えるワークフローサービス3選を中心に取りあげていきます。

1,おすすめワークフローサービス3選

製品名 ①ジョブカンワークフロー ②Wa Wa Flow ③Smart Flow
運営会社 (株)Donuts (株)アイアット OEC (株)VeBuln
初期費用 無料 無料 無料
月額利用料 ユーザー数単価250円 ユーザー数単価400円 ユーザ数単価300円

 

①ジョブカンワークフロー

・最短5分で導入可能
・導入数5,000社以上
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価250円で利用可能(無料トライアルあり)
・モバイル対応でどこでも利用可

公式HP:https://wf.jobcan.ne.jp/

②Wa Wa flow

・2000人以上にも対応しており、大企業でも利用可能
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価400円で利用可能(無料トライアルあり)
・プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
・スマホから承認、決裁が可能

公式HP:https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

③Smart  Flow

・1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価300円で利用可能(無料お試し期間、無料プランあり)
・わかりやすい管理画面で誰でも簡単に利用可能
・スマートホンからいつでもどこでも使うことができる

公式HP:https://smartflow.vebuin.com/

2,そもそもワークフローとは

ワークフローとは簡単に言うと、業務についての一連のやりとりの流れを指します。

例えば、会社組織、ボランティア団体、学生団体、サークルなどたくさんの組織を思い浮かべてもらうと分かると思いますが、たくさんの役割に割り振られてたくさんの業務がありますよね。それら業務でのスタートからゴールまでの流れであると考えてもらうと分かりやすいと思います。

 

(引用元:ワークフローシステム[WorkFlow Meister]:株式会社 日立産業制御ソリューションズ

そしてそのスタートからゴールに向かうまでにもたくさんの道があり、たくさんの弊害があらゆる組織で存在します。
例えば、ワークフローを紙やメールで運用しているという事例が挙げられます。

それらのツールで運用することでの問題点として、申請書を探したり、承認者、決裁者が誰なのかを定期的に調べる必要があったり輸送や保管に手間がかかったりという問題点があげられます。

 

(引用元: サテライトオフィス :NSD )

一見、当たり前の日常の出来事のように思われるかもしれませんが、そうした些細な問題点の積み重ねが大きな弊害をもたらしているのが現状です。そこで、その解決策としてワークフローサービスを活用して業務改善を図っていこうというわけです。この記事では無料ワークフローサービスに限定して進めていきます。

3,ワークフローサービス導入の5つのメリット

メリット① 業務プロセスを可視化できる

従来なら申請書などが誰のもとにあるのかなどがわかりづらかったのが、進歩状況を常に把握できることで業務が効率よく回ります。

(引用元: 5 ways to increase your productivity at work :STARTUP HYDERBAD )

メリット② 意思決定の時間短縮

紙媒体の煩雑なものとは違い、パソコン上で手軽に申請、承認できます。そのあとはルート自動判定で次々に回付されます。

また、外出先からも利用できるため通勤時間などの移動時間を有効活用することで決裁までの時間を削減できます。

(引用元:sample )

メリット③ ペーパーレスによるコスト削減

申請書の電子化により紙代、プリント代、メールなどの無駄な出費を削減出来ます。

また、今まで必要だったファイリングや保管スペースも不要になるだけでなく、過去の文書を検索してすぐに見つけだすことができたり書類紛出の心配もなく安心に管理できます。

(引用元:ペーパレス :SASGA )

メリット④ 内部統制を強化できる

申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。また、証跡や決裁情報の可視化、コンプライアンスの強化を行うことができます。

(引用元: ウチの社長はなぜ業務フロー図を書かないのか?:クエストラ )

 

メリット⑤ 業務効率を継続的に改善

過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。また、システムの導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。

4,まとめ

ここまでワークフローとは何か、無料ワークフローサービス3選について見てきましたが、今までよりも理解が深まったと思います。しかし、理解が深まって導入を考えてもいきなりわからないものを選ぶのはリスクがありますよね。ここで紹介したおすすめワークフロー3選はそのハードルを下げてくれると思います。それぞれの用途や規模を考えて判断してみてくださいね。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

経費精算業務が面倒ではありませんか?
いまだにエクセル・紙でアナログに交通費精算・経費精算していませんか?

そんな方におすすめがクラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」です。

領収書を撮影するだけで99.9%の精度で自動入力されるだけではなく、Suicaやクレジットカードとも連携し、経費精算業務にかかる時間を1/10にします。
ぜひ詳細をこちらの公式サイトから確認してみてください。

また、実際に使った人の声や評判も気になりますよね?
そんな方には下記記事がおすすめです。
参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


経費精算システムを導入し、社内業務の効率化に成功した7社の企業事例を記載した冊子を無料プレゼント
【無料ダウンロード】経費精算の効率化に成功した企業事例集7社!

また、下記では経理担当者に役立つ資料を掲載しています。

【無料ダウンロード】経理担当者のためのお役立ち資料ページ

ぜひご活用下さい