おすすめ経費精算システム

5分でわかる「ワークフロー」とは?おすすめ無料ワークフロー3選!

「ワークフロー」聞いたことはあるし、なんとなく分かった気になってるけど、いざ説明してと言われると出来ないし今更聞くことも出来ない。。。
無料版もあるけれど、無料でどこまでカバーできるのかわからない。情報が溢れすぎてどの情報を参考にすれば良いのか分からない。

安心してください!ここで一緒にシンプルにかつ深く理解していきましょう。
本記事ではそもそもワークフローとは何か、無料で使えるワークフローサービス3選を中心に取りあげていきます。

1,おすすめワークフローサービス3選

製品名①ジョブカンワークフロー②Wa Wa Flow③Smart Flow
運営会社(株)Donuts(株)アイアット OEC(株)VeBuln
初期費用無料無料無料
月額利用料ユーザー数単価250円ユーザー数単価400円ユーザ数単価300円

 

①ジョブカンワークフロー

・最短5分で導入可能
・導入数5,000社以上
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価250円で利用可能(無料トライアルあり)
・モバイル対応でどこでも利用可

公式HP:https://wf.jobcan.ne.jp/

②Wa Wa flow

・2000人以上にも対応しており、大企業でも利用可能
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価400円で利用可能(無料トライアルあり)
・プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
・スマホから承認、決裁が可能

公式HP:https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

③Smart  Flow

・1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価300円で利用可能(無料お試し期間、無料プランあり)
・わかりやすい管理画面で誰でも簡単に利用可能
・スマートホンからいつでもどこでも使うことができる

公式HP:https://smartflow.vebuin.com/

2,そもそもワークフローとは

ワークフローとは簡単に言うと、業務についての一連のやりとりの流れを指します。

例えば、会社組織、ボランティア団体、学生団体、サークルなどたくさんの組織を思い浮かべてもらうと分かると思いますが、たくさんの役割に割り振られてたくさんの業務がありますよね。それら業務でのスタートからゴールまでの流れであると考えてもらうと分かりやすいと思います。

 

(引用元:ワークフローシステム[WorkFlow Meister]:株式会社 日立産業制御ソリューションズ

そしてそのスタートからゴールに向かうまでにもたくさんの道があり、たくさんの弊害があらゆる組織で存在します。
例えば、ワークフローを紙やメールで運用しているという事例が挙げられます。

それらのツールで運用することでの問題点として、申請書を探したり、承認者、決裁者が誰なのかを定期的に調べる必要があったり輸送や保管に手間がかかったりという問題点があげられます。

 

(引用元: サテライトオフィス :NSD )

一見、当たり前の日常の出来事のように思われるかもしれませんが、そうした些細な問題点の積み重ねが大きな弊害をもたらしているのが現状です。そこで、その解決策としてワークフローサービスを活用して業務改善を図っていこうというわけです。この記事では無料ワークフローサービスに限定して進めていきます。

3,ワークフローサービス導入の5つのメリット

メリット① 業務プロセスを可視化できる

従来なら申請書などが誰のもとにあるのかなどがわかりづらかったのが、進歩状況を常に把握できることで業務が効率よく回ります。

(引用元: 5 ways to increase your productivity at work :STARTUP HYDERBAD )

メリット② 意思決定の時間短縮

紙媒体の煩雑なものとは違い、パソコン上で手軽に申請、承認できます。そのあとはルート自動判定で次々に回付されます。

また、外出先からも利用できるため通勤時間などの移動時間を有効活用することで決裁までの時間を削減できます。

(引用元:sample )

メリット③ ペーパーレスによるコスト削減

申請書の電子化により紙代、プリント代、メールなどの無駄な出費を削減出来ます。

また、今まで必要だったファイリングや保管スペースも不要になるだけでなく、過去の文書を検索してすぐに見つけだすことができたり書類紛出の心配もなく安心に管理できます。

(引用元:ペーパレス :SASGA )

メリット④ 内部統制を強化できる

申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。また、証跡や決裁情報の可視化、コンプライアンスの強化を行うことができます。

(引用元: ウチの社長はなぜ業務フロー図を書かないのか?:クエストラ )

 

メリット⑤ 業務効率を継続的に改善

過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。また、システムの導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。

4,まとめ

ここまでワークフローとは何か、無料ワークフローサービス3選について見てきましたが、今までよりも理解が深まったと思います。しかし、理解が深まって導入を考えてもいきなりわからないものを選ぶのはリスクがありますよね。ここで紹介したおすすめワークフロー3選はそのハードルを下げてくれると思います。それぞれの用途や規模を考えて判断してみてくださいね。

最後まで読んでいただきありがとうございました。



こちらの記事では国内の経費精算システム42個を紹介し、貴社へぴったりのサービスをご紹介しております。

交通費精算から立替経費、旅費精算まであらゆる経費精算業務の課題を解決します。
もしよろしければ、ご覧ください。記事はこちら
;