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旅費精算書テンプレートを無料ダウンロード|書き方を徹底解説

皆さんは営業などで出張に行く機会が多いですか?

出張と切っても切り離せないのが旅費精算書です。出張に行く機会が多い人にとっては、毎回旅費精算書を書くのも大変ですよね。
なるべく時間をかけずに正しく書きたいものです!

そもそも旅費精算書とは、出張後に提出する経費精算の申請書のことを言います。精算書には、必要に応じて領収書を添付します。

旅費精算には各会社に規定やマニュアルがあり、会社によりかなり異なります。そのため、出張に行く前に会社の規定を確認しておかないと、後から精算できなくて、実費負担になってしまうことも・・・こんなことは避けたい!ですよね。

本記事では、旅費精算書の書き方をわかりやすく解説します。精算書に記入しなければならない項目を説明し、更に、「〜の場合はどうしたらいいの?」「〜の欄には何を記入したらいいの?」など、よくある疑問点にお答えします。

これを読めば、旅費精算書の書き方でもう悩むことはありません!

旅費精算書テンプレートを無料でダウンロード

こちらより旅費精算書のテンプレートを無料ダウンロードできます。ぜひご活用ください!

本テンプレートを下記のフォームよりダウンロードすることができます。

旅費精算書に含めるべき必須の18項目

旅費精算書には、一般的に以下のような項目を盛り込みます。

◆タイトル  例:出張旅費精算書
◆申請日   例:2016年1月10日
◆所属    例:営業部
◆社員番号  例:0001
◆氏名    例:Dr.経費精算  (印鑑が必要な場合あり)

<出張スケジュールに関して>

◆期間    例:2016年1月7日〜8日
◆訪問先   例:株式会社BearTail
◆目的     例:大阪支店の会議に出席するため、A社主催の○○研修受講のため、自社新製品○○のプレゼン、等。

【ポイント】なんのためのどんな出張なのかをシンプルに!

◆宿泊地   例:○○ホテル

<旅費明細に関して>

◆日当
◆宿泊料   例:7,000円

<交通費その他の出張中の支出>

◆日付    例:2016年1月7日
◆区分    例:東京から新大阪
◆適用    例:新幹線
◆金額    例:12,000円
◆仮払金   例:3万円

【ポイント】仮払金を受け取っている場合には、出張後にその差額を調整します。

◆差引支払額 例:1万円
◆所属部の課長・部長・経理などの承認者の承認欄

旅費精算書作成にあたり注意する7項目

① 領収書を必ずとっておきましょう

精算書を受け取った経理などの部署は、精算書の記載内容が正しいかどうか、金額を確認します。そのため、申請者は、領収書をもらえるときには必ず領収書をもらい、精算書に添付するのがベターです。それがない場合には、虚偽申請にならないように経理が確認する作業が増え、手間をとられます。

特に高速代や、飛行機・タクシー、ホテル代などは必須です。

ただし、電車やバスなど、後から調べれば交通費が明確にわかるもの、キロ単位で換算されるガソリンなど、領収書が不要のものも。会社により異なるので、出張に行く前に確認が必要です。

② 領収書がもらえないときは代わりの証拠をとっておきましょう

領収書がもらえないときもありますよね。電車やバスなどの公共交通機関は基本的に領収書がありません。そのような場合には不要だ、という会社もありますが、ないと精算できない場合はどうしたらいいのでしょうか?

その場合には、スマートフォンなどにメモしておくことをおすすめします。さらに取引先の名刺など、証拠となるものをコピーしておくことも有効です。メモには、日付、金額に加えて、支払先や取引内容、訪問の目的も記録します。これらがなかったら経費として認められないという場合があるので、注意が必要です。

③ 金額や内容は正確に記入しましょう

記載内容に不備があると、申請が下りず、書き直しになります。二度手間がかかるだけでなく、費用の支払いが先延ばしになります。これを防ぐためにも、必要に応じてメモをとるようにこころがけましょう。

④ 出張から帰ってきたら速やかに記入しましょう

出張が終わって出社したら、速やかに記入するのが大事です。面倒くさい作業なので、なにかと後回しになってしまう気持ちもわかります・・・。が、出張をした月に精算をしないと面倒なことになるのです。

⑤ 交通経路が複雑な時にわかりやすく書くコツ

新幹線や電車、バス、などの交通機関を複数乗り継ぐ場合には、経路が複雑になってきますよね。そんなとき、まとめて一気に書いてはいけません。

交通機関ごと、区間ごと、にわけましょう。

例えば、在来線と新幹線をまとめて書くと計算が複雑になり、経理の確認の手間になります。特急料金がかかる区間はその区間だけを書き、在来線の区間と区別するようにしましょう。バスに乗り換えたときなどは、その分も区別するのが良いです。

このようにこまめに区切って記入するのは面倒かもしれません。ですので、速やかにミスなくできるように、やはりこまめにメモしておくことをオススメします。

⑥ タクシーに乗ったとき

タクシーに何人かで乗るときもありますよね?そんなときは、乗車した区間に加え、同乗した社員の名前を記載します。ただし、自分は同乗したが支払いはせず、他の社員が払ったときは、その旨を記載し、自分は請求なし、と書けば大丈夫です。

⑦ 仮払金があるとき

出張の場合には、正確な必要経費がわからない場合が多いので、大体の金額を見積もって事前にもらっておくことがあると思います。

例えば、5万円の仮払金を受け、4万円使ったとします。出張後に書く精算書には、仮払金の欄に受け取った額(5万円)を、実際金の欄には実際に使用した金額(4万円)を書き、その差額(1万円)と記入します。

まとめ

出張や社員旅行などでは、経費精算のために、旅費精算書が必要です。上記はあくまで一般的な場合の書き方を解説したものなので、参考にとどめてください。これについては会社の規定により大きく異なります。本来もらえたはずなのに確認不足のせいでもらうことができなかった・・・。というショックがないように、事前にしっかりと確認しておくことが重要です。あとでの整理が簡単になるように、領収書とメモを併用するなどして、精算書をスムーズに記入しましょう!



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