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【2018年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された5つのことご存知ですか?

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、紙による保存が義務付けられていた契約書、領収書などの国税関係書類を、電子データで保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法は2016年と2018年に大きな改正が行われており、様々な項目で規制緩和が進みました。規制緩和により今後はオフィスのペーパーレス化がより一層加速していくと考えられています。

具体的には下記の5つが改正されました。

①スキャン機器の緩和
②原本の破棄が可能に
③上限金額の撤廃
④データの内容の制約
⑤小規模事業者の特例

電子帳簿保存を導入するためには、経費精算システムを導入するだけではなく、税務署へ申請手続きを個別に行う必要があります。

電子帳簿保存法の改正により変わったこと5つのこと

1,スキャン機器の緩和

2005年からスキャンによる書類の電子保存が認められるようになりました。しかし当時はデータ化に使用できるスキャナは原稿台と一体になっているものに限られておりデジタルカメラやハンドスキャナは認められていませんでした。

近年スマートフォンのカメラの性能が向上したこともあり2018年からスマートフォンなど撮影によるデータ化が認められるようになりました。これにより外出先であっても領収書などをその場で電子データ化することが可能になりました。

2,原本破棄が可能に

国税関係書類は法律により7年間原本を保存しなければいけないという法律があります。これにより経理担当者は膨大な量の書類を仕分けて、ファイリングし管理しなければいけません。また企業の規模が大きくなるにつれて書類の量も多くなるため、大企業では書類を保存するために部屋を用意したり、倉庫を借りているのが現状です。

電子帳簿保存法が施行された後も電子データ化した書類であっても原本は7年間保存する必要がありました。2018年の改正で電子データ化した書類に関しては原本を破棄してもよくなりました。

これにより面倒であったファイリングの作業がなくなり、電子データであれば整理や管理、共有も行いやすく経理担当者の業務量が大幅に効率化さされ、これに伴い印刷費や人件費の削減も望めます。また書類保存用に部屋や倉庫を用意する必要もなくなります。

3,上限金額の撤廃

電子データとして保存してよい契約書・領収書等は取引金額が3万円までという規定がありました。このため仮に電子データ保存を導入しても、取引金額が3万円以上の書類は従来通りの紙媒体で保存する必要がありました。

2016年の改正で3万円までという上限が撤廃され、金額に関わらず電子データとしての保存が認められました。これにより処理方法を統一することができるようになりました。現在では帳簿と決算関係書類を除くすべての国税関係書類が電子データ保存に対応しています。

4,データの内容の制約の緩和

電子帳簿保存法ではスキャンした電子データにいくつか制約があります。

電子データはカラーで画質は200dpiまたは388万画素以上、スキャンした書類の元の大きさを判別するための画像サイズのデータも保存しなければいけませんでした。

また、電子データは紙媒体の文書よりも改ざんが容易なため、改ざんが行われていないことを示す必要があります。

これを証明するための仕組みとして、誰が作成した文書であるかを説明する電子署名とある時点でその文書が存在し、それ以降改ざんされていないことを示すタイムスタンプがあります。どちらも第三者機関を利用したサービスであるため、コストがかかります。

改正前までは電子署名とタイムスタンプの両方が必要でした

2016年の改正では電子署名が不要になりタイムスタンプだけでよくなりました。これによりコストと手間が削減されました。ただし受領者や書類作成者本人がスキャンしてデータ化する場合は書類原本に署名し3日以内にタイムスタンプを押さなければいけないというという制約はあります。

さらに2018年の改正により白黒(グレースケール)のデータも認められるようになり、レシートや領収書などA4サイズ以下の書類に関しては画像サイズのデータを保存する必要がなくなりました。

5,小規模企業者の特例の制定

電子帳簿保存制度を利用するためには改ざんが行われないように以下の3点に基づいて事務処理を行われるように、社内規定を整備する必要があります。

①相互けんせい

書類のスキャンと、記録内容の確認をそれぞれ別の人が行う体制

②定期的な検査

事務処理が適正に行われているか確認するための定期的な(最低1年に1回以上)検査

③再発防止策

検査により問題点が生じた場合に、報告、原因の究明と改善が行われる体制

この規定を整備するためには人員が必要なため従業員の少ない企業では、電子帳簿保存制度を導入するのは困難でした。

2018年の改正により、従業者が20人(サービス業や商業の場合は5人)以下の小規模事業者は特例として②の定期的な検査を税理士に委託することができるようになりました。さらに②を税理士に委託した場合は①の相互けんせいが必要なくなります。

これにより個人事業主や小規模事業者でも電子帳簿保存制度を利用しやすい環境になりました。

電子帳簿保存制度を導入するための2ステップ

では、あなたの企業で実際に電子帳簿保存制度を導入するためには何をしなければいけないのでしょうか?2つのステップに分けて説明していきます。

ステップ1、税務署への申請手続きを行う

電子帳簿保存法を適用するためには電子保存を開始する日の3カ月前までに税務署に対して以下の書類を提出する必要があります。申請後開始希望日までに税務署から連絡がない場合はみなし承認となり電子帳簿保存を開始することができます。申請書の様式は国税庁のページに記載されています。

 

  1. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類(及び契約書)
  2. 承認を受けようとする国税関係書類の保存を行う電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類
  3. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

ステップ2、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する

電子帳簿保存法に対応しているシステム6選

法改正によってスマホの撮影による帳簿保存が可能になりましたが、撮影した領収書等にはタイムスタンプを付与する必要があります。これを背景にして、これまで経費精算を電子化するシステムを提供してきた各業者はタイムスタンプ 局と連携して、スマホで撮ったレシート等に自動でタイムスタンプを付与し電子帳簿保存法に準拠した形で保存できるようなサービスを提案しています。

ここではタイムスタンプを付与する機能を備えたいくつかの経費精算システムと連携しているタイムスタンプ 局を紹介していきます。

Dr 経費精算

楽楽精算

MFクラウド

ジョブカン経費精算9 (オプション料金になる

SAP concur

Staple for 弥生

 

詳しいサービス内容や料金については各サービスのHPをご確認ください。

まとめ

改正による規制緩和のおかげで電子帳簿保存の導入が現実的になってきたことをご理解いただけたかと思います。

あなたの企業でも電子帳簿保存を導入することで業務の効率化やコストを削減できる可能性があります。一度検討してみてはいかがでしょうか?



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