電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須！業界人が徹底解説

そろそろ領収書・レシートの原本破棄をやめたい。自社でも電子帳簿保存法に対応するために動き出したい。
そのようにお考えの方は多いのではないでしょうか？

電子帳簿保存法への対応、領収書の破棄を行うためには、「タイムスタンプ」を理解する必要があります。
タイムスタンプは電子化が進んだ現代で、書類を健全に保管するために開発された技術です。

本記事では、まず前半でタイムスタンプとは？という疑問にお答えし、タイムスタンプそのものの仕組みを解説します。
後半では特に電子帳簿保存法に対応するためのタイムスタンプの利用方法やかかる費用、実際に対応しているシステムをご紹介いたします。

本記事の要点は下記の３つになります。

タイムスタンプとは「電子書類がある時刻から変更を受けていないことの証明」

タイムスタンプという言葉は元々は郵便物に押される発送・受領日時を表すスタンプを指すものとして使われていました。
しかし現代では専らコンピューター上で定義される時刻のことを指す言葉として使われます。

電子書類として公的な書類を保管する際には懸念すべきポイントがいくつかあります。例えば、保存していたサーバー等が経年劣化によってデーターを焼失してしまうことや、
何らかの原因によって保存していたデータが変更を受けてしまう可能性が指摘できます。特に電子化された書類では形跡を残すことなく文章を書き換えることが簡単にできてしまいます。

これは、例えば領収書の金額を改ざんして水増しした金額を請求するなどの不祥事に繋がりかねない問題です。

つまり、このような書類の改ざんを防ぐために、電子書類がある時刻から変更を受けていないことの証明としてタイムスタンプが使われています。タイムスタンプを用いることで、契約書や領収書などの書類も電子化して改ざんがされていないという信頼性を保ったまま保存することが可能になっています。

タイムスタンプの２つの役割

タイムスタンプはある書類が以下の2つを証明する役割を担っています。
タイムスタンプは手紙においての、郵便局の消印のような役割をもちます。

・ある時刻で存在していたこと

・その時刻から現在まで改ざんされていないこと

電子帳簿保存法ではタイムスタンプの付与が必須

現行の電子帳簿保存法では領収書等の国税関係書類を電子化して保管する際にタイムスタンプの付与を義務付けています。

領収書、契約書、請求書、納品書などの国税関係書類は税法によって7年間保管することが義務付けられています。これらを紙の書類として保存すると、その量が膨大なことから、保管するだけで大きな負担となってしまいます。

近年の電子帳簿保存法の改正により、要件が緩和され、レシート・領収書の原本破棄が可能になりました。

しかし、例えば領収書を電子化した際には、電子化されたデータが改ざんされる危険性が付きまといます。紙のレシートなどで金額を書き換えたとすると何かしらの痕跡が残りますが、電子化された後のデータで金額を書き換えることは痕跡を残すことなく容易にできてしまいます。

そこで、保管する際にタイムスタンプを発行しておけば、領収書のデータが保管を始めた時刻から変更を受けているかどうかを後になって調べることができます。

【図解】電子帳簿保存法対応下でのタイムスタンプの発行の過程

平成28年の電子帳簿保存法の改正によって書類のスキャンにデジカメやスマホのカメラを使うことが可能となりました。
ここではそのスマホを使用して、領収書をスキャンして経費精算システムを通してタイムスタンプが発行されるまでの過程を例として見てみましょう。

ステップ１，領収書に自身の署名をする

ステップ２，領収書をスキャン、あるいはスマホ等で撮影する

ステップ３，経費精算アプリ等を通じて、画像をアップロード

ステップ４，経費精算アプリと連携しているタイムスタンプ局からタイムスタンプが発行される

電子帳簿保存法では撮影する領収書に自身の署名をすることを義務づけています。これは領収書が簡単に水増しされてしまうことを防ぐものです。

署名がない場合には他の人がその領収書を撮影して、一枚の領収書に対して二重に経費を請求することができてしまいます。

また、撮影し電子化したあとは、電子データの改ざん・変更を避けるため、迅速にタイムスタンプを発行しなければいけません。
電子帳簿保存法では領収書が発行されてからタイムスタンプ発行までを3日以内に行うことと定めています。

タイムスタンプ発行にかかる費用

費用の一つの目安としてアマノタイムスタンプサービス3161の料金体系を紹介します。月当たりの利用数の目安が決まった従量制タイプでは月に1,000スタンプで8,000円となっています。

また利用数に関係なく使用できる定額制タイプはオープン価格となっています。価格を明示的に提示していない業者も多く詳しく金額を知りたい方は業者に直接問い合わせる必要がありそうです。

タイムスタンプの発行はタイムスタンプ局によって行われますが、タイムスタンプ局を利用するには費用がかかります。現在以下の7つのタイムスタンプ 局が日本データ通信協会から認定を受け時刻認証業務認定事業者としてタイムスタンプを発行しています。

・アマノタイムスタンプサービス3161

・セイコータイムスタンプサービス

・S.T.E.P Time Carve 時刻認証サービス

・テラダタイムスタンプサービス

・TKCタイムスタンプ

・サイバーリンクス タイムスタンプサービス

・MINDタイムスタンプサービス

タイムスタンプに対応している経費精算システム６社

法改正によってスマホの撮影による帳簿保存が可能になりましたが、撮影した領収書等にはタイムスタンプを付与する必要があります。これを背景にして、これまで経費精算を電子化するシステムを提供してきた各業者はタイムスタンプ 局と連携して、スマホで撮ったレシート等に自動でタイムスタンプを付与し電子帳簿保存法に準拠した形で保存できるようなサービスを提案しています。

ここではタイムスタンプを付与する機能を備えたいくつかの経費精算システムと連携しているタイムスタンプ 局を紹介していきます。

・Dr 経費精算 セイコータイムスタンプサービス

・楽々精算  ーアマノタイムスタンプサービス

・MFクラウド ーアマノタイムスタンプサービス

・ジョブカン経費精算 ーセイコータイムスタンプサービス

・SAP concur  ーセイコータイムスタンプサービス

・Staple for 弥生 ーセイコータイムスタンプサービス

タイムスタンプ発行の３つのステップ

では以下で、典型的なタイムスタンプ発行の過程を見てみましょう。

ステップ１

まず、ある利用者が電子書類Aをある時刻で持っていたとします。電子書類Aを保存する際、利用者は電子書類Aの信頼性を保つため第三者機関であるタイムスタンプ局にタイムスタンプの発行を依頼します。

ステップ２

次に、依頼を受けたタイムスタンプ局は書類Aの情報(ハッシュ値)と、その時の時刻の情報を合成したタイムスタンプトークンを生成し、利用者に返します。この時、タイムスタンプトークンには内容が改ざんできないようにタイムスタンプ局が定めた鍵がかけられています。利用者は電子書類Aの原本と受け取ったタイムスタンプトークンを共に保存します。

ステップ３

その後、原本の証明が必要になった際には、利用者はタイムスタンプ局から鍵を受け取り、タイムスタンプトークンと原本の情報(ハッシュ値)を照合します。この時、情報が合致すれば書類はタイムトークンを生成した時刻から変更を受けていないことが証明できます。

また合致しなければ、原本は改ざんを受けていることになります。

(３ではこの仕組みをより詳しく見ていきます。)

このようにしてタイムスタンプを発行することで、電子書類の信頼性を保証することができますが、タイムスタンプは原本をそのまま保存しているわけではないので、原本を紛失した場合にそれを復元することはできません。

タイムスタンプの３つの使用例

ここでは具体的にどのような書類・用途に対してタイムスタンプが発行されているかを紹介します。

現在主に以下のような用途に対してタイムスタンプが使われています。

①知的財産保護
②電子カルテ
③電子帳簿保存

①知的財産保護

これまでは、開発した技術等については特許を取得して、権利を主張することが普通とされてきました。しかし近年、特許公開による技術の流出や特許所得のコストを回避するため、新しい技術を開発しても特許を所得することなくがない場合があります。

その場合、他社が特許を出願した際に、先に技術を開発していたことを証明することができるようにタイムスタンプを取得しておくことが推奨されています。

②電子カルテ

医療情報についても紙媒体から電子媒体への移行が図られていますが、このような情報は説明責任の観点から改ざんの危険性がない状況で信頼性を保ったまま保存する必要があります。この際にもタイムスタンプは効果的な手段として情報の安全な保存のために用いられています。

③電子帳簿保存

この利用例については次の章で詳しく見ていきたいと思います。

参考リンク:

タイムビジネス認定センター：https://www.dekyo.or.jp/tb/index.html

タイムビジネス協議会：https://www.dekyo.or.jp/tbf/index.html