電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須！業界人が徹底解説
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そろそろ領収書・レシートの原本破棄をやめたい。自社でも電子帳簿保存法に対応するために動き出したい。
そのようにお考えの方は多いのではないでしょうか？
電子帳簿保存法への対応、領収書の破棄を行うためには、「タイムスタンプ」を理解する必要があります。
タイムスタンプは電子化が進んだ現代で、書類を健全に保管するために開発された技術です。
本記事では、まず前半でタイムスタンプとは？という疑問にお答えし、タイムスタンプそのものの仕組みを解説します。
後半では特に電子帳簿保存法に対応するためのタイムスタンプの利用方法やかかる費用、実際に対応しているシステムをご紹介いたします。
本記事の要点は下記の3つになります。
- タイムスタンプは電子書類が「ある時刻で存在していたこと」及び「ある時刻以降に変更を受けていないこと」を証明することで、電子書類の信頼性を保っている。
- 法改正によってスマホのみを使ってタイムスタンプを発行できるようなサービスが展開されている。
- 上記の経費精算サービスを利用することで領収書等の電子化、タイムスタンプの所得、保存が簡便化される。
目次
電子帳簿保存法ではタイムスタンプの付与が必須
現行の電子帳簿保存法では領収書等の国税関係書類を電子化して保管する際にタイムスタンプの付与を義務付けています。
領収書、契約書、請求書、納品書などの国税関係書類は税法によって7年間保管することが義務付けられています。これらを紙の書類として保存すると、その量が膨大なことから、保管するだけで大きな負担となってしまいます。
近年の電子帳簿保存法の改正により、要件が緩和され、レシート・領収書の原本破棄が可能になりました。
しかし、例えば領収書を電子化した際には、電子化されたデータが改ざんされる危険性が付きまといます。紙のレシートなどで金額を書き換えたとすると何かしらの痕跡が残りますが、電子化された後のデータで金額を書き換えることは痕跡を残すことなく容易にできてしまいます。
そこで、保管する際にタイムスタンプを発行しておけば、領収書のデータが保管を始めた時刻から変更を受けているかどうかを後になって調べることができます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは国税関係の書類を電子保存するためのルールを決めた法律です。電子保存するための要件は次のすべてを満たすことです。
1.真実性の確保
(1)訂正・削除履歴の確保(帳簿のみ)
(2)相互関連性の確保(帳簿のみ)
(3)関係書類等の備付
2.可視性の確保
(1)見読可能性の確保
(2)検索機能の確保
また、電子帳簿保存法では電子帳簿や領収書などの証憑書類を電子保存するための要件が細かく設定されています。2016年の改正でスキャナ保存が緩和され、スマートフォンのカメラ撮影も認められるようになりました。
これにより、領収書をスマホカメラで撮影して保存することも可能でなったわけです。しかし、撮影した領収書の「真実性の確保」が条件であり、「タイムスタンプの付与」が必須です。
参考記事：電子帳簿保存法とは?領収書スキャナ保存するメリット!
タイムスタンプとは？「電子書類がある時刻から変更を受けていないことの証明」
タイムスタンプという言葉は、元々は郵便物に押される発送・受領日時を表すスタンプを指すものとして使われていました。
しかし現代では専らコンピューター上で定義される時刻のことを指す言葉として使われます。
電子書類として公的な書類を保管する際には懸念すべきポイントがいくつかあります。例えば、保存していたサーバー等が経年劣化によってデータを焼失してしまうことや、
何らかの原因によって保存していたデータが変更を受けてしまう可能性が指摘できます。特に電子化された書類では形跡を残すことなく文章を書き換えることが簡単にできてしまいます。
これは、例えば領収書の金額を改ざんして水増しした金額を請求するなどの不祥事に繋がりかねない問題です。
つまり、このような書類の改ざんを防ぐために、電子書類がある時刻から変更を受けていないことの証明としてタイムスタンプが使われています。タイムスタンプを用いることで、契約書や領収書などの書類も電子化して改ざんがされていないという信頼性を保ったまま保存することが可能になっています。
タイムスタンプの2つの役割
タイムスタンプはある書類が以下の2つを証明する役割を担っています。
タイムスタンプは手紙においての、郵便局の消印のような役割をもちます。
・ある時刻で存在していたこと
・その時刻から現在まで改ざんされていないこと
タイムスタンプ発行の3つのステップ
では以下で、典型的なタイムスタンプ発行の過程を見てみましょう。
ステップ1
まず、ある利用者が電子書類Aをある時刻で持っていたとします。電子書類Aを保存する際、利用者は電子書類Aの信頼性を保つため第三者機関であるタイムスタンプ局にタイムスタンプの発行を依頼します。
ステップ2
次に、依頼を受けたタイムスタンプ局は書類Aの情報(ハッシュ値)と、その時の時刻の情報を合成したタイムスタンプトークンを生成し、利用者に返します。この時、タイムスタンプトークンには内容が改ざんできないようにタイムスタンプ局が定めた鍵がかけられています。利用者は電子書類Aの原本と受け取ったタイムスタンプトークンを共に保存します。
ステップ3
その後、原本の証明が必要になった際には、利用者はタイムスタンプ局から鍵を受け取り、タイムスタンプトークンと原本の情報(ハッシュ値)を照合します。この時、情報が合致すれば書類はタイムトークンを生成した時刻から変更を受けていないことが証明できます。
また合致しなければ、原本は改ざんを受けていることになります。
このようにしてタイムスタンプを発行することで、電子書類の信頼性を保証することができますが、タイムスタンプは原本をそのまま保存しているわけではないので、原本を紛失した場合にそれを復元することはできません。
タイムスタンプ発行にかかる費用
費用の一つの目安としてアマノタイムスタンプサービス3161の料金体系を紹介します。月当たりの利用数の目安が決まった従量制タイプでは月に1,000スタンプで8,000円となっています。
また利用数に関係なく使用できる定額制タイプはオープン価格となっています。価格を明示的に提示していない業者も多く詳しく金額を知りたい方は業者に直接問い合わせる必要がありそうです。
タイムスタンプの発行はタイムスタンプ局によって行われますが、タイムスタンプ局を利用するには費用がかかります。現在以下の7つのタイムスタンプ 局が日本データ通信協会から認定を受け時刻認証業務認定事業者としてタイムスタンプを発行しています。
| アマノタイムスタンプサービス3161 | セイコータイムスタンプサービス |
| S.T.E.P Time Carve 時刻認証サービス | テラダタイムスタンプサービス |
| TKCタイムスタンプ | MINDタイムスタンプサービス |
| サイバーリンクス タイムスタンプサービス | |
タイムスタンプに対応している経費精算システム6社
法改正によってスマホの撮影による帳簿保存が可能になりましたが、撮影した領収書等にはタイムスタンプを付与する必要があります。これを背景にして、これまで経費精算を電子化するシステムを提供してきた各業者はタイムスタンプ 局と連携して、スマホで撮ったレシート等に自動でタイムスタンプを付与し電子帳簿保存法に準拠した形で保存できるようなサービスを提案しています。
ここではタイムスタンプを付与する機能を備えたいくつかの経費精算システムと連携しているタイムスタンプ 局を紹介していきます。
1. Dr.経費精算
セイコータイムスタンプサービスと連携しています。撮影/スキャンしたデータから入力を代行までしてくれます。
原本破棄のための手続き・運用のサポートもあり、手厚さとサービスには定評があります。完全な自動仕訳で手入力の作業がなく、導入や運用がスムーズに進むのが魅力です。
参考記事：「Dr.経費精算」の評判・考察！選ばれる7つの理由とは？
2. 楽楽精算
アマノタイムスタンプサービスと連携しています。撮影/スキャンした領収書データを伝票に添付し経費精算します。自動的に仕訳するには勘定科目の紐づけが必要で手動部分が残ります。
参考記事：導入社数3500社以上！業界人が教える「楽楽精算」の評判と考察
3. MoneyForwardクラウド経費
アマノタイムスタンプサービスと連携しています。専用のスマートフォンアプリで撮影するだけで、「日付/支払先/金額」が自動で明細化されます。しかし、読み込み可能な領収書はコンビニ等の一般的なレシートのみとなり完全な自動化とはいきません。
参考記事：業界人が教える「MoneyForwardクラウド経費」の評判
4. ジョブカン経費精算
セイコータイムスタンプサービスと連携しています。「かゆいところに手が届く」と評判で使える機能が多く、スマホからの申請・承認や通知機能もあります。スマホアプリも提供しており、月額1ユーザー400円と安価なのも魅力です。
5. コンカー
セイコータイムスタンプサービスと連携しています。大企業での導入実績が多く、蓄積されたデータから分析レポートを作成できるなど高機能です。そのため利用料が月額料金：41,500円～と高額です。
6. Staple for 弥生
セイコータイムスタンプサービスと連携しています。弥生会計ソフトに自動的に仕訳を作成します。弥生会計を利用している会社では便利です。
ただ、自社で初期設定が必要で、弥生製品にログイン→「スマート取引取込」→「Staple for 弥生」にログインなどと進めなければならず手間です。
参考記事：Staple(ステイプル)と2019年最高評価の経費精算システム ーDr.経費精算のサービス比較
電子帳簿保存法以外のタイムスタンプの使用例
ここでは電子帳簿保存法以外で、タイムスタインプが具体的にどのような書類・用途に使用されているかご紹介します。
現在、主に以下のような用途にタイムスタンプが使われています。
1.知的財産保護
これまでは、開発した技術等については特許を取得して、権利を主張することが普通とされてきました。しかし近年、特許公開による技術の流出や特許所得のコストを回避するため、新しい技術を開発しても特許を取得しない場合があります。
その場合、他社が特許を出願した際に、先に技術を開発していたことを証明することができるようにタイムスタンプを取得しておくことが推奨されています。
2.電子カルテ
医療情報についても紙媒体から電子媒体への移行が図られていますが、このような情報は説明責任の観点から改ざんの危険性がない状況で信頼性を保ったまま保存する必要があります。この際にもタイムスタンプは効果的な手段として情報の安全な保存のために用いられています。
まとめ
電子帳簿保存法を活用すれば、国税関係の帳票や証憑を管理・保管する負担を軽減できます。領収書等にタイムスタンプを付与しなければいけませんが、経費精算システムを導入すれば自社でコストをかけてタイムスタンプの契約をする必要はありません。
この機会に経費精算の方法を見直し、「Dr.経費精算」などの経費精算システムの導入を検討してみてはどうでしょうか。
参考リンク：タイムビジネス認定センター
参考リンク：タイムビジネス協議会
