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RPA導入で経理の仕事は自動化される!2つの導入事例を図解で解説

AIのイメージ

・最近話題のRPAって何? 自分の会社にも導入できるの?
・RPAを導入すると経理の業務って楽になるの?自動化されるの?

このような疑問をお持ちの方が多いのではないでしょうか。

近年注目を集めているRPAとは、Robotic Process Automation の略称であり「ソフトウェアによるロボット化で仕事を効率化するツール」と言えます。

RPAは定型的な業務を自動化することができるため、経理分野などで近年積極的に導入されており、様々な企業で効率化や生産性の向上が実現されています。
このRPAを経理業務の一部に導入する事で、ある業務の作業時間が1時間から10分まで短縮されたというような先行事例も存在しています。

本記事では、具体的な2つの導入先行事例やRPAの特徴や導入の際の心得、どのように業務を自動化してくれるのかなどについても説明していきます。

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RPA導入により経理の仕事はどのように変わるのか?自動化ができる業務とは?

経理の仕事に実際にRPAを導入するとどのような業務が代行されるのかを説明いたします。まずは経理の仕事を簡単に整理しておきましょう。

経理の仕事は役割に分けると、株主や取引先・銀行などのような会社の外部に情報を提供する財務会計、経営陣などの会社の内部に情報提供をする管理会計、そして資金の流れを管理する資金業務の三つに分けられます。

そしてRPAによって代行できるのはこの中でも定型業務の占める割合が高い財務会計の業務です。冒頭で紹介した伝票データの入力や帳票の作成などの業務も財務会計の業務の一つです。

 

 

財務会計の業務のうち伝票の記帳、外部システム仕訳連携、入金データ取り込み、紙の保管、証票の保管、月末処理、帳票出力、連結会計や連結処理などの業務はRPAでの代行可能です。しかし、それらの業務のうち全てがRPAで代行できる訳ではなく、そのデータの確認作業や経営判断などの業務は依然人間が担当することになります

AIやRPAにより経理の仕事は将来ますます変化していきます。下記の記事もぜひご覧ください

RPA,AI,経理経理の将来性はAIやRPAで自動化される?現役経理が解説します!

そもそもRPAとは?

そもそもRPAとは何かについて、今一度確認しておきましょう。

RPAとは、Robotic Process Automation の略称です。名前に「ロボット」がついていますが、実際は物理的なロボットでは全くなく、パソコンやサーバー上で動作するソフトウェアのことを表します。予め設定しておいたルールに沿って業務を自動的に行うことができ、本来人間がしていた業務を代わりにこなしていきます

RPAができないこと

そんなRPAにもできないことがあります。それは、判断作業です。

例えば、外貨建て売掛金の消し込みです。判断することが多く、RPAにはできないとされていた作業でした。

一定のルールを設けてする作業について、RPAは強さを発揮しますが、ルールを超えた判断が必要になる作業は苦手としています。しかし、現在のRPAでは、技術の進歩によって外貨建て売掛金の消し込みの多くに対処できています。

意思決定が技術の進歩で出来るようになったことで、人の考えが加わる財務にかかる意思決定にもRPAが利用され始めています。経理部門に財務部門が含まれている部署では、より一層RPAの重要性が高まっています。

RPAの4つの特徴とは?

RPAの特徴を抑えて、もう少し詳しくなりましょう。

特徴① ロボットが代行

RPAの最も重要な特徴は、ロボットが人間の業務の一部をを代行するという点です。

これまで私たち人間が行ってきた業務には、定型的な業務が多く含まれています。経理でいうと伝票の記帳、外部システム仕訳連携や入金データ取り込みなどがそれにあたります。それらの業務は非常に重要なデータを扱っているにも関わらず、同じことの繰り返しであり集中力や労力を費やすためミスが生じやすいという問題があります。

そこで定型的な業務をロボット(ソフトウェア)に代行させます。

ロボットの代行により浮いた時間ができた人間は、RPAでは代行不可能な非定型的な業務(データの確認作業や経営判断など)に時間を割くことが可能となります

特徴② 自動化

RPAでは人間がキーボードやマウスで操作していることを自動化します。RPAは開発者が定義した動作を実行するため、AIのように自ら蓄積された処理結果の分析に基づいて何か新しい判断をしたり、データの特徴を自律的に学習したりするような機能を持っていません

以下の記事でRPAとAIの違いについて詳しく説明していますので、気になる方はぜひ参考にしてください。

RPAとAIの違いは、自己学習能力である。具体例で解説

特徴③ 反復・高精度

RPAはロボット(ソフトウェア)ですので、同じ条件下であれば常に同じ精度・品質で動作します。一方人間は業務による疲れや体調不良などによりミスが発生します。これは定型業務が非常に多い経理分野でRPAがよく導入される理由にもなります。

特徴④ プログラミングを必要としない

RPAツールの導入の際はRPA開発企業のサービスと利用契約を結ぶため、導入に際して基本的にプログラミング等の専門知識が不必要です。ただ多種多様なRPAサービスが存在するため、それらの中から自社にとって最適なものを慎重に検討しなければなりません(一部のサービスはプログラミングを必要とするものもあります)。

RPAの経理業務への導入事例① 伝票データの入力

一つ目の導入事例は「伝票データの入力」です。

(例)医療機器などの製造・販売をしているある企業では、取り扱い機器の部品保障サービスに必要な伝票処理が年間4800件ほど発生します。従来は社員一名を専任で割り当てて伝票の内容をシステムへ入力していましたが、担当社員の負担が高く、入力ミスもしばしば起こっていました

<従来の課題>
・専任対応

・年間4800件の伝票処理

・多くの入力ミス

そこで同社では、伝票データのシステムへの入力作業をRPAで代行することで、書類の作成業務などの効率化を実現しました。RPAのメールアドレス宛に届いた伝票のデータを元に、RPAが従来の社員に代わって伝票データの入力に携わることになりました。

<RPA導入の効果>
・1件あたりの処理時間を18分から2分へ短縮

・年間1300時間の効率化

・担当社員の負担軽減

担当部署から伝票がロボットのアドレス宛に送付されると、
ロボットは従来の社員と同様に付与されたIDとパスワードでシステムにログインし、逐次データを入力します。
従来の人力での入力と比較すると一件あたりの作業時間は18分から2分へと約9割の削減に成功し(年間1300時間)、担当社員の負担を大幅に軽減できました。

このような伝票の自動入力ができるシステムとして、「Dr.経費精算」があります。

これは領収書やレシートを撮影することで金額や日付が自動入力されます。

オペレーターが入力しているため、手書きの領収書や伝票でも入力でき、入力精度はなんと99.9%です。
領収書を一枚一枚ベラファイ入力し、複数人で入力データが正しいかチェックしていることが理由なようです。

詳細は下記公式サイトをチェックしてみてください。

伝票入力を自動化することをご検討の方は下記もご覧ください

伝票入力 経費経費の伝票入力を自動化・効率化する方法を解説!オススメRPAソフトも紹介

RPAの経理業務への導入事例② 帳票の作成

二つ目の導入事例は「帳票の作成」です。

金融機関での代表的な業務の一つであるローン契約では、企業・個人から提出された財務諸表や年収情報などを固有の帳票に展開する必要があります。この作業は、既定フォーマットに従って必要なデータを様々な情報ソースから収集し、展開をしていくという煩雑な作業です。

(例)顧客数を100万人抱えるイタリア有数のS銀行では、そのような作業を手作業で行なっていたために、多くのミスが発生し、チェックや修正での戻り工数が頻繁に生じていました。またその結果、社員のモチベーションが低下してしまうなどの問題もありました。

<従来の課題>
・非常に多くのミス

・チェックや修正で多くの戻り工数

・社員のモチベーションの低下

その解決手段として全自動型の「ナイス・ロボティックオートメーション」(NICE)を導入しました。財務関連文書の作成業務を自動化させることで、RPAが必要な情報を収集し、データ入力から必要書類の作成まで完了してくれます

<RPA導入の効果>
・入力ミスほぼ0件

・作成時間が1件あたり1時間から10分へ短縮

・担当社員のモチベーション向上

本事例で導入されたソフトウェアロボットは8台で、導入により入力ミスは実質0件となり、戻り工数がなくなりました。1件あたりの作成時間は従来の1時間から10分へと大幅に短縮されました。さらに、煩雑な業務から解放された社員はモチベーションが向上し、他業務も充実させることに成功しました。

以上、実際のRPA導入事例を二つ紹介いたしました。なんとなくどんな業務がRPAで代行できるかイメージ出来ましたでしょうか?
その他の事例も知りたい方はこちらもどうぞ

働き方改革働き方改革で注目のrpaとは?4つの導入事例から学ぶポイントを解説!

RPA導入前に注意すべき3つのポイント

実際に経理業務へのRPAの導入を検討されている方が、導入を成功させるために重要なポイントを紹介しておきます。業務可視化、RPAソフトの学習、業務改善の意識の三点です。

ポイント① 業務可視化を行う

導入すべき部分を明確にするために対象の業務の可視化がされていることが必要です。業務マニュアルや日々の仕事の進め方を記載したフロー図などがあると思いますが、まずそれらが現在の業務を正しく表現できているかを確認しましょう。

具体的で細かい可視化ができていないと、ロボットファイルの作成に落とし込むことができませんので、注意しましょう。

ポイント② RPAソフトの学習

RPAには様々なツールがあるので、会社の規模や状況、効率化したい業務、達成したい目標などに合わせた最適なソフトを選びましょう。先に述べた通り、基本的にはRPAツールの導入の際には、プログラミングなどの専門的な知識は不要となりますが、一部のツールではプログラミングを必要とするものもありますので、注意しましょう。

国内で使われているRPAツール26個を完全比較してみた!

こちらの記事で、国内で使われているRPAツール26個を比較していますので、ぜひ参考にしてください。

ポイント③ 業務改善の意識

RPAの導入で浮いた工数を使って別の仕事をすることで劇的な効率化や生産性の向上が実現可能となります。そのため、「浮いた工数で何をするか?」が想定できていれば導入への意識は高くなり成功しやすくなると考えられます。

働き方改革働き方改革で注目のrpaとは?4つの導入事例から学ぶポイントを解説!

RPA導入の失敗例は?

RPA導入でよく見られる失敗例が、現場が火だるまになることです。導入したのはいいが、作業がうまくできておらず月次決算や四半期決算でバタバタになる事例がよく見られます。

では、なぜ火だるまになるのでしょうか?ここには、経営層と現場経理マンの考えの齟齬があります。

例えば、RPA導入を決めた経営層は、俯瞰する視点で経理を見ています。少しでも、現場経理マンの作業が楽になればいいと思い、RPA導入を決めています。一方、現場の経理マンは地に足の着いた目線で経理作業を観察しています。実務ベースでは複雑な作業もあるでしょう。業務を分解できずにRPAを扱いきれないことが多々あります。

火だるまにならないためにも、経営層に現場の考え方を提示しましょう

RPAをやめる判断基準とは?

RPAでは、上手に作業を記録できていないとエラーが発生し、その後、決算が近づき火だるまになります。

そんな時、マネージャーや課長を含めたどの経理マンも「RPAの利用をやめたい…」と思うことでしょう。しかし、RPAにはやめるべき判断基準があります。それは以下の2つです。

  • バッチシステムやマクロなどでシステム化できると判断された
  • エラーが多発してお話にならない

作業を自動化して労務費を浮かすのがRPAの最も大きな目的です。RPAを利用するよりも早く、作業をするシステムが構築できれば、RPAの利用をやめるべきです。また、エラーが多発して作業に支障をきたすのであれば、それも、RPAをやめる判断基準になります。

RPAによって仕事を奪われた社員は?

「RPAは作業を肩代わりをしてくれるから仕事が奪われるかもしれない」と考えている経理マンも少なくありません。そして、それはおそらく正解で、今ある仕事は奪われます。

しかし、安心して下さい。なぜなら、今まであなたのしていた仕事が奪われる代わりに、RPAの操作や業務効率が上がるクリエイティブな知能労働な仕事が創出されるからです。

RPAに仕事を奪われた社員は、社内での仕事の有り様を変えられることになるでしょう。リストラなどの心配はありませんよ。

まとめ

いかがでしたか?RPAについてや、その導入の際に重要となることを理解できた上であなたの会社に合ったシステムを導入していただけると幸いです。生産性向上・効率化を実現し、ぜひあなたの会社の成長にお役立てください。最後までお読みいただきありがとうございました。

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