「働き方改革」に伴い業務の効率化がより強く求められるようになってきました。そこで注目を浴びはじめたのが、ワークフローアプリです。
ワークフローアプリとは、コンピュータ上で自動化・システム化したものをさします。予め確定された承認フローに沿って、申請書の承認を行うことが可能となります。
ワークフローアプリはあまたあり、どれがいいか選ぶのは難しいですよね。特徴も似ているものが多くランキング表やHPを見るだけではなかなか決められない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は代表的なワークフローアプリ6社をご紹介します。
システムの内容や値段、無料トライアルの有無、機能を紹介していますので、貴社にぴったりのワークフローアプリを選ぶことができます。
また、各ワークフローアプリを実際にダウンロードして、使ってみた体験談を載せています。ぜひご活用ください。
目次
お勧めワークフローアプリ６社を徹底解説！体験談付き
ジョブカン：スマホ・PCから利用可能なワークフローアプリ
- 長所：1ユーザー当たりの価格を含め導入コストが低い点。
- 料金：１ID / 月額 250円～、初期費用 0円、サポート費用 0円
- 無料トライアル ： あり
ジョブカンはPC・スマホの両方からいつでもどこでも申請・承認ができるクラウド型のワークフローシステムです。業界に合わせた細かいカスタマイズができるだけでなく、簡単でシンプルな使いやすさが追求されています。
PCからの画面は ↑ のようになっています。とてもシンプルなデザインとなっています。あまり色が使われていないので落ち着いてはいますが、そういった意味では分かりやすくはない感じがしました。
安心なサポートも充実しており、低価格でシステムが提供されているため、導入も継続もしやすくなっています。
大変お得になっています。無料お試し期間もございますので、気になる方は是非試してみてください。
サイボウズOffice：中堅・大規模企業にぴったりのワークフローアプリ
- 長所：スケジュールやカレンダーなど、様々な項目が一目で確認できるため業務全体が把握しやすい点。
- 料金：1ユーザー / 月額 500円～
- 無料トライアル：あり
トップページでは、一週間のスケジュールやカレンダー、お知らせなども見やすく表示されており、業務が一目でわかるようになっている点が魅力的だと感じました。
しかしデザイン面に欠点があり、シンプルさや使いやすさには少し疑問を抱きました。
ワークフローのページは ↑ のようになっています。こちらはシンプルで使いやすいですね。
交通費申請などの申請書が目的に合わせて項目を変更することができ、簡単にテンプレートを作成することができます。過去の稟議書の検索がキーワードから簡単にできるため、いつでも再確認ができる点も特徴です。
もちろんスマホからアクセスができるため、時間場所を問わず簡単に使用できます。是非無料で試してみてください。
また、連携されているカスタムアプリとしてkintone(キントーン)というものがあります。
こちらのアプリは、データベース機能に特化した製品であり、クラウド型の業務改善プラットフォームです。
◇今の仕事の現状を見直し、最短3分で改善できるようになります。例えば、web上で全ての仕事を進めることができたり、エクセルファイルをチームで共に使えるアプリに変えたりすることで、業務の効率化が促進されます。
また社内でのコミュニケーションをチャット形式で円滑に行えたり、自由にアレンジできることからその人に合ったキントーンを作成し利用できるため使いやすくなっています。
| ライトコース | １ID | 月額 780円 （税抜き） |
| スタンダードコース | １ID | 月額 1500円 （税抜き） |
＊最少契約数は5 IDからとなっています。
日本語、中国語、英語の三ヵ国語に対応されており、国籍問わず利用されやすくなっています。
SmartFlow：社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローアプリ
- 長所：20ユーザーまでは無料で使える、小規模から大規模の会社までと幅広い導入実績
- 料金：1ユーザー / 300円～~20ユーザーまではなんと、月額0円
21ユーザー~ 1ユーザー当たり月額300円。初期費用も無料です！ - 無料トライアル：有り
ある程度シンプルでごちゃごちゃし過ぎることなく、申請フォーム・タスク管理・申請承認一覧に分かれている点が使いやすいと感じました。
おしゃれな見た目ではありませんが、一目で分かりやすく誰でも比較的に使いやすいのではないかと思います。
ZOHOPeople：柔軟にカスタマイズ可能
- 長所：1人当たりの月額が格安な点。
（オプションを付けると高くなりますが、シンプルでいい方はコストも削減でき充分かもしれませんね。） - 料金：1ユーザー / 100円～
＊人事管理＋セルフサービス、休暇管理のみ
オプション機能があることに、200円、300円、500円と価格が変化します。 - 無料トライアル：あり
公式HP：https://www.zoho.com/jp/people/
従業員などの組織図も分かりやすく表示されています。情報源は従業員本人から直接に入力・変更ができるため常に新しく正しい情報が管理できます。勤怠し申請フローも充実しており、柔軟にカスタマイズができる点も魅力的です。
ZOHO people は他社に比べて登録のメールが来るのが遅い様に感じました。
賢人ワークフロー：修理・点検・工事監理システム
- 長所：お試し期間が90日間という長期間のトライアルができる点。
- 料金：1ユーザー / 月額1200円～こちらは初期費用として80000円（86400円）＋基本料金 30000円必要となってきます。
しかし基本料金にはディスク５GB がついてきます。また、ユーザー数が増えるのに比例して１ユーザー当たりの料金が低額になります。大規模な会社になるほどお得になってきます。
＊51ID～100ID：1200円（税抜き）
101ID～200ID： 600円 （税抜き） - 無料トライアル：あり
公式HP：http://minonaruki.jp/service/ta44_kengin_workflow_system/index.html#trial
写真が添付できたり、電子サインが可能であったりする点が特徴です。現場で作業報告書を作成・印刷ができるため、いつでも受領の確認ができ報告書の現状や進捗具合もすぐ確認できます。
無料登録をする際に必要な登録項目がすごく多く、この時点で面倒だと感じる方も多いのかもしれませんね。
まだまだ続きます。
（HP参照）
従業員のスケジュールが1週間分以上も一目で確認できるのは便利ですし、見にくい訳でもありません。しかし少し古いイメージを抱きました。
（HP参照）
こちらはスマートフォン版のログイン画面です。文字が小さくデザイン的にもあまり使いやすいとは感じませんでした。
気になる方は是非90日間の無料お試しを試してみてください。
WaWaFlow：プログラムの知識なしで簡単に申請書を作成可能
- 長所：デザインが見やすく、使いやすい点。
- 料金：1ユーザー / 月額 650円～こちらのサービスも登録数が増えるに従い価格がお得になります。＊10名までは１人 月額650円ですが、51名以上～100名未満の場合 1人月額450円となります。初期費用は無料です！しかし、利用人数に関係せずサーバー維持管理費用が別途毎月2500円かかります。
- 無料トライアル：あり
公式HP：https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/
WawaFlowではソフトのインストールが不要なため、導入時やバージョンアップ時に追加料金がかからないため安心して継続できます。
こちらがログインページです。
申請・承認が見やすく操作も簡単です。デザイン的にも使いやすいと感じる人は多いのではないでしょうか。
「新規申請」欄では上のような画面がでてきます。
一番上にある「Excel申請書」をクリックすると、
このような画面に移動します。そのまま書き加えていくだけで稟議書が簡単に作成できます。
稟議書以外にも様々な申請書が簡単に作成可能です。
こちらは年末調整の際に用いられる保険料控除申告書のテンプレートです。用途に応じてすぐテンプレートが選べ簡単に作成できる点が魅力的ですよね。
14日間お試しができるので、是非ご自身で試してみてください。
こちらもメールが届くまでに少し時間がかかりました。しかしメールにてシステム情報の紹介が記載されていました。自分で情報を探し模索していくのではなく、役に立つ情報が届くと利用しやすいですよね。
改善点を見つけるためのBPMと効率化を図るためのワークフロー
ワークフローの他にも社内業務の効率化を促進するシステムとしてBPMというものが挙げられます。
両者は全く別物ですが、混じってしまっている方も多いのではないでしょうか。
ワークフローは業務に対する作業の効率化をはかることを目的としています。申請業務の手続きを効率化するために、申請フォームを作成したり、承認・決裁フローに頻繁に用いられています。
今までの業務の一連の流れを可視化することで、無駄な作業や重複している作業は無いのかなどを見つめ直し、業務の効率化を促進します。
BPMはBusiness Process Managementの略でです。作業のプロセスにおける改善を見つけることを目的としています。各業務の終始をプロセスごとに分解し、モデリング、モニタリングから各々のプロセスでの目的を定めビジネスプロセス管理をします。
プロセスを可視化することで、改善点を見つけ出しことが可能となります。どこが適切に行われており、どこに改善の余地があるかを洗い出すことで業務の効率化を改めて探し出します。
ワークフローアプリの５つのメリット
メリット① いつでもどこでもアクセス可能
スマートフォンからもアクセスができるワークフローシステムが多く出回っています。そのため、時間や場所を問わず申請や承認が可能となりました。わざわざ帰社する必要性もなくなり、上司を待つプロセスも省かれたため、より効率的に時間が使えるようになったと言えます。
メリット② 安全に保管できる
これまでのやり方の場合、紙の申請書が沢山でてきてしまい保管をするのが大変でした。過去のデータを探すのも一苦労でしたが、今では簡単にアクセスすることができます。また、紛失のリスクが無くなったのも大きな利点です。
メリット③ ペーパーレス化
紙媒体から電子媒体に変更したことにより、紙の使用を削減できます。環境問題が心配されている中で、無駄な資源を出さないことが大事になってくるのではないでしょうか。
メリット④ 柔軟に変更可能
部署や業界に応じて柔軟に好きなフローを簡単に作成することができます。本当に必要なものだけを取り入れることができるため、混乱やミスの防止に繋がります。また必要なプロセスも付け足せるので業務の向上は約束されるでしょう。もし新しい機能をつけたい場合や、業務内容を追加・削除したい際なども簡単に変更ができるため、無理なく使い続けられる安心の業務パートナーとなるでしょう。
メリット⑤ 凡ミスを防ぎ、流れが明確化になる
業務を可視化することで、無駄な作業が削減されるだけでなく進捗度合いも分かり易く、状況が明確になります。これにより更なる効率化が促されます。人間だけではミスをしてしまう可能性がでてきますが、ワークフローシステムを用いて実際に業務形態を確認することで、防げるミスがあります。また、同じような業務を重複していることが発覚できた場合はそれらの作業を一つにまとめることができ、余分な作業を減らせます。更には効率の良い作業手順などが見えてくる場合も多々あります。
一回少し離れたところから業務全体を見直してみるのもいいかもしれませんね。思わぬ改善点が見つかるかもしれません。
ワークフローアプリの３つのデメリット
デメリット① 扱えない社員がでてくる可能性も
リテラシーが低い方にとっては、慣れ親しんだものから新しい制度に変更することへの抵抗があったり扱いきれないリスクもでてきます。サポートシステムを確認し、助け合うマインドを持つことが大切です。
デメリット② 導入費用がかかる
業務の効率化が図れれば、人件費を超える効果が期待されますが、場合によっては逆に導入コストが負担になるリスクもできてきます。目標や会社の状況を確認した後で導入を考えてみましょう。
ワークフローが人気になった理由
「働き方改革」などによる業務の効率化がより求められる時代になったからこそ、無駄をなるべく省き短時間で生産性を上げることが重要視されることがきっかけの一つであると言えます。
可視化されることで、無駄が省かれただけでなく、人々の意識自体が変わっていきました。
また、2017年にアップルが「Workflow」というアプリを買収したことにより、世間の注目を集めました。
＊Workflowとは、iPhotoやiPadなどのiOSを自動化するアプリです。誰でも簡単に操作でき、ビジネス以外でも用いられています。今は「ショートカット」と改名して提供されています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ワークフローについて少しでも理解が深まって頂けたら幸いです。
また、気になるワークフローシステムは見つかりましたか？
同じようなサービスを提供していても、見た目やデザインで使いやすさは変わってくるかと思います。
せっかく導入するのでしたら使いやすく満足するシステムを利用し、本当に業務の効率化に繋がるものになってほしいです。会社のことも考えなければなりませんが、是非ご自身で無料トライアルを活用するなどして試してみてください。