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「デキる」経理になる!経理の業務効率化を実現する7つの方法

経理 目標設定

日常的な経理業務で以下のような業務を行っている方は多いのではないでしょうか?

・経費入力作業
・請求書の発行
・銀行振込
・小口現金
・領収書整理
・文房具の準備

実はこうした業務を大きく効率化することができるとご存知でしょうか?
例えば、下記のような方法を用いることで、業務を大きく楽にすることができます。

面倒な作業 解決の方法
経費入力作業 ・経費精算システムを利用して自動入力にする
・ショートカットキーの利用
請求書の作成
印刷、封入
・封入封緘機を使う
・アウトソーシングサービスを活用
振込で
銀行に行く
・月~回にまとめる
・ネットバンキングに変える
小口現金の
残高管理
・小口現金を撤廃し、振り込みに変更
・コインカウンター付きの金庫を用いる
領収書の
貼り付け
・封筒にまとめる
・外部サービスを活用して、紙の領収書自体を撤廃
文房具購入時の
出納帳記入
・業者に注文して請求書をまとめてもらう

経理部の作業時間90%削減!「Dr.経費精算」

  この記事をお読みの方で、「経費精算システム」をお探しの方がいらっしゃいましたら、「Dr.経費精算」を検討してみましょう。下記のメリットがあります
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  • 会計ソフトへデータを自動連携!チェックや手入力の手間がなくなる
 

よくある経理の悩みとその効率化の方法7選

本記事では、それぞれの改善ポイントについて詳しく解説していきます。

初めに挙げた項目に関して、まずは簡単に面倒なポイントと良く挙げられる施策をまとめましたのでご覧ください

方法1|経費精算システムを利用して、経費の入力作業を自動化

経費申請書や交通費精算書の内容を会計ソフトに手入力したり、領収書の情報を紙に手書きして提出…など
経費精算業務には手入力の作業が多く介在しています。

経費精算システムを導入することで、以下4つが出来るようになります。

  • 会計ソフトへの手入力や経費集計、入力といった作業を自動化
  • システムを導入することで経費精算業務自体を電子化
  • 承認・申請業務自体を省力化
  • 紙を無くし、ペーパーレス化へ

導入システムでおすすめなのがDr.経費精算です。以下にリンクを貼っておくので、経費精算システムの導入に魅力を感じた方は、見てみてはいかがでしょうか?

Dr.経費精算のバナー

下記の記事ではより詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

経費精算とは?システム導入のメリット・デメリットを解説!【徹底比較】

方法2|経費の入力作業はショートカットキーを使って時短

個人の業務効率化において、案外バカにできないのがショートカットキーです。
今回はExcelで使えるショートカットキーに関して有名なものをまとめてみました。

コピー Ctrl + C 貼り付け Ctrl + V 切り取り Ctrl + X
全選択 Ctrl + A 元に戻す Ctrl + Z 直前の操作 Ctrl + Y
上書き保存 Ctrl + S 名前を付けて保存 F12 セル、行、列の挿入 Ctrl + Shift + +(プラス)
検索 Ctrl + F 置換 Ctrl + H データの最後に移動 Ctrl + (矢印)
左のシートへ移動 Ctrl + Page Up 新しいシートを作成 Ctrl + N Sum関数 Shift + Alt + =(イコール)

もっと知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください

Excelで使えるショートカットキーがなんと、224個も紹介されております。

Office Hack』から引用:224個のExcelショートカットキー一覧表(Windows / Mac)

方法3|請求書の発行には封入封緘(かん)機を使う or アウトソーシングをする

封入封緘機(インサーター)とは、書類を折り、封入、封緘(封筒の糊付け)までを
自動でやってくれる機械です。

PitneyBowse 封入封緘機 OfficeRight Mailer

(http://www.human21.co.jp/product/pitney-bowes/type02/ より引用)

毎時最高で900通、3000通という処理をしてくれ、
人が例えば1通10秒で封入作業をしても、ノンストップでも1時間360通が限度なので
この作業を大きく効率化してくれることは言うまでもないでしょう。

また、そもそも請求書の発行業務自体をアウトソーシングする方法もあります。
下記記事では請求書発行を代行してくれる会社をご紹介しています。

経理業務をアウトソーシング・外注できる7社を【完全比較】してみた

方法4|銀行振込をまとめて行う

取引先が何社にもわたる場合、振り込み日が何日にもわかれていて
5日、10日は全部銀行に振り込みにいかなければならない!!

なんていう会社もあると思います。

この場合は、せめて振り込み日をまとめることで労力を減らすことはできるでしょう。

また毎回銀行に向かっている場合は、ネットバンキングに切り替えを行うことによって
かなりの時間を削減することができます。

方法5|小口現金をやめて振込に変える

小口現金の金額を数えたり、合わしたりといった業務に大きな時間がかかっている方も多いのではないでしょうか?
そんな場合には小口現金をやめて、振込に変えることをおすすめします。

下記の記事では、小口現金を振り込みにすることの良い点はもちろん
実は存在する悪い点や、経理の人の声に関してもまとめられています。

経費精算は振込にし、小口現金を廃止すべき2つの理由とメリット

また、小口現金を失くすことが難しい方でも使える方法として、
インカウンター付きの金庫を使うことで
小銭のカウントの手間を減らすこともできます。

(https://www.monotaro.com/monotaroMain.pyより引用)

方法6|領収書は封筒にまとめる

糊付けしてノートに整理…
といっても糊付けのまとまった時間を取るのが面倒
後回しにしたら、いつのものかよくわからなくなってしまう

なんてことがあるかもしれません。

領収書には保管義務があるものの、その整理に関しては義務付けられたものではありません。

きちっとした整理をしすぎてその他の事柄がおろそかになったり
仕事をしにくくなるのであれば、

日ごとに封筒に分ける

週ごとに大封筒に分ける

月ごとにファイルに分ける

など、簡略化してしまいましょう。

下記の記事でも詳しくご紹介しています。

領収書の整理・保管方法はこれだけ!保存期間も解説!

方法7|文房具の精算は業者に注文して請求書をまとめてもらう

足りなくなった文房具を毎度毎度買いに行っては小口で払って精算して…
ということはないでしょうか??

事務用品など、そういったものはASKULなどの業者に注文
伝票をまとめてもらえば手間を減らすことができます。

また、やっぱりショートカットキーやネットバンキングへの切り替えなど、これらの対処法だけでは
どうしても対処できない場合は、経費精算システムの導入を考慮することも一つの方策ではあります。

経理業務を効率化するための2つのステップ

この章ではいかにして自分の症状を見つけるかについて話していきます。

ここでは2ステップに分けて説明していきたいと思います。

ステップ1|まず業務を時系列順に紙に書き出す

まずは感じている問題点を紙に書き出しましょう

一見めんどくさいように思えますが、紙に書き出すだけで
頭の中がどんどん整理されていく感覚を味わえると思います。

頭の中だけで自分の悩んでいることを考えていても
列挙はできても俯瞰して問題の全体像を見られないことがほとんどです。

悩んでいる時はうまく頭の整理ができないものなので
めんどくさがらずに一度紙に書いていってみましょう

肝心の書き方ですが、業務を思い出しやすくするために
時系列順に仕事を書いていきます。

朝からどんな業務があるかを思い出してみて
業務内容を書いていくといいでしょう。

こうすることでヌケやモレを防ぐことができます。

また、ここで書く内容としては大まかなもので大丈夫です。
書くことが大事なので例を見ながら実際に書いていってみましょう

業務の書き出し方 1例

業務① メールチェック
業務② 小口の確認
業務③ 預金の入出金管理
業務④ 振り込み手続き
業務⑤ 仕訳
業務⑥ 預金残高確認
業務⑦ 書類の整理

このように工程を書き出すだけでも、頭の余裕ができ
案外効率化できるポイントが見えたりすることもあります。

しかし、もちろんこれだけでは見えないところの方が大きいので
これから詳細を考えていくことになります

詳細をまとめる上では次に説明するやり方がまとめやすいので
自分の業務の全体像が見えた方は次章を参考に詳細を考えていっていただければと思います。

ステップ2|実際の業務から問題点を想像する

大きな業務についてある程度列挙出来たら
次に詳細を考えていきましょう。

前章では、業務の全体の流れを把握できたと思いますので

この章ではそれぞれの項目で実際にどんなことをする必要があるかを書いていきます。
つまり、行動が見えるレベルまで業務を細分化していきます。

例えば、請求書発行の業務であれば
請求するデータの作成や印刷の業務があるな…
といった感じになります。(詳しくは下の例をご覧ください)

こうすれば、なんとなく
プリンターに向かう自分や、封入作業をする自分を想像できると思います。

こちらも例を参考にしながら実際に書いていってみましょう

 

業務細分化の1例

小口の現金管理 補充の手続 支払報告書作成
証憑書類の確認
補給承認
補充の実行 預金払い出し表の作成
銀行依頼
小口現金出納管理 入金・支払い報告書確認
出納帳記入
出納帳承認
残高管理 入出金合計確認
出納帳差引残高確認
取決額照合
銀行口座残高確認
残高照合

 

どうでしょうか。あくまで一例ではありますが
行程を整理して書いてみるだけでかなり頭の中が整理されたのではないかと思います。

ただ時系列順に書くだけでは見えない改善点も、細かく業務を見ていくことで見えるようにすることができます。

案外人の頭の中は普段ごちゃごちゃしているので悩んだら書くことをお勧めします。

業務効率化でどのような良いことが待っているのか?

実際に経理の業務を効率化できたら、以下のメリットが待っています。

  • 業務の負担が減る(労務費の負担も減る)
  • 他に生産性の高い作業に注力できる

業務の効率化は、費用の負担を減らし、生産性を高めることができます。この記事で紹介した業務効率化は、簡単なものも多く実施しない手はありませんよね。

経理が業務効率化をした事例

ポイントばかりを紹介されても、改善のイメージが湧かないのではないでしょうか?

ここからは、実際に経理が業務を効率化した事例を紹介します。改善のイメージを想像できれば、効率化に取り組みやすくなりますよね。

支払業務を効率化した事例

まず、支払業務を効率化した事例です。

支払の遅い会社がありました。支払の処理の遅い原因は、営業部から請求書が回ってくるのが遅いためです。そこで、マネーフォワードのクラウド型経費精算システム「マネーフォワードクラウド経費」を導入しました。それによって、出張がちな営業部長などの承認者がスマホを使って承認できるようになり、営業部の請求書の承認作業が早くなりました。

現在は、経理部から営業部への督促作業が少なくなり、作業負担が軽減されています。

請求業務を効率化した事例

次に、請求業務を効率化した事例です。

請求書の発行から発送まで時間の掛かっている会社がありました。その会社で請求書発行システムを導入したことで、いままで請求書の作成から発送まで1時間以上要していた作業が、わずか5分で出来上がるようになりました。

請求業務は、請求書の発行から入金までの処理をしなければなりません。フローについては以下の通りです。

  1. 請求書作成
  2. 印刷後、発送
  3. 期日に入金の確認

請求書発行システムよっては、売掛金の消し込み作業も行ってくれるので、部署をまたいだ作業負担の軽減が見込めます。おすすめの請求書発行システムは以下の通りです。

  • 送り状や荷札の発行に特化した伝発名人
  • 請求書の発行から郵送代行までをしてくれる楽楽明細
  • 入金の消し込み作業をゼロにするVictory ONE

伝票を効率化した事例

最後に、伝票を効率化した事例です。

経理部で残業代がかさんでいる会社がありました。そこで、伝票起票の作業を細かく分類し、誰でも出来る作業については、アウトソーシングを依頼しました。これにより、残業代が減り、利益に貢献しています。

総勘定元帳を確認して起票する伝票は、作業でしかありません。ここを効率化することによって、経理部門は生産性を上げられる仕事に着手できますし、残業代を減らすことができます。効率化の方法は、以下の通りです。

  • 作業を細かく分類(可視化)
  • 外部へ作業の依頼(アウトソーシング)
  • 第三者の目を介入することで、無駄を排除

まずは、経理部の中で起票がどれだけの作業時間を占めているのか、確認しなければいけません。

まとめ

どうでしょうか。
悩みの詳細が見えてきたでしょうか??

また、こうして業務を見つめることでもしかすると
「実は、そんなに業務自体に面倒くささは感じない…」
と感じられる方もいるかもしれません。

もしかすると、実際の悩みは経理の業務がめんどくさいのではなく

たまー…に起こる会計の合わなさと、それに起因する友人との約束のもつれ

が面倒だったり

経費の指導をしに行くと、あからさまに嫌な顔をする相手

が嫌なだけかもしれません。

その場合は、そういった悩みの対処法を調べていけば
今までよりも確実に自分のニーズに合った情報と今なら出会うことができるはずです。

 

最後まで読んでくださりありがとうございました。

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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