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電子帳簿保存法の申請が丸わかり|パーフェクトガイド

電子帳簿保存法 申請書

そろそろ自社でも電子帳簿保存法に対応したい。
実際の申請の方法がまったくイメージできない。

そんなお悩みを抱えておりませんか?

電子帳簿保存法の申請は3ステップなので、難しくありません。
また、電子帳簿保存法の申請は適用の3ヶ月前までにすませる必要があり、申請時に外部システムの契約を完了する必要があることをご存知ですか?

そして、電子帳簿保存法には真実性の確保や検索機能など満たさなければいけない要件が6つあります。
申請にあたり、これらの要件をすべて満たす必要があるため、それらについても詳細に説明致します。

電子帳簿保存法へ申請する3つのステップ

ステップ1,社内規定、事務処理の流れを作成する

電子帳簿保存法へ対応するにあたり、以前とは経費精算の流れが変わる形となります。
そのため、電子帳簿保存法対応下での社内規定、運用フローを国税庁が提示する要件に基づいて作成します。

ステップ2,スキャナ保存要件を満たした経費精算システムの導入

領収書の電子化の要件に対応した製品やサービスの導入が必要です。

対応製品の利用は、税務署申請時に利用可能な状態になっている必要はありません。
しかし、申請時に契約自体は完了させておく必要があります。

ステップ3,税務署へ電子帳簿保存法の申請をする(各企業ごと)

申請にあたり必要な書類は大きくわけて2つあります。

①社内規定や事務処理の流れを記載した資料
②スキャナ保存要件をみたした経費精算システムの概要資料、契約書

これらを国税庁が定める申請書「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」に記載の上、管轄税務署に提出します。

ただこういった申請書類の記入、提出をはじめての方がやるのは大変です。
Dr.経費精算を提供する株式会社BearTailでは申請コンサルティングサポート(申請代行)を行っております。

申請書の記入から導入後のルール作成まで徹底サポートいたします。

電子帳簿保存法の申請期限は適用の3ヶ月前まで

電子帳簿保存法の適用が可能になるのは、税務署への申請してから3ヶ月後以降に発行された書類に限られます。そのため、8月から経費精算システムを導入して、電子帳簿保存法に対応点したいと考えている場合、5月までには税務署への申請を済ませなければなりません。

経費精算システムの選定の時間も考慮すると、半年〜1年程度前から準備を始める必要があります。

参考:電子帳簿保存法関係|国税庁

電子帳簿保存法申請をする企業に必要な6つの要件

①②のような真実性の確保や可視性の確保といったスキャナ保存要件を満たす経費精算システムを「電子帳簿保存法へ対応した経費精算システム」と呼びます。
つまり、これらの経費精算システムではタイムスタンプが自動で付与され、画質やサイズ条件などを自動的に満たしているのです。

電子帳簿保存法対応のシステムでおすすめはDr.経費精算です。

①真実性の確保

  • 書類作成または受領後に速やかにスキャニング
  • 「一の入力単位ごと」にタイムスタンプを付与
  • 一定以上のスキャン装置のスペック維持
  • 訂正・削除を行った際に事実内容を確認。また履歴を保持要

②可視性の確保

文書管理及びスキャニング作業に係るシステム関係書類及び事務処理規程の備付け

適正事務処理要件(内部統制を図る措置を含む)を含む事務処理規程が必要

③関係書類の設置、事務処理制定

文書管理及びスキャニング作業に係るシステム関係書類及び事務処理規程の備付け

適正事務処理要件(内部統制を図る措置を含む)を含む事務処理規程が必要

④帳簿、書類感の関連性確保

他の国税関係帳簿や国税関係書類と相互に関連する項目を持ち(たとえば、連番など)相互に関連を確認できること

⑤検索機能の確保

日付・金額による範囲指定、主要項目などによる複合的な検索機能が必須

⑥税務署長の承認

所轄税務署長の承認が必要

参考:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

電子帳簿保存法申請は個人でも可能です。

電子帳簿保存法の申請は個人でも可能です。特に特に領収書が多い個人事業主の方にはおすすめです。

しかし、やはりまだハードル、障壁が高く対応されている個人の方は少ないようです。
申請書が大量にあり、手間がかかることで、個人レベルでは電子帳簿保存法の要件を満たすシステムの導入に至らないケースがほとんどです。

下記のサイトが参考になります。

参考:電子帳簿保存法の改正で領収書がスマホ撮影で保存可能に!個人事業主が税務署に申請に行ってきた
参考:領収書、請求書、納品書の電子保管 個人事業主にはまだハードルが高かった?
参考:帳簿の電子保存で青色申告特別控除65万をキープ……電帳法推進の号砲か?

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