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経費精算規定(ルール)作成にあたり最低限注意するべき18のこと

経費精算の規定をはじめて作る。雛形を参考にしたいけどなかなか見つからない。
そんなお悩みを持たれていはいませんか?

経費精算の規定の作成は会社としては非常に重要です。
なぜなら経費精算規定がなければ、経理担当者の負担が増えたり、経費精算に関するトラブルの原因につながるためです。

そもそも経費精算の規定とは、就業規則や人事規則と同じ社内規定の1つです。経費精算の規定ではこの会社では経費とはどのようなものを指し、どのような手順で精算するのかとうルールを文章で明文化したものになります。

経費精算の規定にはどのような項目が必要なのか。また実際に規定を作るときに気を付けなければいけないポイントを経費精算規定、出張旅費規程、交通費規定、交際費規定に分けて説明していきます。

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交際費規定の2つのポイント

接待交際費は以下の2点で通常の経費と異なります。

  • 費用対効果が見えづらい
  • 税務上では法人税の課税対象となる

これをふまえて交際費規定のポイントをみていきましょう。

①上限金額を設ける

接待交際費は上記2つの特徴があるため、なるべく抑えることが望ましいです。また担当業務により経費を使用する頻度や金額も異なるので、役職や部署毎に1人あたりの月間、年間上限金額を設定しておきましょう。

②詳細な報告書を必須にする

接待交際費は飲食費であるかどうか、またその金額によって税務上の扱いが以下の3つに分類されます

  • 1人あたりの金額が5,000円以下の飲食費→全額を経費扱い(全額非課税)
  • 1人あたりの金額が5,000円以上の飲食費→半額を経費扱い(半額は非課税)
  • 飲食費以外の接待費→全額が交際費扱い(全額課税)

このように接待交際費の中でも飲食費に関しては、一部または全額が通常の経費と同じく非課税の経費として計上することができます。このルールを使用するためには以下の5つの項目が必要になります。

  1. 飲食を行った年月日
  2. かかった金額と使用した飲食店の名称と所在地
  3. 参加した人数
  4. 参加した得意先や仕入れ先の企業名と氏名
  5. その他参考事項
そのため、交際費に関しては領収書だけではなく、上記の内容がしっかりと含まれた報告書の提出を義務付けるようにしましょう。飲食費以外でも接待交際費は税務上の扱いが非常にややこしいため、用途や金額が詳細に記載されるような規定を設けましょう。

経費精算規定作成の6つのポイント

「これって経費として認められるの?」「経費ってどうやって申請するの?」といった疑問を社員が抱かないように経費精算の基本的なルールをしっかりと決めていきましょう。またトラブルが不正が起きないようなルールにすることも大切です。

①経費の基準、金額の上限を設定する

どのようなものが経費として認められるかという方針を決めます。社員が経費を判断する基準となるので自分の会社にあった方針が必要です。
また1回で申請できる上限金額を設定しておき、その金額を超える場合は事前に稟議を通すようにしましょう。

②自己決済をさせない

空請求や水増し請求などの不正は決裁権を持った人が自分の経費を自分で承認する自己決済が原因で起こる場合がほとんどです。決裁権者も必ず他の決済者の承認を受けるようにしましょう

③期限を決める

経費は使った日から時間がたつほど、お金の動きを確認するのが難しくなり、申請者が領収書を無くしてしまう可能性も高くなります。その結果、経費申請が認められず、申請者と経理担当者との間でトラブルになることが多く、訴訟にまで発展すること場合もあります。
このようなトラブルが起きないようにするためにも、なるべく早く精算するのが理想です。その都度は難しくても翌月の何日までなど期限を決めましょう。

④領収書がない場合の対策を規定

電車、バスの交通費や取引先への結婚祝や慶弔費などの領収書が発行されない経費への対応や、不備により領収書をなくしてしまった場合の対応(出金伝票で代用するなど)についても規定しておきましょう。

⑤例外を認めない

基本的に例外は認めないようにしましょう。これは規定や規約などのルール全般に言えることですが、一度例外を認めてしまうと、折角作成した規定が形骸化してしまう恐れがあります。

⑥報告書フォーマットを用意する

意外と見落としがちですが、わかりやすい報告書を用意することは規程を作るのと同じくらい大切です。わかりやすい報告書があれば、申請の不備やミスが減るため、円滑に経費精算を進めることができます。
報告書の作り方がわからないという方は、下記の記事で交通費精算書や旅費精算書の書き方やテンプレートを紹介しているので、是非参考にしてください。
交通費精算の書き方やポイントは?注意点やテンプレートを紹介!

旅費精算書テンプレートを無料ダウンロード|書き方を徹底解説

出張旅費規程作成の6つのポイント

前述した通り、出張旅費規程があると経費精算の手間を省略できる上に節税対策にもなります。出張旅費には交通費、宿泊費、日当が含まれます。それぞれの項目について規定を作る必要があります。

①出張の定義を決める

「片道◯km以上の移動を伴う業務」のように通常の外出と出張の違いを明確にしましょう。また距離や宿泊を必要とするかにより日帰り、短期、長期と分けてもいいでしょう。

②日当と宿泊費の金額を決める

出張旅費のうち宿泊費と日当は定額支給にすることができます。定額支給にする場合は役職毎に同業種、同規模の会社と比較して妥当な金額を設定する必要があります。

③食事代の扱いを明記する

日当の中に食事代が含まれるのか、別で申請しないといけないのかを明確にしましょう。

④仮払い規定を作成

出張費は金額が大きくなりがちなので社員の負担が大きくなってしまいます。仮払いの規約を設けましょう。仮払いを認める金額の設定、仮払い金額からの過不足の金額の精算についても規定しておきましょう。

⑤出張手続をつくる

出張を行う場合には事前に申請書を提出し承認をうけ、出張後には速やかに旅費精算書の提出を義務付けるようにしましょう。また、急な出張の場合の対応についても規定しておきましょう。

⑥出張中のトラブルについても記載

出張先で病気や災害などにより出張期間を延長せざるを得ない状況や出張先で残業や休日出勤が発生した場合の手当てなどについても規定しましょう。

出張経費アイキャッチ出張経費や日当の基準は?食事代はどこまで?相場や適正価格も!

交通費規定の4つのポイント

電車やバス、タクシー、飛行機と移動手段は様々です。交通費規定ではどのような基準で移動手段を選べばよいのか、またそのときの精算方法は?といったことがポイントになります。

①鉄道、バスの場合

鉄道やバスでは領収書が発行されないため、利用した駅やバス停を基に経費を計算することになります。このとき公共交通機関が発達している都心では複数の経路があり、それにより金額や移動時間が異なる場合があります。

このとき最安経路ではなく自分が利用した経路の金額を申請してしまう、定期区間が含まれていたのに全額申請してしまうといったミスや、故意に遠回りで割高な経路での金額を申請するといった不正が起こります。

なので最安値経路で移動した場合の料金を支給するということ、定期区間が含まれる場合はその分の金額は差し引かれることを明記しておきましょう。

②特急券、飛行機、船舶の場合

これらの移動手段は高額になるため、認められる条件を規定しましょう。また役職により利用できるクラスが異なる(特急のグリーン車、飛行機のビジネスクラスなど)場合はそのことも明記しましょう。

飛行機の場合はマイルを利用して航空券を予約すると、領収書を発行することができないので注意が必要です。

③タクシーの場合

タクシーを利用すると公共交通機関に比べて費用が高くなる場合が多いので厳しい規定を設けている会社が多いです。公共の交通機関がない場合、最寄り駅から◯km以上離れている場合などタクシーを使ってもよい条件を決めましょう。
 
また取引先の送迎などで同乗した場合は税務上で交際費として扱われます。後で区別できるようにしましょう。

④自家用車、社用車の場合

移動に自家用車や社用車を使用した場合の規約も設けておきましょう。車で移動した場合は移動距離に基づいてガソリン代(○円/km)を支給するのが一般的です。

経費精算の規定が必要な5つの理由

1. 無駄な経費の削減

経費は事業を行う上で必要な支出ですが、必要以上の経費は会社の利益を減少させてしまします。事業に関係のないことに経費が使われたり、必要以上の金額が支払われたりしないように規定が必要になります。

また規定を社員に周知することは、無駄遣いや過剰な使用の抑止になり、経費の削減につながります。

2. 節税対策

交際費規定や出張旅費規定を定めることは節税にも繋がります。

経費は基本的には法人税の非課税対象ですが、得意先や仕入れ先などに対する接待、供養、贈答などの接待交際費は法人税の課税対象になります。

しかし接待交際費のうち飲食にかかる費用は一部が非課税になります。この制度をうまく活用するためにも交際費規定は重要になります。

また出張旅費規程を定めることも節税になります。

出張の際に社員に支払う出張手当ですが、出張旅費規程を定めこれに基づいて支払った場合は給与とは異なり経費扱いになるので非課税になります。社員にとっても経費として支給されると所得税の課税対象外となるため、節税対策となります。

このように出張旅費規程を定めることは、支給する企業、受給する社員双方にとってメリットがあります。

3 不正受給、法的リスクの回避

交通費精算では定期圏内であるのに移動費を全額申請してしまう、出張日当に食事代が含まれているのに申請してしまうなど悪気はなくても重複受給してしまっている場合があります。

最悪のケースでは従業員が経費の水増しや空請求など経費を悪用し、意図的に不正受給を行う可能性もあります。発覚したら個人が非難されるのは当然のこと、企業側も管理責任を問われ社会的信用が失われてしまうかもしれません。

また経費として不適切なものを経費として計上していたことが、後の税務調査で発覚した場合、追加課税や重加算税の対象となるので会社にとっても大きな損失となります。

このように経費精算は様々な不正の対象にもなります。経費精算の規定を定めることにより、不正の防止法的リスクの低減になります。

4. 社員の不公平感の解消

経費精算の規定がないと同じ用途や金額の経費であっても承認されるかどうかは承認者や経理担当者の裁量によって変わってしまう場合があります。このようなことが起こると社員は不公平感を抱いてしまいます。

規定を定め、それに基づいて判断することで、承認者や経理担当者に依存せず、経費精算に対する不信感や不公平感が解消されます。

5. 経理担当者の負担を軽減

申請された経費を精算するだけではなく、申請されたものが妥当であるか判断し、不適切なものは差し戻すことも経理担当者の業務の一環です。

規定を整備し、社員に周知しておけば社員やその上司の承認者もその経費が妥当であるかを判断できるため、不適切な申請そのものが減少し、仮に不適切な申請があった場合にも説明するのが簡単です。

また規定に申請期限を設けることで、社員が何カ月も前の領収書や数か月分の領収書をまとめて持ってくることを防ぐこともできます。


まとめ

経費精算の規定には様々な項目があり、気を付けなければいけないポイントもたくさんあります。しかし、きちんと規定を整備しなければ、思ってもいないような不正やトラブルを招くこともあり、経理担当者や会社に大きな負担がかかる場合があります。

経費精算の規定を整備したとしても、経費精算は面倒な作業であることに変わりはなく、人が行う作業である以上ミスも完全になくすことはできません。

そんな場合は経費精算システムを導入することをオススメします。経費精算システムでは自動計算機能入力代行機能により経費精算にかかる手間や時間を大幅に削減し、ミスや不正が起こる機会そのものを減らすことができます。

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