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交通費精算の書き方やポイントは?注意点やテンプレートを紹介!

交通費精算面倒ですよね?また、交通費精算の書き方・作り方がわからない。
そんなお悩みを抱えていませんか?

本記事では無料で使える交通費精算書のエクセルテンプレートを提供しています。
また、公共交通機関を使った場合とそれ以外を用いた場合にわけて、交通費精算書の書き方、および注意点をお伝えします。

例えば、新幹線を使った場合やレンタカー、ガソリン代は精算にあたり必ず領収書が必要となります。
特にガソリン代は忘れる方が多いため注意が必要です。

無料交通費精算書エクセルテンプレート

多くの場合社内に交通費清算のテンプレ―トが用意されていますが、ない場合もあります。
もしない場合はこちらのテンプレートをお使いください。

公共交通機関を使った場合の交通費精算書の書き方

営業や接待で公共交通機関を使った場合の交通費精算書の書き方です。

書き方 日付や目的に注意しよう!

規定に従って交通費精算書に記入します。

  • 日付…実際に申請する交通費が発生した日、つまり実際営業や接待を行った日
  • 目的地…企業名や個人宅
  • 目的…営業、接待など
  • 使用した交通機関名
  • 出発地、到着地…交通機関を用いた場合の出発地と到着地
  • 費用…交通費

注意点① 領収書を取得し忘れたら経路検索サービスを使おう

目的を記載する必要があります。これは、税務調査が入った場合の税務署の調査に用いられる可能性があるからです。さらに、かかった交通費について、実際にかかった交通費を申請するには、当日用いた交通機関の領収書を全て申請する必要があります。もし、領収書を取得し忘れてしまったら、経路検索サービスなどを用いて出発地から目的地の最安値を記入しましょう。

注意点② 新幹線を使った場合の交通費精算は必ず領収証をもらおう

新幹線を使った出張の場合、バスや電車を使った出張と比べると高額な交通費になることが多いです。前述の通り、交通費も税務調査の対象になりますので、高額な交通費は税務調査の際に怪しまれる可能性があります。税務調査の際に不適切な交通費精算であると指摘されないために、例え社内規定で新幹線を使った出張でも領収書は不要とされていても、念のため領収書を用意しておく方が心強いでしょう。

社用車など公共交通機関以外を用いた場合の交通費精算書の書き方

営業や接待で公共交通機関以外の社用車やレンタカーなどを使った場合の交通費精算書の書き方です。

書き方 レンタカー会社も記載しよう

規定に従って交通費精算書に記入します。

  • 日付…実際に申請する交通費が発生した日、つまり実際営業や接待を行った日
  • 目的地…企業名や個人宅
  • 目的…営業、接待など
  • 出発地、到着地…交通機関を用いた場合の出発地と到着地
  • 費用…交通費
  • 使用したレンタカー会社名
  • 高速道路の使用の有無
  • ガソリン代

注意点 ガソリン代も忘れずに!

自身で車に給油をした場合は、そのガソリン代の領収書をもらっておきましょう。

交通費精算書は必ず承認が必要

人数の小さな企業の場合、一人ひとりが経理担当に直接提出して清算を行いますが、部署別に分かれている規模の企業になると、一度上長に交通費精算書を確認してもらうことが一般的になっています。

万が一、提出した交通費精算書にミスがあった場合はせっかく申請した交通費が清算されないため、一度上長に確認してもらいましょう。

まとめ

これまで説明してきたように、交通費の清算は一度行うのはそこまで面倒ではありません。しかし、しばらく放置してしまうと途端に面倒な作業になってしまいます。また、経理担当も数か月前の交通費精算を持ってこられても月末の処理に困ってしまいます。そのため、その都度交通費清算を行うようにしましょう。


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