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「紙orエクセルor経費精算システム」企業に合った経費精算方法を徹底解説!

紙やエクセルで経費精算を行うのは大変ではありませんか?
また、経費精算業務をエクセルや紙で行う場合、金額の手記入、経費のチェック、会計ソフトへの転記、上長の捺印などに多くの手間がかかりますよね。
不正が防止することができないことや領収書の糊付け、保管が面倒なことも悩みの種ですよね。

そんな中、電子帳簿保存法の改正により、経費精算を電子データで行うことが可能になり、システム導入をする企業が急増しています。下表は経費精算を①従来の方法(紙に手書き)②エクセルを用いる③システムを導入した場合の比較です。

従来の方法(紙に手書き) エクセルによる経費精算 経費精算システムの導入
メリット ・誰でも簡単に出来る ・メールで送受信可能

表計算機能がある

文字が見易くなる

・手間/不正などの大幅削減・ヒューマンエラーの防止

領収書の保管が不要

クレカ/ICカード連携あり・WEB画面での一元管理可能 など。

デメリット ・経費を書き込む手間・経費をチェックする手間

上長の印鑑が必要・不正を発見しにくい

領収書の保管が必要

・経費入力/ チェックの手間は無くならない

上長の印鑑の必要・不正を発見しにくい

ヒューマンエラーが無くならない・領収書の保管が必要

・コストがかかる

それぞれの企業に最適なシステムを探し出すのが困難

適した会社 数人規模の企業 数十人規模の企業 百人以上の企業、出張が多い企業

上表のように、企業にふさわしい経費精算の方法はその企業の規模、出張の頻度などにより様々です。そこで本記事では、それぞれの方法で経費精算をすることによるメリット/デメリットを具体的に説明いたします。是非、あなたの会社に合った経費精算方法を考える際にお役立てください。

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エクセルで経費精算を行う3つのデメリット

次に、エクセルで経費精算を行うことによるデメリットを紹介いたします。

デメリット① 入力ミスや不正を防げない

エクセルを使っても、経費を入力するのは申請者自身である為、ヒューマンエラーが生じます。また、経費を水増しして申請する不正なども、承認者が細かくチェックしなければ防げないため、簡単に行えてしまいます。

デメリット② 承認者のチェックする手間は省けない

承認者は、申請された経費に誤りや不正が無いかをチェックしなければなりません。この作業には、領収書の料金と記入内容が一致しているか、交通費から定期区間の控除がされているかの確認などがあり、非常に大きな負担となります。また、承認者のヒューマンエラーも完全には防止できない為、結局ミスや不正が少なからず蔓延してしまいます。

デメリット③ 上長の印鑑が必要

電子帳簿保存法に対応していない経費精算方法(手書き、エクセル)では、上長の承認(印鑑)が必要となります。そのため、上長が不在の時は申請が滞ってしまったり、場合によっては捺印のためだけに申請書を上長がいるところまで郵送しなければならない、というようなケースもあり得ます。

以上、経費精算をエクセルを利用して行った際のメリット/デメリットでした。エクセルを利用してもデータ入力におけるヒューマンエラーや、承認者のチェックの負担が改善されないというのが大きな問題となります。とはいえパソコンさえあれば無料で利用できますので、手書きで経費精算を行うよりはエクセルの利用をお勧めします。次の章では経費精算システムを利用した場合ついて説明いたします。

エクセルで経費精算を行う3つのメリット

まず始めに、少し前までは主流だったエクセルによる経費精算のメリットを紹介いたします。現在でも比較的規模の小さい企業ではエクセルを利用した経費精算を行っているところが多いです。

メリット① 経費の計算が楽になる(表計算機能)

エクセルで経費精算を行う際の一つ目のメリットとして表計算機能を上手く活用することで、経費の計算が楽になるという点が挙げられます。頻繁に同じ経路で交通費が発生している場合などは、コピーアンドペーストをすることで、手書きの場合と比較して手間を大幅に省くことが出来ます。

メリット② 文字が見易い

エクセルを利用すると、紙に手書きで記入しないため、記入者以外でも確認しやすいというメリットもあります。そのため、申請された経費が手書きで読みにくく、チェックしにくいなどのトラブルが無くなります。

メリット③ データとして保存が可能

エクセルをデータとして保存しておけば、万が一印刷した申請書を紛失してしまった場合でも、いつでも復元することが可能となります。

エクセルや紙から経費精算システムへ移行する3つのメリット

一言に経費精算システムと言っても、非常に様々なシステムが存在しており、機能も多岐に渡ります。そこでこの章では代表的な経費精算システムである「Dr.経費精算」を例に説明していきます。

メリット① 経費入力の手間削減、ミス・不正申請防止が可能

Dr.経費精算では、レシートや領収書の写真を撮影し、システム内で送信するだけで自動で経費が入力されます(手書きの領収書にも対応)。その為、申請者が経費を入力する必要が無く、それに付随するミスも防止されます。また、自動入力された経費を申請者が勝手に編集するとアラートが表示される為、不正も完全に防止することができ、承認者のチェックの手間も大幅に削減されます。

さらに交通費を申請する際は利用する駅を入力することで最短径路を自動で提示してくれる上、定期区間の自動控除も設定すれば可能となります。このように、作業効率化が実現されるのが経費精算システムの利用の一番の魅力となります。

メリット② 領収書の保管や上長の印鑑が不要

従来の経費精算の方法では、経費精算が終わった後でも一定期間領収書を保管しておかなれればならず、その管理が大きな負担となってきました。しかし経費精算システムを導入することで、申請が完了してしまえば領収書の保管は電子データで代用することが可能(タイムスタンプ機能)となり、領収書を管理する手間や、場所のコストを大幅に削減することが可能となります。

stamp電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

こちらの記事ではタイムスタンプ機能について詳しく説明しておりますので、是非参考にしてください。

メリット③ クレジットカード/ICカード、会計システムとも連携

経費精算システムを導入することで、クレジットカードで支払った経費を自動でデータ化することも可能となります。

エクセルや紙から経費精算システムへ移行する2つのデメリット

最後に、経費精算システムを導入する際のデメリットについても紹介いたします。

デメリット① 費用がかかる

システムを導入する際の一番のデメリットは、費用がかかる点です。「システム導入による業務効率化<導入コスト」とならないように気を付けなければなりません。以下に代表的な経費精算システムの料金表をまとめました。システムによっては無料トライアル期間が設けられているものもあります。

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デメリット② 最適な経費精算システムを選ぶのが難しい

それぞれの企業に最適な経費精算システムを見つけるのが難しいという点も、システム導入の際の障壁となり得ます。現在国内にある経費精算システムは42個もあり、その中から自力で最適な経費精算システムを見つけ出すというのは非常に困難です。そこでこちらの記事で、各システムを徹底的に比較しておりますので、ぜひお役立てください!

【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

まとめ

電子帳簿保存法の改定により、従来の経費精算で生じた手間(金額の記入、経費のチェック、不正の防止、上長の捺印、領収書の保管、会計表への転記など)の大幅な削減が可能となりました。会社の規模が大きくなればなるほど、経費精算にかかる手間も増大していきます。作業効率化を実現するためにも、あなたの会社に適したシステムの導入を是非ご検討ください。

最後までお読み頂きありがとうございました。

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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