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経理担当者にオススメする失敗しないITツールの選び方とは?

経理 ITツール

「経理として働いているが業務量が多くて仕事が終わらない」
「最近、残業が多くて疲れる」

そんなお悩みはございませんか?

実は経理の仕事でITツールを利用することで業務を効率化し、仕事を早く終わらせることができるんです。
今回は経理業務に役立つツールとして会計システムや経費精算システム、請求システム、支払い管理システムなどを紹介します。

例えば、経費精算システムは面倒な仕分け作業や現金振込データの作成、経費申請の金額間違いの修正をすべて自動化することができます。

また実際につかった経理の人にインタビューをし、どのような業務に具体的に役立つか、経理にとってのメリットとは?に関して解説しております。

ITツール① クラウド会計ソフト(freee)

まずはじめに紹介するツールはクラウド会計ソフトのfreeeです。従来の伝票計算や帳簿への転記の手間を大幅になくすことができます。また、見積書・請求書作成機能や給与計算機能(人事労務freee)も内包しているためおすすめです。

おすすめのサービス

会計freee

freeeと比較されるソフトにマネーフォワードクラウドや弥生会計クラウドなどがありますが、まだ粗削りながらもfreeeは個人の所得税確定申告のみならず、法人税の確定申告まで可能な申告freeeというソフトもリリースしていることから、現状ではトータルでfreeeが先行している側面が多いと思われます。

freee

公式サイト:https://www.freee.co.jp/

効率化される経理業務

経理業務は、営業活動における売上や仕入・諸経費を原則的に発生主義にて把握し、それらに伴う債権債務に係る収支を管理することになります。
つまり、あくまでも営業活動における取引をスタートとして、その取引を会計的な記録と管理を行っていく訳です。

この時、見積書作成・受注・販売・請求書作成送付や仕入(買掛金発生)という営業活動と経理業務は一連の流れにありながら、携わる立場は営業担当・購買担当・経理担当さらには経営者層と様々であり、それぞれの立場に応じた資料をExcel等で作成し管理していることも多いと思います。

従って、取引が次の担当者に流れる際に同内容の別の帳票に転記されたりして非常に非効率が発生しています。
従来より組織全体の業務を串刺して管理するものとしてERPがありましたが、ERPソフトは自社用にカスタマイズしないと勝手が悪かったり、高額であるケースが多いと思います。

経理にとって利用するメリット

会計freeeの基本機能が会計にあることは事実ですが、見積書・請求書作成機能や給与計算機能(人事労務freee)も内包しています。

従って、営業担当者が作成した見積書から請求書を作成すれば、売上(売掛金)の発生という取引から会計上の仕訳も作成可能です

また、売掛金の回収予定日の入力により債権管理にも使用することができます。経理担当者と別に総務担当者が給与計算をしているのであれば、人事労務freeeからのデータから給与発生の仕訳と流れていきます。

経営者は当然各活動の帰結としての経営成績の把握スピードも上がることになります。結果として経理にとっては工数の大幅な削減となり、場合によっては専属の経理担当者は不要ということもあり得ます。

経理の仕事の中でも仕訳の起票というのはとりわけ時間のかかる作業です。会社の規模が大きくなるほど、取引量が多くなるほど伝票の数は多くなります。しかし会計システムを使えばエクセルデータや他のシステムから吐き出したCSVデータの取り込みができるので仕訳作業が各段に早くなります。

私の会社では約10か所の工場や営業所がありました。従来は各拠点ごと独自に売上や仕入報告を作成し月末に経理に提出、それを経理が必至に手作業で集計していました。

しかし会計システムを導入してからは各拠点統一のエクセルを作成し、経理ではマクロで取り込み用のCSVを作ってワンクリックで会計システムに取り込むことができるようになり業務効率化ができました。

会計システムでは部署ごとの管理も簡単にできるため、各工場や営業所ごとの業績も簡単に集計できて、会社に提出する月次決算の分析資料作成が1週間は短縮できました。
紙ではなくデータで保管できているので遡っての検索も簡単で、税務調査の際の対応もスムーズでした。

利用された方の体験談

会計事務所に勤務していて、ERPを導入したものの使いこなせず、結局は販売管理の機能と経理の機能を連携させずに使用している会社も多くあります。システム上で行うことが可能であっても使えこなせていない状態です。

もちろん、高額なERPソフトと比較すれば、freeeで処理可能な業務範囲は限られますが、トータルでの使い勝手や費用の削減につながっていることも多いと感じています。また、インストール型のソフトではなくクラウドソフトであるため、移動時間などを有効活用できる点も大きなメリットだと考えます。

従来は会計帳簿というのは手書きの伝票を電卓で計算して、それを紙の帳簿に手書きで勘定科目ごとに転記するという作業が生じていました。
会計システム(ソフト)を使用すればそれが劇的にスピーディーにそして正確になります。打ち込んだデータのアウトプットも簡単で、帳簿をつけるだけでなく部署ごとの集計表やグラフが一瞬で作成できるため、会社の経営層への報告も早くなります。

現在多くの企業が会計システムを利用していますが、クラウド版を利用することでソフトの更新が不要で自動でアップデートができるため手間がなくなり、またWEB上の銀行やクレジットカードの取引データについて自動で仕訳することが可能になりました。

ITツール② クラウド型経費精算システム(Dr.経費精算)

おすすめのサービス

Dr.経費精算

Dr.経費精算
公式サイト:https://www.keihi.com/

効率化される経理業務

営業から提出される経費精算書に間違いが多い。金額のチェックや定期区間のチェックに時間がかかっている。そのような作業をすべて自動化します。

また、会計システムとの連携も強みであらゆる会計システムにデータを移行することができます。そのため従来のような転記の手間が必要ありません。

経理にとって利用するメリット

経理担当者の業務フローが下記画像のように変わり、経理業務の効率化が実現できます。

経理業務フロー

利用された方の体験談

(株式会社P)

  • 従来の課題:経理部門での確認・修正作業が膨大、会計ソフトへの入力が面倒
  • 効果:経理作業が2~3日 ⇒ 作業時間約90%削減で数時間になった

(株式会社N)

  • 従来の課題:レシート枚数が多く、システムへの手入力が負担
  • 効果:会計ソフトとの連携が10~20時間 ⇒ ほぼ0に、現場のペーパーレス化を実現。申請フォーマットのカスタマイズで、差戻しが大きく減少

ITツール③ 財務会計システム、管理会計システム、債務・支払会計システム、社員支払管理システム(OBIC7)

おすすめのサービス

OBIC7会計情報システム
http://www.obic.co.jp/erp_solution/accounting_info/

効率化される経理業務

企業内の財務指標を作成する際に月次等での管理諸表の作成を簡素化する事ができる。決算報告についても一連の流れをシステムにデータ化する事ができるので、業務の効率化に繋がる。また、集約したデータを参考にし、会計情報の様々な角度から解析や問題発見をする事ができる。

経理にとって利用するメリット

社内会計をデータ化する事によって、会計情報の解析、分析がしやすくなる。またシステムでの管理になるので、支払、振込、期日振替や決済システムでの漏れが出なくなる。

利用された方の体験談
ITツールを利用した当初は慣れるまで時間がかかりましたが、一度慣れてしまえば管理はシステム化されるので、特段な技術や技量は必要無くなります。つまり社内の会計管理を行なってる者であれば担える業務になるので、会計情報の把握が社内に浸透され、一貫性のある会社となりました。

ITツール④ 精算管理システム(アットホーム賃貸管理システム)

おすすめのサービス

アットホーム賃貸管理システム
https://cksys.athome.jp/

効率化される経理業務

不動産管理を業務としておこなうにあたり、入居者およびオーナーへの請求内容の連絡、管理物件ごとの収支の状況、顧客リストの管理、契約更新にともなう費用の管理などを一括しておこない、実施した内容を報告書のかたちに自動でまとめてオーナーが確認しやすい書類を自動的につくることができて、書類作成・検算・入力の各業務が効率化される。

経理にとって利用するメリット

賃貸管理業務において、入金・出金の内訳についていちいち電卓や請求書類とにらめっこして内容の正誤を確認する必要がなく、銀行口座を登録して同期するだけで勝手に収支がすべて整理され、家賃滞納などの状況もいちいち手入力する必要がなくひとめで分かるので、業務にかける時間が大幅に短縮される。

利用した方の体験談

毎日銀行通帳の入出金履歴をすべて目視で確認して家賃表を作り、それをもとに精算書を別途でまとめ、さらに内容の誤りがないか丸一日かけて検算していた精算業務が1時間ほどですべて終えられるようになり、とどこおっていた他の業務をスムーズに片づけられるようになったので、時には22時以降にも居残りをしていた部署のスタッフが定時で問題なく退勤できるようになりました。

失敗しないITツールの選び方とは?

実は、ITツールの導入に失敗するケースは多くの会社で決まっています。
大体下記の3つのパターンのものが多いです。

1,社内の反発にあい、プロジェクトが進まないor大幅に遅れる
2,導入後初めて欠点がわかり、こんなはずじゃなかったという結果に
3,現場を考えずに導入した結果、導入後不満が噴出

では、こうした失敗パターンに陥らないためにどのようなことをすればいいのでしょうか?
参考記事で紹介している7つのポイントに気をつけることをおすすめします。

①時代のトレンドに合わせてクラウド型経費精算システムを導入する。
②サービスのターゲットが自社にあっている
③会計ソフトなど他サービスとの連携力
④営業マンで判断する
⑤運営会社で選ぶ
⑥システムのセキュリティ・安全性
⑦信頼性

参考:失敗したくない方必見!経費精算システムの選び方の7つのコツとツボ

上記の記事では「経費精算システム」を選ぶ上で気をつけるべきポイントを紹介しています。
しかし、経費精算システムであっても他のITツールであっても気をつけるべきポイントは似ています。
そのため、ITツールでの選定においても参考になるかと思います。

ぜひ上記リンクより詳細をチェックしてみてください

 

 

こちらの記事もいかがですか?
参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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また、実際に使った人の声や評判も気になりますよね?
そんな方には下記記事がおすすめです。
参考:クラウド型経費精算システム「Dr.経費精算」の評判!導入事例を紹介


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