元号改正でシステム対応や改修はどうなるの？

2019年4月1日に新元号が発表され、5月1日から新元号がスタートします。
思い起こせば最初のシステム改修で地獄を見たのは、パソコンが普及し始めた頃の2000年問題ではありませんか？
連日可能性のあるトラブルが報道され、日付が変わる瞬間はヒヤヒヤしたものです。

また、消費税改正の都度小さいシステム改修を繰り返し、マイナンバー制度のスタートには説明会に通いつめたりしました。労働者の賃金面では、15分ごとの計算は不適切と指摘され、1分ごとの計算にしたりしました。時期にきたる軽減税率にも対応しなくてはなりません。
経理担当者にとって2019年はあわただしい年となりそうです。

日々の経理業務だけでも大変なのに、大規模なシステム改修なんて何を注意したらいいかわからないという方に向けて、注意事項をまとめてみました。
ぜひ参考にしてください。

経理業務への影響は２つ。対応策は？

影響

• 業務用システムの中には西暦に対応できないものがある。
• 納品書・請求書・領収書を修正する。

対応策

業務用システムは西暦に対応していないものもあり、新しく導入しなくてはいけない場合もあります。
これを機にシステムを見直し、今後似たようなリスクが起った場合に、どのような対応をとるのかを含めて契約することをおすすめします。

納品書・請求書・領収書は元号があらかじめ用紙に印字されているタイプを使用している会社もあることでしょう。その場合は訂正だけで済ませるのか、もしくは取引先から何かしらの指定が入る可能性もあります。会社の信用にも関りますので、早期に対応することをおすすめします。

元号改正による公的書類への影響は３つ。対応策は？

元号改正のやっかいなところは、企業内の問題だけではありません。
役所や銀行など関係している全てが該当します。考えられるトラブルを見ていきましょう。

影響

元号改正による影響は下記３点になります

• 法人税や市県民税の納税が行えない。
• 社会保険や雇用保険、税務関係の処理が行えない。
• 住民票や印鑑登録証、戸籍に関する各種証明書は元号で記載されている。

対応策

公的文書のほとんどは和暦で記入するように作成されています。元号に番号が割り振られ、最初の空欄に割り振られた番号を記入するようになっているのです。
そういった書類は面倒でも、公的機関のホームページから新しい様式をダウンロードすることをおすすめします。

取引銀行への影響は３つ。対応策は？

影　響

• システムの移行によりATMが使用できない。
  
• 振込手続きができない。
  
• 手形・小切手帳は和暦で記載されている。

対応策

銀行に関する不安は、特にみずほFGにあるようです。今現在も結構な頻度でシステムが停止しているだけに不安は大きいようです。
資金の移動サービスなどでもトラブルが起こる可能性があります。取引は余裕をもって行うことをおすすめします。

手形・小切手帳などは振出人の訂正印で対応可能。受け取る際にも要注意が必要ですね。

経済産業省が発表！元号改正で必要な２つのシステム対応

経済産業省が発表している元号改正で必要なシステム対応項目としては情報システム関係と事務手続きの２点になります。

①情報システム改修等の対応

1. 元号をデータとして保有している場合、元号データの変更や追加または西暦データに統一
2. 書面やシステム上に元号や「元年」を印字・表示している場合、印字・表示内容の変更
3. 西暦と和暦との変換処理を行っている場合、変換ロジックの変更または変換テーブルへの登録
4. 他の事業者や関係機関のシステムと情報連携をしている場合、当事者間での対応策の必要性確認
5. その他、必要な対応

②事務・運用面の対応

1. 元号の記載が含まれる証書・帳票等の記載の変更
2. 旧元号が記載された状態で利用が想定される契約書等の証書や帳票等の取扱の明確化
3. 運転免許証等の官公署発行の証明書等に旧元号が残る場合でも、有効な証明書等として受け付ける措置
4. 顧客に影響が生じうる事項への対応策等に関する顧客への十分な周知
5. その他、必要な対応

※なお、新元号公表から短期間で改元を迎えるため、全量対応は現実的に間に合わないことも想定される。そのため、優先順位を付けた対応が必要になることに留意。また、その場合でも、旧元号と新元号が混在することを想定した運用が必要になることも留意。

参考：経済産業省 http://jdsa.or.jp/wp-content/uploads/2018/06/20180619.pdf

システム改修が間に合わないことも想定内。そのときはどうすればいいの？

政府は全データの改正を1か月で行なうことは時間が足りないだろうとし、対応策はすでに決定しております。無理だとわかっているなら、もっと早く新元号を発表するなり、期間を置くなり方法があると思うのですが。

改正が間に合わない場合の対応方法

• 書類等には訂正印を押し、新元号を記入し対応する。
• 旧元号が表記されていても有効だという証明書を添付する。
• 電子申請の画面には旧元号でも有効である旨を記載する。
• 新元号を記載した書類を希望者に交換する。

元号改正に伴うシステム改修費用の勘定科目、処理方法は？

それでは、システムの改修にかかる費用と経理上の処理方法を見ていきましょう。
ちなみにシステムは経理上固定資産扱いとなります。

勘定科目

修繕費（損金）とする方法

支出を保有しているシステムの『修理』または『原状回復』のためとみなす方法です。
このままではシステムが使用できなくなってしまうため、修理をして引き続き使用するという考え方であり、減価償却はせずに当期中に費用計上をします。
そのため金額が高額になる場合は、税務上不適切となる可能性をはらんでいます。
消費税区分は『課税』扱いです。

仕訳方法

修繕引当金を計上していない場合

修繕引当金を計上している場合

資本的支出（資産）とする方法

支出を保有しているシステムの『価値の増加』や『耐久性（使用年数）の増加』とみなす方法です。
これからも使用していくにあたり機能を追加したり、使用可能年数を延ばすために資本的に支出をしたという考えです。
支出した金額は取得原価に含めて資産扱いになるため、減価償却を行っていきます。
システムは何年にも渡って使用するものなので、金額が高額になる場合は資本的支出とみなされることが多いです。

仕訳方法

修繕費と資本的支出の区分方法

この2つの科目は区分が難しい上に税務処理が異なりますので注意が必要です。

もう対応しました？システム対応はお早めに！

経理担当者は日々仕事に追われ、忙しいとは思いますが、今回は元号発表からシステムの運用開始までの時間が非常に短いです。
また、取引先等の関係もありますので早急に対応することをおすすめいたします。

もしかしすると、これまでの付け焼刃的なシステム改修で整合性が取れなくなっているかもしれません。
また、担当者が変わっている可能性もありますので、過去の資料が残っていない可能性もありますね。
システムは高額になりやすいため、バグがあることを知っていても騙し騙し使っている企業もあります。ぎりぎりの対応では間に合いません。

まとめ

いかがでしたでか？ここまで元号改正で必要なシステム改修について見てまいりました。
今回の元号改正は、全国すべての公共機関及び会社でシステムを見直す必要があります。
これらシステムは高額にもなりえるため、これを機にクラウド型のシステムの導入も視野に考えられてはいかがでしょうか？