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電子帳簿保存法とは?領収書をスキャナ保存するメリット!

手書き 書類

あなたのオフィスにはまだ紙の資料が溢れていますか?
それとも、ペーパレスでクリーンな現代的オフィスになっていますか?

このページでは、どの会社にも必ず存在する「領収書」を電子化し、ペーパレス化する方法をご紹介します。
「法律で保存が義務付けられている領収書をペーパレス化(破棄)していいの?!」
と驚かれる方もいるかもしれません。

はっきり言います。いいんです。

近年行われた税制改正により、今まで実質的に実現することが難しかった「領収書原本の破棄」について要件が緩められ、より簡単な方法で実現できるようになりました。
その方法とは、

「スキャナ保存制度」こと「電子帳簿保存法による国税関係書類のスキャナ保存」制度に適用させる

ことになります。
ここから先で詳しく解説してゆきます。

領収書をスキャナ保存して原本を破棄する3つのメリット

まず初めに、領収書の原本を破棄することでどのようなメリットが得られるのかご説明します。

メリット1  【紙特有のリスクの軽減】

領収書を紙のまま保存している場合、紙であるが故以下の様なリスクが生じます。

  • 印字が薄れてしまって読めない
  • 誤って破棄してしまった・破ってしまった
  • 保管用のファイルがいっぱいで置くスペースがない

これらのリスクは、領収書原本を電子化することで全て解決することが出来るのです。

メリット2  【会計監査、内部統制等の調査が楽】

領収書の電子化に伴い、会計システム・クラウド・ハードディスク等電子データの保存場所に領収書のすべてのデータが揃うことになります。
会計監査や内部統制で領収書を確認する際、今まではオファーを受けた経理担当者が一つ一つ帳簿をめくって領収書を探していましたが、この行為そのものが必要なくなるのです。

スキャナ保存制度の要件を満たす形で電子化すると、マニュアルさえあれば誰にでも該当の伝票が捜索可能となります。
もちろん、経理担当者が自ら捜索する場合も、ぐっと時間が短縮できます。

メリット3  【働き方改革の手助けになる】

今話題の働き方改革。領収書を電子化することは、この働き方改革にも有益なのです。
紙とは違い、電子化されているデータはどこでも確認が可能です。

今まで出来なかった、経理業務を在宅勤務で扱うことができるようになるのです。
私も実際に在宅勤務を行い、PDF化された領収書を自宅で確認していますが、何ら不便を感じることなく仕事できています。

電子帳簿保存法スキャナ保存制度とは?

近年の欧米諸国の書類の電子化・ペーパレス化の波を受け、日本政府も電子化へと舵を切り始めました。
その一端として、電子帳簿保存法に「スキャナ保存」の要件が加わりました。

施行当時のスキャナ保存制度にはまだ使いずらい点が残っており、ほとんど使用されていない状況でした。
しかし、近年改正が行われ、現在のようにスマホで撮影が可能であったり、クラウドでの保存が可能な形になりました。

領収書の原本を破棄するための方法とは?

ズバリ、「スキャナ保存制度」こと「電子帳簿保存法による国税関係書類のスキャナ保存」制度に適用させることになります。
現在の日本の税法では、これが唯一の方法となります。

紙保存の原則

まず前提として、領収書を含む帳簿書類は原則紙での保存が法人税法や消費税法等各種法律にて義務付けられています。
これらの保存の負担を軽減するため、電子帳簿保存法にて、一定の要件を満たせば法律で原則紙保存が義務付けられている書類も電子として保存することが認められました。

この一定の要件の中には、「一貫して電子として作成されたもの」
つまり、「初めから何らかのシステムで作成された=初めから紙ではなかったもの」が含まれています。

今では多くの会社がこの電子帳簿保存法を適応させ、試算表や仕訳帳、売上帳といった帳簿を電子化していることでしょう。
しかし、領収書に限って言えば、この要件をクリアすることはそう容易ではありません。

なぜなら領収書とは、自社で発行するものだけでなく、取引先から受け取る領収書もあるからです。
コンビニや個人商店に至るまで、すべての取引先・仕入先・消耗品等購入先に、「領収書は初めから電子で作成して、電子でください」とお願いするわけにはいかなかったのです。

このような前提があり、領収書のペーパレス化は日本ではあまり一般的ではありませんでした。

(電子帳簿保存法を適用させるためには税務署への届け出が必要ですが、該当する書類のみでの届け出が可能なため、領収書を適用できない会社でも、仕訳帳や試算表を適用させていることが一般的です)

領収書をスキャナ保存制度に適応させる4つのステップ

  1. 領収書を電子帳簿保存法の要件を満たした形で電子データ化する(スキャナでの読み込み、スマホ・デジカメ撮影等)
  2. 法の要件を満たした形で保存する
  3. 法の要件を満たすための社内ルールの整備
  4. 税務署に届け出をする

かなりざっくり分けると、上記の流れとなります。
この中でも対応が難しいのは、2と3になります。

要件の詳細は法律を参考にしていただければと思いますが、2において要件をクリアするためには、経理担当者の知見よりも、システム担当者の知見が必要となってきます。
タイムスタンプの付与や読み取り情報の保存、ヴァージョン管理など、現行の経理システムの仕様を深く理解した上で、対応する必要があります。

また、3をクリアするためには、社内ルールの整備が必須となってきます。
要件の中には適正事務処理要件、簡単に言ってしまうと、

「適正に領収書が処理されているか他者により確認をする」ことが必要になってきます。
この整備のためは、社内の経費精算のルールを今一度整理し、一から組み立てなおす必要が出てくるでしょう。

これらの要件を自社で対応することが難しい場合は、会計ソフトの入れ替えをお勧めします。

Dr経費精算やfreee、弥生会計といったスキャナ保存制度の要件を満たした会計ソフトが提供されていますので、可能な場合はこちらを使用することがスキャナ保存制度適用への近道となります。

参考文献:はじめませんか、書類のスキャナ保存!

はじめませんか、帳簿書類の電子化!

領収書をスキャナ保存して原本を廃棄する3つのデメリット

デメリット1【領収書の申請者(提出者)の教育が大変】

デメリットのまず初めに挙げるべきことは、やはりこれでしょう。
領収書の申請者(提出者)の教育が大変なことです。

直筆サインの記載やPDF化、撮影等、領収書の申請者には今までなかった業務負担がかかります。
今までとやり方が変わることを嫌がれたり、またなかなか新しいやり方に慣れてもらえなかったりと、運用が軌道に乗るまでは苦労の連続です。

特に、スマートフォン、デジタルカメラでの撮影時には注意が必要です。
領収書に影が掛かり判読が難しい形で撮影されていたり、一部必要な情報が切れていたりと、様々な形式で提出されてきます。

デメリット2【制度を適用のための準備に費用が掛かる】

スキャナ保存制度を適用させるためには、システム費及び人件費が発生します。
システム費とは、前項にて記載した法要件を満たすためのシステムの導入費、及びランニングコスト。

また、人件費とは、スキャナ保存制度に合わせた社内ルールの制定や社員教育のための費用となります。
全ての要件を最初から満たしている会社はほとんどないでしょう。

これは、スキャナ保存制度を適用させるためには、どの会社にも必要不可欠な費用となります。
また、費用が発生することに加えて、スキャナ保存制度は利益が出る業務改革ではないので、資金決裁者の理解を得難いことがあります。
いかにこの制度が業務ひいては会社のメリットとなるか、まずは経理担当者がしっかりと理解した上提案してゆく必要があるでしょう。

デメリット3【税務署に指摘される可能性がある】

 これはデメリットと言えるかどうかわかりませんが、このスキャナ保存制度は要件が緩和されてからまだ3年しか経っていません。
そのため、制度開始後、この制度を適用している会社で税務調査を受けた会社がまだほとんどありません。

税務調査に立ち会ったことのある経理担当者であればわかるかと思いますが、
どの程度なら問題がないのか、どの程度ならグレーなのか、

といった肌感覚がこの制度ではまったくつかめないのです。

一般的に言えることとしては、スキャナ保存制度の要件を逸脱していると、制度の適用取り下げや、追徴課税となる可能性が捨てきれません。
実際に制度を適用する際には、税理士、会計士等専門家に意見を仰ぎ、運用ルールや電子化された領収書の保存状況の確認をしてもらうことをお勧めします。

最後に

スキャナ保存制度は、導入までが大変な制度ではありますが、導入後のメリットは絶大なものです。

オリンピックを見据え、日本政府もますます書類・手続きの電子化向かってに舵を切っています。

「気が付いたら乗り遅れていた」なんてことにならないように、今から導入を検討してみてはいかがでしょうか。


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