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電子帳簿保存法とは?スキャナ保存の3つのメリットと対応システム

手書き 書類

あなたのオフィスには、まだ紙の資料が溢れていますか?

それとも、ペーパレスでクリーンな現代的オフィスになっていますでしょうか?

もし、ペーパーレスな現代的オフィスなら、この記事を読む必要はありません。しかし、ペーパーレスな会社を目指したいのであれば、ぜひ読んでみてください。

さて、2016年よりスキャナ保存が本格化され、ペーパーレスの全盛期がやってきました。スキャナ保存とは、電子帳簿保存法により規定されている保存方法の1つです。

電子帳簿保存法とは、国税帳簿書類の電子データでの保存を認めた法律です。もちろん領収書は、国税帳簿書類の1つなので電子データ化が可能です。つまり、ペーパーレス化をするためには、電子帳簿保存法の理解が必須になります。

この記事では、電子帳簿保存法について解説し、どの会社にも必ず存在する「領収書」を電子化するメリットについてご紹介します。

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電子帳簿保存法とは?

改めて、電子帳簿保存法とは、国税帳簿書類の電子データ化での保存を認めた法律です。領収証のような証憑書類を始め、帳簿や決算関係書類の電子データ化の保存を認めています。

1998年に初めて制定された当初は、利用しづらい要件が多い法律でしたが、2019年現在では、要件の緩和で多くの会社が利用しています。特に、2018年の改正で、A4サイズ以下の領収書の保存が可能になったことでペーパーレスに向かう会社が増えています。

電子保存ができる書類とは?

電子保存できる書類は、国税関係書類です。したがって、これから紹介する国税関係書類については、すべて電子データでの保存ができます。しかし、スキャナ保存できる書類は、その中でもほんの一部です。

それぞれを以下の表にまとめたので参考してくださいね。

国税関係書類書類 書類の名称 スキャナ保存
帳簿 仕訳帳・総勘定元帳(主要簿) 対象外
決算関係書類 損益計算書・貸借対照表・棚卸表… 対象外
取引先関係書類(発行分) 契約書・領収書・請求書… 対象外
取引先関係書類(受領分) 契約書・領収書・請求書… 対象

電子帳簿保存法の法改正の経緯

電子帳簿保存法の法改正の経緯は以下の通りです。

  1. 1998年に制定
  2. 2005年にスキャンによる電子化を認められる
  3. 2016年に領収書などの証憑の取引金額3万円基準の撤廃
  4. 2018年に白黒データが認められる(A4サイズ以下の書類の保存が可能に)

電子帳簿保存法の法改正の経緯についてより詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

参照元:【2019年最新版】電子帳簿保存法の改正で変更された7つのことご存知ですか?

電子帳簿保存法へ対応し、領収書を電子化するメリット

電子帳簿保存法で領収書を電子化するメリットをそれぞれ3つずつ解説します。

領収書を電子化するメリット①紙特有のリスクの軽減

領収書を紙のまま保存している場合、紙であるがゆえに以下のリスクが生じます。

  • 印字が薄れてしまって読めない
  • 誤って破棄してしまった・破ってしまった
  • 保管用のファイルがいっぱいで置くスペースがない

これらのリスクは、領収書を電子化することで全て解決することができます。

領収書を電子化するメリット②会計監査、内部統制等の調査が楽

領収書の電子化に伴い、会計システム・クラウド・ハードディスクに領収書のすべてのデータが揃うことになります。

会計監査や内部統制で領収書を確認する際、今まではオファーを受けた経理担当者が一つ一つ帳簿をめくって領収書を探していましたが、この行為そのものが必要なくなります。

スキャナ保存制度の要件を満たす形で電子化すると、マニュアルさえあれば誰にでも該当の伝票が捜索可能になるので、経理担当者が書類を探す必要もなくなります。

領収書を電子化するメリット③働き方改革の手助けになる

領収書を電子化することは、働き方改革にも有益です。特に、経理の残業代がかさんでいる会社にとっては朗報でしょう。

電子化されているデータは、出先でも確認が可能です。今まで社内でしかできなかった経理業務を外で扱うことができるようになるのは電子化の大きなメリットです。私は在宅で経理業務をこなすことがありますが、何ら不便を感じることなく仕事ができています。

電子帳簿保存法へ対応し、領収書を電子化するデメリット

電子帳簿保存法で領収書を電子化するデメリットをそれぞれ3つずつ解説します。

領収書を電子化するデメリット①領収書の申請者(提出者)の教育が大変

領収書の申請者(提出者)の教育は、大変です。

直筆サインの記載やPDF化、撮影等、領収書の申請者には今までなかった業務負担がかかります。今までとやり方が変わることを嫌がれたり、また、なかなか新しいやり方に慣れてもらえなかったりと、運用が軌道に乗るまでは苦労の連続です。

特に、スマートフォン、デジタルカメラでの撮影時には注意が必要です。領収書に影が掛かり判読が難しい形で撮影されていたり、一部必要な情報が切れていたりします。

領収書を電子化するデメリット②制度を適用のための準備に費用が掛かる

スキャナ保存制度を適用させるためには、システム費及び人件費が発生します。システム費とは、システムの導入費やランニングコストのことで、人件費とは、スキャナ保存制度に合わせた社内ルールの制定や社員教育のための費用です。

システム費と人件費は、スキャナ保存制度を適用させるためには、どの会社にも必要不可欠な費用です。また、費用が発生することに加えて、スキャナ保存制度は利益が出る業務改革ではないので、資金決裁者の理解を得難いことがあります。

いかに電子帳簿保存法が業務ひいては会社のメリットとなるか、まずは経理担当者がしっかりと理解した上で提案していく必要があるでしょう。

領収書を電子化するデメリット③税務署に指摘される可能性がある

電子帳簿保存法を適用している会社で、税務調査を受けた会社がまだほとんどありません。

税務調査に立ち会ったことのある経理担当者であればわかるかと思いますが、どの程度なら

  • 問題がないのか
  • グレーなのか

といった肌感覚が電子帳簿保存法ではまったくつかめません。

実際に制度を適用する際には、税理士、会計士等専門家に意見を仰ぎ、運用ルールや電子化された領収書の保存状況の確認をしてもらうことをお勧めします。

電子帳簿保存法までの申請のプロセス・流れ

電子帳簿保存法を適用し、書類を電子データ化させるための申請プロセスや流れはイメージできますか?

電子帳簿保存法の申請についてより詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

参照元:電子帳簿保存法の申請が丸わかり|パーフェクトガイド

国税関係帳簿書類の電子化・スキャン保存要件を解説

電子化するためには要件があります。これから紹介する要件をすべて満たすことによって初めてペーパーレス化を実現できます。それぞれの要件は以下の通りです。全て満たしてペーパーレスを実現させてみてはいかがでしょうか?

国税関係帳簿書類の電子化要件

  • 真実性の確保
  • 可視性の確保

スキャナ保存11の要件

  1. 入力期間の制限
  2. 一定水準以上の解像度(200dpi 以上)による読み取り
  3. タイムスタンプの付与
  4. 解像度及び階調情報の保存
  5. ヴァージョン情報
  6. 入力者等情報の確認
  7. スキャン文書と帳簿と相互関連性の保持
  8. 整然・明瞭出力
  9. 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
  10. 検索機能の確保
  11. 税務署長の承認

要件についての詳細は、国税庁の発行した以下のパンフレットを参考にしてくださいね。

参照元:はじめませんか、書類のスキャナ保存!

また、要件の1つであるタイムスタンプについてより詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。難しいタイムスタンプの説明がわかりやすくされていますよ。

参照元:電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

電子帳簿保存法へ対応した際の運用フロー

電子帳簿保存法を対応させ国税関係書類を電子化させるためには、システムの導入が必要不可欠です。そのシステムを導入させるための運用フローは以下の通りです。

  1. 導入の検討・打ち合わせ
  2. 業務の整理・分類
  3. 整理・分類に適したシステムの選定
  4. 申請

導入の検討・打ち合わせ

まず、書類を電子化して効果があるのか打ち合わせをしましょう。

電子化の対象となる書類がいくつあるのか、電子化することでどんなメリットがあるのかを検討することが大切です。

業務の整理・分類

次に、今ある業務の整理をしましょう。その業務でどのような書類が発生して、どれを電子化できるのか表にして一覧を作ることが大切です。

整理・分類に適したシステムの選定

業務の整理・分類ができたら、適したシステムを選定しましょう。システムによって得意・不得意の分野があるので、どのシステムを利用するのが最も効果が高いのか選定しましょう。

おすすめシステムアプリの紹介

電子帳簿保存法に対応しているおすすめのシステムアプリは、Dr.経費精算です。スマホ撮影をしてからオペレーターが入力をしてくれるので手間もかかりません。導入後は、不安な法的な要件についてもサポートを行ってくれますよ。

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Dr.経費精算の導入についての情報がほしい場合は、合わせてこちらの記事もいかがでしょうか?

参照元:「Dr.経費精算」の評判・考察!選ばれる7つの理由とは?

申請

すべての運用フローが完成したら最後に、申請をしましょう。申請では、見出しの「電子帳簿保存法までの申請のプロセス・流れ」を参考にしてくださいね。

注意すべき3つのポイント

電子帳簿保存法に対応する際の注意点なら、こちらの記事はいかがでしょうか?

参照元:領収書を原本で保管するのはもう古い?電子帳簿保存法に対応する際の3つの注意点。

電子帳簿保存法に関するよくある質問

電子帳簿保存法のよくある質問や2019年の法改正についてより詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

参照元:電子帳簿保存法のよくあるQ&A!保存期間はいつまで?

参照元:【必見】電子帳簿保存法セミナー2019!東京と関西開催をまとめてみた!

まとめ

スキャナ保存制度は、導入までが大変な制度ではありますが、導入後のメリットは絶大なものです。

オリンピックを見据え、日本政府もますます書類・手続きの電子化向かってに舵を切っています。

「気が付いたら乗り遅れていた」なんてことにならないように、今から導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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