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ワークフローとは?意味や事例を紹介!

ワークフロー

組織で仕事を進めていく上で欠かせないのがワークフローです。
作業の効率化やミスの削減、申請や承認のプロセスをスムーズにするために、ワークフローの導入、ブラッシュアップは欠かせません。
「ワークフロー」という用語はよく聞くものの、その中身はあまり理解していないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務遂行における一連の処理手続きを定義し、その流れを図式化したものを指します。
その目的は、文章やデータ化された情報が、社内に散らばる各業務プロセスにスムーズに伝達されることです。
複数の人がかかわる業務の場合、各担当者の役割を見える化し、その流れと必要な手続きをワークフローによって共有すれば、作業や手続きで手詰まりに陥ることも少なくなり

また作業者同士でフォローしあえるようにもなります。
ワークフローがない状態で進めていた業務では、作業の問題点や進捗状況が不透明な部分がでてきますが、ワークフローはその問題点を解消することに役に立ちます。
また最近ではワークフローのほか、ワークフローシステムという言葉とともにワークフローが話題に上ることも多くなっています。
ワークフローシステムとはワークフローの図式をコンピューターに取り込んで、システム化した状態で、ワークフローの自動化と業務の円滑化に寄与します。

ワークフローシステムの4つのメリット

ワークフローのメリットは、大きく分けて4つあります。

 

  • 業務効率化の促進
    業務の可視化によって、作業の無駄を可視化することもでき、作業時間の短縮や効率化につながっていきます。
  • 作業ミスの削減
    いつのタイミングで誰が、何をすべきかを明確にできるので、伝達ミスや手続き不足によって発生するミスが減ります。
  • 文章の整理
    業務を行うのに際し、作業手順の明示化によって必要な文章を明確化し、不要なものを削除できます。
  • 進捗管理がスムーズへ
    作業の進捗状況が明らかになれば、問題発生時の原因追及もより簡単に行えるようになります

企業内のワークフロー

先ほどはワークフローの概論的なお話になりましたが、今度はより実務的な話題に移ります。
多くの企業ではつい最近まで、経理や受発注、稟議書などの申請・承認処理は各部署に書類を回すことで成り立っていました。
しかし、2000年代に入るとこれらの処理をすべてコンピューターで電子化するワークフローシステムが導入され、業務の効率化、ペーパーレス化が進められていきました。
こうした事務処理の変化を後押ししたのが、従業員1人に1台以上与えられたパソコンです。

またJ-SOX法の制定で内部統制がより厳しく行われるようになりました。
その流れで業務手順の改善が行われていったわけですが、とりわけ誰が発注者で誰が承認者か、誰がいつ何を実行したかを証拠としてモニタリングできるように、新たなワークフローシステムを構築したり、システム化したりといったことが企業内部で行われるようになります。

2010年代からはクラウド環境とスマホなどのモバイル端末を利用し、ワークフローが運用されるようになります。会社のパソコンにもどって申請や承認、決裁処理をする必要はなく、手元のモバイル端末で完了するという効率化の実現は、業務や経営スピードのボトルネックを解消する力となりました。
2019年を迎え、ワークフローシステムはより高度化し、企業ニーズに合わせてカスタマイズして利用できるものに変化しています。

ワークフローシステムでできる5つのこと

現在のビジネスシーンに求められるワークフローをまだ導入していない場合、何がどう変わるのかご紹介します。

①より確実なフォーマットができる

全社共通のフォーマットを利用すれば、申請から承認までのスピードが格段にアップしますし、記載漏れやミスが少なくなります。
またミスがあった場合、書類を一から作り直す必要がなく、その部分だけを修正するだけで良くなります。
チェック・承認する側もフォーマットに沿って作業を行えばよく、仕事の効率化が実現できます。

②書類申請・承認の時間を短縮

紙の申請書を使う場合、会社のパソコンでそれを作り、また会社にいる上長に承認をもらう必要があります。
承認する上司が会社にいればまだよいものの、出張や外出するときもあります。
これは外で仕事をする営業職にとっては、非常に非効率です。
このプロセスをワークフローシステム化すれば、書類作成から承認を得るまでの時間が大幅に短縮できるだけでなく、業務の進捗状況の可視化を手元の端末で見られるため、内部統制上のメリットもあります。
情報が見えることで、コンプライアンス的な問題があった場合、すぐに指摘し、対処も可能になるでしょう。

③決裁処理がよりスピーディに

紙の申請書の場合、それを整理し、管理するだけでもかなり時間を使います。システム上で決裁処理が行えるので、業務の効率化が実現できます。
紙の場合、決裁処理後の書類の保管、保管場所の確保、紛失などのリスクもありますが、システム上なら定められた場所へ自動保存でき、物理的に紛失することもありません。

④他システムとの連携が可能

ワークフローシステムを人事システムや給与システム、業務システムなどと連携すれば、会社全体の業務効率化が図れます。
部署をまたぐ場合の申請など、どんな書式で誰に送ればよいのかといった迷いもなく、時間の短縮も可能になります。

⑤クラウド上での利用でよりタイムレスに

スマホやタブレットといったモバイル端末を利用し、申請や決裁処理が行えるようになります。電車での移動中や出張中でも、場所や時間を問わず、時間をかけずに業務対応ができます。

ワークフローの歴史

ワークフローの起源はいつ?

作業や仕事の効率的な運用を”ワークフロー”という概念でくくったのは、製造業における作業組織の研究を行った、フレデリック・テイラーとヘンリー・ガントです。
ちょうど今から100年前におこなわれた研究は、もっぱら作業をする人の動作と作業時間に関するものでした。

労働の合理化とともに進化

テイラーとガントの研究により、製造業の分野から次第に労働の合理化が進められるとともに、タイプライターと複写機の発明によって更なる効率化が実現していきます。
技術革新とともにワークフローもよりシステマチックなものに発展し、ある程度定式化されたものに変化していきました。
そして第二次世界大戦、アポロ計画という「世界を変える」イベントが、ワークフローの新しい形を作っていったのです。

品質管理への意識

ワークフローシステムのさらなる合理化とともに、製品の品質についても合理化=品質向上が叫ばれたのが80年代以降と言われています。
品質向上運動が産業問わずあちらこちらで見られ、品質向上を基軸としたワークフローの精査、最適化が行われるようになります。
ワークフローはより数学的に、クリティカルパス法や変化するボトルネックを認識し、取り込む方向へと進化しました。

情報技術の利用

90年代に入ると、コンピューターの一般的な普及により、ワークフローの高度な合理化が即時に、よりミニマムに達成できるようになります。
この即時性は同時に柔軟性と適用性をもたらし、製造業、サービス業など広く応用されました。
多品種少量生産も、ジャストインタイムでの生産も、このコンピューターによるワークフローの進化の産物です。

新しいワークフローの時代へ

ワークフローの現在地は、90年代から00年代初頭にかけて構築された、「前時代的な」情報技術によるワークフローの取り崩しからスタートしています。
高度に概念化されたワークフローは、どこでも、誰でも同じように適用できるものではないと考えられるようになり、壁にぶつかったのです。
こうして頭でっかちになりすぎていたワークフローを、いかなる場所でも、国を超えても適用できるものにすべく、新たな作業モデルの開発がすすめられました。
その中で台頭したのがオープンソースコミュニティです。無償で、誰でも自由に使える、そして応用可能なワークフローの時代へと移っています。

まとめ

ここまで、ワークフローの歴史からその変化、そしてワークフローの企業への導入・メリットなどをご紹介してきました。
ワークフローシステムの導入は現在のビジネスにおいて、業務効率を改善し、雑務ではなく業務に時間を注力できるようにするための必須要素になっています。

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