ワークフローとは?意味や基礎知識、厳選おすすめサービスをご紹介!

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    組織で仕事を進めていく上で欠かせないのがワークフローです。作業の効率化やミスの削減、申請や承認のプロセスをスムーズにするために、ワークフローの導入、ブラッシュアップは欠かせません。

    「ワークフロー」という用語はよく聞くものの、その中身はあまり理解していないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

    そもそもワークフローとは

    ワークフローとは簡単に言うと、業務についての一連のやりとりの流れを指します。

    例えば、会社組織、ボランティア団体、学生団体、サークルなどたくさんの組織を思い浮かべてもらうと分かると思いますが、たくさんの役割に割り振られてたくさんの業務がありますよね。それら業務でのスタートからゴールまでの流れであると考えてもらうと分かりやすいと思います。

    (引用元:ワークフローシステム[WorkFlow Meister]:株式会社 日立産業制御ソリューションズ )

    そしてそのスタートからゴールに向かうまでにもたくさんの道があり、たくさんの弊害があらゆる組織で存在します。
    例えば、ワークフローを紙やメールで運用しているという事例が挙げられます。

    それらのツールで運用することでの問題点として、申請書を探したり、承認者、決裁者が誰なのかを定期的に調べる必要があったり輸送や保管に手間がかかったりという問題点があげられます。

    (引用元: サテライトオフィス :NSD )

    一見、当たり前の日常の出来事のように思われるかもしれませんが、そうした些細な問題点の積み重ねが大きな弊害をもたらしているのが現状です。そこで、その解決策としてワークフローサービスを活用して業務改善を図っていこうというわけです。この記事では無料ワークフローサービスに限定して進めていきます。

    ワークフローの歴史

    ワークフローの起源はいつ?

    作業や仕事の効率的な運用を”ワークフロー”という概念でくくったのは、製造業における作業組織の研究を行った、フレデリック・テイラーとヘンリー・ガントです。

    ちょうど今から100年前におこなわれた研究は、もっぱら作業をする人の動作と作業時間に関するものでした。

    労働の合理化とともに進化

    テイラーとガントの研究により、製造業の分野から次第に労働の合理化が進められるとともに、タイプライターと複写機の発明によって更なる効率化が実現していきます。
    技術革新とともにワークフローもよりシステマチックなものに発展し、ある程度定式化されたものに変化していきました。

    そして第二次世界大戦、アポロ計画という「世界を変える」イベントが、ワークフローの新しい形を作っていったのです。

    品質管理への意識

    ワークフローシステムのさらなる合理化とともに、製品の品質についても合理化=品質向上が叫ばれたのが80年代以降と言われています。品質向上運動が産業問わずあちらこちらで見られ、品質向上を基軸としたワークフローの精査、最適化が行われるようになります。

    ワークフローはより数学的に、クリティカルパス法や変化するボトルネックを認識し、取り込む方向へと進化しました。

    情報技術の利用

    90年代に入ると、コンピューターの一般的な普及により、ワークフローの高度な合理化が即時に、よりミニマムに達成できるようになります。この即時性は同時に柔軟性と適用性をもたらし、製造業、サービス業など広く応用されました。多品種少量生産も、ジャストインタイムでの生産も、このコンピューターによるワークフローの進化の産物です。

    新しいワークフローの時代へ

    ワークフローの現在地は、90年代から00年代初頭にかけて構築された、「前時代的な」情報技術によるワークフローの取り崩しからスタートしています。高度に概念化されたワークフローは、どこでも、誰でも同じように適用できるものではないと考えられるようになり、壁にぶつかったのです。

    こうして頭でっかちになりすぎていたワークフローを、いかなる場所でも、国を超えても適用できるものにすべく、新たな作業モデルの開発がすすめられました。
    その中で台頭したのがオープンソースコミュニティです。無償で、誰でも自由に使える、そして応用可能なワークフローの時代へと移っています。

    3,ワークフローサービス導入の5つのメリット

    メリット1. 業務プロセスを可視化できる

    従来なら申請書などが誰のもとにあるのかなどがわかりづらかったのが、進歩状況を常に把握できることで業務が効率よく回ります。

    (引用元: 5 ways to increase your productivity at work:STARTUP HYDERBAD )

    メリット2. 意思決定の時間短縮

    紙媒体の煩雑なものとは違い、パソコン上で手軽に申請、承認できます。そのあとはルート自動判定で次々に回付されます。

    また、外出先からも利用できるため通勤時間などの移動時間を有効活用することで決裁までの時間を削減できます。

    (引用元:sample )

    メリット3. ペーパーレスによるコスト削減

    申請書の電子化により紙代、プリント代、メールなどの無駄な出費を削減出来ます。

    また、今まで必要だったファイリングや保管スペースも不要になるだけでなく、過去の文書を検索してすぐに見つけだすことができたり書類紛出の心配もなく安心に管理できます。

    (引用元:ペーパレス:SASGA )

    メリット4. 内部統制を強化できる

    申請フォームと承認ルートの一元管理で、必要な情報が必要な人に正しく伝えられることを担保できます。また、証跡や決裁情報の可視化、コンプライアンスの強化を行うことができます。

    (引用元: ウチの社長はなぜ業務フロー図を書かないのか?:クエストラ )

    メリット5. 業務効率を継続的に改善

    過去データの利用や他システムとのデータ連携により、無駄な入力が不要になり人為的ミスもなくなります。また、システムの導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しにより、継続的に業務を改善できます。

    企業内のワークフロー

    先ほどはワークフローの概論的なお話になりましたが、今度はより実務的な話題に移ります。

    多くの企業ではつい最近まで、経理や受発注、稟議書などの申請・承認処理は各部署に書類を回すことで成り立っていました。しかし、2000年代に入るとこれらの処理をすべてコンピューターで電子化するワークフローシステムが導入され、業務の効率化、ペーパーレス化が進められていきました。こうした事務処理の変化を後押ししたのが、従業員1人に1台以上与えられたパソコンです。

    またJ-SOX法の制定で内部統制がより厳しく行われるようになりました。その流れで業務手順の改善が行われていったわけですが、とりわけ誰が発注者で誰が承認者か、誰がいつ何を実行したかを証拠としてモニタリングできるように、新たなワークフローシステムを構築したり、システム化したりといったことが企業内部で行われるようになります。

    2010年代からはクラウド環境とスマホなどのモバイル端末を利用し、ワークフローが運用されるようになります。会社のパソコンにもどって申請や承認、決裁処理をする必要はなく、手元のモバイル端末で完了するという効率化の実現は、業務や経営スピードのボトルネックを解消する力となりました。2019年を迎え、ワークフローシステムはより高度化し、企業ニーズに合わせてカスタマイズして利用できるものに変化しています。

    ワークフローシステムでできる5つのこと

    現在のビジネスシーンに求められるワークフローをまだ導入していない場合、何がどう変わるのかご紹介します。

    1.より確実なフォーマットができる

    全社共通のフォーマットを利用すれば、申請から承認までのスピードが格段にアップしますし、記載漏れやミスが少なくなります。

    またミスがあった場合、書類を一から作り直す必要がなく、その部分だけを修正するだけで良くなります。チェック・承認する側もフォーマットに沿って作業を行えばよく、仕事の効率化が実現できます。

    2.書類申請・承認の時間を短縮

    紙の申請書を使う場合、会社のパソコンでそれを作り、また会社にいる上長に承認をもらう必要があります。承認する上司が会社にいればまだよいものの、出張や外出するときもあります。これは外で仕事をする営業職にとっては、非常に非効率です。

    このプロセスをワークフローシステム化すれば、書類作成から承認を得るまでの時間が大幅に短縮できるだけでなく、業務の進捗状況の可視化を手元の端末で見られるため、内部統制上のメリットもあります。情報が見えることで、コンプライアンス的な問題があった場合、すぐに指摘し、対処も可能になるでしょう。

    3.決裁処理がよりスピーディに

    紙の申請書の場合、それを整理し、管理するだけでもかなり時間を使います。システム上で決裁処理が行えるので、業務の効率化が実現できます。紙の場合、決裁処理後の書類の保管、保管場所の確保、紛失などのリスクもありますが、システム上なら定められた場所へ自動保存でき、物理的に紛失することもありません。

    4.他システムとの連携が可能

    ワークフローシステムを人事システムや給与システム、業務システムなどと連携すれば、会社全体の業務効率化が図れます。部署をまたぐ場合の申請など、どんな書式で誰に送ればよいのかといった迷いもなく、時間の短縮も可能になります。

    5.クラウド上での利用でよりタイムレスに

    スマホやタブレットといったモバイル端末を利用し、申請や決裁処理が行えるようになります。電車での移動中や出張中でも、場所や時間を問わず、時間をかけずに業務対応ができます。

    おすすめワークフローサービス3選

    製品名1.ジョブカンワークフロー2.Wa Wa Flow3.Smart Flow
    運営会社(株)Donuts(株)アイアット OEC(株)VeBuln
    初期費用無料無料無料
    月額利用料ユーザー数単価250円ユーザー数単価400円ユーザ数単価300円

     

    1.ジョブカンワークフロー

    ・最短5分で導入可能
    ・導入数5,000社以上
    ・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価250円で利用可能(無料トライアルあり)
    ・モバイル対応でどこでも利用可

    公式HP:https://wf.jobcan.ne.jp/

    2.Wa Wa flow

    ・2000人以上にも対応しており、大企業でも利用可能
    ・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価400円で利用可能(無料トライアルあり)
    ・プログラムの知識不要で申請フォーム簡単作成
    ・スマホから承認、決裁が可能

    公式HP:https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

    ・1ユーザー300円、20ユーザーまでは無料、追加費用なしの低価格
    ・初期費用無料、月額利用料はユーザー数単価300円で利用可能(無料お試し期間、無料プランあり)
    ・わかりやすい管理画面で誰でも簡単に利用可能
    ・スマートホンからいつでもどこでも使うことができる

    公式HP:https://smartflow.vebuin.com/

    まとめ

    ここまで、ワークフローの歴史からその変化、そしてワークフローの企業への導入・メリットなどをご紹介してきました。
    ワークフローシステムの導入は現在のビジネスにおいて、業務効率を改善し、雑務ではなく業務に時間を注力できるようにするための必須要素になっています。