おすすめ経費精算システム

経費精算システムの機能を比較してみた【2018年6月版】

はじめに

経費削減をコンサルティング会社に依頼しようと考え検索エンジンで調べても、
星の数ほどあるので、いくら時間があっても調べきれません。

また、各社のHPを見ても簡単な機能紹介しかなく、各社間でどのような違いがあるかどうかがわかりにくいです。

経費精算にはいろいろな機能があります。レシート撮影自動入力機能、承認機能、旅費日当計算、仮払い、会計ソフトへの連携…等

そこで、代表的な経費精算サービス3社であるコンカーExpense、楽楽精算、Dr.経費精算の3社の機能を比較してみました。

スマホ対応かどうか

まず、はじめに重要な機能はスマートフォンにその経費精算システムが対応していることです。

今はスマートフォンを一人1台もっている時代です。当然、経費の申請、承認、管理はすべて外出先からでもいつでもスマホでやりたいものです。
特に、営業や経営者層の方は帰社せずとも外出先からでも経費精算をするためにスマートフォンでの申請は必須でしょう。

また、スマホアプリがあるかどうかも大事な要素です。スマートフォンでブラウザを開くとデザインが崩れ満足に操作ができない場合が多いです。そのためにアプリが使えるかどうかも重要なポイントです。

Dr.経費精算 楽楽精算 コンカー
スマホアプリからどこからでも経費申請が可能
モバイルSuica利用履歴自動連携機能があるか?
エクセルへの入力や印刷する必要がない

 

入力の簡便さ(レシート自動入力、Suica連携)

経費精算システムの大きなメリットは経費の入力が非常に簡単になることです。

従来では、レシートを見ながら紙に金額を書いたり、エクセルに金額を打ち込まなければいけませんでした。交通費の場合は行った場所から経路をインターネット検索し、金額を再チェックする手間があります。

月に何十枚とレシートがあると、それだけで財布が膨れ上がり、金額の入力も非常に手間でした。外回りの営業の人はレシートの処理だけで1日1時間ほど取られているケースもあります。

経費精算システムを使えば、受け取ったレシートを撮影すると、金額や日付などの内容が自動で入力されます。そのため、社員の方が紙やエクセルに金額を打ち込まなくてよいメリットがあります。

SuicaやモバイルSuicaの利用履歴を自動で取得できると、経費精算システム上に利用履歴が自動で取り込まれるので、経路を検索したり、金額を調べて入力する必要がなくなります。

ということで、各社どのような入力機能があるのかを見ていきましょう

Dr.経費精算 楽楽精算 コンカー
レシートを撮影すると、内容が自動入力される機能

(レシートを撮影するとオペレーターが画像を確認し、日付や金額のデータ化を行う機能)

△※
交通系ICカードの利用履歴自動取得
交通費は駅名を入れるだけで金額が自動入力される
定期区間外が自動的に除外される
モバイルSuicaの利用履歴を自動取得

※外部アプリと接続することで可能、レシートを撮影するごとに追加料金が発生

 

承認機能

経費精算システムにおいては承認機能も大事な機能ですよね。

特に、月に何十件も経費申請の承認業務をしなければいけない管理職の方にとっては承認機能が使いやすいかどうかということも重要なポイントです。

外出先からどこでも1クリックで承認ができるようなシステムがほしいですよね。

また、従来の社内ルールを実現できる経費精算システムを導入したいですよね。複雑な承認ルートに対応できるかも重要なポイントです。

 

経費の承認機能を各社比較してみました。

Dr.経費精算 楽楽精算 コンカー
インターネット経由でPC・スマホから経費承認
移動中など、どこにいても承認が行える
△※
経費精算システム上でレシート画像と入力データの突き合わせができる
定期区間を除外した金額が表示(誤入力・不正防止)
経費申請における誤入力防止機能、自動でアラートがでるか?
申請者と承認者、管理者でチャットができる(差し戻し理由などのコメント
をつけられる)

※専用アプリはなし

特に最後のチャット機能は重要です。

経費を差し戻す際に、コメント付きで差し戻しが可能になります。また、社内ガバナンスの観点からもどのような承認経路を経たのかが明確になり、ガバナンス強化にもつながります。

管理者・経理担当者向け機能

各種会計ソフトに対応しているか、全銀データを作成できるかは重要なポイントです。

経費精算システムを使うと、全銀データを自動で作成できたり、1クリックで会計ソフトにデータを取り込むことができます。これにより今まで手動で行っていた作業を全自動化が可能になり、大幅な労働時間の縮小が実現できます!

Dr.経費精算 楽楽精算 コンカー
各種会計ソフトにあったフォーマットで経費精算データを出力可能
仮払い精算が可能
過去の入力履歴を保存、オートコンプリート機能
全銀データ自動作成機能
外貨レート対応
出張日当手当を旅費規定に合わせて自動計算
出張申請と実際に使用した経費を簡単に紐付ける

以上になります。

ご参考になれば幸いです。