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領収書を原本で保管するのはもう古い?電子帳簿保存法に対応する際の3つの注意点。

「領収書の適切な保管方法が判らない」

「原本を提出する前に紛失してしまった」

「電子帳簿保存法に対応して、ペーパーレスで管理したい」

このようなお悩みをお持ちではありませんか?
経費精算や税務調査の際には領収書が必要となりますが、法律で保管義務が定められていることもあり、その管理コストに悩まされている会社が多いようです。

そんな中、電子帳簿保存法が改正されたことで、領収書を電子データとして保管することが可能となり、管理コスト削減や業務効率化を実現することが可能となりました。

しかし、領収書を電子データ化し効率的に管理するためには、経費精算システムを利用しなければならず、コストについても考えなければなりません。そのため、大企業では電子データ化が向いている一方、規模の小さい企業では紙の領収書で管理し続けた方が良いという傾向があります。

そこで本記事では、領収書の正しい扱い方を3つのポイントを元に説明した上で、電子帳簿保存法への適切な対応の仕方についても解説していきます。あなたの会社に合った領収書の管理方法を見つけていただければ幸いです。

領収書とは?正しく扱うための3つのポイント

領収書とは、「代金の受取人が支払人に対して、金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類」のことを言います。経費精算の際や、税務調査の際に必要となります。

この章では、意外と知らない領収書の適切な扱い方について、特に重要な3つのポイントを挙げて説明します。この内容を抑えれば、万が一領収書を紛失してしまった際などでもしっかり対応することができるようになります。

ポイント①  経費精算では原本を提出するのが原則

経費精算をする際には一般的に、領収書の原本の提出が必要となります(会社の内部規定にもよります)。その理由として、税務署の調査において原本の方が、証明能力が高いという点が挙げられます。

領収書はコピーでも大丈夫?

それでは、領収書のコピーは経費精算において認められないのでしょうか?その答えはNOです。コピーが全く認められないわけではありません。

ただし、経費申請の際や税務署の調査の際に、領収書のコピーでは不正が疑われてしまう可能性がありますので、原本を用いた方が無難となります。

ポイント② もしも紛失してしまったら?

万が一、経費精算をする前に領収書を紛失してしまった場合は、以下の2つ解決策があります。

解決策1 出金伝票を作成し代用

1つ目の解決策は、出金伝票の作成です。出金伝票には、・日付・支払い先・金額・支払い内容を具体的に記入します。領収書を無くしてしまった際に対応出来るように、普段からメモを取っておくことをオススメします。

ファイル①
こちらは出金伝票のテンプレートです。様々な場面でお役立てください。

解決策2 再発行してもらう

お金を支払った相手方に領収書を再発行して貰うという方法も解決策として考えられます。ただし相手方には法律上、再発行の義務はないため、応じて貰えない可能性もありますので注意しましょう。

次に、法律で定められている領収書の保管義務について説明いたします。

ポイント③ 領収書の保管義務

経費精算が終わった後でも、税務調査などのために領収書は一定期間保管しなければなりません。その保管期間は法人、個人事業主(白色申告、青色申告)それぞれ少しずつ異なります。

法人(中小法人、大法人) 白色申告の個人事業主 青色申告の個人事業主
領収書の保管期間 7年間 5年間 7年間(例外あり 後述)
法律 法人税法 所得税法 所得税法

なお、保管期間の起算点は領収書の発効日ではなく、法人税申告期限日を起算点としますので注意しましょう。下記で詳しく説明いたします。

法人の場合

法人の場合、法人税法により保管期間は7年間と定められています。2004年に税制大改正が行われる前は、中小法人が5年間、大法人が7年間と定められていましたが、改正後は全ての法人が領収書を7年間保管することになりましたので注意しましょう。

次に個人事業主の場合について説明します。こちらは所得税法により定められております。

個人事業主 白色申告の場合

白色申告の個人事業主の場合、領収書の保管期間は5年となります。税制大改正が行われる前は、「事業所得が300万円以下の場合」は保管義務がありませんでしたが、改正後は所得に関わらず保管が義務付けられました。

個人事業主 青色申告の場合

青色申告の場合、領収書の保管期間は7年間となります。ただし、例外として前々年の所得が300万円以下の場合は5年間とされています。

電子帳簿保存法で電子データとして保管可能!

このように、領収書の保管義務が定められているわけですが、そのために紙を保管する場所や管理するコストが企業の負担となってきました。

そしてその解決策となり得るのが、電子データとしての保管です。2016年の電子帳簿保存法の改正により、多くの企業が電子データ化を進め、ペーパーレスによるコストダウン、業務効率化を実現しています。

次の章では、そんな電子帳簿保存法について詳しく説明いたします。

電子帳簿保存法で領収書の電子データ化・原本破棄が可能!

この章では、領収書の保管に悩んでいる方のために、領収書の電子データ化について説明いたします。電子帳簿保存法が改正されてから、様々な会社が保管コスト削減や業務効率化を実現しています。その一方、税務署への申請が必要だったりと、注意点もいくつかあります。

この章の内容を抑えて頂ければ、あなたの会社でも領収書を電子データで管理するべきかどうか、見定めることが可能となります。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、「納税者の国税関係の書類の保存の負担を軽くすること」を目的に1998年に生まれた法律です。

この法律のお陰で、国税関係帳簿書類のうち「電子計算機」を使用して作成しているものについて、「税務署長などの承認」がある場合、一定の条件はあるものの、電子化できるようになりました。

手書き 書類電子帳簿保存法とは?領収書スキャナ保存するメリット!

電子帳簿保存法セミナー情報

実は電子帳簿保存法についてのセミナーも開催されています。様々な事例に触れながら運用を始めてみたい方などはぜひ参加してみてください。こちらの記事でセミナーの開催情報についてまとめてありますので、お役立てください。

セミナー【必見】電子帳簿保存法セミナー2019!東京と関西開催をまとめてみた!

領収書の管理から解放してくれる電子データ化ではありますが、注意しなければならない点もいくつかあります。特に注意すべきことを3つにまとめました。

領収書を電子データ化する際の3つの注意点

実際に領収書の電子データ化を進める際に重要となる3つの注意点について解説いたします。この注意点をしっかり抑えれば、うまく電子データ化にシフトすることができるようになります。

注意点1 税務署からの承認が必要

領収書を電子データとして管理するには、税務署の承認が必要となります。国税庁のHPから、申請書などをダウンロードすることが可能です。

注意点2 タイムスタンプが必要

電子データとして領収書を管理する際にはタイムスタンプが必要となります。タイムスタンプとは、「電子書類がある時刻から変更を受けていないことの証明」の役割を持ち、スタンプが捺されてから現在までデータが改ざんされていないことの証となります。

電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須!業界人が徹底解説

注意点3 電子データ化した領収書はすぐには捨てない

領収書は、電子データ化したからといってすぐには捨てないように注意しましょう。

上図のような流れで領収書は電子データ化され、最後の検査が完了してから領収書の破棄が可能となります。電子データ化をしたからといって、すぐに原本を破棄してしまわないように注意しましょう。

最後に、電子帳簿保存法に対応したオススメの経費精算システムを3つ紹介いたします!

電子帳簿保存法に対応したおすすめ経費精算システム3選

下表はタイムスタンプを付与する機能を備えた3つのおすすめ経費精算システムです。

Dr.経費精算 楽々精算 MFクラウド
月額費用 980円/1ユーザー 30,000円(50ユーザーまで) 900円/1ユーザー
スマホアプリ あり iPhoneのみ あり
連携タイムスタンプ局 セイコータイムスタンプサービス アマノタイムスタンプサービス アマノタイムスタンプサービス

上表のように、連携しているタイムスタンプ局は経費精算システムにより異なります。料金もシステムにより様々ですので、あなたの会社に合った経費精算システムをお選びください!

まとめ

本記事では、領収書の適切な管理の仕方から、電子帳簿保存法の改正の流れを受けて、電子データ化の方法について解説いたしました。あなたの会社でも、業務効率化、コスト削減が実現されましたら幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。

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