おすすめ経費精算システム

事例から見る「失敗しない」経費精算システム導入の6つのポイント

「いまだに経費精算業務を紙やエクセルで行っていて、多くの時間と手間がかかっている」
「そろそろ自社でも経費精算システムの導入を行い、社内のペーパーレス化、効率的に仕事を進めたい!」
「はじめてシステムを導入するので、非常に不安」

このようにお悩みではありませんか?

この記事では経費精算システムの導入で失敗しないための 4つのポイントを紹介し、絶対に経費精算システム導入を成功したい方に役立つ記事になっております。

経費精算システムの導入までのステップをサービス選定前と選定後に分けて解説しています。実は、サービス選定後のほうが多くの時間がかかることが多いのです。

また、システム導入にあたり失敗するよくあるパターンを3つ紹介します。このパターンにはまって、「失敗した!」ということがないように注意しましょう。

最後に、交通費・経費精算システムを導入した事例を3つ紹介します。
従業員数や業種、抱えていた課題が様々な企業を取り上げていますので、自社に近い事例を参考にすることができます。

 目次

経費精算システム選定〜導入までの4つのステップ

1,自社に必要な機能の洗い出しを行う

まず、どういった機能をもつ経費精算システムを導入したいかを洗い出しましょう。

「社内のレシート領収書をペーパーレス化したい」「社内の経費精算業務を電子化したい」のような
自社で実現したいことを書き出し、そのために必要な機能を洗い出しましょう。

多くの会社では下記のように必要な機能をリスト化することが多いようです。

・Suicaの利用履歴読み取り機能があること
・領収書レシートの自動データ化機能があること
・電子帳簿保存法に対応していること
・ワークフローが自由に作成できること
・定期区間の料金が自動控除されること

2,資料を取り寄せ、必要な機能を満たすサービスに絞り込む

次に、各社のサービス資料を取り寄せ、洗い出した機能を満たすサービスを探します。

下記の記事では、国内の42社の経費精算システムをご紹介しており価格や機能の比較表も掲載しています。
交通費精算や旅費精算から立替経費精算に必要な機能を10以上取り上げ、42社のサービスを比較しています。

この比較表を参考にすることで、自社に必要な機能を備えるサービスを見つけることが可能です。

【完全比較】経費精算システム全42社から選ぶべきたった3社とは?

3,営業担当より詳しい説明を聞く

資料を読んだだけではわからない点を営業担当を読んで、詳しい話を聞きましょう。

実は資料中の情報が古くて、誤っているという場合もあります。また、詳しい見積もりを出してもらい、コストシミュレーションを行いましょう。

4,無料トライアルを行う

多くの経費精算システムを提供する会社では1週間〜1ヶ月の期間限定無料トライアルを行っております。
無料トライアルにより、説明を聞いただけではわからない、サービスの使い勝手を知ることができます。

経費精算サービスの導入で失敗する声として実際に多いものとして、
「機能はあるという説明を営業担当から受けたが、実際には使い物にはならなかった」というパターンです。

時間や手間は少々かかりますが、無料トライアルをすることでサービス導入の失敗を防ぐことができます

では、次にシステムを導入後の流れを紹介します。

サービス選定後〜導入後の3つのステップ

実はサービス選定後のほうが大変なのです。
なぜなら自社で運用をするために初期設定を行ったり、社内教育、使い方の習得に時間がかかるケースが多いためです。

そのため、初期設定をやってくれる会社のサービス、社内説明会を実施してくれるサービスを導入することが重要です。

1,稟議を上げて、社内決裁を得る

自社にぴったりのサービスを決めたら、社内稟議を提出し、コンセンサスをとりましょう。サービス導入によってどのようなメリットがあり、また他サービスと比べて優れいている点を紹介するとスムーズに承認を得ることができます。

また、営業部門の社員など外回りが多く、経費精算を頻繁にする社員には事前に話をしておきましょう。
彼らの業務フローも変わるため、事前に説明をすることで、理解を得やすくなります。また、導入後も不満の声がでるということが少なくなります。

2,サービスの初期設定を行う

導入するベンダーを決定したら、基本設定を行わなければなりません。社内運用をはじめるにあたって設定しなければいけないものの一例が以下です。

・従業員マスターの取り込み
・定期区間の設定
・仕訳情報の設定
・承認フローの作成
・勘定科目の作成、取り込み

実はここに時間が多くかかるケースが多くあります。
各種設定情報をインポートするためにはまずサービスの使い方を熟知しなければなりません。そのためにマニュアルを読み込んだり、営業担当に質問をする必要があります。

こういった作業に多くの時間がかかれ、想定より利用開始が遅れたということも多々あります。

3,社内説明会の実施

社内説明会を実施して、社員へシステムの使い方を周知します。特に経費精算を使うことの多い営業担当を同席させて、使い方を教えてもらいます。

社内説明会をすることで、社員教育を一度に行えるため、効率がよいです。また、経理担当に使い方に関する質問が集中するということが発生しないため、通常業務に集中できるようになります。

経費精算システム導入で失敗するよくあるパターン

現場の営業マンから「使いにくい」という不満がでる

経費精算システムを導入する際には、経理部門やシステム部門が担当することが多いため、経理担当者の要望を強く反映されたサービスとなりがちです。

そのため、実際に経費申請を提出する現場の営業担当の意見は無視されがちです。

現場の人にとって、使い勝手がわるいサービス(スマートフォンから使えない、画面が見にくい等)を導入してしますと、現場から多くの不満がでるケースがあります。
経理の人だけではなく、全体としてメリットを感じるものであるのかを重要視しましょう。

初期設定や使い方習得に多くの時間を取られ、通常業務にきたす

従業員マスターの取り込みや会計ソフトとの連携設定をすべて自分で行わなければならないため、通常業務に時間を割けなくというパターンです。

これを解決するためには初期設定代行サービスがおすすめです。これによりはじめの初期設定をサービス運営会社が代わりにやってもらうことが可能です。

ちなみに、初期設定代行を行ってくれるサービスはDr.経費精算です。
価格もサービス料金に含まれているため、追加料金が請求されるということがありません。

業界人が教える「Dr.経費精算」の評判・考察

社員の協力や合意をとることが大変

初めて使うサービスということで多くの従業員の方は使うだけでも戸惑います。
そんな場合には「従業員へのサービスの説明会をしてくれるか、また初めて使う人でも簡単に使えるものなのか」ということも重要なポイントになってきます。

せっかく長い期間かけて選定を行ってシステムを導入したのに、現場の人にはまったく使ってもらえず、泣く泣くサービスの利用を停止したという例もあります。
サービスの使いやすさ、サポートという基準で導入を検討されてもよいのではないでしょうか?

交通費・経費精算システムの導入事例を4つ紹介!

本章では実際に経費精算システムを導入した事例を紹介します。クラウド型経費精算システムの1つであるDr.経費精算を導入した事例を取り上げています。

事例① 小口現金の処理が大きく効率化された|株式会社ベジテック

  • 会社名:株式会社ベジテック
  • 事業内容:青果物や農産物、林産物の精算、加工、仲卸業務等
  • 従業員数:400名程度

課題:小口現金の処理に多くの時間がかかっていた

Dr.経費精算の導入前は提出された「申請書」と「領収書」をもとに、伝票を作成し現金で手渡ししていました。

そのため、外出が多い社員にはなかなか現金を渡せないといったことがありました。小口現金の処理に時間がかかっており、社員への精算にも時間がかかっていました。

導入後の効果:パソコン1台で経費精算から振込が完結。業務時間が大幅に短縮

これまでは、領収書と申請書のダブルチェックが必要だったのが、パソコン一台で経費精
算から振込まで完結するようになりました。

2-30人分の経費精算が今では振込・伝票作成まで1時間もあれば十分に終わります。経費データを直接会計ソフトに取り込んで伝票を作成できる点も助かっています。

事例② 会計ソフトへのデータ入力の負担がなくなった|株式会社エイシス

  • 会社名:株式会社エイシス
  • 業種:IT
  • 従業員数:100名程度

課題:エクセルで行っていたため、経費入力の手間や誤りが多く発生していた

 Excelの様式に手入力で経費を打ち込むかたちで申請書を作成し、それを領収書と併せて提出する方式で運用していました。今振り返ると、原始的なやり方で経費精算をしていました。

導入後の効果:会計ソフトへの連携が非常に楽になった。

 現在、弥生会計を利用していますが、Dr.経費精算から弥生会計への連携はCSVファイルを介して行っています。Dr.経費精算から出力されるCSVファイルは、すでに弥生会計の仕分けフォーマットになっているので、これまで金額などを手打ちで入力していた作業もなくなり、工数が格段に減りました。

 

事例③ Suica読み取りリーダーにより交通費精算業務が大幅に楽になった|株式会社ノヴィータ

  • 会社名:株式会社ノヴィータ
  • 事業内容:Webコンサルティング
  • 従業員数:30名程度

課題:エクセルシートへ交通費の入力が手間になっていた

 従来の経費精算業務は個人が利用した1ヵ月分の交通費や諸経費を、「利用日」「申請内容」「金額」の項目をExcelシートに記載し、メール提出と紙面提出(領収書添付)で対応していました。

Excelには関数を使うなど、入力の手間を減らすための工夫はしていましたが、一回一回駅名を調べるといった作業は、外出の多いメンバーには負担となっていました。

導入後の効果:外出先からでもスマホから経費精算ができるようになり、会計ソフトへの連携も非常に楽になった。

 Dr.経費精算では駅名を入力すれば自動的に経路や金額が表示されます。(定期区間も控除)

そのため、月末にまとめて経路検索をする手間が大幅に省けました。

やはり、Suicaをリーダーにかざすだけで交通費を経費として登録することができるので、経費の申請漏れがないですし、経路についても思い出す手間がなくなったので、月末の精算作業は楽になりましたね。

失敗しないために経費精算システム導入の際に確認すべき4つのポイント

1、システム導入への明確な目的はあるのか。

無駄な時間を減らすことで、社員が効率よく各自の業務をこなすことが導入目的の一つとして挙げられます。しかし、いつの間にか導入自体が目的となり、システムを十分に活用できなくなるだけでなく、かえって業務習慣の変化による悪循環などをもたらすリスクもあります。導入目的を明確にすることで、無駄な機能に惑わされず、目的意識をもった利用を促せます。

自社で欲しい機能を明確にすることが重要です。

2,セキュリティ対策、信頼性はあるのか?

経費など機密情報が漏れると大変なことになりかねません。クラウドサービスにおけるセキュリティ対策が具体的に公開されているのか、契約内容はどうなっているのか細かく確認しておきましょう。

使い続けるにはクラウドサービスを提供している事業者の信頼度も重要となってきます。しっかり話すことで見極めていってください。

サービスへの信頼も欠かせません。障害発生頻度と解決目標時間、稼働率なども見ておくと安心して使えます。

3,サポートは充実しているのか。

経費精算システムは何度も容易に変えられるものではないため、先を見通しての検討が必要です。

そのため、金額説明や機能説明などの導入前サポートだけでなく、カスタマーサポートや補償など導入後のサポート体制も事前に把握しておかなければなりません。
導入の際には、単に額面だけを考慮するのではなく、フォロー体制が整っているかどうかを確認しましょう。期待との不一致に悩む可能性は低くなります。サポート期間や時間などにも気を付けて企業にあったシステムを探してみるのが良いでしょう。

4、紙の行方はどうなるのか?

電子化することのメリットの一つとして、端末を通すことで誰でもどこからでもアクセスできるようになります。そのため、これまでの紙媒体を保管する必要もなくなり、スペースもうまれます。しかし、捨てていいか保管すべきか判断がつきにくい場合もあります。導入前にあらかじめ基準を設けておくことを勧めます。

 

まとめ

経費精算システムの導入失敗における懸念はなくなりましたか?

経費精算を導入すると決めた際は、どうしてもの理由がない限り使い続けることを前提に、徹底してシステムを利用していきましょう。

電子化することで無駄な時間は省かれ、業務効率は必ず上がるはずです。そのためにはニーズを明確にし、会社にあったシステムを見つけるべきです。導入前後のフォローをしっかり行い、事前に失敗を防ぎましょう。

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