おすすめ経費精算システム

絶対に避けたい!経費精算システムで失敗する8パターン

経費精算システム導入で失敗する理由とは?

多くの会社が未だに経費精算業務を紙やエクセルでやるアナログな状態。ついに、自社でも経費精算システムを導入して社内のペーパーレス化、効率的に仕事を進めたい!
そのように思われている方も多いんではないでしょうか?

経費精算システムは長期的に見た場合は特にメリットが多くなり、今注目を浴びているシステムとなっています。しかし、せっかく導入することを決断しても導入後の不安が解消されていない方もいるのではないでしょうか。

社内のすべての方に影響するシステムだけあって自分の好みや独断だけで決められないのも事実です。

コストをかけて導入したにも関わらず、うまく使いこなせなければ無駄になってしまうどころか、マイナスに影響されるリスクがあります。

この記事では経費精算システムの導入で失敗したくないという人へ向けた記事になっております。

 

失敗しないために導入の際に確認すべきポイント

1,システム利用者のニーズは一致していなかった

従来では経費精算をするために多くの手間がかかり、それを管理しているのは経理部門であることが一般的です。そのため、新たな経費精算システムを導入する際には、経理からの要望が強い場合があります。しかし、実際の利用者がシステムに抵抗があってはうまく使いこなすことはできません。

現場の人にとっても使い方が分かりやすいのか、手間はかからないのかなど、あらかじめ確認しておく必要があります。経理の人だけではなく、全体としてメリットを感じるものであるのかを重要視しましょう。

 

2,社内での導入に関する認知がされていなかった、使い方の研修が大変だった。

部署が多く分かれている企業では、部署間の意思疎通がうまく行われていないかもしれません。新たなシステム導入の際には、あらかじめその旨を共有しなければなりませんね。また、社内にはシステムの刷新に抵抗を持つ人もいることでしょう。体制を変えることの必要性を吟味した上で意思決定を下す必要があるのではないでしょうか。

また、初めて使うサービスということで多くの従業員の方は使うだけでも戸惑います。
そんな場合には「従業員へのサービスの説明会をしてくれるか、また初めて使う人でも簡単に使えるものなのか」ということも重要なポイントになってきます。

せっかく長い期間かけて選定を行ってシステムを導入したのに、現場の人にはまったく使ってもらえず、泣く泣くサービスの利用を停止したという例もあります。

サービスの使いやすさ、サポートという基準で導入を検討されてもよいのではないでしょうか?

 

3,カスタマーサポートは充実しているのか。

経費精算システムは何度も容易に変えられるものではないため、先を見通しての検討が必要です。

そのため、金額説明や機能説明などの導入前サポートだけでなく、カスタマーサポートや補償など導入後のサポート体制も事前に把握しておかなければなりません。
導入の際には、単に額面だけを考慮するのではなく、フォロー体制が整っているかどうかを確認しましょう。期待との不一致に悩む可能性は低くなります。サポート期間や時間などにも気を付けて企業にあったシステムを探してみるのが良いでしょう。

 

4,システム導入への明確な目的はあるのか。

無駄な時間を減らすことで、社員が効率よく各自の業務をこなすことが導入目的の一つとして挙げられます。しかし、いつの間にか導入自体が目的となり、システムを十分に活用できなくなるだけでなく、かえって業務習慣の変化による悪循環などをもたらすリスクもあります。導入目的を明確にすることで、無駄な機能に惑わされず、目的意識をもった利用を促せます。

自社で欲しい機能を明確にすることが重要です。

 

5,セキュリティ対策、信頼性はあるのか?

経費など機密情報が漏れると大変なことになりかねません。クラウドサービスにおけるセキュリティ対策が具体的に公開されているのか、契約内容はどうなっているのか細かく確認しておきましょう。

使い続けるにはクラウドサービスを提供している事業者の信頼度も重要となってきます。しっかり話すことで見極めていってください。

サービスへの信頼も欠かせません。障害発生頻度と解決目標時間、稼働率なども見ておくと安心して使えます。

 

6,紙の行方はどうなるのか?

電子化することのメリットの一つとして、端末を通すことで誰でもどこからでもアクセスできるようになります。そのため、これまでの紙媒体を保管する必要もなくなり、スペースもうまれます。しかし、捨てていいか保管すべきか判断がつきにくい場合もあります。導入前にあらかじめ基準を設けておくことを勧めます。

 

まとめ

経費精算システムの導入失敗における懸念はなくなりましたか?

経費精算を導入すると決めた際は、どうしてもの理由がない限り使い続けることを前提に、徹底してシステムを利用していきましょう。

電子化することで無駄な時間は省かれ、業務効率は必ず上がるはずです。そのためにはニーズを明確にし、会社にあったシステムを見つけるべきです。導入前後のフォローをしっかり行い、事前に失敗を防ぎましょう。

是非貴社にあったサービスを見つけてください。