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経費精算で領収書は必要?領収書を紛失した時にすべきこと!

領収書

領収書を紛失してしまった。しまった!経費精算できない、って思ったことはありませんか?

大丈夫、落ち着いてください。実は領収書がなくても経費精算できる場合があるんです。このページでは、どのような場合に経費精算が可能なのかを解説していきます。
領収書を紛失した際には下記の4つの方法をとることが一般的です。

①領収書を再発行
②レシートで代替
③利用明細、振込明細書や通帳記録で代用
④出金伝票、メモ書き

下記で詳しく解説していますので是非ご覧ください。

そもそも領収書は必要なのか?

そもそも、領収書はなぜ必要なんでしょうか。

税務申告(確定申告)とそれに付随する税務調査に対応するために、税務署に対して、支払いを行ったという客観的な証拠を提示するためのものです。会計用語では証憑と言いますよね。税法上、経費精算のための領収書は7年間の保存が必要です。領収書をスマホで撮影した電子帳簿保存も認められるようになりましたが、利用を開始する3か月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」の提出、承認が必要となります。

領収書にはできるだけ宛名とお品書きを記載してもらうようにしましょう。事業経費として支払った客観的な強い証拠となります。

領収書を紛失した際の4つの方法

領収書が必要なことはわかりました。しかし、領収書を紛失してしまった、という経験は誰しもお持ちではないでしょうか?
領収書がない場合はどうしたらいいのかを見ていきましょう。

方法①領収書の再発行を依頼

領収書を紛失してしまった場合に、まず第一に考えるべきは再発行です。領収書を発行してくれた取引先や店舗に再発行を依頼しましょう。

領収書は、支払いの相手先が証明してくれる、最も客観的な証拠であるためです。

通常、再発行の手間を考えて発行先が嫌な顔をすることはありますが、拒否されることはあまりありません。支払いをする側が客であり、立場が上の場合が多いですから。

私の経験でも、修繕や物品購入の支払いの領収書を紛失した際に、再発行してもらうことができました。金額が5万円以上となる領収書には収入印紙が必要になるので、相手に負担をかけてしまう場合もあるのですが、私の経験では、追加支払いなしで対応してもらえました。(5万円以上、100万円未満の支払いだったので、200円の収入印紙)

ただし、民法上、支払者からの求めに応じて領収書の発行義務はありますが、再発行に応じる義務はありません。領収書の端に「再発行には応じません」と注意書きが記載してある場合もあります。

方法②レシートで代替

領収書がなくても、レシートをもらっていればそれで十分です。レシートには、電子的に、いつ、どこで、何を購入したかが明確に記載されており、支払いの客観的な証憑になります。

ただし、レシートの弱点は、宛名がないことです。税務調査が入った時に、この支払いが会社や事業の経費支払いのために行われたのかどうかを完全には証明できていません。特に、高額の支払いの場合には領収書をもらうようにしましょう。レシートよりも領収書の方が信頼感があります。(レシートでも、購入した商品やサービスが、明らかに事業に必要なものということがわかれば問題ありません)

また、レシートは感熱紙に印字しているため、時間が経過すると印字が消えてしまうという意外な弱点もあります。レシートを取っておいたのに印字が消えてしまった、日焼けで見えなくなったという経験はありませんか?私の場合、自宅に保存しておいたレシートの印字が見れなくなることは多々あります。

方法③利用明細、振込明細書や通帳記録で代用

クレジットカードの利用明細や、ATMの振込証明書、通帳記録、ネット通販の購入確認メールといったものも支払いの証拠になります。

これらは、支払者が改ざんできない形で、領収書がなくても、支払いを証明できるものです。お店や取引先によっては、領収書の再発行はしてくれなくても、購入証明書や支払証明書を発行してくれる場合があります。(有料となる場合もある)

経理処理の場合でも、振込明細書や通帳記録を活用する場合は多くありますよね。1つだけでは完全な証明にならなくても、例えば決裁記録、メールのやり取りといった文書も合わせて保存しておくことで、支払いの証拠となり得ます。経理処理がしっかりした会社は、複数の証憑を保存しており、いざという時に提示が可能と思います。

方法④出金伝票、メモ書き

出金伝票とは、現金を支払った際に起こす書類です。書式に規定はなく、メモの一種ですが、税務署がチェックしても問題のない内容を備えていることが大切になります。伝票については、100円ショップに売っているものでOKです。冠婚葬祭のご祝儀、香典については領収書は出ません。そのような場合にも出金伝票を活用します。

出金伝票成立の4つの要件

出金伝票として成り立つには、以下の4項目の記載が必要です。

1.支払日付
2.支払相手の名称
3.支払った金額
4.支払いの目的(品物・サービスの内容)

出金伝票は、他の税務書類と一緒に資料として保存する必要があります。(複数の証憑で支払いを裏付けるため)

公共機関に乗車した場合、領収書が発行されない場合があります。その時は、どの交通機関を使用し、どの区間でいくら支払ったかをメモしておくようにしましょう。また、業務日報が交通費の内容を裏付けてくれますので、一緒に保存します。私の会社でも、小口の経費精算の場合、公共機関の利用について電子申請で記録しておくだけでOKです。利用目的も記載しますし、電子スケジュールとの併用で利用を裏付けることができます。

現金での支払いであれば、出金伝票のほかに現金出納帳への記帳をしておきましょう。現金出納帳は現金の出金・入金が時系列に記載されているので、会計処理のなかで出金伝票が起こされていたことを示す証拠になります。

ただし、客観的な証拠としては領収書となり、出金伝票ばかりというのも変なので、まずは領収書の確保に努めるのが原則です。何もないよりはあった方がいい、というレベルのものです。また、税務署は支払先に対して反面調査を行う場合もあるので、実際の支払いのない出金伝票はNGです。

領収書、これをやってはいけないNGな2つの方法

領収書のコピーはNG

見落とされがちですが、領収書のコピーはNGです。

コピーには内容の改ざんの余地があるからです。数字を書き足したり、修正した場合、オリジナルならばすぐにわかりますが、修正したものをコピーしてしまうとわからなくなります。改ざんの可能性があるというだけで、税務調査が入った場合に見つかると、NGです。

なんでもそうですが、会社に提出する経理処理の証憑はオリジナルが求められますよね。

領収書の金額を自分で入れること

お店によっては、金額を記載しなくてもいい?と言ってくる場合もあるかもしれませんが、これはNGです。

仮に、もらった領収書に実際に支払った以上の金額を記載してしまうと脱税行為になります。もし、金額欄に記載のない領収書をもらってしまった場合は、お店の方に実際に支払った金額を記載してもらうようにしましょう。

領収書は電子化をおすすめする5つの理由

領収書や証憑の事を書いてきましたが、これらの保存は電子化がおすすめです!

これまで述べてきた通り、領収書を紛失すると、再発行をお願いしますが再発行してくれないリスクもあり、また、紛失したり、破損する可能性もゼロではありません。それらの問題を解決する手段は電子化。

  • 理由①:システム入力の手間がなくなるから。領収書をスマホで撮影したり、スキャナで取り込むと自動で仕訳が入力される。
  • 理由②:いつでもどこでも確認が可能。ネット環境があれば、クラウド上でどこでも確認が可能となる。
  • 理由③:承認フローが早くなる。システムを使用できる環境があれば、いつでもどこでも承認することが可能となる。
  • 理由④:紙特有の紛失、保管、記入ミスというリスクがなくなる。次のような紙特有のリスクがなくなります。
  • 理由⑤:ファイリングの必要がなくなる。糊付けしたり、順番に並べる手間がなくなる。

 

これらは電子化することで一気に解決!
詳しくは下のリンクを参照ください。

参考文献:領収書はスマホ撮影だけでOK?経費精算の電子化をススメル5つの理由

まとめ

領収書は経理処理や税金に係る証憑であり、大切な書類です。受領したら紛失しないように大事に保管・保存する癖をつけましょう。

仮に紛失してしまった場合には、これまでに述べてきたやり方で、再発行を依頼したり、レシートやクレジットカードの利用明細、メールの履歴といった他の証憑を手配し、また、支払いの内容を明らかにできる出金伝票やその他のメモを直ちに作成し、保存しておきましょう。

領収書が無くても全て経費精算できない訳ではないですが、支出の事実を裏付けることができない場合は、税務署から否認される可能性もありますので、慎重な対応が必要です。

領収書の大切さを、改めて確認することになりましたね。
最後に、領収書は電子化することで経理フローは効率化します!

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