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経費精算のやり方!流れや注意点のまとめ!

経費精算システム

私は長年経理として勤めてまいりましたが、3月から4月の終わりまでは決算や総会準備で残業時間が跳ね上がりました。家に帰るのがおっくうになるほど疲れていたこともあります。

そんなときに限って、営業部から間違いだらけの経費精算書が届いたときには泣きたくなりました。領収書も足りず、金額も合わないとなるとなおさらです。

今回は、そんなことが万が一にもないように経費精算のやり方と流れ、注意点をまとめましたので、ぜひご覧下さい。

経費精算とは?

まず経費とは一体何でしょうか?
「そんなの経費で落とせるわけないでしょ」
経理部署でよく耳にするセリフですね。このセリフが出てきては、どうあがいても説得をしても経費では落とせません。けっして意地悪をしているのではなく、経費となるべき項目は明確に決まっておりますので、対応できないのです。

正しく経費となるものは、

  • 旅費
  • 通信費
  • 接待交際費
  • 消耗品費

以上の4つの出費です。

会社によって多少名称が違うかもしれません。これらの支払科目をくわしく見ていきましょう。

①旅費

もしくは、旅費交通費旅費宿泊費交通費などと呼ばれます。
旅費と宿泊費をわけている会社もありますね。
主に出張をする際の新幹線代や飛行機代、ホテルの宿泊費、職員の日当を支払う勘定科目です。

本来は、移動にかかる費用と宿泊にかかる費用、日当は別にしてそれぞれ把握しておくことが望ましいのですが、一人経理だったり、上席の考えですべてまとめてしまってる会社もあります。

経費上の管理は仕方ないにしろ、経費を支払う際の明細はきちんとわけて記載をすることでいらぬトラブルを避けることができます。

②通信費

通信と聞くと電話インターネットを思い浮かべるかもしれませんが、FAX郵便関係も通信費に入ります。切手や送料があてはまります(小包などは輸送料や送料扱いになります)。

電話などの通信費の支払い、郵便の後納代金の支払いに使用する勘定科目です。

③接待交際費

主に顧客の接待や、出張の際に持参する手土産代、合同研修会などで知り合った方との食事代など「顧客や別の会社の方に関わる出費」にあてはまります。
出費内容が広いだけに、管理は経理でおこなわず、部署ごとに管理をすることをおすすめします。

大きな会社ならば経費の予算管理をおこない、部署の責任者の判断を仰ぐことがスムーズなのです。
また、小さい会社ならば予算管理まではおこなわず、部署の責任者の判断を仰ぐことが多いです。

④消耗品費

経費の中でも分類しにくいものが消耗品費です。経理初心者の悩みどころになるかもしれません。

消耗品費と似ているものは、

  • 事務用品代:ペンや付箋、コピー用紙など
  • 福利厚生費:社内の常備薬やばんそうこうは福利厚生費
  • 誤って減価償却の必要な資産勘定にすること

とくに気を付けるべきなのは3つ目の項目です。

消耗品費の定義とは、

  • 取得原価が10万円未満
  • 耐用年数が1年未満

となっています。

たとえば、パソコン4万円で購入したとします。パソコンだからといって備品勘定で処理をしてしまうと、決算のときに減価償却をおこなわなくてはいけません。
このような場合は、消耗品費で処理をすると減価償却の必要もありません。

一般的な経費精算の流れ・やり方を5ステップで解説

ここからは経費の発生と処理の流れについて解説していきます。

ステップ1:稟議書起案

稟議書とは購入や契約の締結の際に、上司たちの承認(決裁)を得るための書類です。稟議書でどの部署の誰が責任を持つのかを明確にします。

それだけに稟議書には記入する必須項目があります。

  • 最終的な目的:(例)新たな会計システムを導入すること
  • 金額
  • 契約の締結が目的なら契約内容
  • 購入や契約の締結でどうなるか:(例)元号改正に対応しており、その後のアフターサービスも受けられる
  • 購入や契約で生まれるリスク

ステップ2:領収書

稟議書のとおりおこなった根拠となり、内部不正を防ぐことにもなります。
印字されているものから、手書きのもの様々形があり、内容を明確にするために必須記載事項があります。

  • 領収書である旨が書いてある
  • 支払人名(正式名称が望ましい)
  • 金額
  • 但し書き
  • 発行者名と押印
  • 領収書発行日
  • 金額が5万円以上ならば収入印紙をはり割印を押す

ステップ3:精算書作成

次に立替金の精算をするために精算書を作成します。
立替金専用の精算書を用意しておくと、様々なものに使用できるので便利です。会社によっては旅費精算書、通信費精算書など専用フォーマットがあるかもしれません。

精算書はいざというときに税務署などでも使用するため、必要な記載事項があります。

  • 精算書の申請日
  • 部署名・氏名
  • 支払金額
  • 支払先名称
  • 支払内容
  • 領収書を添付する(領収書がない場合は先に支払証明書を作成する)

接待交際費については不正利用を防ぐために、記載事項が増えます。

  • 取引先名
  • 相手方名(可能ならば役職も)
  • 人数

ステップ4:上司の承認

精算書を上司に提出し、承認印をもらうことで清算書が正式なものとなり、経理で立替金を支払うことができます。
書類に不備があれば差し戻しのなる可能性のあるので、経理ではけっして書類がとおるまで支払ってはなりません。

ステップ5:経理で仕訳処理、支払

承認印もすべて押された状態で経理に精算書がやってきます。精算書をもとに立替金を支払います。

その際の支払い方は、

  • 現金
  • 銀行振込

があります。

現金で支払う場合は、現金を入れるための封筒を作成します。
封筒には支払先名支払内容金額を明記し、精算書または受領書にハンコをもらいます。

口座振込の場合は、封筒の作成や受領印をもらう必要はありません。しかし、給与とともに振込をするときは注意が必要です。給与には所得税が課税されます。立替金は給与でないため、所得税は当然ながら非課税です。トラブルを防ぐためにも、給与とは別に振込手続きをとることをおすすめします。

出張旅費精算の流れ・やり方を5ステップで解説

少額の経費はたいてい社員が立替をしますが、出張は先に仮払金を渡します。

あまりにも急な出張で出張申請等ができない場合は、立替をお願いするか、上司や社長に判断をあおぎます。

ステップ1:出張申請

出張前に出張申請書を作成して、上司から許可をもらいます。
出張の根拠となる重要な書類ですので、必要記載事項があります。

  • 出張申請日
  • 部署名・氏名
  • 出張期間
  • 出張先
  • 宿泊地と宿泊料金
  • 移動手段
  • 交通費
  • 日当

ステップ2:仮払金支払

出張申請書に合わせて仮払金を現金銀行振込をします。

ステップ3:清算書作成

出張に実際にかかったお金を精算するために清算書を作成します。
管理上、すぐに見られるように出張精算書のフォーマットを用意している会社もあります。

必要記載事項は以下のとおりです。

  • 精算書の申請日
  • 部署名・氏名
  • 支払金額
  • 支払先名称
  • 支払内容
  • 接待交際費内容が含む場合は相手方名
  • 領収書を添付する(領収書がない場合は先に支払証明書を作成する)

ステップ4:上司の承認

精算書を上司に提出し、承認印をもらうことで精算書が正式なものとなります。

ステップ5:経理にて仕訳処理、残金の返金

承認後の書類が経理に届き、残金を預かり「書類の金額」と「レシートの金額」、「残金」が合っているか確認します。
その後、仕訳処理をおこないます。

出張旅費で注意すべきポイント

出張精算書は税務署でも必要になるかもしれません。移動方法乗り換えの地点金額などは具体的かつ細かく書くようにします。

年配の社員の中には、鉄道切符を購入する際に領収書が発行されることを知らなかったりします。現代の駅では鉄道賃でも領収書が発行されることを教えておき、必ず持って帰ってくるように伝えます。
中には何百円ぐらいいいだろうという社員もいるかもしれません。税務署が入ってきたときに困るのは、出張に行った自分自身であることをきつく言っておきましょう。

経費精算の会計処理

ここからは実際に発生した経費の会計処理を解説します。

パソコンを4万円で購入。
費用は立て替えてくれた社員へ現金で支払った。

消耗品費 40,000 現 金 40,000

パソコンを4万円で購入。
費用は立て替えてくれた社員の銀行口座へ振り込んだ。

消耗品費 40,000 当座預金 40,000

 

領収書を紛失した場合の経費精算の流れ

領収書の紛失よりも、領収書の発行がないものを購入したなどがあります。たとえば、顧客と共にいたときに自販機で飲み物を購入したなどです。

支払証明書の作成

その際は、経費精算をする前に『支払証明書』という書類を作成します。まずは「どのような内容で支払がいくら発生したのか」を明確にする書類です。いわば領収書のかわりとなる書類ですね。

必要記載内容は以下のとおりです。

  • 支払人名(正式名称が望ましい)
  • 金額
  • 但し書き
  • 支払日
  • 決裁者の名と承認印

上司の承認

精算書を上司に提出し、承認印をもらうことで精算書が正式なものとなり、経理で費用を支払うことができます。この支払証明書の作成は費用を使った本人にやってもらいます。
よくわからない、面倒などを理由に経理へ作らせる社員がいますが、お金を使ったことを知っているのは本人だけです。上司から承認をえるときには間違いがないのか2、3個質問をされるのが常です。
間違いなく作成は本人にやっていただくことをおすすめします。

支払証明書の決裁が終わりましたら、次に経費清算書を作成し、最終的に費用を支払います。

よくある経費精算の疑問!経理担当者が注意すべき9つのこと

経理業務で間違ってしまうと、あとあとの処理が面倒になります。
注意点をまとめてみました。

①書類が先?支払いが先?

会社によっては精算書等の決裁がまだでも、領収書で支払いを先にするところもあります。
あまり望ましくはありませんが、承認する上司があまり社内にいないなど理由によってやり方が違います。
基本的には書類がすべて出来上がり、承認がもらえてから支払います。

②金額は妥当?あっている?

悲しいことに領収書の数字改ざんは、めずらしいことではありません。
商品やサービス、接待内容など金額は妥当なのか、領収書に不審な点はないかを確認します。

③領収書はある?

出張経費の精算などは領収書が大量に発生します。
まれに数枚がたりなかったり本人が出し忘れていたりしますので、精算書の支払先の数領収書の枚数金額は必ず確認することをおすすめします。

④勘定はあってる?

会計処理をおこなう際はとくにですが、

  • 勘定科目
  • 貸借
  • 金額

以上の3点を確認します。

間違っていると、あとあと修正に手間がかかります。

⑤こまめに処理をする

月内に発生した経費は月内に終わらせるのが理想です。
また、経理担当者はこまめに処理をおこなっているにも関わらず、他の部署でいつまでもためている場合があります。1週間に1度くらいは処理をするように促すことをおすすめします。

⑥別な人が担当してもわかるように、伝票には記載する

引き継ぎなどをすると実感するのですが、自分だけがわかるやり方で伝票を記載するのではなく、自分の身に何かあって、他の人が引き継いでもわかりやすいように伝票は記載します。
摘要欄の活用や、紙伝票を使っているなら空いているスペースに詳細を書き込みます。

⑦承認印は誰からもらう?

小さい会社の場合、承認印のルールがあやふやなことがあります。最終的な承認印は社長にもらうようにするのが望ましいです。

⑧所得税の課税もあるから、給与と一緒に処理はしない

経費精算書が承認され、いざ費用を支払うときに方法は2つあります。
それは現金払いと口座振込です。

銀行振込は振込手数料が別途発生する可能性もあり、給与と一緒に支払っているケースも見られます。
しかし、本来給与には所得税などが課税されているため、間違えると支払った経費にも課税してしますことが起こりえます。

可能ならば給与とは一緒にせず、経費は経費で振り込むことをおすすめします。

⑨旅費規程を作ることで法人税の節税になる

旅費規程とは社内での旅費の扱い方を取り決めたものです。
社員、役員など範囲を決めて、交通費や宿泊費、日当の金額も決めます。
旅費規程を策定することで、日当は非課税科目となり、結果的に法人税の節税につながります。

まとめ

経費精算の仕組みと会計処理、旅費精算について大まかに解説いたしました。
経理初心者にとって、経費の精算は慣れないうちは仕訳も大変かもしれません。そんなときは慌てずに、ひとつひとつやり方を確認してすすめることがポイントです。
社員に頼られるプロの経理を目指してがんばりましょう!

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