面倒な経費精算にAI・RPAの活用をすべき理由と導入方法とは?

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経費精算の業務量を減らしたい・・
経費精算の入力ミスが多い・・

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    「経費の精算はしたいけど、領収書が多すぎて追い付かない!」「提出された精算書が間違っていて再提出依頼が面倒!」

    経費精算をしなければ立替したお金が戻って来ませんが、細々した領収書を整理して精算するのってとても面倒。中には経費精算書類を作るために残業をしているという方もチラホラ。

    そんな方々に朗報です!実はRPAツールを使えば、これらの経費精算業務を効率化することができます。!

    今回は経費精算に対するお悩みや、簡単にするための方法、AIやRPAが使われた経費精算システムの現状について紹介します。

    RPAで経費精算を効率化すべき理由!RPAを導入すべきか?

    経費精算業務は手作業が多いですよね?そんなときに役立つのが「RPA」です。

    例えば、交通費の経路を調べて、一つ一つ手入力する。こんな作業をやっていませんか?
    これもRPAをつかって交通費を自動計算させたりできます。

    また、経費精算書類のチェックや不備の指摘が面倒な経理担当者の方にも導入がオススメです。

    そもそもRPAとは?

    そもそもRPA(Robotic Process Automation) とは、予め設定しておいたルールに沿って業務を自動的に行うことができるコンピューターソフトウェアを指します。
    人間が手動で行っていた作業を自動化することができます。

    AIとRPAの違いとは?

    RPAとよく混合されるものとしてAIがあります。AIとRPAそれぞれの特徴として、RPAはルールに従って淡々と作業をこなす特徴があり、AIは数えきれないほどのデータをもとにして行動を決めるという特徴があります。

    例えばAIと聞いて一番身近なのはアレクサやSiriなどですね。これらのものに「楽しい音楽をかけて」と指示をした際に、楽しい音楽を探し出すのがAIの役目であり、AIが見つけ出した楽しい音楽を再生する作業を司るのがRPAという点が大きな違いです。

    RPAの方がAIよりも単純作業であるため導入が簡単であるというメリットもあります。

    AIやRPAで経費精算を行うメリット・デメリット

    AIやRPAが使われた経費精算システムのメリット・デメリットは以下の通りです。

    メリット

    • 作業の効率化が可能
    • 人件費の削減を実現
    • 単純なミスが無くなる

    デメリット

    • 導入の初期費用が高価
    • AIが学習するまではミスの修正が必要
    • 社員全員への指導が難しい

    AIやRPAが使われた経費精算システムは、軌道に乗ってしまえば誰でも簡単に経費精算を行うことができます。逆に言えば、軌道に乗せるまでがとても大変です。導入の際は決算期のような繁忙期を避けるなどの工夫をし、スムーズに導入できるようにしましょう。

    面倒な経費精算!どんなお悩みがあるの?

    営業・現場担当者側の負担:経費精算作業が面倒

    そもそも経費精算が面倒だとどのような悩みが発生するのでしょうか?実は、精算する側である「営業・現場担当者」と、精算を処理する側の「経理担当者」の双方が、面倒な経費精算に関するそれぞれの悩みを抱えているとわかりました。

    まず、営業や現場担当者にとっての悩みは、「経費精算作業がかなりの負担の大きい作業である」という事です。

    社外で活動することが多い営業や現場担当者は、コンビニで買った文具代や、急に取引先に訪問することになった際の手土産代など、仕事をする上で必要なものを購入する機会が非常に多いです。そのため、1日仕事をしただけでも精算しなければいけない領収書が山積みになってしまいます。

    中には経費精算処理のために残業をしているという声も。他にも「長期出張中に精算ができない」「少額の精算は手間を考えると自費負担してしまう」といった声も見られました。

    経理担当者側の負担:精算書類のチェックや不備の指摘が面倒

    一方で、経理担当者の悩みは「精算書類のチェックや再提出の依頼が手間である」点が挙げられます。経理担当者は会社の金銭が問題なく使われているかをチェックする部署であるため、立場上精算書類に不備があると精算に対応できません。

    そのため、不備のある書類が提出された場合は、提出者に対して正しい提出方法を指導した上で再提出を依頼し、再提出後は不備が無いかを再度チェックしなければいけません。これらは正確な書類が提出されれば不要な作業なので、どうしても経理担当者からするとストレスになりがちです。

    他にも「領収書の改ざんと思われる行為をする社員がいる」「社長や部長などの上司が経費精算書類をなかなか提出しない」といった悩みもありました。

    こちらの記事もどうぞ

    経費精算とは?システム導入のメリット・デメリットを解説!【徹底比較】

    経費精算が簡易化するとメリットが多い!

    営業・現場担当者と経理担当者それぞれの悩みを解決するにはこのような方法が望ましいです。

    • 誰でも簡単にできる
    • 社外からでも処理が可能
    • 内容が正確である

    これら全てを備えた経費精算方法があれば、営業・現場担当者が無駄な残業をする必要も、経理担当者が再提出のために社員へ指導や再チェックをする必要も無くなります。つまり、人件費に関するコスト削減や会社の雰囲気向上が期待できます。

    具体的にどうすれば面倒な経費精算が簡単になるのか、その方法について以下で詳しく解説します。

    面倒な経費精算を簡易化する具体的な方法3つを解説

    方法1.AIやRPAを使った経費精算システムを導入する

    最近話題になっているAIやRPAを使った経費精算システムも存在します。RPAやAIの活用により面倒な経費精算業務を効率化することができます。

    その中でも、オススメはクラウド型の経費精算システム「Dr.経費精算」です。
    アプリで領収書を撮影するとなんと99.9%の精度で必要情報を自動入力をしてくれます。

    また、自動アラート機能もあるので、不正経費の発見にも役立ちます。例えば、異常に高額な経費などに自動でアラートを出すことが可能です。
    ぜひ下記公式サイトから詳細をご覧ください
    <公式サイト/Dr.経費精算

    方法2.精算をクレジットカード化する

    1つ目の方法として、社員一人ひとりに会社のクレジットカードを支給し、会社に関わる精算を全てこのクレジットカードでしてもらう方法が挙げられます。

    経理側としては精算時の把握がしやすいためとても便利です。しかし、まだまだ現金でしか申請できないものが多い世の中です。会費制の接待費や電車賃・バスの乗車賃などの精算は結局従来通りの方法となります

    現金精算が少ない会社であればかなりの負担軽減が見込めますので、会社の特色にあわせて導入を検討しましょう。

    クレジットカードやコーポレートカードを活用する方法は下記記事をご参考ください。

    法人クレジットカードで経費精算をする4つのメリット!3つの注意点とは?

    方法3.タクシー代や接待費精算に便利なツールを使う

    2つ目の方法として、便利なツールを活用する方法が挙げられます。

    便利なツールの例として「全国タクシー」や、ぐるなびの「法人向け会食予約サービス」が挙げられます。これらのツールを使えばタクシーの利用や手土産購入、接待のお店の手配を行ったタイミングで、日時・利用人数・金額などの正確な明細をそのまま残すことができます。

    便利なツールを使えば営業・現場担当者側が精算する負担の軽減につながります。しかし、残念ながら経理側の負担軽減にはつながらないのが現状です。その理由は、各社が出している各ツールを経理担当者が1つ1つチェックする必要があるからです。

    取り急ぎ営業や現場担当者の負担を減らしたいという事であれば、導入して便利に活用しましょう。

    RPAで経費精算が劇的に楽になった事例を紹介

    医療機器などの製造・販売をしているある企業では、RPAの導入によって伝票データの入力が大きく楽になったようです

    取り扱い機器の部品保障サービスに必要な伝票処理が年間4800件ほど発生します。従来は社員一名を専任で割り当てて伝票の内容をシステムへ入力していましたが、担当社員の負担が高く、入力ミスもしばしば起こっていました。

    伝票データのシステムへの入力作業をRPAで代行することで、書類の作成業務などの効率化を実現しました。

    年間でなんと1300時間の作業効率化に寄与したようです。

    詳細は下記記事をご覧ください。

    https://blog.keihi.com/2979

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