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面倒な経費精算のAIやRPAの可能性!導入に迷っている人必見!

AIのイメージ

「経費の精算はしたいけど、領収書が多すぎて追い付かない!」「提出された精算書が間違っていて再提出依頼が面倒!」

経費精算をしなければ立替したお金が戻って来ませんが、細々した領収書を整理して精算するのってとても面倒。中には経費精算書類を作るために残業をしているという方もチラホラ。

そんな方々に朗報です!実は領収書をスマホのカメラで撮影するだけで精算処理ができる便利なツールが多く存在します。

それらのツールには今話題のAIやRPAが使われています。今回は経費精算に対するお悩みや、簡単にするための方法、AIやRPAが使われた経費精算システムの現状について紹介します。

1.面倒な経費精算!どんなお悩みがあるの?

営業・現場担当者側の負担:経費精算作業が面倒

そもそも経費精算が面倒だとどのような悩みが発生するのでしょうか?実は、精算する側である「営業・現場担当者」と、精算を処理する側の「経理担当者」の双方が、面倒な経費精算に関するそれぞれの悩みを抱えているとわかりました。

まず、営業や現場担当者にとっての悩みは、「経費精算作業がかなりの負担の大きい作業である」という事です。

社外で活動することが多い営業や現場担当者は、コンビニで買った文具代や、急に取引先に訪問することになった際の手土産代など、仕事をする上で必要なものを購入する機会が非常に多いです。そのため、1日仕事をしただけでも精算しなければいけない領収書が山積みになってしまいます。

中には経費精算処理のために残業をしているという声も。他にも「長期出張中に精算ができない」「少額の精算は手間を考えると自費負担してしまう」といった声も見られました。

経理担当者側の負担:精算書類のチェックや不備の指摘が面倒

一方で、経理担当者の悩みは「精算書類のチェックや再提出の依頼が手間である」点が挙げられます。経理担当者は会社の金銭が問題なく使われているかをチェックする部署であるため、立場上精算書類に不備があると精算に対応できません。

そのため、不備のある書類が提出された場合は、提出者に対して正しい提出方法を指導した上で再提出を依頼し、再提出後は不備が無いかを再度チェックしなければいけません。これらは正確な書類が提出されれば不要な作業なので、どうしても経理担当者からするとストレスになりがちです。

他にも「領収書の改ざんと思われる行為をする社員がいる」「社長や部長などの上司が経費精算書類をなかなか提出しない」といった悩みもありました。

経費精算が簡易化するとメリットが多い!

営業・現場担当者と経理担当者それぞれの悩みを解決するにはこのような方法が望ましいです。

  • 誰でも簡単にできる
  • 社外からでも処理が可能
  • 内容が正確である

これら全てを備えた経費精算方法があれば、営業・現場担当者が無駄な残業をする必要も、経理担当者が再提出のために社員へ指導や再チェックをする必要も無くなります。つまり、人件費に関するコスト削減や会社の雰囲気向上が期待できます。

具体的にどうすれば面倒な経費精算が簡単になるのか、その方法について以下で詳しく解説します。

2.面倒な経費精算を簡易化する具体的な方法3つ!

方法①精算をクレジットカード化する

1つ目の方法として、社員一人ひとりに会社のクレジットカードを支給し、会社に関わる精算を全てこのクレジットカードでしてもらう方法が挙げられます。

経理側としては精算時の把握がしやすいためとても便利です。しかし、まだまだ現金でしか申請できないものが多い世の中です。会費制の接待費や電車賃・バスの乗車賃などの精算は結局従来通りの方法となります

現金精算が少ない会社であればかなりの負担軽減が見込めますので、会社の特色にあわせて導入を検討しましょう。

方法②タクシー代や接待費精算に便利なツールを使う

2つ目の方法として、便利なツールを活用する方法が挙げられます。

便利なツールの例として「全国タクシー」や、ぐるなびの「法人向け会食予約サービス」が挙げられます。これらのツールを使えばタクシーの利用や手土産購入、接待のお店の手配を行ったタイミングで、日時・利用人数・金額などの正確な明細をそのまま残すことができます。

便利なツールを使えば営業・現場担当者側が精算する負担の軽減につながります。しかし、残念ながら経理側の負担軽減にはつながらないのが現状です。その理由は、各社が出している各ツールを経理担当者が1つ1つチェックする必要があるからです。

取り急ぎ営業や現場担当者の負担を減らしたいという事であれば、導入して便利に活用しましょう。

方法③AIやRPAを使った経費精算システムを導入する

最近話題になっているAIやRPAを使った経費精算システムも存在します。その精算方法はかなり簡単で、スマホで写真を撮るだけです。しかし、全てAIやRPA任せのものではまだまだミスを完全に無くすレベルには至っていません。その際のチェックや修正作業が複雑である部分がデメリットといえます。

AIやRPAとはそもそもどういうものなのでしょうか?次章で詳しく紹介します。

3.AIやRPAについて

AI、RPAを理解しよう!

簡単に言えばAI(Artificial Intelligenceの略)は人口知能のことで、RPA(Robotic Process Automationの略)はルール化されたデータを自動的に入力するツールのことです。

特にRPAはあまり聞きなれない言葉かもしれません。こちらの記事でわかりやすく解説しておりますので、併せてご覧ください。

参考文献:【図解付き】RPAが経理の仕事を劇的に変えた!2つの導入事例

AIもRPAも同様のものと考えられがちですが、実は明確な違いがあります。

AIとRPAの違いは

AIとRPAそれぞれの特徴として、RPAはルールに従って淡々と作業をこなす特徴があり、AIは数えきれないほどのデータをもとにして行動を決めるという特徴があります。

例えばAIと聞いて一番身近なのはアレクサやSiriなどですね。これらのものに「楽しい音楽をかけて」と指示をした際に、楽しい音楽を探し出すのがAIの役目であり、AIが見つけ出した楽しい音楽を再生する作業を司るのがRPAという点が大きな違いです。

RPAの方がAIよりも単純作業であるため導入が簡単であるというメリットもあります。

AIやRPAが使われた経費精算システムのメリット・デメリット

AIやRPAが使われた経費精算システムのメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット

  • 作業の効率化が可能
  • 作業の簡略化が可能
  • 単純なミスが無くなる

デメリット

  • 導入の初期費用が高価
  • AIが学習するまではミスの修正が必要
  • 社員全員への指導が難しい

AIやRPAが使われた経費精算システムは、軌道に乗ってしまえば誰でも簡単に経費精算を行うことができます。逆に言えば、軌道に乗せるまでがとても大変です。導入の際は決算期のような繁忙期を避けるなどの工夫をし、スムーズに導入できるようにしましょう。

まとめ

経費精算には営業側・経理側それぞれが面倒であると感じており、経費精算処理が簡略化すると、双方のストレスが解消されるだけでなく、無駄な残業や労力などが削減できます。

今回はAIやRPAを利用したツールについても紹介しましたが、デメリットとして導入が高価である点や、AIが学習するまでの処理の難しさが挙げられました。

AIやRPAと同様に、領収書をスマホで撮影するだけで経費精算を完了させる手段が、記帳代行システムです。こちらは撮影した領収書データを送ると、外注先でデータ入力をして送り返してくれます。実際に利用した方からは、入力を外注した方が手間が少なくて正確だという声も多くみられました。

会社によって「現金精算が多い」「電車やバス移動が多い」等と特色は様々です。各社にあった経費精算を簡易化する方法を、この機会に検討してみましょう。

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参考記事:経費精算を効率化する方法!経費精算システム全42社を完全比較!
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