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経費精算のアプリを比較!2019年のオススメ!iPhoneに対応済はどれ?

経費精算と言えば真っ先に「面倒」というイメージがあがってきませんか?交通費の清算、様々な領収書、清算に必要な各情報も、その都度記録しておかないとどうしても忘れてしまいますよね。

そんな経費清算の「面倒」を解決するために便利なものがアプリです。経費清算のアプリだけでも数は結構ありましたが、実際にダウンロードされ、使われているアプリはとても少なく、また元システムと連動になっているアプリの方が確実に利用されていました。

そんな中から、iphone対応のもの、2019年におすすめの経費精算アプリを比較してみたいと思います。まずは会社に元システムがあり、スマホでアプリを使用できるパターンから見ていきましょう。

iPhoneへ対応!2019年おすすめ経費精算アプリ3選を比較してみた

会社で元システムを使用していて、アプリを使って各人が経費清算出来るというもの。個人利用でも無料で使用できるものではないので、個人利用のみは考えにくいかもしれません。会社で導入してもらってアプリを利用するという考えが一般的でしょう。

利用者が多い、評価が高い順、システム連動型アプリ3つを比較してみました。(2019.2月現在)

①freee/1.33万★4.4

会計ソフトFreeアプリ表示画面法人、個人のどちらでも使える会計ソフトのアプリです。会計アプリダウンロードの中でもダウンロード数、評価ともに圧倒的1位を誇る人気のアプリ。

領収書はアプリで写真を撮るだけでOK。領収書の内容も自動読み取り機能付きでとても便利。アプリで現金取引の入力が可能なのでいちいちPCを開く必要ない、というのもアプリのメリットですね。経費清算の申請も承認もアプリのみで完結。サポートもあるので困った時でも安心です。

 

 

 

②SAP Concur/1000★4.3

SAP Concurアプリ表示画面2番目にダウンロード数が多く、評価が高いアプリ。外出や出張の利便性を追求している特徴があり、移動中に出張に関するホテルやフライトなどの予約が取れたりするあたりが、他の経費精算関連アプリとは大きく異なる点ですね。

外出先での利便性、外出先での経費の記録、外出先での必要書類の承認が出来るという意味で、外出・出張する人に発生する作業をアプリでサポートしているという感じです。

経費清算のみではないところで特化性がありますが、使いこなせると、経費関連以外でも総合的にとても便利なアプリになるかもしれません。

 

③Dr.経費清算/34★2.9

Dr.経費精算アプリ表示画面領収書はアプリで写真を撮るだけでOK。内容も自動読み取り機能が付いているので、交通費以外の経費・交際費などの清算もアプリから簡単に出来ます。申請、承認がアプリ内で完結するので、経費精算にかかる手間と時間を大幅に削減出来ますね。

大きく特化する部分もなさそうですが、経費精算としてはシンプル・便利に使えるアプリです。あれもこれもと機能がたくさんあるシステムは使いにくいと思っている場合など、簡単に便利に使えるものがいいと思っている場合など、とても相性がいいのではないでしょうか。

 

 

無料で使えてシンプル簡単入力!経費精算の時間短縮を目指せるおすすめアプリ3選

会社では経理清算システムを導入していないため、自分用のメモとして使いたい!という方のためのアプリをご紹介します。ほとんど交通費関連のみのアプリが多く、経費精算も出来て、このアプリ1つでいっきに経費清算がラクになる!と言えるようなオールマイティのアプリはありませんでした。

交通費清算用なので、基本的には乗車駅・降車駅を入力すれば、アプリ内でそのまま経路検索と乗車料金がわかるようになっているという点ではとても便利です。検索にかかる時間も、どのアプリも差はありません。

できれば経路検索を選べば、金額が自動で入力されるとさらに便利だと思いますが、今時点ではそこまでの機能はなさそうですね。こちらも利用者が多い、評価が高いアプリ3つを実際に使ってみた感じから比較してみました。良かったら参考にしてください。(2019.2月現在)

①交通費MEMO/無料(メール送信、広告削除はアドオン購入各240円)

今回選んだ3つのアプリの中で、ダウンロード数が1番多く、評価も1番高いアプリです。交通費をメモするだけなら無料で使う事ができますが、データ(csv)をメールで送る場合は、課金が必要です。交通費のみ、他の経費メモ機能はありません。

また、広告が出るので課金する事で削除ができます。メール送信、広告削除、どちらも各240円です。1度の課金で、メール送信と広告削除が出来ると尚良いですね。

交通費検索は「ICカードを優先して検索」という項目にチェックが出来、マイパターンという項目に交通費のパターン登録をしておく事が出来ます。同じ取引先の清算などにとても便利です。

エクスポートはcsvで送る事ができます。csvのレイアウトを送る前に修正出来るので、必要な項目だけをデータ送信できるのも、このアプリの特徴です。

②簡単操作の「交通費メモ」/無料(交通費以外の経費メモも可能)

ダウンロード数はa.交通費MEMOの半数ながらも、評価はとても高いアプリです。課金はなく、完全に無料で使える単独アプリです。エクスポートはpdfとcsvの2種類から選ぶ事が出来、pdfはそのまま経費清算申請として提出できそうな表になっています。出力期間の選択、pdfかcsvを選択が可能です。

ただ、csvはtxtなので、データの扱いが苦手なタイプの人には扱いにくいかもしれません。他の経費がなく、交通費のみの方はpdfのみでの利用がおすすめです。

設定で勘定科目を追加すると、交通費以外の経費をメモする事も可能です。今回の紹介で、唯一、交通費以外の経費メモが出来るアプリです。ただし、基本は交通費清算用なので、交通費と一緒に他の経費も表示されています。

csvのデータ取り込みなどが出来るのであれば、後に集計しやすい形に変更が可能ですが、人それぞれのやり方によりけり、といった所でしょう。何件か入力すると広告が出てしまいますが、1回毎ではないので邪魔ではないと思います。

③営業マン必須!交通費ノート/無料

交通費のみのアプリで他の経費清算のメモ機能はついていません。エクスポートはcsvのみですが、経路検索をした時のYahoo乗り換え案内のリンクもデータ内に入っているので、エビデンスに使えて便利です。

エクスポートは期間指定が出来、未処理のものだけをエクスポートする事も出来ます。エクスポート済みの物は処理済に出来るので、交通費の清算漏れを防ぐ事が出来そうです。また1回入力するごとに広告が出るので気になる人には向かないかもしれません。

面倒な経費精算をアプリで行う4つの理由

経費清算のアプリを比較してきましたが、根本の所で経費精算は本当に面倒なのか?アプリにする事で、どんな効果があるのかを考えてみましょう。

①営業マンの経費精算業務が効率化される

営業という仕事柄、必要となる経費の支払いは、基本的に立替払いが多いですよね。出張やイベント費用など、事前に出費がわかるもの以外の通常業務に関しては、経費が発生した時に営業担当が立替払いをして、後日清算という形が一般的です。

会社という大きなお財布にある資金を、社員全員で動かしていくわけですから、自分のお財布とはあまりにも規模も違いますし、出し入れの頻度や金額の桁も違います。業種や仕事内容によって違いはあると思いますが、営業として想定される経費には何があるのか、例を挙げてみました。

基本的に立替払いをしているという事は、自分用の支払ではなく、会社用の支払になりますので、清算しないと営業担当者の人が損をしてしまいますよね。

それでもいいや、という方であれば経費精算をしなくてもいいのかもしれませんが、会社側としては、極力、売り上げにかかる費用ははっきりと経費として計上して、正しい財務諸表を作成し、その後の経営判断につなげていきたいので、経費精算はどうしても営業に求められる業務の1つになってしまいます。

会社として仕事をしている以上、財務諸表の作成は欠かせないものですし、会社の規模によっては日々の経費を出来るだけ小分けに作業していかないと、決算期前には膨大な作業量になってしまい、非効率極まりない感じになってしまいますので、やはりコツコツと経費計上作業をしていく必要はありますよね。

そこで、どうしても社員の方々に、経費清算を最低でも月単位で清算してほしいわけです。会社によっては、月次決算、四半期決算など決算時期以外にも中途決算をする事によって、現状を把握しておきたい場合もありますから、半年前の領収書や、思い出した昨年の交通費を、今、清算を求められても困るわけです。

営業の方もなんだかんだ言いながら、そんな事はわかっているのですよね。理屈では頭に入っているけど、現実として経費精算はとても面倒で、なかなか手を付けられなくて作業を溜めてしまう人が多くなってしまうのでしょう。

②経理担当の業務量がへる

システムやアプリにする事で、入力ミスや計算ミスといった初歩的なミスに経理担当者が時間を取られる事が少なくなる、という点だけ考えても経費精算のシステムやアプリの導入は経理担当者にとってはとてもありがたいものです。

エクセルなどで自動計算されていても、元の金額の入力ミスはやはり人の目での確認が必要ですし、アプリなどで写真から経費入力を判別出来ても最終的に何かしら人のチェックは必要となるでしょう。

しかし、機械でやれるところ、自動化出来るところはどんどん移行していく事で、本来人間にしか出来ない作業に徹する事が出来る事が、経費精算をシステム化・アプリ導入に変えていくメリットでしょう。間違いなくこれからの世の中は自動化・AIの方向へ進んでいくのでしょうから、もしかしたらビックリするくらい画期的なシステムが将来出来上がるかもしれませんね。

③いつでも外出先からスマホで経費精算できる

経費清算のシステムを導入している所はどんどん増えてきています。アプリのいい所は、やはりPC作業ではなく、いつでもどこでも持ち歩く事ができるスマートフォンで使えるという点でしょう。

スマホはほぼ肌身離さず持ち歩く仕事アイテムの1つですから、スマホのアプリで経費清算が出来れば、いつでも自由に経費清算の申請が出来るという事になりますね。

清算をしたい人が、都度会社に戻ってこなくても、スマホさえあれば自宅からでも経費精算の申請が出来るというしくみは、とても便利なしくみです。常日頃から時間がない現代人ですので、スキマ時間を有効活用できるアプリでの経費清算は最大のメリットになるわけですね。

清算する側は、アプリを導入する事でいつでも申請出来てしまう訳ですから、時間がなかった、会社に戻れなかった、という言い訳が出来なくなってしまいますが、逆に上手くアプリを活用していく人がこれからも増えていくと思います。

④経費精算のような細かい作業が性格的に向かない人でも正確にできる

筆者が様々な業種の会社で、長年経理を担当してきて感じた事は、人によって経費精算のような細かい作業、過去を振り返るような思い出す作業がとても苦手で、性格的に向かない人はいると感じています。

ちょっと面白い小ネタのような話ですが、血液型によって大まかな性格を分類できるように、営業成績に関係なく、経費精算作業になると10分もしないうちにイライラしてきて発狂しそうになる人は、どの会社にも必ず1人はいました。

一概には言えないと思いますが、大体、物を置きっぱなしにしておくタイプの人に多かったですね。使った物から、どんどん机の空いている所に積んで、いつか雪崩を起こしてしまいそうな人は、経費精算も当然のように溜めこんでいて、レシートも領収書も何に使ったか覚えていないし思い出せない、と手帳などを見ながらイライラしていました。

明らかに仕事が出来る人でも、このようなタイプの人はいて、営業になるとものすごく合理的に物事を考え、クライアントの心理を読み取って先回り対処や提案が出来るのに、毎月必ず必要だと分かり切っている経費精算については、毎月同じイライラを繰り返していたので、若干不思議に感じていました。

イライラしても何をしても、締日にしっかりと清算を申請し、内容にもミスがなければ問題がないのですが、ミスがあって差し戻しをしようものなら、さらにイライラされてしまうので、こういうタイプの営業担当と客観的に見ている経理との間に、経費精算バトルが発生してしまうのでしょうね。

性格的に向かないのですから、仕方がないといえば仕方がないです。誰にでも作業の向き不向きはありますから、会社として許されるのであれば、このような方には営業事務の方を雇っていただいて、清算業務を変わってくれる人にお願いした方が、総合的な業務効率アップにはなると思います。

アプリになっても経費精算が必要な事は変わらない。問題はやるか、やらないかだけ。

経費精算とアプリについて、根本からいろいろと考えてきましたが、結局のところ、アプリを使っても使わなくても、経費精算をしなければいけない事に変わりはないわけです。立替払いをし、交通費の記録、領収書の使い道の詳細を都度記録しておいた方がいい事には変わりありません。

経費精算に限らず何でも同じだと思うのですが、やらなければいけないマストである事は、忘れてしまう前に自分なりの対策を考えておいた方がいいですよね。困ったタイミングで改善していくためにはどうすればいいのか、を毎月繰り返していけば、必ずベストな方法が見つかると思います。

詳細さえわかれば経費精算に面倒な事は何もありません。経費精算に必要な情報は今も昔もずっと同じです。これから先もこの部分だけは変わらないと思います。あとはどう効率化するか、だけですね。

まとめ

領収書はスマホのカメラで撮る、という事が常識になりつつある現代において、アプリの有効活用は社会人にとって必須項目になるのかもしれません。

会社で経費精算システムを利用していない場合であれば、個人でアプリを駆使して経費清算に備えるしかないわけですが、単独アプリもそこそこ特化されていて、日常的に使っていく事が出来たら、「経費精算が面倒だ」という概念はなくなっていくかもしれませんね。

便利にアプリを使える時代になってきたとは言え、まだまだ発展途上である事は間違いありません。経費精算に関するアプリも、とても考えられて便利になってはいますが、システムである以上、バグがあったりログインできなかったり急に使えなくなったり、という事が起きてしまうと、ストレスとイライラがたまってしまいます。

しかし、使わなければ次につながらない。次につながらないと機能改善や利便性向上はあり得ませんので、現時点で使えるものはどんどん使って、どんどんフィードバックして、どんどんレベルアップしていきたいものですね。

とは言え、経費精算の基本は溜めない事です。記録しておくという単純な事だけでもしっかりと守っていれば、経費精算は面倒なものではありません。自分の性格とよく相談をして、便利なアプリを使って時間の効率化を図っていきましょう。

 

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