電子領収書で印紙不要って本当?電子化がオススメな9つの理由!

経理部門必見!!『電子帳簿保存法まとめ

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    領収書の処理業務は、重要かつ時間を取られるという意味で、経理部門を圧迫しやすい業務の一つでしょう。

    しかし実は領収書を電子化することができるのはご存知ですか?電子化のメリットは計り知れず、これまでの業務の多くの部分を簡略化することができます。

    この記事では領収書の電子化をおすすめする理由や、電子化を促進するおすすめサービスをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

    領収書電子化以前の8つの課題点

    紙の領収書でやり取りする場合の、以下の8つのような課題があります。

    1.紙でのやりとりをする領収書に関しては印紙税がかかる

    紙で領収書を発行した場合、印紙税法(後述)により5万円以上の場合、印紙税がかかってくる。それにより収入印紙をストックしたりする必要もある。

    例)
    領収書金額 印紙税額
    5万円未満 0
    5万円以上~100万円未満 200円
    100万円以上~200万円未満 400円
    200万円以上~300万円未満 600円
    300万円以上~500万円未満千円

    ・・・

    印紙金額の一覧については下記ページをご参考ください。

    2014年以降に改正された印紙税法により領収書金額と印紙税の対応表、および印紙の種類等を記述しています。

    参照) 領収書に貼る収入印紙の金額とは?印紙金額の一覧と注意点を解説

    2.領収書作成業務の手間が大変

    手書きで作成する場合とシステムからプリントアウトするケースがあるが、その中で5万円以上の領収書を仕分けさらに、収入印紙添付作業をし、最終的に手渡しか郵送する必要があるため、膨大な手間がかかります。

    3.紙・封筒などの消耗品、郵送コストがかかる

    上記にあげた租税公課費用・人件費の他、消耗品費・郵送費などかかります。

    4.手作業が多いためミスする可能性がある

    どうしても手作業が介入してくるので、ミスにつながっていくでしょう。

    5.大量の紙の領収書の整理が大変

    受領側としては、大量の紙の領収書が来るので、チェック作業・整理作業・保管作業などで追われ残業を余儀なくされます。

    6.仕訳伝票から領収書を遡及する場合、かなりの時間がかかる

    会計監査を含め仕訳伝票や証憑書類を探す時に段ボールなどに保管されているものを見つけるのが至難の業です。

    7.領収書の保管スペースが必要

    領収書の保管義務は7年間であり、結構な物理的スペースも必要になり、段ボールなどに保管しておくのが通常ですが、上記で述べたように探すのが大変。

    8.月末に処理が集中するので、決算が遅れる可能性がある

    営業さんなどは経費精算するのが面倒で、月末近くにまとめて処理をすることがあり、なおかつ上記のような手間がかかるので経理部は悩みどころ、挙げ句の果てに残業続きになり、最悪の場合は決算が遅れる可能性も出てくるでしょう。

    電子領収書は印紙が不要!その仕組みは?

    簡潔に言うと、紙で発行されていない領収書ファイルなどの電子文書は印紙税法でいう「文書」に該当しないと解釈され、収入印紙は不要と考えられます。

    また領収書などをメールやファックスで送った場合には、実際に文書が交付されていないので、課税文書を作成したことにならず、印紙税は課されないと記述されています。

    (国税庁ホームページ参照)
    ・コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い
    ・請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について

    領収書の電子化をオススメする9つの理由

    1.印紙税がゼロに

    前述のとおり、電子発行された領収書は、例え5万円以上であっても印紙税は不要に、今までかかっていた経費がゼロに。

    2.領収書作成の生産性向上

    領収書を印刷する(または手記入)、封筒に宛先印刷または記入、印紙を添付する、封入する、発送するという作業から解放され、生産性向上に。

    3.紙・郵送コスト等不要に

    前述した印紙税などの租税公課、人件費の削減に加え、領収書そのものの紙など の消耗品費、郵送コストなどの通信費なども削減が可能。

    4.人的ミスの撲滅・削減

    人手を介する機会が少なくなり、当然ミスなども削減できるでしょう。

    5. 証憑(領収書等)の物理的整理が不要に

    申請者からの領収書の郵送・手渡しがなくなり、受領後の仕訳伝票との突合せ作業、保管作業などのわずらわしい作業から解放されます。

    6.領収書と仕訳伝票のマッチング作業が不要に

    総勘定元帳から仕訳伝票、領収書などの証憑書類に遡及していく場合、膨大な証憑書類から手作業で探し出すのでなく、すべて電子上で遡及が可能です。

    7.証憑(領収書等)の保存スペースが不要に

    証憑書類は7年間の保存義務があるので、取引量が多い企業などは紙で残すと膨大な保存スペースが必要となり、これもコストのうち。電子での保存も7年間必要だが、磁気ディスクの大容量化に伴い、保存コストはかなり安価に。

    8.決算の早期化

    月末あたりに申請がピークを迎える傾向にあり、今まで述べたような電子化による生産性向上から決算の早期化が期待される、また経理部の残業代の削減にも貢献してくれそうです。

    9.人的ミスの撲滅・削減

    こちらも人手を介する機会が少なくなるので、ミスをなくせることが可能です。

    電子化には『レシートポスト』がおすすめな理由

    このように領収書の電子化には多くのメリットがあります。皆さんの中で、領収書を破棄したい、撤廃したいと思っている方も多いのではないでしょうか?

    そんな方には「レシートポスト」がおすすめです。電子化した領収書データをアップロードするだけで、金額や日付、支払い先が自動で入力されます。

    また、受領した紙のレシート・領収書もスマホカメラで撮影またはスキャンすることで自動的にデータ化がされます。

    レシートポスト』は一般的なクラウド型の経費精算システムではなく、領収書と経費申請データの突合点検、保管、管理、までを行うので、領収書を経理部から一掃できるサービスです。

    これ以外にも便利な機能が多いレシートポストは、『電子帳簿保存法』にも対応しているので、経理のDX化にも最適のサービスとなっています。

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