おすすめ経費精算システム

3つの社内の課題に合わせた経費精算システムの選び方

はじめに

経費精算システムと検索しても数十というサービスがあります。これだけ多くてはどれを選んでよいのか、自社にどのようなシステムが良いかわかりませんよね?

本記事は、そんな方に向けた「御社の課題に合わせた経費精算の選び方」を解説した記事になります。

どういう課題を解決したいのか導入するべき経費精算システムは異なります

自社における課題を明確にし、それにあったサービス選定を行わないかぎり、サービスの導入は多くの場合失敗に終わります。それにかかった時間やお金も無駄になるケースが多いです。

システムの導入における失敗ケースはこちらの記事もご覧ください

絶対に避けたい!経費精算システムで失敗する8パターン

この記事が自社に最適なサービスを導入するためにご参考になれば幸いです。

課題1 経費を手入力する手間をなくしたい

よくある課題

社内で外回りの営業を多く抱えており、経費をエクセルや紙に入力している。その結果、営業マンが経費を記入するのに多くの時間がかかっている。また、印刷した申請書にレシートを糊付けをしており、現場から多くの不満の声が発生している。

さらに紙を社内で提出し、ハンコリレーをすることにも多くの時間・手間がかかっている。

このように経費精算は非常にアナログな方法で行っているのにも関わらず、そのままの運用方法で残ってしまっている。

解決手段

そんな方へ向けた機能はレシート自動入力機能Suica自動連携機能です。

自動入力機能とは、レシートを撮影すると金額や日付などの内容が自動で入力される機能です。
また、Suica自動連携とはSuicaやモバイルSuicaで使った利用履歴を自動で経費登録ができる機能です。

これらの機能により、手入力で経費を登録するという従来の手間が発生しません。そのため、大きな時間・労力の削減に繋がります。

レシート自動入力にはOCR入力と人力代行入力の2通りの入力方法があります。どちらにもメリット、デメリットがありますので紹介していきます。

OCR入力

機械によってレシート内容を読み取る方法です。

メリット機械による入力のため金額が安く済む

デメリット:正確性が失われます。一般的にOCRによるレシート読み取りでは精度が60%程度になると言われています。また、領収書に手書きの文字が入っていたり、形が特殊なものでは正しく読み取ることができません。

レシート人力代行入力

人間がレシート画像を確認して、内容を手動で入力する方法です。

メリット:内容が正確に入力される。人力代行入力では人間のオペレーターが代わりにレシート画像をみて入力がされます。そのため、OCR入力と異なり内容が間違いなく入力がされます。
通常ではデータ化は1時間ほどで完了されるため、迅速なデータ化が可能です

デメリット:人間が入力するため、OCR入力に比べコストがかかる。

 

OCR入力であっても人力代行入力でもユーザーがやることは変わりません。レシートを受領したらスマホのカメラで撮影するとデータ化がされるという流れです。

OCR入力か人力代行入力かどちらかが良いかは会社ごとのニーズにもよるでしょう。ただ、OCR入力ですと実用上はほぼ使い物にならなく、結局手入力をしなければなりません。そのため、入力の手間という観点では人力代行入力の方法が良いでしょう。

 

実現できるサービス

課題2 社内のペーパーレス化を進めたい

よくある課題

社内に大量のレシートがたまる一方で、そのレシートを保管するために倉庫に管理しており、その時点でかなりの手間。
また、社員の人が受領した領収書をなくし、経費精算ができないというケースも多く発生している。

解決手段

クラウド型経費精算システムを使い、電子帳簿保存法へ対応すると受領したレシートは破棄することが可能になります。

これにより財布の中でかさばっていたレシートにもう煩わされることはありません。また、会社としてのレシートの保管コストもなくなります。

多くの経費精算システム上では撮影したレシート画像を確認し、提出された経費データと突き合わせを行うことができます。

実現できるサービス

ペーパーレス化を実現するためには電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを選定することが必要です。

また、電子帳簿保存法への申請の手続きには多くの書類を提出する必要があります。電子帳簿保存法へ対応した実績、ノウハウを持つ企業を選ぶのがよいでしょう。

課題3 経理の仕事を効率化したい

よくある課題

経理担当者の業務に時間がかかっている例です。

数百人の従業員の経費精算を処理する経理担当者が4名ほどしかいなく、締め日の近くや決算時期には全く家に帰ることができないという企業もかなり多くあります。

また、経費精算業務はまだアナログな部分が多く残っているため、クラウド型経費精算サービスを導入することで以下のようなことを効率化することができます。

会計ソフトへの入力の手間

紙やエクセルで管理している場合は、経理担当者の方が提出されたすべての経費データを会計ソフトに手入力しています。経費精算システムを導入することで、会計ソフトにファイルをインポートできますので、転記に手間がなくなります。

経費集計の手間

経費を集計し、誰がいくら使ったか?部署ごとにもいくら使ったか?そして振込のためのデータ作成など、、

これらを集計する手間は計り知れません。経費精算システムを使うことで、簡単に誰がいくら使ったかのようなデータを作成することができます。

経費のチェックの手間

経理担当者は目でチェックをしています。また、勘定科目を間違えたり、金額の入力ミスも多いため、経理担当者が一つ一つチェックをしています。

例えば、交通費をネットでもう一度計算しているという手間が発生していることも。

自動入力を使うと、正しい金額や日付が自動で入力されるため間違いが発生しません。また、不備や間違いを自動的に検出してアラートを出す機能も活用できます。

実現できるサービス