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会社に勤めていると出張を命じられることがあります。出張の際の移動にかかる費用や宿泊費、通信費などは、社員が立替えて支払い後で会社に請求したり、仮払金として事前にお金を受け取り後で精算をします。
その際に提出するのが出張旅費精算書です。
出張旅費精算書に、使用した交通機関や経路、ホテルに支払った宿泊代金、その他に発生した経費を正しく記入し会社に報告すると、会社は適切な内容かをチェックし立替えた金額を返金してくれます。
この時、経理部門では「旅費交通費」として会計帳簿に記帳します。
→ダウンロード：経費精算システム選び方ガイド【4社の比較表付き】
会社に出張に関する規程がある場合は、「出張から戻ったら速やかに出張旅費精算書を提出すること」となっている場合がほとんどです。
出張旅費精算書を速やかに提出すると、立替えたお金が早く戻ってくることはもちろんですが、会社としても正しい内容、正しい時期に会計帳簿に記帳することができ、利益確保のための正確な経費管理につながります。
無料で使える出張旅費精算書テンプレートをご紹介
出張旅費精算書のフォーマットが会社で用意されている場合は、それを使って必要な項目を記入していきます。会社でフォーマットが用意されていない場合は、無料テンプレートを利用すると必要な項目がカバーされているので便利です。以下にテンプレートをご紹介しますのでご利用ください。
出張旅費精算書テンプレート1.
出張旅費精算書テンプレート2.
出張旅費精算書の書き方6つのポイント！
初めて出張旅費精算書を作成する場合や、出張が多くその都度出張旅費精算書を作成しなければならない場合、予想外に時間がかかってしまうことがあります。そこでなるべく時間をかけずに正しい内容で出張旅費精算書を書く6つのポイントをご紹介します。
ポイント1. テンプレートを用意する
出張旅費精算書のフォーマットが会社で用意されているかどうか確認しましょう。無い場合は、上記で紹介したテンプレートなどを使います。あらかじめテンプレートに目を通しておくと記入するときにあわてることはないでしょう。
ポイント2. 領収書は必ずとっておく
出張で利用したホテルの宿泊代や、タクシー代、新幹線代、飛行機代、その他の経費は、出張旅費精算書に領収書原本の添付が必要です。
会社の規程にもよりますが、電車代やバス代は領収書の添付を省いてもよい場合があります。交通機関が領収書を発行してくれない場合もありますし、経路がわかればインターネット検索などで金額を確認することができます。
領収書は出張旅費精算書の内容が正しいことを裏付ける大事な証票です。後で「困った！」とならないよう、あらかじめ領収書が必要になるケースを確認しておき、領収書を発行してもらうようにしましょう。
ポイント3. 出張旅費精算書に必要な項目を確認する
出張旅費精算書には次のような項目があります。
【出張旅費精算書項目】
- 申請日
- 氏名
- 所属部署
- 出張期間
- 出張先
- 出張の目的
- 宿泊料金
- 日当/手当
- 交通手段
- 経路
- 金額
- 捺印欄(本人、所属長、経理部など)
会社で必要な項目、書き方などのルールが決められている場合がありますので、確認しておきましょう。特に決められていない場合も、上記の項目があれば問題ないでしょう。
ご紹介したテンプレートを使用する場合には、必要な項目を追加したり不要であれば削除するなどカスタマイズして使用してください。
ポイント4. 所属部署や氏名などの基本情報は先に書いておく
所属部署や氏名などの事項はすぐに書ける項目ですので先に書いておきましょう。
同じ場所への出張が多い場合には、所属部署や氏名以外にも経路や金額を埋めたテンプレートを用意しておくと、日付を追加するだけだったり、少しの修正で出張旅費精算書を完成させることができます。
テンプレートを再利用すれば時間を短縮することができます。
ポイント5. 手元に領収書やレシートを用意する
出張旅費精算書を記入する際には、出張中に受け取った領収書やレシートを日付順に並べて手元に用意しておきましょう。
多くの場合、出張旅費精算書と同じサイズの用紙に領収書やレシートを貼りつけて提出しますので、領収書やレシートを日付順、発行者別に並べて貼り付けてから、出張旅費精算書の記入を始めた方がよいでしょう。
ポイント6. 出張旅費精算書に転記していく
ポイント5.で領収書やレシートを日付順に並べて準備が整っているので、後はそれをみながら出張旅費精算書をスラスラ書くことができます。
旅程に沿ってホテルの宿泊代や、タクシー代、新幹線代、飛行機代、その他の経費を日付順に記入していくことでミスや記入漏れを防ぐことができます。
確認する経理担当者も旅程に沿ってチェックできるのでわかりやすく、出張者、経理担当者双方にとって効率的です。
出張旅費精算書に時間をかけないための2つの工夫
6つのポイントを押さえておけば、時間をかけずに出張旅費精算書を記入することができますが、さらに効率的に出張旅費精算書を記入するための工夫を2つご紹介します。
工夫1. チャック付きのクリアケースを持っていく
領収書やレシートは様々なサイズがあり、小さいものはお財布に入れて、Ａ4サイズのものは書類と一緒に入れて、とやっていると後で探すのに時間がかかってしまいますので、領収書やレシートなどを入れるチャック付きのクリアケースをカバンに入れておくと便利です。
100均でも購入できるチャック付きのクリアケースだと、落として紛失してしまうこともなく安心です。
工夫2. 領収書をわけて発行してもらう
会社の経費になるものと個人で使用したものの領収書やレシートは、可能であればあらかじめ分けてもらうようにしましょう。
領収書やレシートの合計欄で経費が確認できると出張旅費精算書にも記入しやすく、チェックをする経理担当者に後で説明を求められることがなくスムーズです。
例えば宿泊先のホテルに私用で延泊する費用は会社は負担してくれません。ホテルにチェックインする際に、あらかじめ分けてほしい日を伝えておくと、出張で使用した宿泊代と私用で使用した宿泊代は領収書を別々に発行してもらえる場合があります。
但し、領収書を別々に発行できるかどうかは利用した施設によりますので、領収書を分けるのが難しそうな場合は無理にお願いをするのではなく、出張旅費精算書を提出する際に、領収書やレシートの合計金額と精算する金額が異なる理由を記入して対応してもらえるかどうか、事前に会社に確認しておくとよいでしょう。
エクセルより簡単！旅費精算システムとは？
出張旅費精算書はポイントを押さえることで作成しやすくなりますが、それでも交通費や日当の計算が正しいか、自分で確認する必要があります。
国内出張だけでなく、海外出張ともなるとエクセルのテンプレートを使っても、レート換算など確認に大変な手間と時間がかかります。
もっと効率的に出張旅費精算をしたい場合は、旅費精算・出張精算システムの導入もおすすめです。
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まとめ
出張旅費精算書の書き方のポイントを押さえておくと、面倒な出張旅費精算書の記入もさっと済ませることができます。
出張旅費精算書を速やかに提出することで、立替えたお金が早く戻ってくることはもちろんですが、経理担当者が確認をする時間も短縮され業務の効率化につながりますし、正しい内容、正しい時期に会計帳簿に記帳することで、利益確保のための正確な経費管理につながります。
