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経費精算での「領収書の貼り方・保存方法」を経理10年のプロが解説!

みなさん経費精算のための領収書の山に悩まされたことはありませんか?ちょっと忙しいからといって後回しにしたら後悔するほど面倒なことになったりしますよね。

どうすれば領収書の上手に整理ができるのか、貼り方や保存方法、今後は領収書の紙での保存が不要になる領収書電子化について説明していきます。

これからは悩まず上手に領収書の保管をしていきましょう。

ちなみに、筆者である私は経理として10年勤務してきまして、領収書の貼り付け方法についても苦労した経験があります。
それをもとにした有益な情報を届けられれば幸いです。

経費精算に領収書はなぜ必要なのか?

領収書ってわざわざ貰うのって面倒くさいですよね。

しかし、領収書があることで「会社の経費としてその金額を利用したことを証明するもの」ということになり税務署が認めてくれます。

それなのでとても面倒かもしれませんが必ず領収書を貰ってくるように皆さんに伝えてください。

領収書はレシートでも代替可能

領収書ではなくレシートではだめだと認識している人もとても多いのではないしょうか?そんなことはありません。

領収書はとても大切ですがときには領収書よりレシートの方が税務上信頼性があるとみなされる場合があります。

レシートには買った品物や数量がしっかり書かれています。レシートでは改善しようとしてもとても難しい点から信憑性のあるものとして扱われます

逆に手書きの領収書宛名欄に「上様」と書かれたものや但し書きに「お品代」とかかれている領収書はだれが何を買ったのか分からないので税務署でも首をかしげてしまいます。
手書きの領収書を書いてもらうときにはしっかりと宛名と品物名を書いてもらいましょう。

領収書を紛失した場合の3つの対処方法

領収書を無くしてしまったら経費精算はできないを万が一くしてしまっても色々は方法で対処することができます。

①領収書を再発行してもらう。

②レーシートで経費精算する。

③クレジットカードを利用した場合翌月に届く利用明細で証明することができます。

また領収書のでない慶弔費などには出金伝票をつかいます。

領収書を無くしたとあせらず対処方法を覚えておきましょう。

参考文献:経費精算で領収書は必要?領収書を紛失した時にすべきこと!

領収書の貼り方・保存の方法を経験談から解説

領収書の貼り付けって経理をやる人にとってはとても面倒くさいもです。どうしても保存期間中は保存しなけれんばならないがどうすればいいのか。

簡単に袋に入れて月別に保存する方法もありますが、後で見返す時にとても効率の悪いものになってしまいますのでお勧めできません。そこで領収書をノリで張る方法を説明していきたいと思います。

領収書は小口現金が合わなかったりしたとき、領収書がきれいに整理させていないと、とても作業効率がさがります。

ノートに月別に貼っていたこともありますが、それでは月の最後の方にノートが余ってしまったりしてもったいない気持ちになりました。そしてノートはA4サイズより小さいので領収書を折り曲げて貼りつけることがとても多く、とてもかさばり、保存時に苦労しました。

その経験からA4サイズの紙にノリで貼ることをお勧めしています。裏紙でも大丈夫です。

裏紙を使うときはいらなくなった裏紙の面に大きく×印など書いて裏紙であるとしっかり明記しておきましょう。後でどちらが表か分からなくなってしまうのを防ぐためです。会社によっては機密漏洩の観点から裏紙を使うのを禁止しているところもありますので、しっかりと相談してしてみてください。

おすすめはA4サイズの紙に日付順に糊付け

領収書は長期期間保存の必要なものなので、テープなどで簡単に留めてしまうと長期間保存していううちに劣化してしまうからです。紙に日付ごとに貼っていって最後の部分は少し余裕を持たせておきます。なぜなら後から領収書が出てきた場合きれいに日付順に貼れなくなってしまうからです。とても面倒くさい作業ではありますが、後で整頓されていたほうが小口現金が合わないなどという時に見やすくしておきたいからです。

◆領収書の貼り付け方法

①領収書を日付順に並べる

②A4サイズの紙の右上方に日付を書く(ファイリングした時に見やすいようにします)

③右上に書いた日付の領収書の上部だけにのりを貼っていきます。

のりはスティック糊の方がはみ出しが少なくてよいと思います。この時、重ねて貼っても大丈夫ですがあとから見やすいのは重ねないほうが見やすいです。

大きめの領収書は折り曲げて貼っても大丈夫です。

④穴あけパンチで穴をあけてファイルにしまっていきます。

⑤日付順にどんどん重ねてファイリングしていきます。

領収書の保存方法は2ステップ

ステップ①:月が変わったらファイルから取り出して厚紙などに○○年○○月分領収書と書いて穴あけパンチで穴をあけて紐でしばって保存する。

ステップ②:決算書の決算日に合わせて月別に保存しておく。

領収書は光・空気の触れないところで保存する

最近の領収書やレシートはは感熱紙で印字されているものがとても多いです。感熱紙で印字されているもはとても弱くすぐに文字が薄くなってしまうことがあります。長期間保存しなくてはならない領収書ですので保存の際は光を避けて空気の触れにくいとことで保存してください。

経費精算での領収書の保存期間と保存期間の起算日は?

法人での領収書は「帳簿書類」に分類されるので保存期間は7年となっています。個人事業主の場合は5年の場合が多いです。領収書の保存期間は領収書の発行日が起算日ではなく法人税申告期限を起算点としますので保管期間には十分気をつけましょう。

領収書が破棄でき、糊付けも不要に?業務負担が軽減される経費精算システムとは?

なぜ領収書は電子化して保存できるのか?

電子保存帳簿保存法というものがあるのを知っていますか?1998年に制定されたのですが規制がとても厳しく2016年の規制緩和まで普及がとても難しいものでした。2017年はさらにこの法に規制緩和がありスマートフォンなどによる領収書撮影画像を電子ファイルとして利用できるようになりました。

この規制緩和によって原本の保存期間は7年というのもなくなりました。電子データ保存を行う場合保存を開始する3カ月前までに税務署に申告書を提出し承認を得なくてはなりません。

スマホなどで撮影した場合約500万画素以上が必要となります。撮影後領収書はすぐに捨てないように注意しましょう。
スマホ保存では領収書を受け取った人とは別の人がタイムスタンプというものをつける人とデータを定期的にチェックする人が複数人必要となります。

しかし小規模企業者の場合は事後検査を税理士や会計士などの税務代理人がチェックする場合はその流れは不要です。

これまで大量にファイルなどに保存されていた領収書の保管がなくなりとてもすっきりします。
面倒なノリづけ作業や分厚いファイリング作業から一気に解放されるのです。
データ保存化によってこれらにかけていた時間とコストが削減されとても経費精算の仕事がとても楽になります。

領収書のデータ保存をさらに簡単にしてくれるサービスがいくつもありますので検討してみてください。
おすすめは「Dr.経費精算」です。

領収書を破棄できるだけではなく、スマホで撮影するだけで、金額が日付が自動入力されます。
精度も99.9%で、入力間違いはほぼないということです。

また、下記の記事もご参考下さい。

参考文献:領収書の原本保管は義務?コピーは会計上大丈夫?

そのシステムを導入する際の注意点

とても便利な領収書の電子化ですが、いくつかの注意点があります。税務署からの承認・タイムスタンプの必要性があります。またデータ化した領収書はすぐに捨てないうに気をつけましょう。詳しくは下記の記事をご覧ください。

ちなみに、先程紹介した「Dr.経費精算」ではタイムスタンプにもちろん対応しています。

参考文献:領収書を原本で保管するのはもう古い?電子帳簿保存法に対応する際の3つの注意点。

いかがだったでしょうか?領収書の保存方法や最新の電子保存までさまざまなものがありますが、自分の会社規模ににあった方法で大切な経費精算のための領収書の保存をしましょう。そしてこれからの経理業務を効率よくできるようにしていきましょ

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