出張管理・手配システム６選を完全比較！機能比較表も!
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宿泊を伴う出張の手配や管理はとても面倒です。会社によっても管理の仕組みが違うのも出張管理の特徴。従業員が手配するのか総務が手配するのか、実費精算か日当旅費に含まれているか等々色々な管理の仕方があります。
個人旅行では、宿泊や移動手段など自由に手配できるようになっていますよね。法人向けにも煩雑な業務の効率化や出張旅費の最適ななどを支援する出張管理・手配システムが増えてきています。
大企業向けに2000年代前半に始まったこのサービスは、今では中堅・中小企業も利用できるようになっています。本稿では、法人向けの出張管理・手配システム6選を、それぞれの機能、特徴などを徹底比較します。
出張管理・手配システムとは？何ができるのか？
出張管理・手配システムは、大きく2つの機能で構成されています。IT事業者が提供するワークフロー系の出張管理機能と旅行会社が提供するホテルや交通手段の手配機能です。
【出典】 JTB ビジネストラベルマネジメントを一部編集
1.出張管理機能
出張管理機能は、出張申請から出張実績報告・清算から会計連携までの一連のプロセスをワークフローで効率化するシステムです。上の図では、主に□の部分をカバーしています。今までの紙・ハンコベースの申請処理などに比べて、ペーパーレス、出張者や管理者の業務効率化、会計連携などを実現します。
出張管理の主な機能とメリット
| 主な機能 | 主なメリット | |
| 出張前 | 出張申請や出張費仮払いを電子申請する | ・申請書作成業務の効率化 ・ペーパーレス |
| 管理者が出張申請や出張費仮払いを電子承認・却下する | スマホ活用で時間・場所を問わず承認・却下ができる | |
| 出張規定に沿った日当計算や仮払いチェックをする | ・経理など統制部門の効率化。 ・チェック漏れなどが排除できる | |
| 仮払いデータの作成など会計システムとデータ連携する | ・経理業務の効率化 ・FBデータ作成や科目自動付与 | |
| 出張中 | 日程変更の申請・承認ができる | スマホ活用で時間・場所を問わず承認ができる |
| 出張後 | 出張報告書や出張精算書を作成・電子申請する | 申請データを活用して出張報告書などを効率的に作成できる |
| 管理者が出張報告書などを電子承認・却下する | スマホ活用で時間・場所を問わず承認・却下ができる | |
| 仮払金と実績金額の紐付を行い、清算金額を確定する | 出張データを活用し、仮払金のミスの防止や紐付が簡単に行える | |
| 清算金額や仮払金の紐付などを会計システムとデータ連携する | ・紐付など経理業務の効率化 ・FBデータ作成や仮払金自動消込 | |
| 出張データ(個人別、部門別など)を一元管理できる | ・過去の出張検索が容易(統制強化) ・出張費削減の基礎データになる |
2.出張手配機能
ホテルや新幹線などの手配で、個人では馴染みのある旅行サイト。最近では、法人専用の宿泊施設・移動手段の手配サービスが提供されています。費用や時間効率などを考えた最適な旅行プランの設計・手配ができるようになっています。上の図では、主に□の部分をカバーしています。
出張手配の主な機能とメリット
| 主な機能 | 主なメリット | |
| 出張前 | ホテルや移動手段など一つのサイトから手配できる | 出張者の手配業務の負荷軽減 |
| ビジネスパックなどの複数のサービス選択できる | 時間やコストを考えた最適な旅費日程が作成できる | |
| 上限金額制限など出張規定違反の手配は、警告・禁止できる | 規定違反の出張を防止することができ、内部統制の強化に繋がる | |
| 出張中 | リアルタイムに予約データが反映され、社員の動きを把握できる | 災害など有事の際の出張者のリスク管理ができる |
| 出張後 | 宿泊代などの会社請求の一括後払い清算ができる | ・出張者のキャッシュレスに繋がる ・法人レートで費用削減が図れる |
| ホテルや移動手段のデータを一元管理できる | 出張データを分析し、最適なコスト削減策を立案できる |
出張管理・手配システム5社の比較表
出張管理・手配システムは、管理機能・手配機能の二つで構成されていますが、各社が提供するシステムではそれぞれに特徴があります。管理機能又は手配機能をメインとするシステム、両方をバランスよく提供するシステムなど色々です。
出張管理・手配システムの料金の特徴は、手配システムが無料、管理システム(ワークフローなど)が有料となっていることです。手配システムは、ホテルや航空会社などから手数料収入がありますので、利用者(会社)が増えることは、システム提供者(運営者)にも大きなメリットがあります。
管理システムは、経費精算システムなどと同じように、その会社でのITインフラとなるため、初期導入費や運営費が有料となっています。経費精算などすでにワークフローを持っている場合は、手配システムとのシステム連携や並行運用で出張費のコスト削減が充分期待できます。
下図は、主要な出張管理・手配システム6選を機能などで比較しています。次章からのそれぞれのシステムの詳細とあわせてご参考にしてください。
出張管理・手配システムオススメ6選を紹介！
1.Dr.Travel
BearTailが提供する「Dr.Travel」は、海外・国内出張時の航空券やホテルを含めたあらゆる手配をするとともに、出張者の渡航データをリアルタイムで一元的に管理するサービスです。
Dr.Travelのシステム上で出張手配を依頼すると、チャットを用いて手配オペレーターとコミュニケーションを図り、希望のすり合わせを行い、安全且つリーズナブルなプランが提案されます。
また、全出張者の渡航データはシステム上で一元管理されており、管理者はシステム上で従業員の出張状況をいつでも閲覧出来るのも魅力的です。
利用企業の担当者による口コミでは、Dr.Travelを利用する以前と現在を比較した際、プランの検索や比較検討、予約から経費精算までに費やす時間などの間接コストが約70%ほど削減されたとのことです。
| 運営会社 | 株式会社BearTail | |
| 機能 | 管理 | システム上で全出張データを一元管理 |
| 手配 | 海外・国内宿泊施設、航空券、JR、保険、Wi-Fiなど | |
| 価格 | 管理 | サービスに応じ有料 |
| 手配 | システム利用料有料 | |
| 主な特徴 | 全出張データの一元管理により企業の安全管理が機能 | |
| 管理者がリアムタイムの出張データをいつでも閲覧可能 | ||
| 専門オペレーターによる高品質の手配内容 | ||
| 法人一括精算であるため経費精算の手間が削減 | ||
公式ＨＰ：https://travel.keihi.com/
2. じゃらんコーポレートサービス
リクルート社が提供するじゃらんコーポレートサービスは、個人でも使える『じゃらんnet』で予約できるプランはもちろん、さらにお得な「じゃらんコーポレートサービス限定プラン」提供しています。Concur Expenseと連係することで、出張管理業務の効率化や内部統制の強化が図れることも魅力的です。
| 運営会社 | リクルート | |
| 機能 | 管理 | Concur Expenseと連係 |
| 手配 | 国内宿泊施設、航空券、JRなど | |
| 価格 | 管理 | 有料 |
| 手配 | 初期費用、利用料ともに無料 | |
| 主な特徴 | Concur Expenseと連係し、管理機能も可能 | |
| 予約制御機能で内部統制を強化できる | ||
| じゃらんnetからの予約と同様にポイントが付与される | ||
| 「誰が、いつ、どこに、いくらで」を、リアルタイムにひと目で把握 | ||
公式ＨＰ：https://www.jalan.net/jalan/doc/jcs/
3. Bzit
「Bzit」は、業界屈指の導入実績を誇るJTBの法人向け出張手配・管理システムです。交通手段から宿泊まで国内及び海外出張の手配ができ、手厚いサポートも魅力的です。
電子承認などの管理機能もオプションで追加でき、出張手配・申請・精算の一連のプロセスをさらに効率的に管理・運用することができます。
| 運営会社 | JTB | |
| 機能 | 管理 | 顧客のWFとの連携可能 |
| 手配 | 国内・海外宿泊施設、航空券、ＪＲなど | |
| 価格 | 管理 | サービスに応じ初期費用、利用が発生 |
| 手配 | 初期費用、利用料ともに無料 | |
| 主な特徴 | 海外出張が手配できる | |
| 予約制御機能で内部統制を強化できる | ||
| 管理機能(ワークフロー)の選択肢が広い | ||
| 最適な出張コスト削減プラン等の提案が受けられる | ||
公式ＨＰ：https://www.jtb.co.jp/bzit/
4. GBT NTA
GBT NTAのビジネストラベルマネジメントは、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行(GBT NTA)が提供する出張手配システムです。単なる出張手配にとどまらず、より良い出張プログラムを策定・運用していくマネジメントサイクルを実現できます。特に、豊富なネットワークにより、海外への出張時の手配や危機管理に強みがあります。
| 運営会社 | アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行 | |
| 機能 | 管理 | 不明 |
| 手配 | 国内・海外宿泊施設、航空券、JRなど | |
| 価格 | 管理 | 不明 |
| 手配 | 有料 | |
| 主な特徴 | オンライン・オフライン予約が可能 | |
| 24時間365日サポート(日本語・英語対応 / 時間外緊急対応は海外) | ||
| 危機管理ツールや旅程管理ツールなどが充実 | ||
| 独自レートや最安値の提示保証など出張費の削減が図れる | ||
公式ＨＰ：https://www.gbtnta.com/jpn/btm/for-traveller.html
5. SAP Concur
グローバルERPのSAP社が提供するSAP Concur。宿泊施設や交通手段などの手配を一元的に予約・管理し、経費精算などを統合した出張管理システムです。出張申請などのワークフローも搭載し、管理者の承認もオンラインでスムーズに行えます。スマートフォンから旅程変更や出張費清算ができるのも出張者のストレスを開放します。
| 運営会社 | SAP社 | |
| 機能 | 管理 | SAP EXPENSE(経費精算)などと連係 |
| 手配 | 国内・海外宿泊施設、航空券、JRなど | |
| 価格 | 管理 | 有料 |
| 手配 | 有料 | |
| 主な特徴 | Concur Mobileでスマホ対応(旅程など変更が可能) | |
| Concur Expense に自動連携。面倒な経費精算から解放される | ||
| リスク情報をリアルタイムで共有、安否確認と対応指示が可能 | ||
| 実績データの分析により国内外の出張コストの削減が可能 | ||
6. Racco(ラッコ)
Raccoは、楽天トラベルが提供する出張手配システムです。宿泊施設や航空券などの手配が可能となっています。出張費を会社請求の後払いにできる「Racco Type A」、コーポレートカードや仮払いなど、精算スタイルは変えずない「Racco Type B」(国内宿泊のみ)の二つのタイプを提供しているのが特徴です。
| 運営会社 | 楽天トラベル | |
| 機能 | 管理 | |
| 手配 | 国内宿泊施設、航空券、レンタカーなど | |
| 価格 | 管理 | |
| 手配 | 初期費用、利用料ともに無料 | |
| 主な特徴 | 精算スタイルに合わせて、2タイプから選択可能 | |
| 予約制御機能で内部統制を強化できる | ||
| 有事の際の社員の動きを把握でき、リスク管理にも役立つ | ||
| 「誰が、いつ、どこに、いくらで」を、リアルタイムにひと目で把握 | ||
公式HP：https://travel.rakuten.co.jp/corporation/
出張管理・手配システムは、コスト削減や内部統制強化などにとても有用です。特にホテルや交通手段の手配ができる出張手配システムの導入は、初期費用や運営費が無料であるため導入効果は抜群です。承認フローなど現行のプロセスを変えることなく、出張費の最適化や精算業務の効率化が実現できますので、ぜひ導入を検討してください。
